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Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale - La section du « pratico-pratique »

Version 1 - Style des tâches

Comment déterminer le délai de conservation pour un document déterminé?

Étape 1 - Déterminer si le document est considéré dans ces lignes directrices?

Ces lignes directrices ne s'appliquent pas au document en question si vous répondez « oui » à une des questions suivantes :

  • Votre ministère a-t-il une autorisation spécifique de disposer des documents (ASDD)?

  • Les documents sont-ils colligés, créés ou reçus par une institution qui soutient directement les fonctions opérationnelles des institutions fédérales?

  • Les documents appartiennent-ils à un Bureau de premier intérêt (BPI) qui est responsable de l'administration du Gouvernement du Canada, ou à un Bureau d'intérêt secondaire (BIS) qui est impliqué ou associé à la représentation, la gestion ou la prestation d'une fonction, un programme ou un service pour l'administration fédérale?

  • Est-ce que votre document est foncièrement un document d'exploitation?

  • Est-ce que le document a un caractère de nature mixte, c'est-à-dire une partie documents administratifs et une partie documents d'exploitation?

  • Pour chacune des fonctions contenues dans les APDD, est-ce que le document est, autrement dit, soustrait à l'application des APDD en raison des définitions et de l'énoncé sur la portée de l'autorisation qui figure à l'Annexe I?
    www.collectionscanada.gc.ca/gouvernement/disposition/007007-1008-f.html#matieres

  • Est-ce que le document en question n'est pas antérieur à 1946?

Ces lignes directrices ne s'appliquent pas au document si vous répondez « non » à la question suivante : Est-ce que toutes les démarches administratives ont été exécutées pour le document?

Si ces lignes directrices s'appliquent au document, veuillez vous référer à l'étape 2.

Étape 2 - Déterminez sous quel domaine se rapporte votre document.

Déterminez sous quels des cinq domaines se rapporte votre document.

Fonction « gestion immobilière »

La fonction « gestion immobilière » porte sur les documents administratifs qui témoignent des fonctions et des activités ayant trait à : l'évaluation et la planification; l'acquisition; le fonctionnement et l'utilisation; le maintien; le remplacement, le transfert et la disposition de biens immobiliers.

www.collectionscanada.gc.ca/gouvernement/produits-services/007002-3130.1-f.html

Fonction « administration générale »

La fonction « administration générale » porte sur les documents administratifs communs qui témoignent des fonctions et des activités ayant trait à : la gestion de l'information gouvernementale, la gestion de la technologie, la sécurité et le soutien administratif.

www.collectionscanada.gc.ca/gouvernement/produits-services/007002-3120.1-f.html

Fonction « gestion du matériel »

La fonction « gestion du matériel » porte sur les documents administratifs communs qui témoignent des fonctions et des activités ayant trait à la gestion des biens meubles utilisés ou acquis par des institutions gouvernementales pour faciliter la prestation des programmes et des services. Cela inclut les fonctions et les activités associées à : l'évaluation et la planification des besoins; l'acquisition de matériel et des services liés; le fonctionnement, l'utilisation et le maintien du matériel et le remplacement, le transfert et la disposition du matériel.

www.collectionscanada.gc.ca/gouvernement/produits-services/007002-3140.1-f.html

Fonction « contrôleur »

La fonction « contrôleur » porte sur les documents administratifs communs qui témoignent des sous-fonctions et des activités ayant trait à la gestion des ressources financières dirigée à travers toutes les institutions gouvernementales fédérales pour faciliter l'application des politiques opérationnelles et la prestation des programmes et des services. Cela inclut les sous-fonctions et les activités associées à: la vérification (financière) externe, la gestion financière et la gestion des programmes.

www.collectionscanada.gc.ca/gouvernement/produits-services/007002-3150.1-f.html

Fonction « gestion des ressources humaines »

La fonction « gestion des ressources humaines » porte sur les documents administratifs qui témoignent des sous-fonctions, des processus, des activités et des transactions ayant trait à la gestion des ressources humaines généralement dirigée à travers toutes les institutions gouvernementales fédérales pour faciliter l'application des politiques opérationnelles et la prestation des programmes et des services. Cela inclut les sous-fonctions et les activités ayant trait à la dotation, à la formation et au perfectionnement, à l'appréciation du rendement, à la sécurité et santé au travail, aux relations de travail, à la rémunération et aux avantages sociaux, à la planification et à l'utilisation des ressources humaines, à la classification, aux langues officielles, de même qu'à l'équité en matière d'emploi des programmes spéciaux.

www.collectionscanada.gc.ca/gouvernement/produits-services/007002-3160.1-f.html

Lorsque la fonction du document en question a été déterminée, veuillez vous référer à l'étape 3.

