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Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale

Section 1, Partie 5

Fonction « gestion des ressources humaines »
(arrangement selon les fonctions)

Section 3 - Exceptions aux Lignes directrices générales concernant la conservation - Fonction « gestion des ressources humaines »

Fonction/description

Lignes directrices concernant la conservation ⁷
Sauf indication contraire, toujours appliquez les Lignes directrices générales concernant la conservation

3.1 Dotation

En général, cette sous-fonction comprend les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales dans le cadre de la détermination des besoins d'une institution fédérale en matière de ressources humaines. Les répertoires de candidats sont préparés et conservés en fonction des exigences en matière de ressources humaines prévues par l'organisation; les candidats sont sélectionnés et nommés selon ces exigences; par conséquent, la sous-fonction de dotation comprend plus particulièrement le recrutement et la promotion; la probation; les déploiements, les affectations et les détachements; le recours d'un fonctionnaire fédéral; l'équité en matière d'emploi (par rapport à la dotation); et la dotation des postes bilingues.

Recrutement et promotion

Comprend les documents relatifs à tous les aspects de l'embauche initiale et de la promotion subséquente, y compris la dotation déléguée, l'établissement des critères de sélection, les priorités, les nominations à l'intérieur de la fonction publique, le recrutement externe à la fonction publique, le domaine de sélection, l'évaluation, la sélection et la nomination.

Publication des offres d'emploi

1 an

Nominations - de durée indéterminée, déterminée et intérimaire

5 ans à partir de la dernière mesure administrative ⁸

Programmes coopératifs (avec les universités, les collèges, etc., expérience de travail, travaux d'hiver, etc.)

Répertoires (systèmes de répertoire du personnel, notamment le Système d'information des ressources de gestion (SIRG), le Système d'information sur les ressources humaines (SIRH), etc.)

- Postes individuels

Jusqu'au remplacement ou à la désuétude

Serments ou affirmations solennelles (documents relatifs à l'administration des serments ou des affirmations solennelles dans les situations de nomination) ⁹

Passeports et visas (affaires courantes, demandes aux fins de dotation, etc.)

2 ans

Demandes de traitement de dotation, avis de concours, demandes de candidats (sollicités et non sollicités), évaluations des comités de cotation, examens imprimés et résultats de tests, offres d'emploi, etc.

La date la plus rapprochée suivante : 2 ans après l'expiration de la liste d'admissibilité pour une mesure de dotation ou deux ans après la dernière mesure administrative. Cette période de conservation, prévue par la Loi sur la protection des renseignements personnels, doit être observée. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POU 902 - Dotation.

Les demandes non sollicitées ne sont pas considérées dans le cadre de la dotation d'un poste.

6 mois ¹⁰

Probation

Comprend les documents relatifs à toutes les nominations externes à la fonction publique liés à la période de probation d'un employé, notamment les normes et les attentes explicites, l'avis de rejet et la documentation relatifs aux niveaux de rendement de l'employé.

Placer dans le dossier personnel de l'employé ¹¹

Déploiements, affectations et détachements

Comprend les documents relatifs à tous les aspects des déploiements, des affectations et des détachements, notamment les lettres de dotation de nouveaux postes, les politiques et les procédures ministérielles sur les déploiements, le Rapport d'opération de dotation, les plaintes relatives aux déploiements et les examens des plaintes et la documentation qui informe l'employé de ses droits de renvoyer sa plainte à la Commission de la fonction publique (CFP).

Échanges, déploiements, affectations, prêts et détachements

3 ans après la fin de l'entente

Transferts et mutations

- Dossiers individuels

Placer dans le dossier personnel de l'employé ¹²

Les demandes non sollicitées ne sont pas considérées dans le cadre de la dotation d'un poste.

6 mois ¹³

Recours

Comprend les documents relatifs à tous les aspects des nominations portées en appel, après que toute la documentation requise a été remise à la Direction des appels de la CFP et aux termes de l'application de la Politique du Conseil du Trésor sur la prévention et le règlement du harcèlement en milieu de travail.

Nominations portées en appel ¹⁴

- Dossiers individuels

5 ans à partir de la dernière mesure administrative ¹⁵

Harcèlement personnel - affaires qui traitent de plaintes de harcèlement personnel

- Dossiers individuels

2 ans après la plus récente activité administrative par rapport au dossier individuel. Ces renseignements doivent être conservés à titre de dossier distinct et ils ne doivent pas être placés dans le dossier personnel de l'employé (plaignant). Cette période de conservation, prévue par la Loi sur la protection des renseignements personnels, doit être observée. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POU 919 - Harcèlement.

Équité en matière d'emploi (par rapport à la dotation)

Comprend les documents relatifs à tous les aspects d'équité en matière d'emploi par rapport à la dotation, notamment les documents sur les programmes généraux de formation et de perfectionnement, les services de l'employé, les activités de soutien d'un organisme central et les programmes de recrutement et la documentation sur des programmes et des services particuliers, y compris le Programme de stagiaires en gestion, le Programme Cours et affectations de perfectionnement, le Programme Échanges Canada, le Centre de technologie de la gestion de la diversité , le Programme Diversité assistée par la technologie, l'adaptation du lieu de travail, l'avancement professionnel vers les niveaux de direction et tous les programmes d'équité en matière d'emploi liés à la dotation.

Dotation des postes bilingues

Comprend les documents relatifs à tous les aspects de la dotation des postes bilingues, notamment la documentation liée à la dotation impérative et non impérative (y compris les déploiements non impératifs), les évaluations des compétences linguistiques (y compris les tests d'évaluation de langue seconde par rapport à la dotation), le recours, les propositions spéciales pour exclure certains employés de la formation linguistique (exclut la formation et le perfectionnement) et les politiques et procédures connexes.

