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Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale
Section 1, Partie 1
Fonction « administration générale »
(arrangement selon les fonctions)
Section 3 - Exceptions aux Lignes directrices générales concernant la conservation - Fonction « administration générale » :
Fonction/description
Orientation en matière de conservation
Sauf indication contraire, toujours appliquez les Lignes directrices générales concernant la conservation
En général, cette sous-fonction englobe les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales dans le contexte du cycle de vie de l'information, c.-à-d. de sa création jusqu'à son organisation, son repérage, son utilisation, son accès, son entreposage, sa protection et sa disposition. Plus particulièrement, cette sous fonction comprend dix activités ou programmes clés propres à toutes les institutions fédérales : accès à l'information; protection des renseignements personnels; gestion des documents, y compris le programme sur les dossiers essentiels; gestion de la technologie [de l'information]; services des bibliothèques; gestion de la correspondance; gestion des formulaires; gestion des manuels; services de courrier et de messagerie; gestion du courrier; et services de photocopie et d'impression.
En général, ce programme/cette activité vise les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales par rapport à l'application de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Plus particulièrement, ce programme/cette activité vise les demandes individuelles d'accès aux documents, aux termes des lois.
Accès à l'information
- Dossiers individuels
Minimum de 2 ans après la date de réponse à une demande et de traitement complet d'une plainte subséquente, s'il y a lieu2. Ce délai de conservation, prévu par la Loi sur la protection des renseignements personnels, doit être observé. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POU 901 - Demandes concernant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels.
- Rapports, enregistrements
2 ans
Protection des renseignements personnels
- Dossiers individuels
Minimum de 2 ans après la date de réponse à une demande et de traitement complet d'une plainte subséquente, s'il y a lieu3. Ce délai de conservation, prévu par la Loi sur la protection des renseignements personnels, doit être observé. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POU 901 - Demandes concernant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels.
- Rapports, enregistrements
2 ans
En général, ce programme/cette activité vise les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales pour gérer leurs documents institutionnels. Plus particulièrement, ce programme/cette activité vise le programme des dossiers essentiels et les programmes micrographiques et d'imagerie, y compris certains éléments comme l'élaboration, l'adoption et la mise en œuvre des systèmes de classification, les procédures et les techniques de conservation des documents, les inventaires des documents et les autorisations de disposer de documents; ce programme/cette activité exclut les documents en usage désignés comme étant essentiels et qui doivent être compris par une « autorisation spécifique de disposer des documents » (ASDD), ainsi que les documents micrographiques ou d'imagerie électronique en usage.
Fichiers numériques principaux ou Registre principal des documents
2 ans après le remplacement
Dossiers d'autorisation de disposer de documents
2 ans après le remplacement ou la modification, par le Bibliothécaire et archiviste du Canada, des dossiers d'autorisation de disposer de documents4.
Fichiers de répertoire des documents (y compris les listes, les index et les registres des fichiers ou des documents détruits)
10 ans après la destruction des dossiers ou des documents
En général, ce programme/cette activité vise les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents, créés par les institutions fédérales, exclusivement liés aux fonctions administratives communes pour la gestion de la technologie. Plus particulièrement, ce programme/cette activité vise l'élaboration des systèmes et des bases de données électroniques de bureau, ainsi que l'entretien et l'assistance technique connexes, qui soutiennent la fonction « administrative générale »; ce programme/cette activité exclut les activités ou les documents qui soutiennent les fonctions opérationnelles ou les systèmes électroniques d'information opérationnelle ou tout mélange de fonctions opérationnelles et administratives.
En général, ce programme/cette activité vise les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales qui sont liés à la prestation des services des bibliothèques, parfois nommés services de documentation ou de référence. Ce programme/cette activité exclut les activités ou les documents qui forment les fonds intellectuels réels de ces bibliothèques ou centre de documentation ou de référence. La disposition de la « littérature grise » et d'autre matériel de référence à l'appui, y compris les brochures, les rapports non publiés (aucun numéro ISBN), les divers supports comme les affiches et les films, peuvent être assujettis à une autre APDD.
