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Lignes directrices pour le transfert de documents aux Centres de services régionaux

Documents du personnel

Le Centre de services régional du Manitoba gère les dossiers des anciens fonctionnaires fédéraux. Veuillez vous référer aux lignes directrices pour le transfert des dossiers du personnel civil pour de plus amples renseignements.

Entreposage des documents essentiels

Les centres de services régionaux fournissent l'entreposage des documents essentiels. La Politique de gestion de l'information gouvernementale exige de toutes les institutions fédérales d'identifier et de protéger leurs fonds de renseignements essentiels. Une fois les documents correctement sélectionnés, reproduits et décrits, il faut les entreposer dans un endroit sûr, adéquatement aménagé et dont les conditions ambiantes sont régularisées. La protection des documents essentiels, qu'ils se présentent sous forme électronique, papier ou autre, a pour but d'aider les institutions fédérales à respecter leurs responsabilités opérationnelles et juridiques pendant ou après une situation d'urgence.

Le guide intitulé La protection des documents essentiels, produit par Bibliothèque et Archives Canada (BAC), fournit aide, orientation et conseils aux institutions fédérales sur toute une gamme de sujets relatifs à la gestion de l'information et des documents. Voir aussi Rudiments de la gestion de l'information www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-eng.aspx?id=16557&section=text par le Conseil du Trésor.

Services des bibliothèques de documents électroniques

Les bibliothèques de documents électroniques des centres de services régionaux servent avant tout à entreposer de manière sécuritaire et économique les copies de sécurité des documents électroniques, ainsi que gérer celles-ci pour le compte des institutions fédérales autorisées. Or, comme les exigences d'entreposage des documents électroniques contenant des données originales sont les mêmes que pour les copies de sécurité, les deux types de documents doivent être entreposés physiquement dans les bibliothèques de documents électroniques. Cependant, les documents électroniques contenant des données originales doivent faire l'objet d'un enregistrement. On ne doit PAS les intégrer directement dans la base de données de la bibliothèque de documents électroniques.

Veuillez suivre les directives suivantes :

  1. Tous les documents électroniques doivent avoir une étiquette portant le nom de l'institution, le numéro et l'adresse du client.
  2. Tous les documents électroniques doivent être dotés d'un numéro unique. Utilisez un maximum de 11 caractères alphabétiques et/ou numériques, mais pas de caractère spécial (p. ex. espaces, virgules, points, traits d'union, @, #, $, etc.).
  3. Les documents doivent avoir une date de retour prédéterminée. Le délai de conservation pour les copies de sécurité ne doit pas dépasser six ans.
  4. Tous les documents entreposés doivent être inscrits sur un formulaire de documents électroniques. Les numéros des documents doivent être retranscrits exactement de la même façon sur le formulaire.
  5. Les documents doivent être expédiés dans un contenant approuvé par les centres de services régionaux pour éviter les dommages et les pertes. Pour des raisons de santé et de sécurité, le poids des contenants ne doit pas excéder 11 kg (25 livres). N'envoyez jamais des documents électroniques dans le même contenant que des documents papier, car cela pourrait entraîner des erreurs d'entreposage

Note : Avant d'envoyer des documents électroniques à des fins d'entreposage, veuillez communiquer avec votre centre de services régional pour obtenir conseils et information sur la façon de remplir les formulaires et d'étiqueter les documents, sur l'achat de contenants, sur les instructions d'envoi et les services offerts. Ces renseignements peuvent varier d'un centre de services régional à l'autre.

Documents archivistiques ou historiques  -  Transferts directs

On effectue des transferts directs lorsque des documents qui ont une importance historique ou archivistique ont dépassé leur délai de conservation et n'ont toujours pas été envoyés dans un centre de services régional pour une période d'inactivité sur les rayons, même si on avait prévu un délai de conservation sélectif. Lors d'une telle situation, il incombe à l'institution cliente de communiquer avec l'archiviste responsable de ces documents et d'effectuer les démarches appropriées pour transférer ces documents au centre de services régional local. Un archiviste est parfois disponible sur place pour vous aider à évaluer et à transférer ces documents. Veuillez communiquer avec le centre de services régional de votre région pour de l'aide et des conseils.

Note : Dans la plupart des cas, les documents à transférer feront l'objet d'une autorisation de disposer des documents approuvée. Dans certains cas exceptionnels, les documents en péril qui répondent aux critères d'un transfert direct peuvent être transférés sans qu'on dispose d'une autorisation approuvée. Dans une telle situation, il faut d'abord consulter l'archiviste.

Pour des instructions sur la façon de préparer les documents en vue d'en transférer la garde à la Division des opérations archivistiques de BAC, veuillez consulter les lignes directrices pour le transfert de documents d'archives textuelles[PDF 96 Ko].

Livraison des documents

BAC n'offre pas les services de collecte et de livraison. L'institution cliente doit elle-même effectuer toutes les démarches appropriées pour transférer les documents au centre de services régional. Veuillez vous assurer que tous les envois sont prépayés. Consultez le centre de services régional de votre région pour fixer la date du transfert.

Veuillez communiquer avec votre centre de services régional local pour connaître le bon ordre de chargement des boîtes sur les palettes ou dans le camion. Chaque centre de services régional a son propre processus de réception et donc ses propres exigences relatives au chargement. Dans certains centres, il sera exigé du chauffeur qu'il décharge lui-même son camion.

  1. Les envois de plus de 50 boîtes doivent être expédiés sur des palettes dans un emballage moulant pour empêcher tout mouvement. En règle générale, une palette ne devrait pas contenir plus de cinq rangées de boîtes. (Consultez le centre de services régional concerné pour les exceptions) (voir les figures 5A et 5B).
  2. Lorsque vous envoyez plus de deux palettes, veuillez les numéroter dans l'ordre sur une feuille de papier de 21,6 cm sur 27,9 cm (8 ½ po x 11 po) et fixer cette feuille sur le devant de la palette, c'est-à-dire sur le côté où le numéro des boîtes apparaît (voir les figures 5A et 5B).
  3. Les envois de moins de 50 boîtes doivent être ordonnés pour faciliter le déchargement et la confirmation du nombre de boîtes reçues.
Image de contenant de livraison.

Figure 5A

Image de contenant de livraison.

Figure 5B

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