Dossiers individuels lorsque la dotation est considérée

2 ans après l'expiration de la liste d'admissibilité ou deux ans après la dernière mesure administrative

3.2 Formation et perfectionnement professionnel

En général, cette sous-fonction comprend les documents relatifs à tous les aspects de formation et de perfectionnement, notamment les plans fondés sur les exigences en matière de ressources humaines et toute la documentation liée à l'équité en matière d'emploi, aux cours de formation, aux calendriers de formation, aux coûts afférents et au congé accordé, aux politiques et aux normes du CT et aux objectifs de formation à l'échelle ministérielle, à la formation en gestion, à la formation en communications, à la formation linguistique, à la formation en santé et en sécurité, à l'orientation de l'employé, au perfectionnement professionnel des formateurs et à la formation opérationnelle ou interne et à toute la documentation comme les vérifications, les rapports annuels de gestion et les rapports ministériels sur la formation produits conformément aux exigences du Système d'information sur la formation (SIF). NOTA : les documents de formation (participation et réussite) des particuliers doivent être placés dans le dossier personnel de l'employé.

Formation et perfectionnement professionnel

Comprend les documents relatifs à tous les aspects de formation et de perfectionnement, notamment les plans fondés sur les exigences en matière de ressources humaines et toute la documentation liée à l'équité en matière d'emploi, aux cours de formation, aux calendriers de formation, aux coûts afférents et au congé accordé, aux politiques et aux normes du CT et aux objectifs de formation à l'échelle ministérielle, à la formation en gestion, à la formation en communications, à la formation linguistique, à la formation en santé et en sécurité, à l'orientation de l'employé, au perfectionnement professionnel des formateurs et à la formation opérationnelle ou interne et à toute la documentation comme les vérifications, les rapports annuels de gestion et les rapports ministériels sur la formation produits conformément aux exigences du Système d'information sur la formation (SIF).

Formation et reconnaissance professionnelle relative à la classification Comprend les documents relatifs à tous les aspects de la formation des spécialistes en classification, y compris les exigences minimales et les critères ministériels, l'information sur les cours (p. ex. le cours d'introduction à la classification) et les examens écrits pour évaluer le rendement des participants ¹⁶

- Dossiers individuels

2 ans après la fin de la formation ou du perfectionnement professionnel en question entrepris par l'employé. Les dossiers de participation et de réussite sont placés dans le dossier personnel de l'employé. Cette période de conservation, prévue par la Loi sur la protection des renseignements personnels, doit être observée. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POU 905 - Formation et perfectionnement.

Formation en santé et en sécurité au travail

Certificats de RCR

1 an après la formation ¹⁷

Certificats de premiers soins

3 ans après la formation ¹⁸

Pour agents de secours d'urgence

2 ans après la formation

Pour ce qui est des substances dangereuses (p. ex. la manipulation des substances dangereuses ou l'exposition à ces substances; l'installation, l'exploitation, l'entretien ou la réparation des tuyaux, des soupapes, des dispositifs de sécurité, etc., utilisés pour transférer les substances dangereuses)

2 ans après que l'employé cesse de manipuler les substances dangereuses ou d'y être exposé, ou d'installer, d'exploiter, d'entretenir ou de réparer les tuyaux, etc. pour le transfert des substances dangereuses. Les dossiers de participation et de réussite sont placés dans le dossier personnel de l'employé.

Formation sur les langues officielles

Renseignements relatifs à l'inscription, la participation, les demandes, les qualifications des cours, etc.

2 ans après la dernière date de documentation. Cette période de conservation, prévue par la Loi sur la protection des renseignements personnels, doit être observée. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POU 906, Langues officielles.

Documents d'examen, d'exemption et de formation linguistique

Placé dans le dossier personnel de l'employé. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POU 906 - Langues officielles.

Autre formation et perfectionnement entrepris par l'employé (excluant la formation sur les langues officielles, la classification, la santé et la sécurité au travail et la formation de superviseur/gestionnaire/haut fonctionnaire)

2 ans après l'achèvement de la formation et du perfectionnement en question entrepris par l'employé. Les documents de participation et de réussite sont placés dans le dossier personnel de l'employé. Cette période de conservation, prévue par la Loi sur la protection des renseignements personnels, doit être observée. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POU 905 - Formation et perfectionnement.

Perfectionnement des superviseurs/gestionnaires/hauts fonctionnaires

Comprend les documents relatifs à tous les aspects de l'apprentissage planifié et continu des gestionnaires actuels et prochains, y compris la documentation sur les politiques ministérielles; les plans de carrière; la participation aux programmes et aux activités majeurs de développement de l'investissement, comme le programme Échanges Canada, le congé autofinancé et le Programme de stagiaires en gestion.

Dossiers individuels (excluant la formation sur les langues officielles)

3.3 Évaluation du rendement

Évaluation du rendement

Comprend les documents relatifs à tous les aspects de l'évaluation du rendement, y compris les politiques et les procédures ministérielles et la documentation afférente, notamment les objectifs d'un employé et les résultats escomptés, ainsi que les évaluations formelles du rendement

Évaluations individuelles

5 ans.¹⁹ Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulé Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POU 912, Évaluation du rendement.

3.4 Santé et sécurité au travail

Santé et sécurité au travail

Comprend les documents relatifs à tous les aspects de la santé et la sécurité au travail, y compris la documentation sur le Code canadien du travail, Travail Canada (Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC)), ainsi que les directives de Santé Canada (y compris le Programme de santé des fonctionnaires fédéraux), les programmes de santé et de sécurité au travail, les politiques et les normes du CT, la formation, les services d'aide aux employés, la surveillance (y compris les rapports d'inspection, les rapports d'enquête, les rapports de mise à l'essai, les rapports statistiques, les rapports annuels de gestion et les plans pluriannuels de ressources humaines), les études de coûts, de conseils, de recherche et les études spéciales.

Surveillance - accidents, blessures et maladies

NOTA : Avant de détruire tout document qui traite de rapports d'inspection, d'enquête et de mise à l'essai relative à la sécurité et à la santé au travail, les institutions doivent consulter la partie II du Code canadien du travail et le Règlement sur la santé et la sécurité au travail, ainsi que les directives, les normes et les procédures du CT qui régissent la sécurité et la santé au travail. Dans toute situation de divergence, la plus longue période de conservation devra être utilisée. Si une période de conservation n'est pas précisée, l'institution devrait obtenir un avis juridique avant de détruire les documents.

Documents de traitement de premiers soins

10 ans.²⁰ Les documents sont conservés par les institutions dans le centre de responsabilité concerné. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POU 907 - Sécurité et santé au travail.

Rapports d'enquête sur les blessures ou les maladies, y compris la correspondance connexe et le Rapport du surveillant - enquête sur un accident.

