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Lignes directrices pour le transfert de documents aux Centres de services régionaux

Glossaire

Autorisation de disposer des documents (ADD)
(Records Disposition Authority (RDA))
Le bibliothécaire et archiviste du Canada émet des autorisations de disposer de documents qui permettent aux institutions fédérales de disposer des documents dont elles n'ont plus besoin pour fonctionner, que ce soit en leur permettant de les détruire, en exigeant leur transfert à Bibliothèque et Archives Canada ou en consentant à ce qu'ils passent sous le contrôle d'une autre entité que l'administration fédérale.

Chemise de dossier
(File Folder)
Chemise en papier kraft ou en papier bulle de couleur, habituellement munie d'un onglet, servant à protéger les documents.

Classification selon le sujet (l'objet)
(Subject Classification)
Système de classification qui détermine les documents selon le sujet.

Copie de sécurité
(Back-up (security) Copy)
Double ou copie supplémentaire conservée pour remplacer l'original en cas de perte.

Date de rappel
(Bring-Forward Date)
Système de contrôle qui permet de s'assurer que des dossiers ou des documents, qui ne sont pas momentanément utiles à un bureau ou à un agent, soient retournés au centre de services régional qui les renvoie à ce même bureau ou agent à la date prescrite.

Date de retour
(Return Date)
Les documents entreposés seront automatiquement retirés du système et retournés à l'institution à la date prévue sans que l'institution n'ait à le demander.

Demande
(Request)
Toute demande de documents ou d'information sur les documents conservés dans un centre de services régional.

Demande de consentement pour disposer des documents
(Request for consent to the Disposition of Records)
Formulaire que le personnel du centre de services régional envoie par la poste ou par télécopieur au client avec la lettre de consentement. Le formulaire donne la liste de tous les documents dont on peut disposer selon la demande d'autorisation pour fins de conservation et de disposition établie pour cette acquisition.

Disposer d'un document non enregistré
(Non-Accessioned Disposition)
Document qui n'a pas été transféré pour entreposage aux centres de services régionaux.

Document
(Record)
Élément d'information, quel qu'en soit le support; la présente définition ne vise pas les publications.

Document archivistique
(Archival Record)
Un document désigné par le bibliothécaire et archiviste du Canada dans le cadre du processus d'évaluation et d'autorisation de disposer des documents pour être conservé en permanence afin de :

  • documenter le suivi administratif ainsi que les droits juridiques et de propriété des institutions fédérales;
  • de protéger les droits individuels;
  • de faciliter la recherche gouvernementale et les autres types de recherche.

Document ayant une cote de sécurité
(Classified Record)
Document qui doit être protégé de la consultation non autorisée, et ce dans l'intérêt national. Le niveau de protection dépend de la cote de sécurité assignée. Il existe trois niveaux de sécurité : confidentiel, secret et très secret.

Document électronique / informatique
(Electronic Record)
Document produit par ordinateur, également nommé « document lisible par machine ». Ces documents sont conservés sur des supports magnétiques, tels que des bandes, des disquettes, etc.

Document inactif
(Dormant Record)
Les documents de valeur archivistique, qu'ils soient visés par une autorisation spécifique de disposer des documents (ASDD) ou une autorisation pluri-institutionnelles de disposer des documents (APDD): fermés pendant au moins 2 ans; et au moins deux ans à partir de la date de la dernière mesure administrative; ou
Les documents qui n'ont pas de valeur archivistique, qu'ils soient visés par une ASDD ou une APDD: fermés pendant au moins 2 ans; au moins deux ans à partir de la date de la dernière mesure administrative; et le délai de conservation restant est de deux ans ou plus.

Documents essentiels
(Essential Records)
Documents essentiels à la continuation ou au rétablissement de fonctions institutionnelles critiques. Ce terme englobe notamment les documents :

  • qui touchent aux droits des individus et des sociétés, y compris les droits fondamentaux, juridiques et de propriété;
  • qui sont les plus fréquemment utilisés et consultés;
  • dont la reconstruction et celle des systèmes correspondants nécessiteraient un énorme investissement de temps, d'argent et de travail.
  • qui sont similaires à ceux que d'autres institutions fédérales ont choisi d'intégrer dans leur Programme des documents essentiels;
  • dont la conservation est prévue par la loi ou la réglementation.

