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Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale

Section 1, Partie 4

Fonction « contrôleur »
(arrangement selon les fonctions)

Section 3 - Exceptions aux Lignes directrices générales concernant la conservation - Fonction « contrôleur »

Fonction/description

Orientation en matière de conservation
Sauf indication contraire, toujours appliquez les Lignes directrices générales concernant la conservation

3.1 Vérification externe

 

En général, cette sous-fonction comprend les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales dans le cadre de l'examen et de l'évaluation des documents et des comptes financiers d'une organisation par une partie externe indépendante. La partie en question exprime une opinion à savoir si les documents financiers reflètent fidèlement, exactement et complètement l'information, conformément aux politiques et aux autorisations énoncées en matière de comptabilité et en harmonie avec celle de l'exercice précédent. En plus, une vérification externe peut évaluer la nature convenable des contrôles et des systèmes internes d'information sur la gestion, l'efficacité globale du rendement financier d'une organisation (ou d'un programme ou d'un secteur d'activités), et/ou la mesure dans laquelle les sommes d'argent ont été dépensées compte dûment tenu de l'économie et de la rentabilité (cette dernière est aussi appelée détaillée ou optimisation des ressources). Le Bureau de la Vérificatrice générale est l'organisme central qui exécute cette fonction, mais le Conseil du Trésor agit en plus à titre de contrôleur général et il effectue plusieurs vérifications spécialisées de conformité liées à la gestion financière et aux mécanismes de contrôle interne.

 

Vérification externe

 

En général, cette sous-fonction comprend l'information relative aux vérifications et aux enquêtes de la vérificatrice générale, peu importe si elle est de nature particulière à l'institution (y compris toute interaction entre une institution et le Bureau de la vérificatrice générale); les vérifications spécialisées de conformité des sous fonctions de gestion financière ou d'évaluation des programmes du Secrétariat du Conseil du Trésor et du contrôleur général; et les vérifications et les services de vérification effectués par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. NOTA : cette sous fonction exclut les vérifications effectuées par les experts conseils du secteur privé (voir la section C.3.2 de l'annexe I de l'APDD 1999/004).

 

Vérifications et/ou évaluations externes de programmes effectuées par un organisme central, un organisme de services communs ou par la Vérificatrice générale

6 exercices financiers

3.2 Gestion financière

 

En général, cette sous-fonction comprend des données sur tous les aspects des rapports financiers, de la classification des comptes, du contrôle budgétaire, des systèmes d'information financière, de la comptabilité et du contrôle des dépenses, de la comptabilité et du contrôle des recettes, de la comptabilité des biens et exigibilité, de la comptabilité des crédits à des fins spéciales (fonds non publics, écoles, etc.) et des fonds renouvelables.

 

Production de rapports financiers et planification financière

 

En général, cette sous-fonction comprend les activités liées aux rapports sur le rendement financier suivant : la planification (y compris les données de rendement liées aux résultats mesurés par rapport aux principaux programmes et secteurs d'activités de l'institution); l'établissement des coûts (une forme spécialisée d'activité de comptabilisation des coûts fondée sur la recherche qui mesure les coûts en fonction de normes et d'hypothèses prédéterminées. En plus, l'établissement des coûts incorpore des comparaisons de coûts réels engagés à titre de mesure de rentabilité et d'efficacité; l'établissement des coûts peut être appliquée par rapport au recouvrement des coûts (à l'égard des frais d'utilisation), la détermination des mécanismes les plus rentables de fournir un service à l'interne comparativement à la diversification des modes de prestation des services (offrir ou acheter des solutions de rechange), le soutien à l'élaboration de normes de service et l'analyse des coûts/avantages des autres approches (voir la section C.5 - Frais d'utilisation externe, plus loin dans le texte); la production de rapports financiers (y compris les rapports de gestion financière liée aux coûts réels et prévue par rapport aux produits et qui permet aux cadres supérieurs et aux gestionnaires de centre de responsabilité de contrôler les coûts par rapport aux produits; et les rapports financiers distincts sur les débours, les engagements en cours, les soldes disponibles, etc.); et les autres activités de préparation de rapports associées au contrôle budgétaire, notamment la préparation des rapports des centres de responsabilité, des rapports d'activité (éléments d'activité à l'intérieur d'un crédit ou d'une affectation spécifiques), les rapports de crédits et d'affectations (données financières liées à la structure hiérarchique et fournies au receveur général pour lui permettre de produire les comptes publics), les rapports économiques, d'articles d'origine et d'articles de classification (qui présentent des données financières par rapport aux plus petites catégories d'articles courants à l'échelle gouvernementale), les rapports de comptabilité générale (requis pour permettre le rapprochement des comptes généraux et des comptes institutionnels et des rapports de l'ensemble de l'administration fédérale, entre autres fonctions de contrôle), la mesure du rendement (qui incorpore très souvent les données financières par rapport aux données non financières), et les rapports de variance (forme spécialisée de contrôle budgétaire qui précise les écarts des objectifs des programmes et leur incidence).