10 ans. Les documents sont conservés par les institutions dans le centre de responsabilité concerné ²¹. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POU 907 - Sécurité et santé au travail.

Rapports d'enquête sur les blessures ou les maladies, y compris la correspondance connexe et le Rapport du surveillant - enquête sur un accident qui traite d'exposition aux substances dangereuses.

30 ans.²² Les documents sont conservés par les institutions dans le centre de responsabilité concerné. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POU 907 - Sécurité et santé au travail.

Rapports d'inspection, d'enquête et de mise à l'essai sur les accidents, les blessures et les maladies en milieu de travail qui touchent le personnel dans les situations suivantes :

- agents chimiques dans l'air, substances dangereuses

3 ans après la mise à l'essai

- chaudières, appareils à pression, systèmes de canalisations

10 ans après l'inspection

- événements dangereux qui comprennent des dommages aux chaudières, appareils à pression, systèmes de canalisations et appareils élévateurs et qui les rendent inutilisables

10 ans après l'événement

- équipement de manipulation du matériel, rapport quotidien du conducteur d'un véhicule

1 an après la date de signature du rapport

- documents qui traitent d'appareils élévateurs, de substances dangereuses, d'espace clos, d'équipement de protection, d'événements dangereux et d'exercices de plans d'évacuation

2 ans après la date de signature de la proposition ou de la mise à l'essai

Programme d'aide aux employés (PAE)

Comprend les documents relatifs à tous les aspects du PAE, y compris les politiques et les directives, le code d'éthique, les évaluations du programme, les marchés pour services externes, les conseils, le diagnostic médical, les renvois, la formation, la surveillance (y compris les statistiques et les résumés, les vérifications)

Dossiers individuels

2 ans après la date de la plus récente communication entre le client et le personnel du programme PAE. Cette période de conservation est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels et elle doit être observée. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POU 916 - Aide aux employés ²³

Conditions de travail

Comprend les documents relatifs à tous les aspects des conditions de travail, y compris les directives sur les vêtements, les programmes de condition physique au travail; le tabagisme au travail; le VIH et le SIDA; les directives et les normes générales; les procédures, les guides et les mises en garde.

3.5 Relations avec le personnel

En général, cette sous-fonction comprend les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales dans le cadre de la détermination des besoins en ressources humaines d'une institution fédérale. Plus particulièrement, elle traite de la gestion des relations syndicales-patronales qui comprennent la négociation et l'interprétation des conventions collectives et d'autres protocoles d'entente avec les représentants syndicaux reconnus, y compris les activités de désignation, les processus de grief et de recours, ainsi que les processus liés à la discipline et à la rétrogradation disciplinaire et le licenciement. En plus, les grèves font partie de la sous-fonction relations de travail.

Conventions collectives

Comprend les documents relatifs à tous les aspects de la négociation des conventions collectives, leur interprétation et leur administration, y compris la certification; les positions ou les exclusions de direction ou confidentielles; et les conventions collectives.

Conventions collectives individuelles

1 an après l'expiration de l'entente

Processus de désignation

Comprend les documents relatifs à tous les aspects du processus de désignation, y compris les examens ministériels des postes, les négociations entre les ministères et les syndicats, les renvois relatifs aux postes contestés au Comité d'examen des désignations, et les décisions de la CRTFP; ainsi que toute la documentation à l'appui, notamment les avis de postes à désigner et les examens et les mises à jour des documents de désignation.

Recours

Comprend les documents relatifs à tous les aspects de recours concernant les processus et les décisions liés aux relations de travail, y compris les appels interjetés et les conflits d'intérêt, notamment les suivants : processus de grief; décisions arbitrales. ²⁴

Décisions arbitrales - Dossiers individuels

3 ans après la date de la résolution ou la date de la décision rendue par la Commission des relations de travail dans la fonction publique. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POU 910 - Griefs.

Règlement extrajudiciaire des différends - Dossiers individuels

3 ans après la décision ou le retrait de l'affaire

Plaintes antidiscrimination - Dossiers individuels

2 ans après la dernière utilisation administrative

Appels et griefs - Dossiers individuels

Médiation - Dossiers individuels

3 ans après la décision ou le retrait de l'affaire

Rétrogradation disciplinaire et non disciplinaire ou licenciement

Comprend les documents relatifs à tous les aspects de la discipline et de la rétrogradation non disciplinaire ou du licenciement notamment discipline (élaboration, conservation et modifications des codes de discipline; mesures disciplinaires, y compris le contexte et la documentation à l'appui); la rétrogradation non disciplinaire ou le licenciement (p. ex. la documentation envoyée aux employés pour les informer des motifs de la rétrogradation ou du licenciement et des droits de grief, ainsi que la documentation à l'appui).

Dossiers individuels, y compris la documentation liée à la mesure disciplinaire.

La période limite de conservation est précisée dans la convention collective applicable ou un minimum de deux (2) ans après la date de la mesure disciplinaire, pourvu qu'aucune autre mesure disciplinaire ne soit entre-temps consignée. Si une mesure disciplinaire a été annulée, il incombe à l'institution de veiller à ce que la documentation de la mesure en question soit immédiatement détruite. Il est important de préciser que les avis de mesure disciplinaire peuvent être annexés au dossier personnel de l'employé. Cette Norme de conservation et de disposition est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels et prescrite par le Conseil du Trésor et elle doit être observée. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POU 911 - Mesures disciplinaires. ²⁵

Grèves

Comprend les documents relatifs à tous les aspects des grèves, notamment la documentation relative à la planification des grèves, les mesures prises en prévision d'une grève, les mesures prises en prévision d'une grève imminente, l'information sur l'incidence opérationnelle d'une grève, le nombre d'employés en grève et au travail, le matériel sur le piquetage aux installations gouvernementales, les registres de grève et d'autres renseignements détaillés, la documentation de nature juridique, y compris les poursuites judiciaires, les injonctions de retour au travail, les affidavits et le matériel documentaire pertinent à l'appui comme les objets, les documents et les preuves collectées auprès de témoins.

Précompte des cotisations

Comprend les documents relatifs à tous les aspects de retenue et de remboursement des cotisations syndicales, y compris le début et l'arrêt des cotisations, les retenues, les modifications apportées aux cotisations, le remplissage et la distribution des formulaires requis, le recouvrement des arriérés et les remboursements de versements excédentaires, ainsi que la documentation afférente, notamment les demandes d'exemptions, les documents d'entrée de paye (ou les demandes de formulaires de remboursement) et la formule d'identification des feuilles de paye de l'AFPC.

