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Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale

Section 2, Partie 1

Fonction « administration générale »
(arrangement selon les sujets)

Section 1 - Introduction

1.1 Portée

La Fonction « administration générale » porte sur les documents administratifs communs qui traitent des sous fonctions et activités liées à la gestion de l'information gouvernementale, la gestion de la technologie, la sécurité et le soutien administratif.

1.2 Exclusions

Voir la Fonction « administration générale » (section 1 - Introduction/Portée). Lorsque des activités et des sujets particuliers ne figurent pas au tableau de conservation, les institutions sont invitées, aux fins d'orientation, à consulter l'index alphabétique présenté à la fin des Lignes directrices.

1.3 Renseignements personnels

L’article 6 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les articles 4 et 7 du Règlement sur la protection des renseignements personnels régissent la conservation des renseignements personnels présents dans les documents utilisés par une institution fédérale dans l’exercice de ses fonctions.

En vertu du paragraphe 4(1) du Règlement sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels utilisés par une institution fédérale à des fins administratives (l'utilisation des données dans un processus de prise de décision qui touchent une personne) doivent être conservés par cette institution pendant au moins deux ans, à moins que la personne qu'ils concernent ne consente à leur retrait du fichier.

4. (1) Les renseignements personnels utilisés par une institution fédérale à des fins administratives doivent être conservés par cette institution :

a) pendant au moins deux ans après la dernière fois où ces renseignements ont été utilisés à des fins administratives, à moins que l'individu qu'ils concernent ne consente à leur retrait du fichier,

b) dans les cas où une demande d'accès à ces renseignements a été reçue, jusqu'à ce que son auteur ait eu la possibilité d'exercer tous ses droits en vertu de la Loi.

L'orientation relative à la conservation des documents qui renferment des renseignements personnels et qui ont été assujettis à une demande « d'accès à des renseignements personnels » est présentée à l'article 7 du Règlement sur la protection des renseignements personnels qui prévoit que :

7. Le responsable d'une institution fédérale doit conserver pendant au moins deux ans après la réception d'une demande d'accès à des renseignements personnels fait par un organisme d'enquête précisé dans le Règlement à une institution en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi,

a) une copie de la demande;

b) un relevé des renseignements communiqués en réponse à la demande.

Lors de la détermination des délais de conservation des documents qui renferment des renseignements personnels générés à l'appui de la Fonction « administration générale », les institutions fédérales doivent veiller à l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de son Règlement. Les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de son Règlement sont obligatoires et elles doivent être observées.

1.4 Bureaux de premier intérêt (BPI) et Bureaux d'intérêt secondaire (BIS)

Voir la Fonction « administration générale » (Section 1 - Introduction/Bureaux de premier intérêt et Bureaux d'intérêt secondaire), laquelle présente des exemples d'institutions pour lesquelles les Lignes directrices concernant la conservation ne s'appliquent qu'à leurs documents administratifs communs.

1.5 Utilisation

Il est important de préciser qu'aucun élément des présentes Lignes directrices ne doit être interprété comme une autorisation ou une exigence pour disposer des documents. L'utilisation des Lignes directrices devrait se faire conformément selon les énoncés présentés dans la section Introduction. Pour de plus amples renseignements concernant la disposition des documents administratifs communs visant la Fonction « administration générale », les institutions doivent consulter l'Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents (APDD) n^o 98/001 de Bibliothèque et Archives Canada.

1.6 Lignes directrices concernant le délai de conservation

Lorsque des documents sont régis par une autorisation pluriinstitutionnelle de disposer des documents en vigueur, l'information offerte concernant la conservation prend la forme de Lignes directrices concernant la conservation qui sont exprimées en mois, en années civiles et en exercices financiers. En l'absence d'orientation particulière relative à la conservation et sauf indication contraire, le délai de conservation de cinq (5) ans pour les politiques et les procédures et le délai de conservation de deux (2) ans pour les affaires courantes doivent être appliqués aux documents semblables relatifs à chaque sous-catégorie énumérée dans la présente fonction. Pour obtenir de plus amples renseignements, prière de consulter les « Lignes directrices générales concernant la conservation » présentées au début du tableau de la « Fonction - administration générale ».

1.7 Orientation

Pour obtenir des avis et des conseils sur l'application des présentes Lignes directrices, veuillez communiquer avec le Centre de liaison en tenue de documents.

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