 

Classification des comptes

 

La classification des comptes de dépenses, de recettes, ainsi que les modifications des biens et de l'exigibilité fournissent le cadre de détermination, d'agrégation et de production de rapports des opérations financières. Ce cadre offre un fondement pour la planification interne de l'institution, la distribution des ressources, le contrôle de la gestion, la comptabilité et l'évaluation et le respect des exigences prévues par les lois qui imposent aux organismes centraux de conserver des documents et de rendre compte au Parlement. La classification des comptes de dépenses observe quatre arrangements distincts : par autorisation (fonds, crédits, affectation, sous affectation), par but visé (programme, activité ou secteur d'activités, sous-activité); par responsabilité (ministère, département, institution, direction générale, division); et par article courant (ensemble complexe de catégories d'objectifs qui précisent la nature des biens et des services acquis ou de la source, des recettes, de la cause d'une augmentation ou d'une diminution du nombre de réclamations et d'obligations financières.

 

Contrôle budgétaire

 

En général, cette sous-fonction comprend les documents qui soutiennent les activités internes de l'institution conçues pour veiller à ce que les sorties de caisse, durant un exercice financier précis, n'excèdent pas les dispositions maximales de dépense établies par le Parlement dans les lois de crédit ou établies par toute autre autorité subordonnée afférente. Le contrôle budgétaire englobe les procédures et les activités conçues pour veiller à ce que toutes les dépenses respectent les montants maxima admissibles et que le solde disponible soit accessible à tous les gestionnaires concernés. Le contrôle budgétaire comprend les éléments suivants : contrôle des crédits (de caisse) et des affectations; contrôle des engagements; activités relatives au contrôle d'un centre de responsabilité; rapport sur les écarts (forme spécialisée de rapport provisoire sur le contrôle budgétaire); ajustements budgétaires.

 

Comptes et comptabilité (crédits, débours, etc.)

 

Documents liés à l'exécution de comptes d'attente (y compris les grands livres et les registres)

1 exercice financier après le transfert au compte approprié

Affectations

 

Comprend les grands livres, les registres et les pièces justificatives (transfert entre chefs de dépenses)

6 exercices financiers

Budgétisation

 

Budgets individuels - institution

6 exercices financiers

Budgets individuels - direction générale ou division

2 exercices financiers

Comptabilité de caisse

 

Journaux de caisse, livres de caisse, sommaires de caisse, reçus, registres, grands livres et registres de droits de quai

6 exercices financiers

Documents de contrôle de caisse

1 exercice financier

Charges

 

Ajustement, charges individuelles, grands livres et registres (autres que pour la Caisse de prêts aux Esquimaux ou son établissement), transferts (sous-affectations, etc.).

1 exercice financier

Caisse de prêts aux Esquimaux, établissement (grands livres et registres)

6 exercices financiers

Paiements de transfert, subventions et contributions (comprend les dossiers de transactions purement financières liées à la comptabilité et au contrôle des dépenses/recettes, à la vérification des paiements, à la préparation budgétaire et au contrôle budgétaire des programmes relatifs aux paiements de transfert, aux subventions et aux contributions).

6 exercices financiers

Systèmes d'information financière et élaboration des contrôles

 

En vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques, les ministères doivent établir et maintenir des systèmes de comptabilisation, de contrôle et de rapports sur les ressources financières, humaines et matérielles. Ces systèmes comprennent les systèmes centraux de comptabilité du ministère, ainsi que tout autre système lié à l'autorisation et à la consignation des dépenses, à la perception et à la consignation des recettes, à la comptabilisation de la garde et de l'utilisation des biens physiques et à la collecte, la consignation et la production de rapports des données financières ou non financières connexes utilisées dans l'évaluation de la rentabilité des projets et des programmes ministériels. Les systèmes financiers (imprimés ou électroniques) comprennent les systèmes (comptables) de l'administration financière et les systèmes financiers liés aux programmes (tout système utilisé par un gestionnaire de centre de responsabilité dans l'exercice de ses responsabilités financières déléguées). Les documents qui soutiennent cette sous fonction comprennent ceux qui documentent l'interface des systèmes des institutions et ceux du receveur général; les procédures et les conventions de codage technique (par exemple les systèmes de classification des comptes); les contrôles incorporés dans les systèmes financiers (pour veiller à ce que les opérations soient imputées au bon centre de responsabilité); et l'élaboration des systèmes financiers (électroniques).