Transfert des employées enceintes

Comprend les documents relatifs à tous les aspects du transfert d'une employée enceinte, notamment la mise en œuvre de la politique, les plaintes et les griefs.

Codes de valeurs et d'éthique de la fonction publique ²⁶

Comprend les documents relatifs à tous les aspects des codes de valeurs et d'éthique de la fonction publique, notamment les formulaires d'attestation de l'employé, les rapports confidentiels et la documentation relative au dessaisissement d'actifs ou des activités de réduction, les arrangements de départ, ainsi que tous les rapports ministériels et rapports de vérification et d'évaluation liés à l'application des codes.

Dossiers individuels

Les dossiers sont conservés par l'institution qui emploie pour laquelle le document d'attestation et le rapport confidentiel ont été présentés pour la durée de l'emploi, plus 2 ans. Cette période de conservation est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels et elle doit être observée. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POU 915 - Codes de valeurs et d'éthique de la fonction publique.

3.6 Rémunération et avantages sociaux

Rémunération - modalités et conditions

Comprend les documents relatifs à tous les aspects des modalités et des conditions d'emploi, notamment la rémunération, les congés, les heures supplémentaires, le bonus de bilinguisme, la délégation, la discipline, la retraite, les prestations de décès, les employés occasionnels et saisonniers et les examens et vérifications, ainsi que les modalités et les conditions de travail des employés qui résident à l'étranger, y compris les examens et la surveillance des règlements et des directives connexes.

Célébrations et congés statutaires - observation gouvernementale des …

1 an ²⁷

Congés et congés statutaires (annuel, occasionnel, ancienneté, maternité, compensation pour les heures supplémentaires, retraite, spécial et autres types de congés)

- Formulaires de congé

2 ans après la fin de l'exercice (les formulaires de congé ne sont pas placés dans le dossier personnel de l'employé; cependant, le dossier annuel de présences et de congés doit être annexé au dossier personnel de l'employé). Cette période de conservation est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels et elle doit être observée. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POU 903 - Présences et congés.

Rémunération - politique d'administration de la paye

Comprend les documents relatifs à tous les aspects de toutes les politiques axées sur des groupes particuliers d'employés, y compris les examens et les vérifications de l'application de ces politiques.

Rémunération - taux de rémunération

Comprend les documents relatifs à tous les aspects des taux de rémunération pour les employés exclus et non représentés.

Employés occasionnels et saisonniers (taux de rémunération, résumés des heures de travail, etc.)

Rémunération - programme de rémunération d'affectation spéciale (PRAS)

Comprend les documents relatifs à tous les aspects du PRAS, notamment la documentation relative au recrutement spécial, aux projets spéciaux, à la formation et au perfectionnement et aux projets de planification à la retraite; les quotas; les employés qui acceptent des affectations spéciales, la justification de l'affectation, les dates et la prolongation possible de l'affectation.

Rémunération - planification de la retraite

Comprend les documents relatifs à tous les aspects des programmes, des politiques et des activités de planification de la retraite, y compris les arrangements interministériels et la documentation de retraite fournie aux employés.

Documentation concernant un employé particulier

Placer dans le dossier personnel de l'employé.

Formulaires de congé

Rémunération - Services à l'intention des employés ²⁸

Comprend les documents relatifs à tous les aspects des services à l'intention des employés, notamment les voyages et l'hébergement, les taxis et les garanties de réinstallation.

Documents individuels de voyage, d'hébergement et d'utilisation des taxis ²⁹

Garanties individuelles de réinstallation ³⁰

Rémunération - administration de la paye

Comprend les documents relatifs à tous les aspects de l'administration de la paye, notamment la documentation sur les conventions collectives; les modalités et les conditions d'emploi; la sélection des taux de rémunération; les modifications aux taux de rémunération; les ajouts au traitement de base; les retenues à la source, y compris les retenues obligatoires comme les retenues de pension de retraite et les retenues volontaires; le recouvrement des montants dus à la Couronne, les employés occasionnels et saisonniers; et la cessation d'emploi.

Heures de travail et heures supplémentaires - horaire de travail normal, comprimé et souple, autorisation d'heures supplémentaires, rapports d'heures de travail supplémentaires, compensation, etc.

Impôt sur le revenu - états des exemptions et des déductions personnelles

2 ans après le remplacement

Salaire et traitement - documentation concernant un employé particulier

2 ans après la fin de l'exercice

Pension de retraite - dossiers individuels

Placer dans le dossier personnel de l'employé

Avantages sociaux - assurance-vie

Comprend les documents relatifs à tous les aspects des plans et des politiques d'assurance-vie des employés, y compris ceux exclus des conventions collectives, notamment la documentation sur l'assureur, le conseil d'administration, les autorités législatives, la rémunération et l'admissibilité.

Avantages sociaux - assurance-santé

Comprend les documents relatifs à tous les aspects d'assurance-santé, notamment toute la documentation sur les programmes suivants :; soins de santé en général, protection supplémentaire pour les employés au Canada, protection complète pour employés en service à l'étranger, tous les programmes provinciaux de santé pour le groupe Direction, ainsi que les soins oculaires et dentaires.

Avantages sociaux - congés de maladie et assurance-invalidité à long terme

Comprend les documents relatifs à tous les aspects des congés de maladie et d'assurance-invalidité à long terme.

Formulaires de congé - congé de maladie

Avantages sociaux - rémunération pour accident/blessure ou décès au travail

Comprend les documents relatifs à tous les aspects d'un accident/d'une blessure ou d'un décès au travail, y compris les prestations de blessure au travail (indemnisation des accidentés du travail), prestations provinciales, congé pour blessure au travail et programmes connexes.

13 ans ³²

Avantages sociaux - prestations de maternité

Comprend les documents relatifs à tous les aspects des prestations de maternité, notamment les documents sur les régimes de prestation pour suppléer à l'assurance-chômage, les congés parentaux, les congés de maternité non payés, les congés de maladie, les congés annuels et le congés compensatoires.

