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Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale

Section 1, Partie 5

Fonction « gestion des ressources humaines »
(arrangement selon les fonctions)

Section 2 - Lignes directrices générales concernant la conservation - Fonction « gestion des ressources humaines »

Lignes directrices générales concernant la conservation

2.1 Politiques et procédures 5 ans après leur remplacement ⁵

2.2 Affaires courantes 2 ans

NOTA  : En absence d'orientation particulière relative à la conservation et sauf indication contraire, le délai de conservation de cinq (5) ans pour les politiques et les procédures et le délai de conservation de deux (2) ans pour les affaires courantes doivent être appliqués aux documents semblables relatifs à chaque sous catégorie énumérée dans le tableau suivant.

Les délais de conservation doivent toujours être interprétés et appliqués une fois toutes les mesures administratives appliquées (c.-à-d. 2 ans après que toutes les mesures administratives ont été complétées).

Toute activité, sous fonction ou sous catégorie qui ne s'inscrit pas dans les Lignes directrices générales concernant la conservation pour les politiques et les procédures, ainsi que pour les affaires courantes, sera identifiée dans le tableau suivant.

2.3 Dossier personnel (dossier de l'employé) : le consentement légal pour la disposition et la conservation des dossiers du personnel et des employés civils est autorisés aux termes de l'APDD 98/005 - Fonction « gestion des ressources humaines », annexe 1 - Modalités, section C. - Autorisation de détruire. Les dossiers du personnel ou de l'employé seront conservés par l'institution qui l'emploie présentement pendant la durée d'emploi au sein des organisations énumérées dans l'annexe de la Loi sur la protection des renseignements personnels, plus un (1) année. L'institution transférera ensuite les dossiers en question au centre de services régional (CSR) du Manitoba (Bibliothèque et Archives Canada). Bibliothèque et Archives Canada détruira les dossiers du personnel lorsque le particulier atteindra l'âge de quatre-vingts (80) ans, pourvu que deux années se soient écoulées depuis la dernière mesure administrative. Cette norme de conservation et de disposition, régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l'emploi dans la fonction publique et prescrite par le Conseil du Trésor, doit être observée. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POU 901 - Demandes concernant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels. Pour obtenir de l'assistance relative au transfert des dossiers personnels, voir les Lignes directrices pour le transfert des dossiers du personnel civil présentées sur le site Web de BAC. Il est important de préciser que ces lignes directrices concernant la conservation ne s'appliquent pas aux dossiers du personnel militaire. Le consentement légal pour la disposition et la conservation des dossiers du personnel militaire est couvert par « l'autorisation spécifique de disposer des documents » (ASDD) de l'institution 85/012. Après l'expiration du délai de conservation des dossiers en question, ces derniers doivent être transférés au Centre fédéral des documents (CFD) à Ottawa.

Demande de commentaires du client

Présentement, la fonction « contrôleur » suggère un délai standard de conservation de 6 exercices financiers pour les documents d'opérations financières, comme les pièces justificatives, les factures, les demandes de réclamation, etc. Ce délai de conservation s'applique après que toutes les mesures administratives ont été complétées. Il ressort des Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs du gouvernement du Canada (2000) un certain manque d'uniformité à l'égard de l'orientation originale concernant la conservation citée pour des documents semblables dans diverses activités et sous-fonctions financières. Par exemple, une orientation de conservation de 3 exercices financiers est citée pour les « Prêts et avances aux employés (pièces justificatives) » sous « Comptes créditeurs (dépenses) ». Dans « Comptabilité et contrôle des dépenses », une orientation de conservation de 6 exercices financiers est citée pour les « pièces justificatives et les pièces de journal (crédit pour avances, prêts et placement) » sous la même sous-fonction de « Comptes créditeurs (dépenses) ». En outre, l'équipe du BAC s'interroge à savoir s'il existe des politiques législatives ou institutionnelles qui justifient le besoin d'appliquer le même délai de conservation que celle des documents originaux de transactions financières (6 exercices financiers) à tout document administratif commun qui soutient ou documente une mesure financière précisée dans l'une des fonctions du présent guide. Pour des références à l'appui, veuillez consulter la politique du Conseil du Trésor (1996) intitulée « Politique sur l'autorisation et l'authentification électronique », appendice A, Lignes directrices, iii Vérification, qui précise que « Le système et les processus d'autorisation et d'authentification électronique devraient pouvoir faire l'objet d'une vérification complète. La piste de vérification devrait comprendre les matrices de délégation, les profils d'utilisateur et l'ensemble des données et des fichiers d'autorisation et d'authentification électroniques nécessaires pour reconstituer dans l'ordre les événements et les opérations traitées », ainsi que la Politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne qui précise, au point 5.5 de la section 5, Exigences de la politique, que les « administrateurs généraux des ministères doivent veiller à ce que le comité de vérification reçoive toute l'information et la documentation requise ou demandée pour lui permettre de remplir ses responsabilités, aux termes de la législation applicable ». Compte tenu de ces deux considérations, le BAC présente la requête à savoir si un délai standard de conservation de 6 exercices financiers devrait être appliqué à tout document de transaction financière (pièces justificatives et documents originaux) qui cadre dans un délai plus court que celle de « 6 exercices financiers ». Les institutions et les régions sont invitées à étudier cette question et à formuler leurs commentaires/suggestions sur les activités et les sous fonctions dont l'orientation concernant la conservation précise des délais plus courts que 6 exercices financiers, et ce, pour veiller à ce que ces délais de conservation respectent les besoins institutionnels et les obligations financières/juridiques.

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⁵ Les renvois aux phases actives et inactives (A-2, I-3) seront supprimés et ils seront laissés à la discrétion de l'institution.

⁶ Ancien délai de conservation : 1 an. En vertu de la nouvelle Loi sur l'emploi dans la fonction publique entrée en vigueur le 31 décembre 2005, le document Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination - Conditions liées à la délégation, précise que « Dans l'exercice du pouvoir qui vous sont délégués, vous et les personnes subdélégataires devrez … veiller à ce que toutes les décisions de nomination et décisions connexes soient bien documentées et puissent être consultées pendant une période de cinq ans à partir de la dernière mesure administrative ».

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