 

Comptabilité et contrôle des dépenses

 

En général, cette sous-fonction de comptabilité et de contrôle des dépenses comprend trois principales activités ; préparer et classer les documents originaux pour exécuter, déterminer et justifier les opérations, consigner les opérations dans les livres, les grands livres, les autres documents d'entrée originale ou les systèmes électroniques pour fournir un dossier semi-permanent à plus long terme aux fins d'éventuel traitement; enregistrer dans les grands livres les opérations de nature similaire accumulées et facilement disponibles aux fins de production de rapports et d'analyse. Les documents qui soutiennent cette sous fonction comprennent ceux qui documentent, entre autres, les activités de délégation des pouvoirs financiers; la vérification des comptes et le traitement des réquisitions de paiement; la vérification de la réception des biens et des services; les autres activités comme l'administration financière spécialisée du livre de paye; les marchés et la passation de marchés, les contributions (paiements de transfert); la comptabilisation des inventaires; le contrôle des chèques; les frais d'intérêt et les pénalités; les opérations bancaires des institutions, y compris les comptes d'avance fixe; la comptabilisation des avances de fonds, y compris les avances de voyage et de petite caisse; les cartes de crédit institutionnelles; les frais d'intérêt et les pénalités pour paiement en retard, les paiements ex gratia et les autres réclamations, les transferts de biens et de services entre crédits budgétaires, les dettes et les paiements de l'État et la comptabilisation des comptes créditeurs à la fin de l'exercice financier.

 

Comptes créditeurs (dépenses)

 

En général, cette sous-fonction comprend les documents liés aux factures, aux pièces justificatives (sociétés commerciales, hôpitaux, fournisseurs, etc.); les grands livres et les registres (dépenses, y compris celles des comptes d'avance fixe); les services consultatifs, professionnels et techniques rendus à l'institution (experts-conseils, médecins, avocats, etc.); les services rendus à d'autres institutions; les services publics (énergie, téléphone, etc.); et les pièces justificatives et les pièces de journal (résumés, connaissements, réquisitions de chèques, crédit sur avances, prestations de décès, couvertures, crédits sur comptes d'avance fixe, prêts et placements, sécurité de la vieillesse, comptes ouverts, bons de commande et réquisitions, y compris les achats locaux, les remboursements, les retraits et les réclamations de voyage, les bons de transport, etc.).

6 exercices financiers

Factures de comptes d'avance fixe (grands livres et registres); documents de paiements juridiques (pièces de journal)

1 exercice financier

Prêts et avances aux employés (pièces de journal)

3 exercices financiers

Indemnités

 

Avances, réquisitions, bons, etc. concernant le kilométrage, la réinstallation, les voyages, etc. (réclamations individuelles de dépenses).

6 exercices financiers après l'exercice durant lequel la réclamation de voyage ou de réinstallation a été réglée. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels POU 908  -  Accueil, et POU 909 - Voyages2

Avances de voyage (bons du Trésor, fiducie, prestations d'ancien combattant, etc. (grands livres et registres)

6 exercices financiers

Commission canadienne des pensions (grands livres et registres)

6 exercices financiers

Éducation, famille, service à l'étranger, mariage, poste du Nord et isolé, risques, frais de subsistance, cessation d'emploi, prestations d'ancien combattant, etc.

6 exercices financiers

Divertissement

1 exercice financier

Affectations

 

Comprend les grands livres, les registres et les pièces justificatives (transfert entre chefs de dépenses)

6 exercices financiers

Opérations bancaires

 

Comprend les documents liés au taux de change de la Banque du Canada, les états de la Division du contrôle du remboursement des chèques, les pièces justificatives (reçus, exemplaires de transferts de fonds, etc.)

1 exercice financier

États (comptes d'avance fixe)

6 exercices financiers

Cautionnement des employés

2 exercices financiers

Chèques/comptes-chèques

 

Chèques réels payés (encaissés), y compris les instruments semblables, résumés (annexés aux pièces justificatives), relevés bancaires et rapprochements (comptes d'avance fixe), mandats pour honoraires d'élection, listes et transcriptions (listes générales), listes et transcriptions (chèques retournés - subséquemment payés), registres des chèques, transcriptions des chèques, talons de chèque (avis de règlement interministériel), talons de chèque (journal général et registres de journaux).

6 exercices financiers

Talons de chèque (retournés), talons de chèque (formule d'autorisation de dépôt de garantie), résumés (exemplaires et autres documents annexés aux pièces justificatives), listes et transcriptions (chèques annulés), listes et transcriptions (chèques déposés dans les comptes bancaires), listes et transcriptions (chèques retournés  -  subséquemment annulés), reçus de chèques.