3.7 Planification et utilisation des ressources humaines

Planification des ressources humaines

Comprend les documents relatifs à tous les aspects de la planification, y compris la documentation qui mène à la détermination des objectifs ministériels et globaux de services, tous les niveaux des plans qui abordent des considérations de ressources humaines, de la gestion individuelle de carrière aux plans pluriannuels des ressources humaines du ministère, ainsi que la documentation connexe, comme les analyses, les études, les examens et les vérifications.

Mesure du rendement (mesures organisationnelles)

3 ans

Rapports et statistiques

3 ans

Études, enquêtes et systèmes (peut inclure les enquêtes, les études et les systèmes de gestion du personnel)

3 ans après la fin de l'étude/l'enquête ou après la mise en œuvre du système.

Utilisation des ressources humaines

Comprend les documents relatifs à tous les aspects de l'utilisation des ressources à des fins de planification, notamment la documentation sur le rendement, les présences, les congés et l'utilisation des ETP.

Présences et ponctualité - registres, rapports, etc.

2 ans après la fin de l'exercice

Rapports et statistiques

3 ans

3.8 Classification

En général, cette sous-fonction comprend les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales dans le cadre de la détermination des besoins en ressources humaines d'une institution fédérale. Plus particulièrement, la classification ou l'évaluation des postes comprend l'analyse des fonctions découlant de la formulation de la structure et des positions d'une organisation. Les mesures de classification sont initiées et examinées et les normes, les politiques et les procédures de classification sont élaborées et mises en œuvre. Les employés peuvent formuler un grief à l'égard des décisions de classification. La sous fonction de classification est fondée sur les politiques du CT relatives au système de classification, à la délégation de la classification, à la formation et à la reconnaissance professionnelle et aux griefs de classification.

Système de classification

Comprend les documents relatifs à tous les aspects des groupes professionnels distincts, des catégories d'occupations, du traitement relatif, des taux de rémunération, des normes de classification, des avis d'examen normal de classification, des problèmes rencontrés dans l'application des normes de classification, des données relatives à la conversion des postes et de l'information sur l'élaboration, l'examen et la promulgation des normes de classification.

Délégation de classification

Comprend les documents relatifs à tous les aspects de délégation aux administrateurs généraux et des délégués pour leur permettre de prendre les décisions de classification, notamment leurs responsabilités relatives aux procédures de vérification et d'examen interne, l'évaluation triennale de la qualité des décisions de classification, l'approbation des descriptions de travail (décision de classification) et l'attestation de la date d'entrée en vigueur des fonctions, les rapports trimestriels sur les mesures correctrices, les examens préalables à la nouvelle classification du poste occupé, les rapports annuels sur le contrôle de la classification, les rapports triennaux sur l'examen d'un échantillon des décisions de classification par rapport aux cibles de rendement prédéterminées; entrées trimestrielles dans le système d'information sur les postes du Secrétariat du Conseil du Trésor; rapports de vérification interne sur la gestion de la classification.

Fichiers de poste (descriptions de travail)

1 an après le remplacement ou la désuétude

Formation et reconnaissance professionnelle ³³

Comprend les documents relatifs à tous les aspects de la formation, des spécialistes en classification, y compris les exigences minimales et les critères ministériels, les renseignements sur les cours (p. ex., cours d'introduction sur la classification), et les évaluations écrites du rendement des participants.

Griefs de classification

Comprend les documents relatifs à tous les aspects des griefs de classification, y compris les examens des griefs, les recommandations et les réponses de la direction au grief de classification, en plus des méthodes documentées et des délais d'exécution et des décisions préparés dans le cadre du contrôle de cette politique.

Dossiers individuels

3 ans après la date de la résolution ou la date de la décision rendue par la Commission des relations de travail dans la fonction publique.³⁴

3.9 Langues officielles

En général, cette sous-fonction comprend les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales dans le cadre de la détermination des besoins en ressources humaines d'une institution fédérale. Plus particulièrement, les politiques et les lignes directrices sur les langues officielles découlent des obligations juridiques imposes par le Conseil du Trésor et les institutions fédérales en vertu de la Loi sur les langues officielles ³⁵ et de son Règlement. Les politiques couvrent des domaines comme le service au public, la langue de travail et la participation équitable, ainsi que les mesures de gestion de programme management pour veiller au respect des politiques et à la réussite de leur mise en œuvre.

Service au public (communications avec le public)

Comprend les documents relatifs à tous les aspects des services offerts au public dans les deux langues officielles, y compris les directives relatives à l'application des dispositions de la législation, et la communication réelle avec le public sous diverses formes, notamment les affiches, les publicités, les livrets d'information envoyés à tous les citoyens, les publications, les rapports, les documents sur la santé, la sécurité et la sûreté, les séances d'information et les consultations, la participation ou l'organisation d'un événement national ou international et les ententes particulières avec le Conseil du Trésor sur l'application des dispositions de la législation, en plus des examens et des rapports de réussite de l'application.

Langue de travail

Comprend les documents relatifs à tous les aspects d'assurance que la langue de travail respecte les exigences de la Loi sur les langues officielles, notamment les règles et les lignes directrices pour les régions désignées bilingues ou unilingues, le droit de présenter un grief dans l'autre langue officielle, le droit de recevoir des évaluations de rendement dans sa langue préférée, en plus de la prestation de services personnels ou centralisés bilingues (y compris les services de technologie de l'information) et les manuels de travail et les formulaires.

Participation équitable

Comprend les documents relatifs à tous les aspects de la participation équitable des membres des deux groupes de langues officielles, y compris les politiques et les procédures.

Gestion de programme

Comprend les documents relatifs à tous les aspects de la gestion des programmes des langues officielles, y compris la documentation sur la détermination des fonctions ou des postes classifies pour refléter les besoins opérationnels linguistiques, les exigences ministérielles et du Conseil du Trésor en matière de communication avec le public, la langue de travail et la participation équitable, en plus de la traduction; la documentation qui représente la législation sur les langues officielles dans le processus de dotation et dans l'accès à la formation linguistique pour les employés; et la documentation des mesures administratives mises en place pour veiller au respect des politiques.

Fichiers de poste (détermination du profil linguistique des postes

1 an après le remplacement ou la désuétude. NOTA : les documents d'exemption d'examen linguistique et de formation linguistique sont placés dans le dossier personnel de l'employé.

