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Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale

Section 1, Partie 2

Fonction « gestion immobilière »
(arrangement selon les fonctions)

Section 3 - Exceptions aux Lignes directrices générales concernant la conservation - Fonction « gestion immobilière »

Fonction/description

Orientation en matière de conservation
Sauf indication contraire, toujours appliquez les Lignes directrices générales concernant la conservation

Exigences en matière d'évaluation et de planification immobilière

 

En général, cette sous-fonction comprend les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales dans le cadre de leur évaluation des ressources et des biens existants et leur évaluation des besoins organisationnels actuels et futurs; leur élaboration de la planification stratégique optimale à court et à long terme et leur établissement des coûts de cycle de vie des autres solutions d'acquisition; leur coordination de l'harmonisation de la préparation des objectifs immobiliers pour les programmes et les plans opérationnels avec les objectifs institutionnels, y compris les objectifs environnementaux, les politiques et les législations et la conservation des stocks et des documents d'inventaire immobilier administré par les ministères et les sociétés d'État, y compris la consignation de l'information dans le Répertoire des biens immobiliers fédéraux (RBIF) qui contient les archives centrales des fonds immobiliers du gouvernement du Canada; leur recherche sur l'administration immobilière, par acquisition ou transfert, seulement si le bien est nécessaire aux fins des programmes des ministères; leur réalisation d'examens réguliers des biens immobiliers administrés, en les reliant aux exigences des programmes et en confirmant que leur utilisation actuelle est convenable; leur détermination de la condition environnementale du bien avant l'acquisition et de la question à savoir si le bien est (ou peut-être rendu) écologiquement compatible pour le but visé; et leur examen et évaluation systématique de la condition du bien dans l'inventaire et leur utilisation de cette information pour déterminer quand et comment l'acquérir, l'entretenir, le préserver et renouveler sa valeur en fonction des coûts complets du cycle de vie du bien en question.

 

Planification et exigences actuelles et à venir, plans d'expansion, attribution de l'espace, etc.

 

Construction - Exigences générales, discussions et enquêtes Préliminaires

5 après l'achèvement des travaux

Rapport et statistiques

3 ans

Acquisition de biens immobiliers et des services connexes

 

En général, cette sous-fonction comprend les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales qui ajoutent de nouveaux biens immobiliers à l'inventaire fédéral par achat, location, échange, cadeau, servitude, expropriation, ou par tout autre moyen, y compris l'acceptation de l'abandon d'un bail ou l'acceptation du délaissement d'une licence ou d'une servitude; leur transfert d'administration du bien immobilier entre ministères ou d'un ministère à une société d'État mandante, ou un transfert d'administration et de contrôle d'un bien immobilier du gouvernement fédéral. En plus, cette sous-fonction comprend la passation de marchés ou la prestation de services en soutien à l'acquisition, l'utilisation et l'entretien du bien immobilier (p. ex. le nettoyage, l'entretien et les réparations des services publics, la conception des bureaux, la protection contre l'incendie ou l'enquête et la production de rapports, le déneigement, l'arpentage, etc.). NOTA : Bien que cette sous-fonction comprenne la gestion des activités et des processus communs de la fonction « gestion immobilière » concernée par la passation de marchés et la prestation des services connexes, elle ne comprend pas la gestion financière des activités de la fonction « contrôleur » liées aux acquisitions. Ces documents sont couverts par l'APDD 1999/004 - fonction « contrôleur ». En outre, tous les documents qui soutiennent les activités liées à un bien immobilier ou à l'égard d'un bien immobilier particulier qui possède une désignation patrimoniale reconnue et classifiée du ministère du Patrimoine canadien sont de nature opérationnelle; par conséquent, ils sont exclus de la portée de l'APDD 2001/002.

 

Construction

 

- Arrangements et services d'expert-conseil (soumissions, discussions avec les architectes, les entrepreneurs et les fournisseurs sur les coûts, les matériaux de construction, les sous-traitants, les dates d'achèvement des travaux, les rapports d'étape, etc., les inspections et la prise de contrôle, etc.).

3 ans après la prise de contrôle

- Projets annulés

2 ans après l'annulation

Plans, dessins et devis

Jusqu'au remplacement ou à la désuétude

- Immeubles qui appartiennent au gouvernement

Jusqu'au remplacement ou à la désuétude

- Immeubles loués

2 ans après la désuétude ou la fin ou l'expiration/ l'annulation du bai3

- Affaires courantes

3 ans après l'achèvement ou l'annulation des travaux4

Signalisation (comprend les documents associés à l'identification des biens immobiliers du gouvernement - panneau de signalisation avancée, panneaux d'identification principaux, tableaux répertoires, panneaux d'usage courant, etc.)