1 exercice financier

Talons de chèque (sorites de magasin), chèques perdus (déclaration sous serment)

2 exercices financiers

Chèques retournés  -  non délivrés

Annuler le chèque après 6 mois, puis le conserver pendant 6 exercices financiers

Marchés, acceptation des soumissions, etc.

 

Dossiers de caisse sur les achats, les locations, les services, etc.

6 exercices financiers après l'achèvement et le non-renouvellement

Grands livres et registres

6 exercices financiers

Droits et tarifs

 

Douanes, accises, exportations, importation et formulaires

2 exercices financiers

Rémunération

 

NOTA : le livre de paye est en grande partie administré dans le cadre de la fonction « gestion des ressources humaines ». Par exemple, les portions des documents de livre de paye comme les opérations de paye sont classées dans le « dossier personnel de l'employé ». Les documents de livre de paye sont éliminés conformément à l'APDD 98/0045  -  fonction « gestion des ressources humaines », et ils adoptent en général une période de conservation pour les dossiers personnels des employés, c.-à-d. qu'ils sont conservés par l'institution concernée pendant la durée de l'emploi, plus une (1) année ou 5 ans3, puis ils sont transférés à Bibliothèque et Archives Canada, où le dossier est conservé pendant quatre-vingts (80) ans ou après le décès du particulier, si aucune mesure supplémentaire n'est en attente.

 

Comptes  -  fonds de retraite (individuels)

2 ans après le décès, pourvu que toutes les questions successorales aient été réglées

Comptes  -  soldes d'ouverture d'une pension de retraite en date du 1er janvier 1954

Jusqu'à l'atteinte de l'âge de 80 ans, pourvu que 2 années se soient écoulées depuis la dernière mesure administrative consignée au dossier.

Indemnités et retenues - formulaires d'autorisation de la GRC

6 exercices financiers

Délégation de solde  -  documentation

6 exercices financiers

Obligations d'épargnes du Canada  -  promesses de dons

2 exercices financiers

Cartes  -  relevés de gains

Jusqu'à l'atteinte de l'âge de 80 ans, pourvu que 2 années se soient écoulées depuis la dernière mesure administrative consignée au dossier.

Cartes - dossier complet de paye de l'employé employé classifié, occasionnel, recruté sur place, à temps partiel, à taux courant, saisonnier, de session - - grand livre des rentiers

2 ans après la cessation du versement au rentier ou à ses héritiers, pourvu qu'aucune mesure n'est en instance ou prévue.

Certificats de paye, documents relatifs aux indemnités et aux retenues à la source4

2 ans après l'expiration de l'exercice financier pour la documentation générale de rémunération et de retenue à la source et pour les affaires courantes, sauf dans les situations de besoin de régler un versement excédentaire, de recouvrer des dettes envers l'État ou de faire observer une ordonnance de saisie arrêt, de saisie arrêt en mains tierces; dans ces situations, les documents sont conservés jusqu'au règlement du versement excédentaire, du recouvrement de la dette ou de l'expiration de l'ordonnance de saisie arrêt ou de saisie arrêt en mains tierces. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels POU 904 - Rémunération et avantages sociaux.

Impôt sur le revenu - feuillets T4 et TP4

6 exercices financiers

Fichiers de paye  -  rentiers (états de service, autorisations de prestations, certificats d'assurance-vie et avis de retenue à la source (fichiers de cessation d'emploi)

3 exercices financiers

Fichiers de paye  -  rentiers (retenues à la source, remboursement des retenues, description des retenues à la source des chèques de paye

2 exercices financiers

Fichiers de paye  -  description des chèques de paye pour les employés classifiés (y compris les indemnités de frais de subsistance); description des chèques des employés occasionnels, à taux courant, etc. (Si les fiches de paye sont conservées); description des chèques de paye pour les versements de rente et de pension

6 exercices financiers

Fichiers de paye  -  description des chèques de paye N'EXISTENT PAS ou NE CONTIENNENT PAS tous les renseignements requis

64 années à partir de la période de paye

Documents d'entrée de paye

2 exercices financiers

Relevés des heures de travail, contrôles et autorisations de retenue à la source

6 exercices financiers

Pension - employés recrutés sur place

Jusqu'à l'atteinte de l'âge de 80 ans, pourvu que 2 années se soient écoulées depuis la dernière mesure administrative consignée au dossier

Remboursement  -  individuel

Jusqu'à l'atteinte de l'âge de 80 ans, pourvu que 2 années se soient écoulées depuis la dernière mesure administrative consignée au dossier

Mandats d'appointements

6 exercices financiers

États  -  documents de gains des rentiers

2 exercices financiers

États - Gratification en espèces, salaires

6 exercices financiers

Petite caisse

2 exercices financiers

Comptes de valeurs postales (y compris un système de paiement en bloc)

 

Grands livres et registres - documents quotidiens et comptes d'avance

1 exercice financier

Grands livres et registres - Cartes de compte de trésor de l'ARC

6 exercices financiers

Reçus

 

Biens et services reçus, déclarations des intéressés, listes, reçus courants individuels, etc.

