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Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale

Section 1, Partie 2

Fonction « gestion immobilière »
(arrangement selon les fonctions)

Section 1 - Introduction

1.1 Renseignements généraux

Les présentes Lignes directrices offrent aux institutions une orientation relative à l'établissement de délais de conservation minimaux pour les documents administratifs communs qui soutiennent la fonction « gestion immobilière » de l'administration fédérale.

Les présentes Lignes directrices doivent être utilisées conformément aux instructions présentées dans la section « Introduction générale » des Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration générale et en conjonction avec l'Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents (APDD) n^o 2001/002 - Fonction « gestion immobilière ».

1.2 Disposition

Il est important de préciser qu'aucun élément des présentes Lignes directrices ne doit être interprété comme une autorisation ou une exigence en matière de disposer des documents. Pour obtenir une orientation relative à la disposition des documents administratifs communs liés à la Fonction « gestion immobilière », les institutions doivent consulter l'Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents (APDD) n^o 2001/002 de Bibliothèque et Archives Canada.

1.3 Portée

Les présentes Lignes directrices s'appliquent à tous les documents administratifs communs (c.-à-d. les documents administratifs communs ou partagés par toutes les institutions fédérales) collectés, créés ou reçus par ces institutions en soutien à l'administration de la fonction « gestion immobilière » du gouvernement du Canada, peu importe la façon dont ces documents sont organisés ou contrôlés à l'intérieur de chaque institution.

La fonction « gestion immobilière » englobe les fonctions, les sous-fonctions, les processus, les activités et les opérations administratives qui touchent la gestion, entre autres, des biens immobiliers fédéraux utilisés ou acquis par une institution, communément exécutée au sein et dans l'ensemble des institutions fédérales pour faciliter l'application des politiques opérationnelles et l'administration des programmes et des services. Les principales lois auxquelles est assujettie la fonction « gestion immobilière » comprennent la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, la Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux¹, la Loi sur le ministère du Patrimoine canadien, la Loi sur la capitale nationale, la Loi sur la gestion des finances publiques, la Loi sur les lieux et monuments historiques, la loi sur le Ministère des ressources naturelles, et la Loi sur l'expropriation. La fonction « gestion immobilière » est divisée en cinq (5) sous-fonctions : exigences en matière d'évaluation et de planification immobilière, acquisition de biens immobiliers et des services connexes, exploitation et utilisation des biens immobiliers, entretien des biens immobiliers, et remplacement, transfert et disposition des biens immobiliers.

Dans leur application des présentes Lignes directrices, les institutions doivent veiller à ce que :

• les documents ne sont pas foncièrement des documents d'exploitation;
  
  
• les documents ne sont pas de nature mixte, c'est-à-dire une partie documents administratifs et une partie documents d'exploitation;
  
  
• les documents en question ne servent pas à étayer une fonction administrative uniquement et expressément confiée à un Bureau de premier intérêt (BPI) ou à un Bureau d'intérêt secondaire (BIS); voir la définition de BPI et de BIS plus loin dans le texte;
  
  
• les documents ne se trouvent pas soustraits à l'application de l'APDD 98/001 en raison des définitions et de l'énoncé sur la portée de l'autorisation qui figure à l'annexe I de l'APDD 2001/002;
  
  
• les documents en question ne sont pas antérieurs à 1946;
  
  
• les délais de conservation - que l'institution a assignés aux documents en fonction des exigences juridiques et opérationnelles - sont expirés.

1.4 Bureaux de premier intérêt (BPI) et Bureaux d'intérêt secondaire (BIS)

Les présentes Lignes directrices concernant la conservation ne s'appliquent pas aux documents des Bureaux de premier intérêt (BPI), des Bureaux d'intérêt secondaire (BIS), et des organismes centraux, qui sont collectés, créés ou reçus dans le cadre de l'exécution de leur mandat de « gestion immobilière » au nom du gouvernement du Canada. Ces entités gouvernementales comprennent le Secrétariat du Conseil du Trésor, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, Parcs Canada, la Commission de la capitale nationale, le ministère des Ressources naturelles, la Gendarmerie royale du Canada, ainsi que tout autre institution responsable d'exécuter, en tout ou en partie, une fonction de « gestion immobilière » au nom du gouvernement du Canada (pour d'autres exemples, voir l'annexe I de l'APDD 2001/002, sous « Portée de l'autorisation »).

Les présentes Lignes directrices s'appliquent cependant à ces organisations, si ces documents sont collectés, créés ou reçus en soutien aux fonctions et aux activités de gestion immobilière communes et partagées par toutes les institutions fédérales.

1.5 Lignes directrices concernant les délais de conservation

Lorsque des documents sont régis par une autorisation pluriinstitutionnelle de disposer des documents en vigueur, les renseignements de conservation sont présentés sous forme de Lignes directrices concernant la conservation qui sont exprimées en mois, en années civiles et en exercices financiers. En l'absence d'orientation particulière relative à la conservation et sauf indication contraire, le délai de conservation de cinq (5) ans pour les politiques et les procédures et le délai de conservation de deux (2) ans pour les affaires courantes doivent être appliqués aux documents semblables relatifs à chaque sous-activité énumérée dans la présente fonction. Pour obtenir de plus amples renseignements, prière de consulter les « Lignes directrices générales concernant la conservation » présentées au début du tableau de la Fonction « gestion immobilière.

1.6 Orientation

Pour obtenir des avis et des conseils sur l'application des présentes Lignes directrices, veuillez communiquer avec le Centre de liaison en tenue de documents.

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1. Mise à jour - 1991, chap. 50.

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