 

Services publics (air climatisé et ventilation, réfrigération, gaz naturel, électricité, éclairage, plomberie et chauffage, télécommunications, eau potable et eaux usées, élimination des déchets dangereux)

 

- Installation

2 ans après l'installation

Exploitation et utilisation des biens immobiliers

 

En général, cette sous-fonction comprend les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales dans le cadre de leur exploitation et utilisation des biens immobiliers, notamment les bâtiments, les travaux de construction, les terrains, les systèmes de communication, les structures hydroélectriques, les infrastructures de services publics, les égouts et le drainage ou toute autre structure fixe sur, au-dessus de ou sous la surface du terrain; leur utilisation du bien immobilier aux fins visées; leur utilisation du bien immobilier conformément au principe de développement durable pour contribuer à la protection et à la préservation de l'environnement et de façon à protéger son caractère patrimonial; leur prestation d'un milieu sûr, sain et productif dans les installations; leur assurance d'un accès sans obstacle au bien immobilier acheté ou loué et leur utilisation dudit bien; leur conformité du bien immobilier aux normes de protection contre l'incendie et aux politiques sur l'hygiène et la santé au travail; et leur garantie que le bon ministère chargé des programmes administre le bien immobilier et que le bien immobilier total administré par un ministère (en matière de gérance entre un ministère et le bien immobilier utilisé aux fins de ses programmes et pour lequel il est responsable) est limité aux exigences qui soutiennent directement son programme.

 

Adresses et emplacements

Jusqu'au remplacement ou à la désuétude

Services d'ascenseur

 

- Affaires courantes

1 an

Protection (dépôt radioactif, soufflé thermique nucléaire, dispositifs d'avertissement (sirènes), etc.; comprend les mesures préventives

3 ans

Entrée non autorisée

 

Entretien des biens immobiliers

 

En général, cette sous-fonction comprend les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales dans le cadre de leur entretien convenable des biens immobiliers pour prolonger la durée de service du bien, aussi longtemps que le bien est requis pour les buts visés par les programmes des institutions; leur réparation, remise à neuf, altération, amélioration et réutilisation des biens, lorsqu'économiquement rentables; leur production de rapports annuels au Secrétariat du Conseil du Trésor qui reflètent les modifications apportées aux plans d'accessibilité et à l'évolution de la mise en œuvre des améliorations d'accessibilité complétées sur le bien immobilier. Les biens immobiliers doivent être gérés et entretenus pour maximiser l'avantage économique à long terme du gouvernement, pour respecter les objectifs environnementaux et pour fournir des installations sûres et adéquates.

 

Altérations et réparations

3 ans après l'achèvement des travaux ou l'annulation5

Dommages - rapports et enquêtes sur les dommages

3 ans après la fin de l'enquête6

Développement

 

- Creusement de fossés et drainage

2 ans

- Excavation

2 ans

- Aménagement paysager et jardinage

2 ans

Clôture

2 ans

Incendies - rapports

 

- Incendies majeurs

5 ans

- Petits incendies

2 ans après la présentation du rapport au Commissaire fédéral des incendies

NOTA : Il incombe à l'institution de déterminer la différence entre un incendie majeur et un petit incendie. En général, la valeur du bien détermine cependant s'il s'agit d'un incendie majeur ou d'un petit incendie.

 

Contrôle des inondations (mesures préventives et contrôle des inondations mineures)

3 ans

Entretien (services de nettoyage et de concierge, décoration, collecte des ordures ménagères, récupération, etc.)

1 an

Aires de stationnement; aires de loisir, routes, rues et trottoirs (y compris le déneigement)7

2 ans

Remplacement, transfert et disposition des biens immobiliers

 

En général, cette sous-fonction comprend les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales dans le cadre de leur remplacement, échange, transfert, disposition ou vente d'un bien immobilier, s'il n'est pas rentable de réparer ces biens ou si ces biens ne sont plus requis aux fins des programmes d'une institution, y compris le transfert de la garde de l'administration d'un bien immobilier qui soutient un rajustement ou un transfert de responsabilité de programme, notamment les transferts à l'appui d'une réaffectation gouvernementale de la responsabilité d'un programme, les transferts à l'appui d'une restructuration gouvernementale et les transferts à l'appui d'une reconnaissance d'un responsable plus approprié; leur disposition d'un bien immobilier qui comprend l'aliénation du bien en question par vente, location, échange, cadeau, servitude ou par tout autre moyen, notamment l'abandon d'un bail ou le délaissement d'une bien immobilier entre ministères ou d'un ministère à une société d'État mandante ou un transfert d'administration et de contrôle d'un bien immobilier du gouvernement fédéral; et leur disposition d'un bien immobilier, conformément au principe de développement durable pour contribuer à la protection et à la préservation de l'environnement et de façon à protéger son caractère patrimonial.