1 exercice financier

Pouvoir de signature

 

Listes et cartes de signature

Jusqu'au remplacement

États, résumés, rapports et statistiques

 

Listes par crédit, chef de dépense, sous affectation, charge financière ou établissement  -  mensuelles

3 exercices financiers

Listes par crédit, chef de dépense, sous affectation, charge financière ou établissement  -  annuelles

6 exercices financiers

Divers (non mentionné ailleurs)

 

- Quotidien, mensuel, trimestriel

1 exercice financier

- Annuel

6 exercices financiers

- Publié dans les comptes publics

2 exercices financiers

Taxes - fédérales, provinciales et municipales, autres que l'impôt sur le revenu (taxe d'amusement, taxe foncière, taxes de vente, etc.)

 

Paiements de transfert, subventions et contributions (dossiers de transactions purement financières liées à la comptabilité et au contrôle des dépenses/recettes, à la vérification des paiements, à la préparation budgétaire et au contrôle budgétaire des programmes relatifs aux paiements de transfert, aux subventions et aux contributions).

6 exercices financiers

Comptabilité et contrôle des recettes

 

En général, cette sous-fonction de comptabilité et de contrôle des dépenses comprend trois principales activités; préparer et classer les documents originaux pour exécuter, déterminer et justifier les opérations; enregistrer dans les livres, les grands livres ou les systèmes électroniques les opérations, aux fins de production de rapports et d'analyse. La comptabilisation et le contrôle des recettes sont les activités d'application des principes comptables aux recettes et aux comptes débiteurs par rapport aux diverses classifications de recettes, de fonds publics et non publics, de recettes budgétaires et non budgétaires, et de recettes fiscales et non fiscales. Les documents qui soutiennent cette sous fonction comprennent ceux qui documentent, entre autres, le contrôle interne des recettes et des comptes débiteurs; les règlements et les transferts de coûts entre programmes; la réclamation de recettes et les reçus; la ségrégation des fonctions; le rapprochement; l'administration d'une structure de prix (frais externes) pour les services rendus au public; les comptes débiteurs (factures pour biens fournis et services rendus, etc.); la perception des comptes débiteurs et des comptes en souffrance; les réclamations; la réception et le dépôt des deniers publics; la suppression de dettes; les procédures de fin d'exercice pour veiller à ce que les sommes reçues soient créditées au bon exercice financier.

 

Comptes débiteurs (recettes)

 

En général, cette sous-fonction comprend les documents liés aux notes de crédit et aux remboursements (pour le retour des marchandises et des conteneurs, etc.); les grands livres et les registres (y compris le remboursement et la remise pour le dépôt de valeurs, le règlement aux soldats (1re Guerre mondiale, etc.); les pièces justificatives (notes, crédits, reçus officiels, formulaires de reçu, fiches de vente) de toutes les sources, y compris les comptes recouvrables des concessions, des réclamations, des honoraires, des locations, etc., les pièces justificatives (prêts et placements)

6 exercices financiers

Documents de versements juridiques (pièces de journal)

1 exercice financier

Prêts et avances aux employés (pièces de journal)

3 exercices financiers

Affectations

 

Comprend les grands livres, les registres et les pièces justificatives (transfert entre chefs de dépenses)

6 exercices financiers

Réclamations - par et contre l'État

 

Réclamations individuelles - Accident à bord d'un véhicule, d'un navire, d'une embarcation et d'un aéronef et autres fichiers de réclamation par et contre l'État, finalisés ou autorisés ou supprimés ou transférés à un compte débiteur inactif.

6 exercices financiers après le règlement de la réclamation en question. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels POU 908 - Accidents à bord d'un véhicule, d'un navire, d'une embarcation et d'un aéronef.

