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Lignes directrices pour le transfert de documents aux Centres de services régionaux

Enregistrement des documents

On utilise les termes « enregistrement des documents » ou « acquisition » pour décrire le transfert d'un groupe de documents de l'institution d'origine au centre de services régional qui en assurera la garde contrôlée.

Les centres de services régionaux accepteront les documents sur divers supports en autant que les critères pour l'entreposage des documents soient remplis. Si les documents ne satisfont pas aux critères, les centres de services régionaux se réservent le droit de retourner une partie ou l'ensemble des boîtes de documents aux frais de l'institution cliente.

Nous vous recommandons de consulter le centre de services régional de votre région pour obtenir des conseils avant de commencer à préparer des documents pour le transfert.

Avant l'enregistrement des documents, vous devez appliquer les autorisations de disposer des documents (ADD) existantes aux documents en question. Pour ce faire, il faut vérifier le délai de conservation de chaque dossier et, lorsqu'il existe une ADD, voir si le dossier a une importance archivistique ou historique. N'enregistrez pas de documents dont le délai de conservation est écoulé ou dépassé.

Note : Avant le transfert des documents, il faut envoyer le rapport de prévision d'acquisition et la liste détaillée de tous les dossiers électroniques.

Emballage des documents à transférer à un centre de services régional
Le centre de services régional concerné doit approuver tous les contenants utilisés pour le transfert des documents. On s'attend à ce que les institutions utilisent l'une des trois boîtes décrites ci-dessous, car leurs dimensions sont conformes à l'espace dont nous disposons sur les rayons :

  • La boîte normalisée est une boîte d'expédition qui s'ouvre par le haut. Elle a une longueur de 38,1 cm, une largeur de 28,9 cm et une hauteur de 25,4 cm (15 ¼ po x 11 ½ po x 10 po) (voir la figure 1A).
  • La boîte FORT (Front Opening Records Transfer) pour le transfert de documents s'ouvre sur le devant. Elle a une longueur de 38,1 cm, une largeur de 28,9 cm et une hauteur de 24,2 cm (15 ½ po x 11 ½ po x 9 ½ po) (voir la figure 1B).
  • La boîte pour les impôts est une boîte de style ouvert conçue expressément pour l'Agence du revenu du Canada. Elle n'est pas utilisée dans tous les centres de services régionaux (voir la figure 1C).
Image de contenants utilises pour le transfert des documents

Figure 1A

Image de contenants utilises pour le transfert des documents

Figure 1B

Image de contenants utilises pour le transfert des documents

Figure 1C

Il faut sceller le dessus et le dessous de la boîte normalisée à l'aide de ruban adhésif. N'entrecroisez pas les rabats. Scellez le dessous de la boîte en repliant d'abord les petits rabats, puis les plus grands, et fixez le tout au moyen de ruban d'emballage d'une largeur de deux pouces. Le ruban adhésif n'est pas nécessaire pour sceller les deux autres types de boîtes.

  • Organisez les documents par date de disposition, par année civile ou par année financière, en fonction du système de classification selon le sujet de l'institution. En l'absence d'un système de classification par sujet, on peut classer les dossiers par ordre alphabétique, numérique, chronologique, etc.

Note : Triez tous les documents archivistiques ou historiques et emballez-les à part selon les modalités de l'ADD.

  • Placez les documents et les dossiers verticalement, les étiquettes dans le même sens (de gauche à droite) de façon à ce qu'elles soient toutes visibles lorsqu'on ouvre la boîte.
  • Ne surchargez pas les boîtes pour ne pas entraver la recherche de dossiers. Laissez environ 10 cm (4 pouces) de jeu dans chaque boîte. Cela permettra d'interclasser les dossiers qui n'auraient pas été envoyés lors du transfert initial. Le poids de chaque boîte ne doit pas dépasser 11 kg (25 livres).

Note : Les institutions devraient consulter leur centre de services régional pour obtenir de l'information sur les autres types de médias comme les microformes ou les documents électroniques.

Étiquetage des contenants
La recherche des documents sera plus facile et plus rapide si vous suivez les consignes fournies par les centres de services régionaux pour étiqueter les contenants. Les renseignements ci-dessous vous indiquent où placer les étiquettes et précisent les renseignements qu'elles doivent contenir.

  1. Utilisez un marqueur noir permanent à large pointe pour identifier les boîtes et leur contenu. Écrivez en caractères d'imprimerie d'environ 5 cm (2 pouces) de haut pour garantir une bonne lisibilité lors d'activités de référence. Inscrivez les renseignements sur le petit côté de la boîte (voir la figure 2).
  2. Inscrivez le nom de votre ministère ou de votre organisme, direction, division, etc. dans le coin supérieur gauche de la première et de la dernière des boîtes de chaque groupe de documents. Il est possible d'utiliser un format abrégé (voir la zone A des figures 3 et 4).
  3. Précisez le type de dossiers sur la première boîte, en dessous des renseignements sur l'institution (voir la zone B des figures 3 et 4).
  4. Inscrivez la plage de dates pour le type de documents ou la vedette du dernier dossier (voir la zone B des figures 3 et 4).

Note : Il n'est pas nécessaire d'inscrire l'année et le type de documents sur chaque boîte. Par contre, lorsqu'on retrouve, à l'intérieur d'un même envoi, des documents qui n'ont pas la même année ou la même année de destruction ou des documents administratifs communs et des documents propres à l'institution, ou même différents types de documents propres à l'institution, il faut inscrire le changement des renseignements sur la première boîte du nouveau groupe.

  1. Indiquez le titre et le numéro du premier et du dernier dossier de chaque boîte (voir la zone C des figures 3 et 4).
  2. Inscrivez le numéro de la boîte dans le coin supérieur droit. La numérotation des boîtes doit commencer au numéro 1 et se poursuivre jusqu'à la dernière boîte de l'envoi. Ne répétez pas les numéros à l'intérieur d'un même envoi (p. ex. 1A, 1B, etc.) (voir la zone D des figures 3 et 4).

Note : Veuillez communiquer avec le centre de services régional de votre région pour des directives sur l'étiquetage d'autres types de supports comme les microformes, les documents électroniques, etc. ou pour obtenir des précisions en cas de situation exceptionnelle.

Une fois tout ce processus complété, veuillez envoyer le rapport de prévision, accompagné de la liste détaillée de tous les dossiers, par télécopieur, courrier ou courrier électronique à votre centre de services régional local (toute documentation de plus de 15 pages doit être envoyée par la poste). Le personnel du centre de services régional vérifiera les renseignements et communiquera ensuite avec vous pour convenir d'une date d'envoi.

Image démontrant l'étiquetage des contenants.

Figure 2

Image démontrant l'étiquetage des contenants.

Figures 3 and 4

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