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Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale

Section 1, Partie 4

Fonction « contrôleur »
(arrangement selon les fonctions)

Table des matières

Section 1 - Introduction

1.1 Généralités

Les présentes Lignes directrices offrent aux institutions une orientation relative à l'établissement de délais minimaux de conservation pour les documents administratifs communs qui soutiennent la fonction « contrôleur » de l'administration fédérale.

Les présentes Lignes directrices doivent être utilisées conformément aux instructions présentées dans la section « Introduction générale » des Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale et en conjonction avec l'Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents (APDD) no 99/004 - Fonction « contrôleur ».

1.2 Disposition

Il est important de préciser qu'aucun élément des présentes Lignes directrices ne doit être interprété comme une autorisation ou une exigence en matière de disposer des documents. Pour obtenir une orientation relative à la disposition des documents administratifs communs liés à la Fonction « contrôleur », les institutions doivent consulter l'Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents (APDD) no 99/004 de Bibliothèque et Archives Canada.

1.3 Portée

Les présentes Lignes directrices s'appliquent à tous les documents administratifs communs (c.-à-d. les documents administratifs communs ou partagés par toutes les institutions fédérales) collectés, créés ou reçus par ces institutions en soutien à l'administration de la fonction « contrôleur » du gouvernement du Canada, peu importe la façon dont ces documents sont organisés ou contrôlés à l'intérieur de chaque institution.

La fonction « contrôleur » englobe les fonctions, les sous-fonctions, les processus, les activités et les opérations administratives qui touchent la gestion des ressources financières communément exécutée au sein et à l'ensemble des institutions fédérales pour faciliter l'application des politiques opérationnelles et l'administration des programmes et des services. Les principales lois sous-jacentes à la fonction « contrôleur » comprennent la Loi sur la gestion des finances publiques et la Loi sur le vérificateur général. La fonction « contrôleur » est divisée en trois (3) sous-fonctions : vérification externe, gestion financière et gestion de programme.

Dans leur application des présentes Lignes directrices, les institutions doivent veiller à ce que :

  • les documents ne sont pas foncièrement des documents d'exploitation;

  • les documents ne sont pas de nature mixte, c'est-à-dire une partie documents administratifs et une partie documents d'exploitation;

  • les documents en question ne servent pas à étayer une fonction administrative uniquement et expressément confiée à un Bureau de premier intérêt (BPI) ou à un Bureau d'intérêt secondaire (BIS); voir la définition de BPI et de BIS plus loin dans le texte;

  • les documents ne se trouvent pas soustraits à l'application de l'APDD 98/001 en raison des définitions et de l'énoncé sur la portée de l'autorisation qui figure à l'annexe I de l'APDD 99/004;

  • les documents en question ne sont pas antérieurs à 1946;

  • les délais de conservation  -  que l'institution a assignés aux documents en fonction des exigences juridiques et opérationnelles  -  sont expirés.

1.4 Bureaux de premier intérêt (BPI) et Bureaux d'intérêt secondaire (BIS)

Les présentes Lignes directrices concernant la conservation ne s'appliquent pas aux documents des Bureaux de premier intérêt (BPI), des Bureaux d'intérêt secondaire (BIS) et des organismes centraux collectés, créés ou reçus dans le cadre de l'exécution de leur fonction de « contrôleur » au nom de l'administration fédérale. Ces entités gouvernementales comprennent le Conseil du Trésor et les secrétariats qui les soutiennent, le ministère des Finances, le Bureau du Conseil privé, la Vérificatrice générale et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, ainsi que toute autre institution responsable d'effectuer, en tout ou en partie, une fonction de « contrôleur » au nom du gouvernement du Canada (voir l'annexe I de l'APDD 99/004, sous Portée de l'autorisation pour d'autres exemples).

Les présentes Lignes directrices s'appliquent cependant aux organisations, si ces documents sont collectés, créés ou reçus en soutien aux fonctions et aux activités de contrôleur communes et partagées par toutes les institutions fédérales.

1.5 Renseignements personnels

L'article 6 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les articles 4 et 7 du Règlement sur la protection des renseignements personnels régissent la conservation des renseignements personnels présents dans les documents utilisés par une institution fédérale dans l'exercice de ses fonctions.

Le paragraphe 4(1) du Règlement sur la protection des renseignements personnels prévoit que les renseignements personnels utilisés par une institution fédérale à des fins administratives (l'utilisation des données dans un processus de prise de décision qui touche l'individu) doivent être conservés par cette institution pendant au moins deux ans, à moins que l'individu qu'ils concernent ne consente à leur retrait du fichier.

4. (1) Les renseignements personnels utilisés par une institution fédérale à des fins administratives doivent être conservés par cette institution :

a) pendant au moins deux ans après la dernière fois où ces renseignements ont été utilisés à des fins administratives, à moins que l'individu qu'ils concernent ne consente à leur retrait du fichier

(b) dans les cas où une demande d'accès à ces renseignements a été reçue, jusqu'à ce que son auteur ait eu la possibilité d'exercer tous ses droits en vertu de la Loi.

L'orientation relative à la conservation des documents qui renferment des renseignements personnels et qui ont été assujettis à une demande « d'accès à des renseignements personnels » est présentée à l'article 7 du Règlement sur la protection des renseignements personnels qui prévoit que :

7. Le responsable d'une institution fédérale doit conserver pendant au moins deux ans après la réception d'une demande d'accès à des renseignements personnels, faite par un organisme d'enquête précisé dans le Règlement, à une institution en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi,
a) une copie de la demande; et
b) un relevé des renseignements communiqués en réponse à la demande

Lors de la détermination des délais de conservation des documents qui renferment des renseignements personnels, les institutions fédérales doivent veiller à l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de son Règlement. Les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de son Règlement sont obligatoires et elles doivent être observées.

1.6 Lignes directrices concernant les délais de conservation

Lorsque des documents sont régis par une autorisation pluriinstitutionnelle de disposer des documents en vigueur, les renseignements de conservation sont présentés sous forme de Lignes directrices concernant la conservation qui sont exprimées en mois, en années civiles et en exercices financiers. En absence d'orientation particulière relative à la conservation et sauf indication contraire, le délai de conservation de cinq (5) ans pour les politiques et les procédures et le délai de conservation de deux (2) ans pour les affaires courantes doivent être appliqués aux documents semblables relatifs à chaque sous-activité énumérée dans la présente fonction. Pour de plus amples renseignements, prière de consulter les « Lignes directrices générales concernant la conservation » présentées au début du tableau de la Fonction « contrôleur ».

1.7 Orientation

Pour obtenir des avis et des conseils sur l'application des présentes Lignes directrices, veuillez communiquer avec le Centre de liaison en tenue de documents.

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