3.10 Équité en matière d'emploi

Comprend les documents relatifs à tous les aspects des programmes et des activités qui veillent à la représentation et la distribution équitable, au sein de la fonction publique, des peuples autochtones, des membres des minorités visibles et des personnes handicapées et des femmes. Peut inclure des renseignements comme : la surveillance du rendement d'équité en matière d'emploi, les rapports d'étape, un dossier des employés qui ont obtenu les services d'un préposé ou d'autres services spécialisés; la nature et le coût des services spécialisés; les données statistiques afin de permettre l'élaboration des politiques, des programmes et des pratiques sensibles et réactives à la réalité multiculturelle du Canada; etc.

Équité en matière d'emploi

Comprend les documents relatifs à tous les aspects d'équité en matière d'emploi, y compris la représentation et la distribution équitable des femmes, des peuples autochtones, des membres des minorités visibles et des personnes handicapées, notamment la documentation sur l'identification personnelle, les analyses, les consultations, les plans d'action, ainsi que toute politique et tout avis.

Rapports annuels sur l'équité en matière d'emploi

2 ans après le dépôt du rapport. Si un employeur du secteur privé a généré son rapport annuel sur l'équité en matière d'emploi à l'aide d'un logiciel spécialisé, l'employeur devra conserver un exemplaire de la base de données ou d'un autre document électronique utilisé pour générer le rapport pendant deux (2) ans après le dépôt de son rapport. Cette période de conservation est régie par la Loi sur l'équité en matière d'emploi et elle doit être observée. ³⁶

Documents liés à l'appartenance d'un employé au groupe désigné, classification des groupes professionnels, traitement, promotions.

Placer dans le dossier personnel de l'employé.

Employés licenciés

3 ans après la date de licenciement. Cette période de conservation est régie par le Code canadien du travail et le Règlement du Canada sur les normes du travail et elle doit être observée. ³⁷

Enquêtes sur la population active, questionnaires, analyses et examens des systèmes d'emploi, plans d'équité en matière d'emploi, activités et renseignements sur l'équité en matière d'emploi remis aux employés

2 ans après la période couverte par le plan d'équité en matière d'emploi à laquelle les documents ont rapport. Cette période de conservation est régie par la Loi sur l'équité en matière d'emploi et elle doit être observée. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POU 918 - Programme d'équité en matière d'emploi.

Prestation de services aux employés handicapés

Comprend les documents relatifs à tous les aspects de la prestation des services aux employés handicapés.

3.11 Programmes spéciaux

En général, cette sous-fonction comprend les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales dans le cadre de la détermination des besoins en ressources humaines d'une institution fédérale. Plus particulièrement, certains programmes spéciaux ont une incidence sur la gestion des fonctionnaires fédéraux, notamment le Programme de réaménagement des effectifs. D'autres programmes spéciaux en vigueur constituent des stimulants pour les employés ou des options à poursuivre. Certains programmes spéciaux ont une durée de vie limitée, ce qui n'est pas le cas pour d'autres programmes.

Programme de réaménagement des effectifs (Programme d'encouragement à la retraite anticipée, Programme de la prime de départ anticipé)

Comprend les documents relatifs à tous les aspects du programme de réaménagement des effectifs, notamment la documentation sur le Programme d'encouragement à la retraite anticipée, le Programme de la prime de départ anticipé et autre placement; motifs de la mesure, le nombre, les groupes professionnels et les niveaux des employés concernés, les avis signifiés, les employés placés sans recyclage et nécessité de formation; nouveaux niveaux d'employés excédentaires, coût de la protection des salaires; montants forfaitaires versés aux employés; et plans pour minimiser l'incidence d'un réaménagement des effectifs, y compris les travaux d'un comité et la collaboration avec d'autres ministères pour redéployer ou recycler.

Dossiers individuels

Placer dans le dossier personnel de l'employé

Licenciement en raison des situations découlant de la diversification des modes de prestation des services

Comprend les documents relatifs à tous les aspects du licenciement d'un fonctionnaire en raison des situations découlant de la diversification des modes de prestation des services, notamment la documentation relative aux principes et aux lignes directrices sur le traitement, l'identification, le licenciement des employés du ministère touchés par le transfert des tâches, des opérations ou des activités.

Dossiers individuels

Placer dans le dossier personnel de l'employé

Récompense, y compris le Régime des primes d'encouragement, le Programme de récompenses des inventeurs et des innovateurs, les bourses d'études

Comprend les documents relatifs à tous les aspects du Régime des primes d'encouragement, notamment la documentation sur les longs états de service, le mérite, les récompenses spéciales et les primes à l'initiative; tous les prix d'excellence ministériels, les services insignes, les certificats de retraite d'agent supérieur; toutes les récompenses aux inventeurs et aux innovateurs, y compris les plans ministériels de primes d'encouragement, la structure de versement de ces plans; et toutes les bourses d'études, bourses de recherche et bourses.

Récompenses individuelles financées par l'institution

Fichiers de reconnaissance, 2 ans après la dernière utilisation administrative; 6 ans pour les dossiers financiers; 15 ans pour les fichiers qui traitent de précédents. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POU 920 - Politique de reconnaissance.

Décorations individuelles, médailles, investiture et primes pour services insignes

3 ans

Suggestions et nominations rejetées

2 ans

Réponses des institutions qui ne sont pas directement responsables du financement

2 ans

Garderies en milieu de travail

Comprend les documents relatifs à tous les aspects de l'établissement des garderies en milieu de travail, y compris les enquêtes, les statistiques, les données d'évaluation de la politique et les données annuelles du ministère directeur et du ministère administrateur.

Enquêtes auprès des employés et toute autre documentation relative à l'établissement initial des garderies en milieu de travail

5 ans après l'achèvement de l'étude de viabilité, pourvu que 2 années se soient écoulées depuis la dernière utilisation administrative de l'information. ³⁸ Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POU 930 - Garderie en milieu de travail.

Enquêtes auprès des employés, documents des garderies en milieu de travail et toute autre documentation relative aux garderies opérationnelles en milieu de travail, y compris la documentation à l'appui de la surveillance, de l'évaluation et de la production des rapports.

5 ans après que le centre de garderie en milieu de travail cesse d'opérer, pourvu que 2 années se soient écoulées depuis la dernière utilisation administrative. ³⁹ Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POU 930 - Garderie en milieu de travail.