Droits et tarifs

 

Douanes, accises, exportation, importation et formulaires

2 exercices financiers

États, résumés, rapports et statistiques

 

Listes par crédit, chef de dépense, sous affectation, charge financière ou établissement

 

- mensuelles

3 exercices financiers

- annuelles

6 exercices financiers

Divers (non mentionné ailleurs)

 

- quotidien, mensuel, trimestriel

1 exercice financier

- annuel

6 exercices financiers

publié dans les comptes publics

2 exercices financiers

Paiements de transfert, subventions et contributions (comprend les dossiers de transactions purement financières liées à la comptabilité et au contrôle des dépenses/recettes, à la vérification des paiements, à la préparation budgétaire et au contrôle budgétaire des programmes relatifs aux paiements de transfert, aux subventions et aux contributions)

 

3.2.7 Comptabilité des biens et exigibilité

 

Les éléments d'actif (prêts, avances, taux de change, espèces ou espèces en transit et presque tout compte débiteur) sont la propriété et les réclamations contre les débiteurs qui peuvent être appliqués par le gouvernement pour le libérer de toute exigibilité (obligations financières à payer à l'avenir). La comptabilisation des éléments d'actif et la capitalisation des immobilisations sont des activités de comptabilité d'exercice. Cette sous fonction comprend les documents qui soutiennent la comptabilisation des éléments d'actif - la procédure de gestion financière pour faire le suivi des valeurs de ces éléments d'actif, et non le suivi d'inventaire des biens physiques. En plus, cette sous-fonction comprend les documents qui soutiennent l'évaluation des éléments d'actif consignés, si les agents financiers principaux effectuent une évaluation préliminaire de fin d'exercice de la capacité de perception et de la valeur des prêts et des avances qu'ils administrent. Après examen par le personnel du bureau du contrôleur général (Secrétariat du Conseil du Trésor), ils font les ajustements nécessaires dans les comptes du Canada et, par conséquent, dans les comptes publics.

 

Comptabilité des fonds et des comptes à des fins spéciales

 

La comptabilisation des fonds et des comptes à fins spéciales est semblable à la comptabilisation générale associée aux dépenses et aux recettes. Les comptes distincts à des fins spéciales sont divers, sauf pour quelques comptes qui comprennent un compte de dépôt distinct du Trésor. Les comptes de dépôt et les sommes d'argent sont conservés dans le Trésor. Le compte commun de petite caisse conservé pour le règlement rapide de certains types de dépenses est un fond spécial distinct et séparé. Les autres comptes distincts connexes peuvent inclure les fonds de caisse pour les comptes bancaires des institutions, les avances permanentes de voyage ou les avances permanentes en général. Les documents qui soutiennent cette sous-fonction comprennent ceux qui documentent les activités des prêts et des avances; les comptes de dépôt, y compris les dépôts de garantie, les paiements d'avance pour les services et les contributions axées sur les coûts des coentreprises; d'autres comptes particuliers comme les cadeaux, les legs de biens personnels et les dons, et les comptes en fiducie.

 

Comptes en fiducie comprend les états financiers provisoires et la documentation comptable (reçus originaux, pièces justificatives ou grands livres pour tout compte en fiducie et les documents qui soutiennent les comptes en fiducie à court terme qui découlent de l'administration de contacts liés aux activités administratives d'une institution ou du versement d'aspects financiers de la fonction « gestion des ressources humaines »).

 

Petite caisse

2 exercices financiers

Fonds renouvelables

 

Les fonds renouvelables fonctionnent selon une autorisation continue ou permanente du Parlement de puiser dans le Trésor pour un fonds de roulement, une acquisition d'immobilisations et un financement temporaire de déficits d'exploitation accumulés d'une opération ou d'un programme financé par les utilisateurs.

 

3.3 Gestion de programme

 

En général, cette sous-fonction comprend les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales dans l'exercice de la gestion des dépenses des activités à l'appui, des plans et des projets d'immobilisations, des ententes et des arrangements avec d'autres ordres de gouvernement, de la gestion des risques, des frais d'utilisation externe, de la diversification des modes de prestation des services et des activités d'examen qui incorporent la vérification et l'évaluation interne des programmes.

 

Système de gestion des dépenses (budgétisation, planification des programmes et affectation des ressources)

 

En général, cette sous-fonction comprend la prise de décision, la production de rapports et les processus de consultation qui touchent trois niveaux distincts de bureaux de direction : les ministères, les organismes centraux et le Cabinet avec ses sous comités, ensemble avec le Parlement et ses comités permanents. Cette sous-fonction comprend l'établissement d'une liste de priorités et la planification, le processus d'établissement des budgets (production de budgets et de projets de loi de crédits parlementaires) et un cycle distinct de rapports et d'imputabilité, lesquels font toutes parties d'un examen continu des programmes et des normes de rendement axés sur les résultats.

 

Budgets des dépenses

 

Budgets individuels .

