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Lignes directrices pour le transfert de documents aux Centres de services régionaux

Référence et consultation

En tant que propriétaire des documents qu'elle conserve au centre de services régional, l'institution cliente décide qui aura le droit de les consulter et détermine les conditions de consultation et d'utilisation. Le centre de services régional applique à la lettre les restrictions de consultation des clients. Par conséquent, l'information et les documents ne sont accessibles qu'aux personnes désignées comme responsables des documents sur le rapport d'acquisition à l'intention du client ou aux personnes qui détiennent l'autorisation d'un responsable des documents et qui connaissent les modalités de consultation. Les documents postés ou livrés à une institution cliente sont adressés à la personne qui en est responsable, à moins d'avis contraire de sa part. Ces mesures nous aident à protéger vos documents. C'est pour cette raison qu'il est très important d'avertir immédiatement votre centre de services régional lorsque le responsable des documents change.

Marche à suivre pour demander des documents

Les clients peuvent effectuer leurs demandes par téléphone, par télécopieur, par la poste, par courrier électronique (lorsque possible) ou par service de messagerie. Les demandes téléphoniques sont restreintes aux requêtes de nature urgente.

Les documents sont demandés en remplissant le formulaire Centre fédéral de documents  -  Contrôle et demande fourni par les centres de services régionaux ou tout formulaire de demande acceptable sur papier à correspondance officielle.

Chaque demande de documents doit comporter les renseignements suivants :

  1. le numéro ou le titre du dossier;
  2. le numéro de volume, s'il y a lieu, ou tout renseignement utile pour le repérage et la récupération du dossier (p. ex. le numéro de la politique sur la préservation des documents numériques, l'année, s'il s'agit d'un dossier secret ou ayant une cote de sécurité, etc.);
  3. le numéro d'acquisition, le numéro de localisation (numéro du rayon) et le numéro de la boîte. Si vous ne connaissez pas le numéro de localisation, inscrivez la date et le nombre de boîtes de l'envoi;
  4. le nom de la personne qui demande le dossier et le nom du responsable des documents;
  5. le nom de l'institution et de la direction ainsi que l'adresse de livraison ou de correspondance complète;
  6. le numéro de téléphone de la personne qui fait la demande et celui du responsable des documents;
  7. le numéro de télécopieur;
  8. le numéro de client fourni par le bureau régional (facultatif : consultez votre centre de services régional local);
  9. la date de demande du dossier; et
  10. la signature de la personne qui fait la demande (pour les envois par télécopieur, par la poste ou par service de messagerie).

Documents archivistiques ou historiques

Les chercheurs ministériels qui désirent consulter les documents archivistiques ou historiques entreposés dans la région de la capitale nationale (RCN) doivent transmettre leur lettre d'autorisation à la Division sur l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP).

Pour consulter des documents archivistiques ou historiques conservés dans les Centres de services régionaux de l’extérieur de la RCN (à l'exception de Vancouver et de Winnipeg), les chercheurs ministériels doivent envoyer leur lettre d’autorisation au gestionnaire du centre de services régional. Pour Vancouver et Winnipeg, les lettres doivent être acheminées à l'archiviste de ces centres.

Si la personne qui désire consulter les documents n’est pas un employé de l’institution cliente, on doit faire la demande de consultation des documents auprès de la Division sur l’AIPRP ou des services de référence de Bibliothèque et Archives Canada (BAC). Si vous connaissez le numéro d’acquisition historique ou archivistique, veuillez l’indiquer en plus du numéro d’acquisition d’origine.

Tous les centres de services régionaux mettent des installations de recherche à la disposition des chercheurs et des clients autorisés. Il est possible de consulter et/ou de copier les documents archivistiques ou historiques, mais ils ne peuvent sortir des locaux de BAC de la RCN ou des centres de services régionaux.

Si la personne qui veut consulter les documents est un employé de l'institution cliente, il doit présenter au centre de services régional une lettre d'autorisation du ministère signée par un directeur ou une personne d'un échelon supérieur en plus d'une preuve d'identité. Ce n'est qu'à la suite de ces démarches qu'on autorisera l'accès aux documents.

Note : Les directeurs ne peuvent autoriser l'accès aux documents d'un autre ministère que le leur. Pour consulter les dossiers d'un autre ministère, il faut demander l'autorisation auprès des responsables de ce ministère.

Les chercheurs ministériels qui désirent obtenir des photocopies des documents archivistiques ou historiques conservés dans les centres de services régionaux sont responsables d'obtenir l'autorisation requise et d'effectuer les démarches pour qu'une personne autorisée effectue les copies dans les locaux de BAC.