En général, ce programme/cette activité vise les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents, créés par les institutions fédérales, liés à la gestion de la correspondance; à la gestion des formulaires, à la gestion des manuels; à la gestion du courrier, aux services de courrier et de messagerie et aux services de photocopie et d'impression.
Gestion des formulaires
- Fonction individuelle
1 an après le remplacement ou l'obsolescence
Services de courrier et de messagerie
- Listes d'envoi postal
1 an après le remplacement
- Registres et enregistrements liés au courrier et aux services de courrier et de messagerie
1 an
Services de photocopie et d'impression
- Fichiers de reproduction et de publication
1 an après l'achèvement des travaux
En général, cette sous-fonction vise les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents, créés par les institutions fédérales, liés aux composantes primaires de la sécurité, notamment : la classification et la désignation; la gestion de la sécurité et des risques; le contrôle de l'accès; la sécurité personnelle; la protection; et les infractions ou violations à la sécurité. Plus particulièrement, cette sous fonction vise la classification d'information délicate et d'intérêt national, l'administration des cotes de sécurité des fonctionnaires fédéraux et des entrepreneurs, tous les aspects de sécurité physique liés à l'information délicate ou classifiée, la manipulation sécuritaire des ressources d'information.
Infractions et violations
6 mois
Journaux de contrôle des réseaux électroniques
2 ans après leur date d'expiration. Ce délai de conservation, prévu par la Loi sur la protection des renseignements personnels, doit être observé. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POU 905 - Journaux de contrôle des réseaux électroniques.
Cartes d'identification et laissez-passer
2 ans après leur date d'expiration. Ce délai de conservation, prévu par la Loi sur la protection des renseignements personnels, doit être observé. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POU 917 - Cartes d'identification et laissez-passer.
Sécurité physique - Bâtiments, terrains, équipement, gardiens de sécurité et planification d'urgence, etc.
- Affaires courantes
2 ans ou 1 an après la fin de l'exigence
Règlements et ordres
5 ans après le remplacement ou l'abandon5
Cotes de sécurité et vérifications de la fiabilité - dossiers individuels
2 ans après le départ de l'employé de l'institution pour laquelle la cote de sécurité a été obtenue. Ce délai de conservation, prévu par la Loi sur la protection des renseignements personnels, doit être observé. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POU 924 - Enquête de sécurité sur le personnel (vérification de la fiabilité/cote de sécurité).
Cotes de sécurité et vérifications de la fiabilité - visites et visiteurs
1 an
Rapports et comptes-rendus - inspections, enquêtes, etc.
5 ans
En général, cette sous-fonction vise les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales et liés aux aspects les plus courants de la fonction « administration générale ». Plus particulièrement, cette sous fonction vise la gestion des voyages et des services de soutien administratif comme le traitement de texte, la dactylographie et la traduction.
Livres, brochures et publications - compilation, révision, impression, reliure, vente et distribution
- Publications individuelles
1 an après la publication ou son annulation
Services de bureau6
Services de rédaction - articles individuels de rédaction
1 an après que la rédaction est complétée
Méthodes et services administratifs généraux internes, y compris le traitement de l'information
- Affaires courantes
1 an
Services de secrétariat et de sténographie
- Affaires courantes
1 an après que les services ont été rendus
Services de traitement de texte, de dactylographie et de transcription
1 an après que les services ont été rendus
- Affaires courantes
1 an après que les services ont été rendus
Stationnement
- Demandes et permis de stationnement émis par les institutions et à celles-ci
2 ans après l'expiration du permis. Ce délai de conservation, prévu par la Loi sur la protection des renseignements personnels, doit être observé. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POU 914 - Stationnement.
Services de télécommunications
Services de traduction
- Affaires courantes liées aux demandes de …
1 an après que les services ont été rendus
Voyages
Réservations de billets, passages, services de taxi, frais et tarifs, etc.