Groupe Direction

Comprend les documents relatifs à tous les aspects de la catégorie d'employés qui appartiennent au groupe EX, notamment la documentation sur la délégation de l'autorité organisationnelle; utilisation de SMA et d'autres titres de SMA; classification des postes du groupe Direction; examen du rendement et évaluation de l'employé; déploiement des hauts fonctionnaires; modalités et conditions d'emploi; administration de la paye; services du Centre médical de la Défense nationale; et pensions de retraite.

Évaluations individuelles

5 ans ⁴⁰

⁷ Anciennement cité : Orientation et autorisations relatives à la conservation. Catégorie révisée, puisque l'équipe a décidé de supprimer du tableau de conservation le renvoi aux autorisations de disposer, car le renvoi existe déjà dans l'introduction et il traite de disposition plutôt que de conservation.

⁸ En vertu de la nouvelle Loi sur l'emploi dans la fonction publique entrée en vigueur le 31 décembre 2005, le document Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination - Conditions liées à la délégation, précise que « Dans l'exercice du pouvoir qui vous sont délégués, vous et les personnes subdélégataires devrez … veiller à ce que toutes les décisions de nomination et décisions connexes soient bien documentées et puissent être consultées pendant une période de cinq ans à partir de la dernière mesure administrative ».

⁹ NOTA : L'expression « serment d'allégeance » n'est plus utilisée. Description fondée sur la Loi sur l'emploi dans la fonction pu blique (LEFP).

¹⁰ Le 13 janvier 1989, BAC a reçu une lettre du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) qui indiquait que le SCT - en consultation avec la Commission de la fonction publique (CFP) - avait reçu un avis juridique du ministère de la Justice à l'effet que les demandes non sollicitées ne sont pas utilisées aux fins administratives précisées à l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, sauf si elles sont effectivement considérées au moment de la dotation d'un poste. Par conséquent, le délai de conservation de deux (2) ans précisé au paragraphe 4 (1) du Règlement sur la protection des renseignements personnels ne s'applique pas aux demandes non sollicitées. Le SCT, la CFP et BAC ont convenu d'un délai de conservation de six (6) mois et BAC a publié à cet égard une modification aux plans généraux d'élimination des documents du gouvernement du Canada le 7 juillet 1989. En plus, la modification précise que toute demande non sollicitée qui est effectivement considérée au moment de la dotation d'un poste vacant continuera d'être visée par la Loi sur la protection des renseignements personnels et que cette demande devra être conservée pendant deux (2) ans.

¹¹ Renvoi au fichier de renseignements personnels ordinaires POU 901 - Dossier personnel de l'employé.

¹² Conformément à Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux (2005-2006), fichier de renseignements personnels ordinaires POU 901 - Dossier personnel de l'employé.

¹³ Le 13 janvier 1989, BAC a reçu une lettre du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) qui indiquait que le SCT - en consultation avec la Commission de la fonction publique (CFP) - avait reçu un avis juridique du ministère de la Justice à l'effet que les demandes non sollicitées ne sont pas utilisées aux fins administratives précisées à l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, sauf si elles sont effectivement considérées au moment de la dotation d'un poste. Par conséquent, le délai de conservation de deux (2) ans précisée au paragraphe 4 (1) du Règlement sur la protection des renseignements personnels ne s'applique pas aux demandes non sollicitées. Le SCT, la CFP et BAC ont convenu d'un délai de conservation de six (6) mois et BAC a publié à cet égard une modification aux plans généraux d'élimination des documents du gouvernement du Canada le 7 juillet 1989. En plus, la modification précise que toute demande non sollicitée qui est effectivement considérée au moment de la dotation d'un poste vacant continuera d'être visée par la Loi sur la protection des renseignements personnels et que cette demande devra être conservée pendant deux (2) ans.

¹⁴ Nouvelle inclusion fondée sur une activité nommée « Recours » dans le qualificatif du guide de fonction.

¹⁵ En vertu de la nouvelle Loi sur l'emploi dans la fonction publique entrée en vigueur le 31 décembre 2005, le document Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination - Conditions liées à la délégation, précise que « Dans l'exercice du pouvoir qui vous sont délégués, vous et les personnes subdélégataires devrez … veiller à ce que toutes les décisions de nomination et décisions connexes soient bien documentées et puissent être consultées pendant une période de cinq ans à partir de la dernière mesure administrative »

¹⁶ Les membres de l'équipe de BAC ont transféré cette activité de Classification à Formation et Perfectionnement, car l'activité Formation et reconnaissance professionnelle de la classification traite de formation et de perfectionnement professionnel et elle s'applique mieux dans ce cas. Des « dossiers individuels » ont été ajoutés et le même délai de conservation est appliqué conformément aux « dossiers individuels » pour toute autre formation.

¹⁷ La Croix rouge recommande un renouvellement chaque année pour les certificats de RCR. Déplacé du point 4 - Santé et sécurité au travail - car l'activité traite de formation et de perfectionnement professionnel et elle s'applique mieux dans ce cas.

¹⁸ La Croix rouge a une période normale de renouvellement de trois ans pour les certificats de premiers soins. Déplacé du point 4 - Santé et sécurité au travail - car l'activité traite de formation et de perfectionnement professionnel et elle s'applique mieux dans ce cas.

¹⁹ Orientation sur la conservation citée conformément à la directive de 1998 de l'ancien archiviste national, Jean Pierre Wallot, à la suite d'une proposition de la Direction de la politique du personnel du Secrétariat du Conseil du Trésor.

²⁰ Une orientation de conservation de cinq (5) était anciennement précisée. Motif de la modification à dix (10) ans : Conformément au chapitre 2-5 de la Directive du Conseil du Trésor sur la sécurité et la santé - Premiers soins, section « Administration et premiers soins », les ministères et organismes doivent tenir, à chaque lieu de travail, un registre de toutes les blessures et de tous les malaises nécessitant des premiers soins. Ces registres doivent être conservés pendant dix ans. Aussi citée dans cette même direction, dans la section « Application », la présente norme englobe les exigences minimales de la partie II du Code canadien du travail, ainsi que le règlement d'application y afférent. Elle s'applique à tous les ministères et aux autres éléments de la fonction publique énumérés à la partie I de l'annexe I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique. Les commentaires supplémentaires sont conformes à Info Source et ils concordent avec les inclusions dans le guide par sujet de recherche.