6 exercices financiers

Budgets individuels  -  direction, direction générale ou division

2 exercices financiers

Mise à jour annuelle des niveaux de référence (MJANR)5  -  Comprend les plans de surveillance et de contrôle de la répartition des ressources à l'intérieur d'un cadre de planification

 

MAJNR individuelles  -  institutions

6 exercices financiers après le remplacement

MAJNR individuelles  -  direction, direction générale ou division

2 exercices financiers

Règlements et ordres

 

Paiements individuels

6 exercices financiers

Plans et projets d'immobilisations

 

En général, cette sous-fonction comprend les documents liés aux contrats et aux activités de passation de marchés associés aux plans et aux projets d'immobilisations. La planification et la gestion des projets d'immobilisations sont conçues pour respecter les exigences en matière de gestion des dépenses pour l'examen continu et les modifications apportées aux programmes et aux plans. Un projet d'immobilisations peut acquérir ou améliorer une immobilisation par construction, achat, bail/achat ou bail. NOTA : Cette sous-fonction exclut les documents qui soutiennent l'élaboration des politiques, la planification et l'évaluation des plans et des projets majeurs dont le budget est égal ou supérieur à 10 M$ (voir la section C.5   -  plans et projets d'immobilisations, annexe I de l'APDD 99/004.

 

Ententes avec d'autres ordres de gouvernement

 

Les fonctions administratives opérationnelles et communes peuvent être influencées par des ententes conclues avec d'autres ordres de gouvernement. Ces ententes peuvent comprendre d'éventuels engagements de fonds et/ou une réception de paiements, lesquels sont assujettis à la comptabilisation et au contrôle des dépenses et/ou des recettes, à la budgétisation et au contrôle budgétaire. Cette sous-fonction comprend les documents qui soutiennent les activités purement financières de comptabilisation et de contrôle des dépenses et/ou des recettes, la vérification des paiements, la budgétisation et le contrôle budgétaire des programmes, y compris les grands livres associés à ces ententes.

 

Ententes fédérales/provinciales  -  caisse d'indemnité aux pêcheurs, les droits de port et les retenues (grands livres et registres)

6 exercices financiers

Gestion des risques

 

La gestion des risques fait partie du processus de planification et elle analyse les menaces potentielles (et inversement les possibilités) d'une organisation, de son personnel et de son matériel. L'analyse de gestion des risques décrits différents scénarios pour permettre de faire des comparaisons et des choix entre les options possibles

 

Frais/droits d'utilisation externe

 

L'imposition de frais/droits est une forme spécialisée de diversification des modes de prestation des services. Les frais/droits d'utilisateur comprennent le recouvrement, en tout ou en partie, des coûts de prestation des biens et des services. En évaluant les frais/droits, la politique du Conseil du Trésor demande une évaluation préliminaire de l'incidence, une consultation auprès des utilisateurs et du personnel, une analyse détaillée qui incorpore une stratégie et un processus formel de création d'autorisations à l'aide des procédures d'examen de réglementation.

 

Diversification des modes de prestation des services

 

La diversification des modes de prestation des services est un examen formel axé sur la clientèle des mécanismes d'exécution des programmes et des activités et de prestation des services pour réaliser les objectifs du gouvernement. Cette sous-fonction comprend un vaste éventail d'instruments et d'arrangements utilisés directement par le gouvernement ou en collaboration avec d'autres secteurs, allant de la réévaluation (du recours) des frais/droits d'utilisation; aux options de réglementation; les dépenses fiscales; la condition spéciale d'organisme d'exploitation avec association continue à une institution; les établissements publics ou les corporations de mandataires, les conseils, les tribunaux et les commissions; les ententes de partenariat avec d'autres ordres de gouvernement ou entités du secteur privé; la sous-traitance (limitée) des services (pour l'ensemble d'une activité); la cession à un autre ordre de gouvernement ou à une société d'État, les paiements forfaitaires au personnel et la privatisation. Cette sous-fonction comprend les documents qui soutiennent la forme spécialisée suivante d'activités de planification des programmes à l'appui des fonctions administratives communes : examen des programmes à titre de candidats pour d'autres options de prestation de services, obtention préalable d'une orientation du Conseil du Trésor sur la façon de procéder, réalisation d'une étude initiale de faisabilité pour un programme ou une activité spécifique, analyse des options et sélection d'une option préférée, présentation d'une proposition au Conseil du Trésor sur la mise en œuvre de l'option retenu, mise en œuvre de la décision conformément à l'orientation du Conseil du Trésor et réalisations de vérifications et d'examens des résultats.

 

Marchés, acceptation des soumissions, etc.

 

Dossiers individuels d'achat, de location, de services, etc.