Étape 3 - Déterminer si vous êtes dans un système de classification des documents selon les fonctions ou selon les sujets.

Un système de classification de documents selon les fonctions se concentre sur les activités et les processus de la création d'un document. Ces systèmes répondent habituellement aux questions, pourquoi avons-nous ces documents et de quelle façon sont-ils utilisés?

Un système de classification de documents selon les sujets se concentre sur le contenu de l'information des documents inclus dans le système. Ces systèmes répondent habituellement à la question, en quoi consistent ces documents?

Si vous êtes dans l'impossibilité de déterminer le système, veuillez vous référer à l'étape 5 ou l'étape 4.

Étape 4 - Déterminer le délai de conservation spécifique.

Veuillez vous référer à l'étape 4A, si vous êtes dans un système de classification des documents selon les fonctions.

Veuillez vous référer à l'étape 4B, si vous êtes dans un système de classification des documents selon les sujets.

A - Dans la section 3 du guide approprié, déterminer la sous-fonction de votre document. Aussitôt que vous avez identifié la sous-fonction, le délai de conservation sera détaillé dans la colonne du guide de conservation.

S'il n'y a aucun délai de conservation mentionné dans la colonne du guide de conservation, veuillez utiliser le délai de conservation détaillée dans la Section 2 - Guide général de la conservation des documents.

B - Dans le guide approprié, déterminer le sujet du groupe de votre document. Aussitôt que vous avez identifié le sujet du groupe, le délai de conservation sera détaillé dans la colonne du guide de conservation. S'il n'y a aucun délai de conservation mentionné dans la colonne du guide de conservation, veuillez utiliser le délai de conservation détaillé dans le guide général de la conservation des documents.

Vous avez maintenant déterminé le délai de conservation de votre document.

Étape 5 - Trouver le document dans votre index.

1. Déterminer le mot-clé qui se rapporte au document.

2. Trouver l'entrée appropriée dans l'index.

3. Veuillez-vous référer à la section appropriée de la documentation telle que mentionnée dans l'index.

Le délai de conservation sera détaillé dans la colonne du guide de conservation.

Vous avez maintenant déterminé le délai de conservation de votre document.

FAQ

Devez-vous suivre ces lignes directrices?

Ces lignes directrices de conservation des documents ne devraient pas être interprétés comme une autorisation ou une exigence pour disposer des documents. Le consentement formel, par le Bibliothécaire et Archiviste du Canada, de disposer des documents administratifs communs du gouvernement du Canada est inclus dans les Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents de l'administration fédérale distribués à toutes les institutions fédérales assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.
www.collectionscanada.gc.ca/gouvernement/disposition/007007-1008-f.html
Ces lignes directrices peuvent être « utilisées telle quelles » par les institutions gouvernementales. Lorsque les lignes directrices ne rencontrent pas les exigences de conservation de documents institutionnelles, elles peuvent être adaptées pour accommoder les besoins institutionnels spécifiques, à l'exception des documents qui sont protégés par des besoins législatifs identifiés dans la note en fin de chapitre des documents.

Je demeure incertain sur l'application des lignes directrices

Lorsqu'il y a un doute sur la conservation, une consultation devrait avoir lieu entre les représentants du bureau des documents de l'institution, le bureau de la gestion de l'information et/ou le coordonnateur de l'Accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP) de l'organisme. Lorsque les documents n'ont pas clairement l'autorisation pour disposer des documents ou lorsqu'il y a un doute sur l'élimination, une consultation devrait avoir lieu entre les représentants des organismes du coordonnateur de l'Accès à l'information et la protection des renseignements personnels de l'institution, le bureau des documents de l'organisme et/ou le bureau de gestion de l'information.

Que dois-je faire si le document renferme des renseignements personnels?

Pour de plus amples informations à ce sujet, veuillez consulter la Loi sur la protection des renseignements personnels (www.priv.gc.ca/legislation/02_07_01_f.cfm).

Existe-t-il d'autres sources d'information que je peux consulter?

La foire aux questions des autorisations de disposer des documents (ADD) se trouve à l'adresse suivante :
www.collectionscanada.gc.ca/gouvernement/002/007002-2010-f.html

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