Documents électroniques

Les documents électroniques sont demandés par téléphone, par télécopieur, par la poste, par courrier électronique ou par service de messagerie. L'usage téléphonique est réservé aux requêtes de nature urgente. Il faut soumettre un Formulaire de demande de documents électroniques contenant les renseignements suivants :

  • le numéro ou le nom du support;
  • le numéro de client (s'il y a lieu);
  • le nom de la personne qui demande le document et le nom du responsable des documents;
  • le nom de l'institution et de la direction ainsi que l'adresse de livraison ou de correspondance complète; et
  • le numéro de téléphone de la personne qui fait la demande et celui du responsable des documents.

Interclassement et reclassement

Un interclassement est effectué lorsqu'un document ou un groupe de documents est envoyé au centre de services régional pour être inséré dans une acquisition existante. Il faut inscrire le numéro d'acquisition, le numéro de localisation et le numéro de la boîte sur la chemise de dossier pour qu'on puisse placer le document au bon endroit. En l'absence de chemise, inscrivez l'information requise directement sur les documents.

Un reclassement est effectué lorsqu'un document dont on a fait la demande est retourné au centre de services régional. Ces documents sont toujours reclassés dans l'acquisition d'origine, à moins que le délai de conservation n'ait changé. Si le délai de conservation a changé, il faut placer le document dans une autre acquisition. Le client devrait aussi indiquer au centre de services régional où se trouve la fiche de prêt de façon à ce qu'on puisse la retirer de la boîte.

Note : Si, pour quelque raison que ce soit, il faut remplacer une des chemises de dossier, veuillez indiquer le numéro du dossier, le numéro d'acquisition, le numéro de localisation et le numéro de la boîte sur la nouvelle chemise.

Lorsqu'il y a plusieurs interclassements et reclassements à faire, les clients sont priés de les trier par ordre de numéro de localisation et de numéro de boîte. Le numéro d'acquisition doit apparaître sur le premier dossier de chaque groupe à des fins de renvois.

Disposition des documents

Le terme disposition englobe les opérations suivantes :

  1. la destruction des documents non archivistiques;
  2. le transfert des documents archivistiques et historiques à la Division des opérations archivistiques de BAC;
  3. un transfert de propriété à l'extérieur du gouvernement fédéral (à un gouvernement provincial, par exemple); et
  4. le retour des documents à l'institution d'origine

Aux termes de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (article 12[1]), « L'élimination ou l'aliénation des documents fédéraux ou ministériels, qu'il s'agisse ou non de biens de surplus, est subordonnée à l'autorisation écrite de l'administrateur général ou de la personne à qui il a délégué, par écrit, ce pouvoir. » Cette permission est ordinairement donnée au moyen des autorisations de disposer des documents (ADD).

L'institution fournit une date de rappel pour tous les documents qu'elle transfère dans un centre de services régional. Le centre de services régional amorce le processus de disposition des documents qui lui sont confiés en envoyant à l'institution cliente la Lettre  -  Demande de consentement (et la Demande de consentement pour disposer des documents par télécopieur, par la poste ou par courriel au responsable des documents ou à l'agent autorisé. Ces démarches sont effectuées environ 90 jours avant la date officielle pour disposer d'un groupe de documents.

La vérification des documents à disposer relève de la responsabilité de l'institution cliente. Pour ce faire, elle doit vérifier les ADD applicables et repérer les dossiers qui ont fait l'objet d'une demande à des fins de vérification en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En vertu de ces deux lois, les renseignements personnels utilisés par un organisme gouvernemental à des fins administratives devront être conservés par cet organisme au moins deux ans suivant la dernière utilisation qui en est faite. Veuillez dresser la liste de ces documents et/ou de tout autre document que votre institution aimerait qu'on lui retourne. Inscrivez-les sur la Demande de consentement pour disposer des documents.

Lorsque vous aurez effectué la vérification de vos documents, veuillez signer la Demande de consentement pour disposer des documents et l'envoyer, par télécopieur ou par la poste, au centre de service régional concerné le plus tôt possible (habituellement avant le 30e jour suivant la réception de la documentation). Le centre de services régional disposera des documents selon les modalités établies, mais pas avant la date de disposition prévue.

Note : Si un client ne répond pas à la lettre de consentement et que le délai de conservation est dépassé, le centre de services régional retournera les documents non archivistiques aux frais du client. Tout document d'une importance archivistique ou historique réelle ou potentielle sera transféré à BAC à des fins de conservation.

Disposer des documents classifiés ou protégés (disposer de documents non enregistrés)

Veuillez consulter le centre de services régional de votre région pour connaître les méthodes sécuritaires, sûres et efficaces afin de disposer de vos documents ayant une cote de sécurité ou protégés (Demande d'élimination des documents non enregistrés [PDF 48 Ko]).

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