6 exercices financiers après l'achèvement et le non-renouvellement

Grands livres et registres

6 exercices financiers

Examen

 

Le mot « examen » sous-entend les activités de vérification interne, d'évaluation des programmes et de surveillance du rendement. L'examen est effectué par des agents indépendants des centres de responsabilité et des gestionnaires opérationnels. Les agents d'examen relèvent directement aux cadres supérieurs. Ils effectuent une vérification et une évaluation interne des programmes sur l'efficacité des opérations et de la rentabilité. La vérification interne a élargi sa portée pour inclure la vérification du rendement et des programmes. L'évaluation des programmes est axée sur le processus et les questions d'efficacité, notamment la diversification des modes de prestation des services. Les experts-conseils externes peuvent effectuer des évaluations à des fins spéciales. Cette sous-fonction comprend les documents de vérification et d'évaluation interne des programmes et les fichiers de travail qui soutiennent la méthodologie, les procédures, la liaison interdépendante et l'interaction avec les organismes centraux. NOTA : cette sous fonction exclut les rapports de vérification et d'évaluation interne des programmes et les fichiers qui soutiennent les réponses de la direction, les mesures correctrices et le suivi (voir la section C.7.1 de l'annexe I de l'APDD 99/004.

 

Vérifications internes, documents d'évaluation des programmes, fichiers de travail et autres fichiers de vérification qui soutiennent la méthodologie, la procédure, la liaison interdépendante et l'interaction avec les organismes centraux

3 exercices financiers

Vérification interne

 

La vérification interne vise à examiner et à évaluer l'efficacité des contrôles financiers et opérationnels de l'organisation; la fiabilité, la pertinence et l'utilisation de l'information disponible pour la prise de décision et l'imputabilité; les risques et la pertinence de la protection; et l'étendue de la conformité. La vérification interne s'élargit pour inclure tous les domaines d'activité institutionnelle au delà de l'évaluation de l'intégrité des contrôles financiers et des écarts de contrôle des rapports. NOTA : Cette sous-fonction comprend les documents de vérification interne et les fichiers de travail qui soutiennent la méthodologie, les procédures, la liaison interdépendante et l'interaction avec les organismes centraux, mais elle exclut les rapports de vérification et d'évaluation interne des programmes et les fichiers qui soutiennent les réponses de la direction, les mesures correctrices et le suivi (voir la section C.7.1 et C.7.2 de l'annexe I de l'APDD 99/004.

 

Évaluation des programmes

 

En général, cette sous-fonction documente l'analyse du rendement d'un programme d'une perspective stratégique pour permettre à la haute direction d'envisager l'éventuelle orientation et l'obtention des ressources nécessaires pour le programme, y compris sa conception, son exécution et ses niveaux de service. L'évaluation commence avec les entrants et les extrants de l'organisation et elle peut examiner les motifs opérationnels de ces résultats. L'évaluation contribue à la répartition des ressources, à l'amélioration des programmes et à l'imputabilité. Les documents administratifs communs qui soutiennent la sous-fonction d'évaluation des programmes comprennent les documents d'évaluation des programmes et les fichiers de travail qui soutiennent la méthodologie, les procédures, la liaison interdépendante et l'interaction avec les organismes centraux, mais elle exclut les rapports de vérification interne et d'évaluation des programmes et les fichiers qui soutiennent les réponses de la direction, les mesures correctrices et le suivi (voir la section C.7.1 et C.7.2 de l'annexe I de l'APDD 99/004.

 

Surveillance du rendement6

 

NOTA : la surveillance du rendement par les gestionnaires opérationnels est une fonction opérationnelle et non une fonction administrative commune (voir la section B de l'annexe I de l'APDD 99/004).

Ces documents sont exclus de l'APDD 99/004 - Fonction « contrôleur », et ils ne sont pas couverts par les Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs : fonction « contrôleur ». Ils doivent être disposés aux termes d'une autorisation spécifique de disposer des documents (ASDD) et l'institution fédérale concernée doit en établir le délai de conservation.

2. Description rehaussée conformément au guide par sujet de recherche.

3. Conformément à la nouvelle Loi sur l'emploi dans la fonction publique, entrée en vigueur le 31 décembre 2005, le document Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination  -  Conditions liées à la délégation, précise que « Dans l'exercice du pouvoir qui vous sont délégués, vous et les personnes subdélégataires devrez … veiller à ce que toutes les décisions de nomination et décisions connexes soient bien documentées et puissent être consultées pendant une période de cinq ans à partir de la dernière mesure administrative ».

4. Ce point est mentionné dans le POU 904, mais aucun délai de conservation n'y est précisé…

5. Anciennement nommé « Plans opérationnels pluriannuels (POP) ». Chantale Larocque de LAC a confirmé que le transfert de l'ancienne orientation de description et de conservation des POP aux MJANR soit applicable.

6. Même si cet élément est précisé dans l'APDD, les documents associés à cette sous-fonction sont de nature opérationnelle et ils sont, par conséquent, exclus (voir l'APDD 99/004). Il est donc recommandé de supprimer cette sous fonction du guide de conservation.

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