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Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale

Section 2, Partie 1

Fonction « administration générale »
(arrangement selon les sujets)

Section 3 - Exceptions aux Lignes directrices générales concernant la conservation

Catégorie Sujet et description Lignes directrices et/ou remarques
Sauf indication contraire, toujours appliquez les Lignes directrices générales concernant la conservation
3.1 Accès à l'information et protection des renseignements personnels Demandes individuelles d'accès aux documents, en vertu des lois Minimum de 2 ans après la date de réponse à une demande et de traitement complet d'une plainte subséquente, s'il y a lieu2. Ce délai de conservation, prévu par la Loi sur la protection des renseignements personnels, doit être observé. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires PPU 901 - Demandes concernant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels.
Demandes de renseignements personnels - dossiers individuels Minimum de 2 ans après la date de réponse à une demande et de traitement complet d'une plainte subséquente, s'il y a lieu3. Ce délai de conservation, prévu par la Loi sur la protection des renseignements personnels, doit être observé. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires PPU 901 - Demandes concernant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels.
Rapports, enregistrements 2 ans
3.2 Livres, publications et brochures Compilation et révision, impression et reliure, vente et distribution  
  • Publications individuelles
1 an après la date de publication ou d'annulation
3.3 Gestion de la correspondance Méthodes relatives à la correspondance, contrôle de la qualité et de la production, utilisation de lettres, de formulaires et de lettres types, délégation de pouvoir, communications, etc.  
3.4 Gestion des formulaires Analyse, conception et contrôle, identification, autorisation, examen, préparation et présentation des formulaires.  
  • Dossiers opérationnels individuels
1 an après le remplacement ou la désuétude
3.5 Services de bibliothèque Services de bibliothèque, centres de documentation ou de référence  
  • Affaires courantes
1 an
3.6 Licences et permis Demandes et permis de stationnement délivrés par et aux institutions 2 ans après l'expiration du permis. Ce délai de conservation, prévue par la Loi sur la protection des renseignements personnels, doit être observé. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POE 914 - Stationnement
3.7 Services de courrier et de messagerie Services de courrier, de messagerie et de livraisons postales, système de paiement global, liaison avec les fournisseurs de services (publics et privés)  
  • Listes et adresses postales
1 an après le remplacement
  • Registres et inscriptions utilisés au sein des services de livraison postaux et de messagerie.
1 an
3.8 Gestion de la technologie Élaboration, entretien et assistance technique relatifs aux systèmes électroniques de bureau et aux bases de données qui soutiennent les fonctions administratives communes.  
3.9 Services de bureau Méthodes et services administratifs généraux internes, y compris le traitement de l'information  
  • Affaires courantes
1 an
Services de rédaction  
  • Articles individuels de rédaction
1 an après l'achèvement
Services de reproduction4  
Services de reproduction et d'impression  
  • Fichiers de reproduction et de publication
1 an après l'achèvement
Services de secrétariat et de sténographie 1 an après que les services ont été rendus
  • Affaires courantes
 
Services de traduction 1 an après que les services ont été rendus
  • Affaires courantes liées aux demandes de services de traduction
 
Services de traitement de texte, de dactylographie et de transcription 1 an après que les services ont été rendus
  • Affaires courantes
 
3.10 Gestion des documents Élaboration, adoption et mise en œuvre des programmes de documents essentiels, des programmes micrographiques et d'imagerie électronique, des systèmes de classification, des inventaires des documents, etc.  
Automatisation  
Disposer des documents  
  • Autorisations de disposer des documents
2 ans après le remplacement ou la modification des dossiers d'autorisation de disposer de documents par le Bibliothécaire et Archiviste du Canada5
  • Listes, instruments de recherche, index et registres des dossiers ou des documents détruits
10 ans après la destruction des dossiers ou des documents
Fichiers numériques principaux ou registre principal des documents. 2 ans après le remplacement
3.11 Sécurité Englobe les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales qui sont liées aux composantes primaires de sécurité comme la classification et la désignation, la gestion de la sécurité et des risques, le contrôle de l'accès, la sécurité personnelle, les modes de protection et les infractions et violations de sécurité. Plus particulièrement, cette sous fonction comprend la classification de renseignements délicats et d'intérêt national, l'administration des cotes de sécurité des fonctionnaires fédéraux et des entrepreneurs, tous les aspects de sécurité physique liés aux renseignements délicats et classifiés et la manipulation sécuritaire des ressources d'information.  
Communications  
Cotes de sécurité et vérifications de la fiabilité  
  • Personnel
 