²¹ Conformément à Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux (2005-2006), fichier de renseignements personnels ordinaires POU 907 - Santé et sécurité au travail.

²² Conformément à la Directive du Conseil du Trésor sur les substances dangereuses, section 2.2 « Enquête sur les risques », 2.2.5 les ministères doivent conserver le rapport visé au paragraphe 2.2.4 pendant les trente ans qui suivent la date de sa signature par la personne qualifiée.

²³ Conformément au courriel du 2 décembre 2005 reçu de Nancy Olive, personne-ressource du SCT, nous devons pour l'instant référer à ce fichier de renseignements comme le POU 916, même si le Fichier de renseignements personnels (FRP) contient normalement un identificateur POU. Selon Nancy, « pour l'instant, le FRP Assistance aux employés n'est toujours relié qu'au fichier de l'employé, même si nous envisageons de déplacer ce FRP dans le fichier principal ».

²⁴ Impossible de trouver une orientation sur la conservation dans la nouvelle Loi sur les relations de travail dans la fonction publique ou auprès de la Commission des relations de travail dans la fonction publique (CRTFP). Incertitude à l'égard de l'origine du délai de conservation de trois (3) ans … J'ai communiqué avec la personne-ressource de la CRTFP au sujet d'une validation du délai de conservation.

²⁵ Orientation révisée en fonction du POU 911 et conformément au guide par sujet de recherche.

²⁶ Le Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat a été remplacé par le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique le 1^er septembre 2003.

²⁷ Inclusion conforme au guide par sujet de recherche ... Incertitude à l'égard de l'origine de l'orientation ...

²⁸ Les membres de l'équipe de BAC suggèrent de supprimer cette sous-fonction, car les activités associées sont déjà comprises dans la fonction « administration générale » et dans la fonction « contrôleur ».

²⁹ Les membres de l'équipe de BAC ont supprimé cette activité déjà comprise dans la fonction « administration générale ».

³⁰ Les membres de l'équipe de BAC ont supprimé cette activité déjà comprise dans la fonction « contrôleur ».

³¹ Orientation rehaussée conformément au POU 903.

³² Conformément au Code canadien du travail (1985) et aux termes du Règlement du Canada sur les normes de travail, article 24 - Tenue des registres, point (4). Chaque employeur doit conserver, pendant au moins trois ans après l'extinction de l'obligation que lui impose le paragraphe 239.1(3) de la Loi, les renseignements suivants :

(a) le détail des motifs de l'absence d'un employé en raison d'un accident ou d'une maladie professionnels;

(b) un exemplaire de tout certificat d'un médecin qualifié attestant que l'employé est apte à retourner au travail, etc.

Conformément au chapitre 2-5 de la Directive du Conseil du Trésor sur la sécurité et la santé - Premiers soins, section « Administration et premiers soins », les ministères et organismes doivent tenir, à chaque lieu de travail, un registre de toutes les blessures et de tous les malaises nécessitant des premiers soins. Ces registres doivent être conservés pendant dix ans. Aussi citée dans cette même direction, dans la section « Application », la présente norme englobe les exigences minimales de la partie II du Code canadien du travail, ainsi que le règlement d'application y afférent. Elle s'applique à tous les ministères et aux autres éléments de la fonction publique énumérés à la partie I de l'annexe I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique.

³³ Déplacé à « Formation et perfectionnement professionnel ».

³⁴ Ce délai de conservation n'est pas précisé dans la version 2005-2006 d'Info Source ... J'ai envoyé à la CRTFP une demande de validation ou de confirmation du délai de trois (3) ans.

³⁵Justice Canada a confirmé que même si une version 1988 de la Loi sur les langues officielles existait, la plus récente version remonte à 1985, 4 ^e supplément, ch. 31.

³⁶ Nouvel ajout fondé sur le Règlement sur l'équité en matière d'emploi, article 12. (3) - L'employeur du secteur privé qui établit le rapport annuel sur l'équité en matière d'emploi visé au paragraphe 18(1) de la Loi au moyen d'un logiciel spécialisé, tel le Système informatisé de présentation des rapports d'équité en matière d'emploi (SIPREME), conserve une copie de la base de données ou tout autre enregistrement informatique utilisé à cette fin pendant les deux années suivant l'année visée par le rapport.

³⁷ Nouveau délai de conservation .... Conformément au Code canadien du travail (1985) et aux termes du Règlement du Canada sur les normes de travail, article 24 - Tenue des registres, point (1). Chaque employeur doit tenir un registre des dates d'entrée en fonction et de départ de chacun de ses employés; ces renseignements doivent, pour chaque employé, être conservés pendant au moins trois ans. Il est important de préciser que même si le Règlement sur l'équité en matière d'emploi, paragraphe 12(1), prévoit que « Dans le cas de la cessation de fonctions d'un salarié, les dossiers visés aux alinéas 11a) à d) établis à son égard sont conservés pendant les deux ans suivant la date de cessation des fonctions », BAC recommande aux institutions d'adopter le plus long délai de conservation citée dans le Règlement du Canada sur les normes de travail.

³⁸ Les membres de l'équipe de BAC questionnent les motifs de délai de conservation de cinq (5) ans. La politique du SCT sur les garderies en milieu de travail n'offre pas de délai particulier de conservation …

³⁹ J'ignore les motifs qui justifient ce délai de conservation de cinq (5) ans. La politique du SCT sur les garderies en milieu de travail n'offre pas de période particulière de conservation …

⁴⁰ En mai 1988, le SCT a proposé de modifier le délai de conservation qui comprend les rapports annuels d'évaluation pour le personnel de direction (c.-à-d. les documents du groupe Direction conservés dans le RTF PCE 734 - Système d'information des ressources de gestion (SIRG) et pour tous les autres employés qui n'appartiennent pas au groupe Direction de dix (10) ans et trois (3) ans respectivement à un délai standard de cinq (5) ans. BAC est d'accord avec cette modification et le ministère a publié à cet égard une modification aux plans généraux d'élimination des documents du gouvernement du Canada le 9 septembre 1988. Cette modification est toujours en vigueur.

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