Documents historiques
(Historical Records)
Documents conservés en permanence en raison de leur valeur durable et non pas nécessairement de leur utilité administrative.

Dossier
(File)

  • Fonds de documents traitant d'un sujet particulier, classés selon un système logique.
  • Organisation de la documentation selon un rangement prédéterminé.

Envoi
(Shipment)
L'ensemble des boîtes envoyées ensemble.

Formulaire de contrôle et demande du Centre fédéral de documents
(Federal Records Centre Control and Request Form)
Formulaire que tout client qui demande des documents papier doit remplir. Ce formulaire (ARC 63) fournit toutes les coordonnées de la demande : responsable ou propriétaire des documents, adresse du responsable ou propriétaire, documents demandés.

Formulaire de demande de documents électroniques
(Electronic Records Form)
Formulaire (ARC 510) qui doit être rempli et envoyé par les clients désireux d'entreposer des documents sur support électronique. Il contient les renseignements relatifs à l'acquisition : nécessité d'aller chercher les documents, nom du responsable ou du propriétaire, numéros des bandes, nom des dossiers, numéro séquentiel, type de contenant, niveau de sécurité, signature de la personne autorisée.

Gestion de l'information
(Information Management)
D'après la Politique sur la gestion de l'information gouvernementale, « discipline qui oriente et appuie une gestion de l'information efficace et efficiente au sein d'un organisme, allant de la planification et de la conception à l'élimination et/ou à la conservation à long terme ».

Institution fédérale autorisée
(Eligible Government Institutions)
Institution figurant à l'annexe 1 de la Loi sur l'accès à l'information ou à l'annexe de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Loi sur l'accès à l'information
(Access to Information Act)
Loi dont l'objet est « d'élargir l'accès aux documents de l'administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur communication, les exceptions indispensables à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif ».

Loi sur la protection des renseignements personnels
(Privacy Act)
Loi qui a pour objet « de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent ».

Lettre de consentement
(Consent letter)
Lettre-type que le centre de services régional envoie à la Division des opérations archivistiques de Bibliothèque et Archives Canada et/ou ses clients pour les informer informer que la durée de conservation de certains documents arrive à échéance, et pour obtenir leur consentement afin de disposer de ces documents en vertu d'une autorisation de disposer des documents approuvée, et/ou d'une entente du calendrier de conservation établi. Cette lettre accompagne la Demande de consentement pour disposer des documents.

Numéro d'acquisition
(Accession Number)
Numéro assigné par le personnel d'un centre de services régional à un groupe de documents.

Numéro de localisation
(Location Number)
Numéro qui désigne la rangée et l'étagère où le dossier est entreposé.

Rapport d'acquisition à l'intention du client
(Client Accession Report)
Ce rapport produit par les Services de gestion des fonds de renseignements contient la liste des caractéristiques d'une acquisition, dont (1) le numéro d'acquisition, (2) le volume (en pieds linéaires), (3) le nombre de boîtes, (4) les numéros de localisation, (5) la description des documents, (6) le nom et l'adresse du responsable des documents, (7) le ou les numéro(s) de l'autorisation de disposer des documents (ADD) et (8) la date de disposition.

Rapport de prévision d'acquisition
(Accession Forecast Report)
Un rapport que le client remplit pour transférer des documents à un centre de services régional avant que ces documents ne soient examinés et acceptés à des fins de gestion et d'entreposage par le centre de services régional.

Recherche de dossier
(File Retrieval)
Retrait d'un dossier d'un classeur ou d'un contenant d'entreposage.

Responsable des documents
(Records Custodian)
Représentant de l'institution cliente, responsable pour la garde et le contrôle des documents de l'institution. Elle détient le pouvoir délégué de disposer des documents à la fin de leur délai de conservation.

Restriction de consultation
(Access Restrictions)
Condition de consultation qui limite l'utilisation des documents. Les réserves de consultation peuvent être imposées par l'organisme client, la Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur la protection des renseignements personnels ou la Loi sur la preuve au Canada.

Service de référence
(Reference Service)
Service offert par les centres de services régionaux, qui renseigne sur les modalités d'accès aux documents conservés et en permet la consultation.

Support d'information
(Information Media)
Terme général qui désigne tous les types de supports documentaires, tels que le papier, les microformes, les disques et les bandes magnétiques et les disques optiques.

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