1 an
Bagages - perdus, endommagés ou non réclamés
1 an
Effets (avion, train, véhicule et navire) - propriété et biens
- Affaires courantes
1 an
Transport de marchandises et envois express (avion, train, véhicule et navire)
- Affaires courantes
1 an
Transport de marchandises et envois express - taux, tarifs, horaires, etc.
Jusqu'au remplacement ou à la révocation
Réservations d'hôtel
6 mois
Personnel (avion, train, véhicule et navire)
- Affaires courantes
1 an
Visites et tournées
- Affaires courantes
1 an
- Itinéraires courants
6 mois
2. Conformément à l'article 7 du Règlement sur la protection des renseignements personnels, « Le responsable d'une institution fédérale doit conserver pendant au moins deux ans après la réception d'une demande d'accès à des renseignements personnels faite par un organisme d'enquête précisé dans le Règlement à une institution en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi : a) une copie de la demande; et b) un relevé des renseignements communiqués en réponse à la demande. » L'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels traite des demandes présentées par un organisme d'enquête précisé dans le Règlement.
3. Conformément à l'article 7 du Règlement sur la protection des renseignements personnels, « Le responsable d'une institution fédérale doit conserver pendant au moins deux ans après la réception d'une demande d'accès à des renseignements personnels faite par un organisme d'enquête précisé dans le Règlement à une institution en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi : a) une copie de la demande; et b) un relevé des renseignements communiqués en réponse à la demande. » L'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels traite des demandes présentées par un organisme d'enquête précisé dans le Règlement.
4. L'ancienne orientation concernant la conservation précisait l'expression « Jusqu'au remplacement ou à la modification ». Modification suggérée à un délai de conservation de deux (2) ans, compte tenu de la modification apportée à la catégorie des ADD à « dossiers d'ADD » (le premier ne considérait pas les documents administratifs communs).
5. L'ancienne orientation concernant la conservation précisait l'expression « Jusqu'au remplacement ou à la révocation ». La nouvelle orientation de délai de conservation de cinq (5) ans après le remplacement ou la révocation s'applique, car les règlements et les ordres peuvent être liés aux politiques et aux procédures et ils devraient donc faire l'objet d'un même délai de conservation.
6. Auparavant, le mot « réquisitions » [demandes d'achat] était présenté sous cette catégorie (délai de conservation de 6 mois). Étant donné que les demandes d'achat sont de nature financière, les équipes de BAC sont d'avis qu'elles cadrent plus convenablement dans l'orientation sur la conservation fournie pour la Fonction « contrôleur » des documents financiers, c.-à-d. 6 ans. À ce titre, cet article ne fait pas partie de la Fonction « administration générale » et il devrait être retiré. Présentement, la fonction « contrôleur » suggère un délai standard de conservation de 6 exercices financiers pour les documents de transactions financières etc. Ce délai de conservation s'applique après que toutes les mesures administratives ont été complétées. En outre, BAC s'interroge à savoir s'il existe des politiques législatives ou institutionnelles qui justifient le besoin d'appliquer le même délai de conservation que celle des documents originaux des transactions financières (6 exercices financiers) à tout document administratif commun qui soutient ou documente une mesure financière. Références : la politique du Conseil du Trésor (1996) intitulée « Politique sur l'autorisation et l'authentification électroniques », annexe A, Lignes directrices - iii Vérification, prévoit que « Le système et les processus d'autorisation et d'authentification électroniques devraient pouvoir faire l'objet d'une vérification complète. La piste de vérification devrait comprendre les matrices de délégation, les profils d'utilisateur et l'ensemble des données et des fichiers d'autorisation et d'authentification électroniques nécessaires pour reconstituer dans l'ordre les événements et les opérations traitées », et la Politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne » qui précise, au point 5.5.3 de la section 5, Exigences de la politique, que les « administrateurs généraux des ministères doivent veiller à ce que le comité de vérification reçoive toute l'information et la documentation requise ou demandée pour lui permettre de remplir ses responsabilités, aux termes de la législation applicable ».
Date de modification : 2011-04-21