 

Documents juridiques

 

- Bail, location, droit de passage, servitude et concessions

3 ans après la fin ou l'expiration du bail, de la concession, du droit de passage, etc. en question.

- Achat, vente, transfert, etc.

Les documents originaux sont transférés au nouveau propriétaire. Les institutions doivent conserver des exemplaires jusqu'à l'expiration de toutes les exigences opérationnelles et juridiques.

Locations et concessions, droit de passage, servitude, concessions, etc., pour les terrains de l'État par les sociétés privées ou les particuliers ou pour les terrains qui appartiennent au privé par l'État, excluant les documents juridiques

3 ans après la fin ou l'expiration du bail, de la concession, du droit de passage, etc. en question.

Vente, transfert, expiration de bail, etc. (excluant les documents juridiques)

3 ans après la vente, le transfert ou l'expiration du bail, etc.

3. L'orientation originale relative à la conservation précisait « Jusqu'à désuet ». La fusion de tous les « plans, dessins et devis » de bâtiment et de services publics a produit la modification à « 2 ans après la désuétude ou l'expiration/l'annulation du bail » pour l'harmoniser avec l'orientation originale relative à la conservation présentée dans la fonction « gestion immobilière»  pour les Plans et devis réels de construction/services publics/locations - « 2 ans après la désuétude ou l'expiration/l'annulation du bail ».

4. L'expression « affaires courantes » pour les plans et les devis était auparavant décomposée en « … structures mineures d'une valeur inférieure à 5 000 $  -  1 an » et en « … autres structures d'une valeur supérieure à 5 000 $  -  3 ans ». L'équipe de BAC (BAC) a décidé de les fusionner et d'adopter le plus long délai de conservation pour tenir compte de la valeur actuelle en dollars.

5. Originalement décomposé en « projets majeurs (plus de 1 000 $)  -  3 ans après l'achèvement ou l'annulation des travaux » et en « projets mineurs (moins de 1 000 $)  -  1 an après l'achèvement ou l'annulation des travaux ». Étant donné que ces montants sont périmés, l'équipe de BAC a décidé de les fusionner et d'adopter le plus long délai de conservation pour tous les projets. Ceci étant dit, la fonction « contrôleur » suggère un délai standard de conservation de 6 exercices financiers pour les documents de transactions financières comme les pièces justificatives, les factures, les demandes de réclamation, etc. Ce délai de conservation s'applique après que toutes les mesures administratives ont été complétées. En outre, le BAC s'interroge à savoir s'il existe des politiques législatives ou institutionnelles qui justifient le besoin d'appliquer le même délai de conservation que celle des documents originaux des transactions financières (6 exercices financiers) à tout document administratif commun qui soutient ou documente une mesure financière. Références : la politique du Conseil du Trésor (1996) intitulée « Politique sur l'autorisation et l'authentification électronique », appendice A, Lignes directrices - iii Vérification, prévoit que « Le système et les processus d'autorisation et d'authentification électronique devraient pouvoir faire l'objet d'une vérification complète. La piste de vérification devrait comprendre les matrices de délégation, les profils d'utilisateur et l'ensemble des données et des fichiers d'autorisation et d'authentification électroniques nécessaires pour reconstituer dans l'ordre les événements et les opérations traitées», et la Politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne qui précise, au point 5.5.3 de la section 5, Exigences de la politique, que les " administrateurs généraux des ministères doivent veiller à ce que le comité de vérification reçoive toute l'information et la documentation requise ou demandée pour lui permettre de remplir ses responsabilités, aux termes de la législation applicable ».

6. Auparavant divisé en « projets majeurs (plus de 1 000 $)  -  3 ans après la fin de l'enquête » et en « projets mineurs (moins de 1 000 $)  -  1 an après la fin de l'enquête ». Ces montants ne sont pas réalistes pour le marché d'aujourd'hui. Les membres de l'équipe suggèrent de retirer les catégories « majeures » et « mineures » et d'adopter le plus long délai de conservation pour toute affaire courante et tout rapport sur les dommages.

7. Auparavant, le terme « Routes » était aussi précisé sous cette activité. Les membres de l'équipe de BAC recommandent de supprimer le mot « routes », car l'entretien des routes n'est pas une activité administrative commune partagée par les institutions fédérales.

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