  • Dossiers individuels
2 ans après le départ de l'employé de l'institution pour laquelle la cote de sécurité a été obtenue. Ce délai de conservation, prévu par la Loi sur la protection des renseignements personnels, doit être observé. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POE 924 - Enquête de sécurité sur le personnel (vérification de la fiabilité/cote de sécurité).
  • Visites et visiteurs
1 an
Informatique  
  • Journaux de contrôle des réseaux électroniques
2 ans après la dernière utilisation administrative. Ce délai de conservation, prévu par la Loi sur la protection des renseignements personnels, doit être observé. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires PPU 905 - Journaux de contrôle des réseaux électroniques.
Infractions et violations 6 mois
Méthodes d'identification  
Cartes d'identification et laissez-passer 2 ans après la date d'expiration. Ce délai de conservation, prévu par la Loi sur la protection des renseignements personnels, doit être observé. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POE 917 - Cartes d'identification et laissez-passer.
Physique  
  • Bâtiments, terrains, équipement, gardiens de sécurité et planification d'urgence
2 ans ou 1 an après la fin de l'exigence
Affaires courantes 5 ans après le remplacement ou l'abandon6
Rapports et comptes-rendus  
Inspections, enquêtes, etc  
Règlements et ordres 5 ans
3.12 Transport et voyages Bagages  
  • Perdus, endommagés ou non réclamés
1 an
Effets - Biens et marchandises  
  • Affaires courantes
1 an
  • Avion, train, véhicules et bateau
 
Personnel  
  • Affaires courantes
1 an
Avion, train, véhicules et bateau  
Personnel  
  • Affaires courantes
1 an
  • Avion, train, véhicules et bateau
 
Renseignements généraux  
  • Affaires courantes (réservations de billets, passages, services de taxi, frais et tarifs, etc.)
1 an
  • Avion, train, véhicules et bateau
 
Réservations d'hôtel  
  • Réservations, confirmations
6 mois
Transport de marchandises et envois express  
  • Affaires courantes
1 an
  • Avion, train, véhicules et bateau
 
  • Taux, tarifs, horaires, etc.
Actif jusqu'au remplacement ou à la révocation.
3.13 Visites, tournées et itinéraires Itinéraires courants 6 mois
Renseignements généraux  
  • Affaires courantes
1 an

2. Conformément à l'article 7 du Règlement sur la protection des renseignements personnels, « le responsable d'une institution fédérale doit conserver pendant au moins deux ans après la réception d'une demande d'accès à des renseignements personnels faite par un organisme d'enquête précisé dans le Règlement à une institution en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi :

  • a) une copie de toutes demandes reçues; et
  • b) un relevé des renseignements communiqués en réponse à la demande. »

L'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels traite des demandes présentées par un organisme d'enquête précisé dans le Règlement.

3.Conformément à l'article 7 du Règlement sur la protection des renseignements personnels, « le responsable d'une institution fédérale doit conserver pendant au moins deux ans après la réception d'une demande d'accès à des renseignements personnels faite par un organisme d'enquête à une institution en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi :

  • a) une copie de la demande; et
  • b) un relevé des renseignements communiqués en réponse à la demande. »

L'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels traite des demandes présentées par un organisme d'enquête précisé dans le Règlement.

4. Auparavant, le mot « demande d'achat » était présenté sous cette catégorie. Étant donné que les demandes d'achat sont de nature financière, les équipes de BAC sont d'avis qu'elles cadrent plus convenablement dans l'orientation sur la conservation fournie pour la Fonction « contrôleur » des documents financiers, c.-à-d. 6 ans. À ce titre, cet article ne fait pas partie de la Fonction « administration générale » et il devrait être retiré. Présentement, la fonction « contrôleur » suggère un délai de base de conservation de 6 exercices financiers pour les documents d'opérations financières comme les pièces justificatives, les factures, les demandes de réclamation, etc. Ce délai de conservation s'applique après que toutes les mesures administratives ont été complétées. En outre, BAC demande s'il existe des politiques législatives ou institutionnelles qui justifient le besoin d'appliquer le même délai de conservation que celle des documents originaux des transactions financières (6 exercices financiers) à tout document administratif commun qui soutient ou documente une mesure financière. Références : la politique du Conseil du Trésor (1996) intitulée « Politique sur l'autorisation et l'authentification électroniques », appendice A, Lignes directrices - iii Vérification, qui prévoit ce qui suit : « Le système et les processus d'autorisation et d'authentification électroniques devraient pouvoir faire l'objet d'une vérification complète. La piste de vérification devrait comprendre les matrices de délégation, les profils d'utilisateur et l'ensemble des données et des fichiers d'autorisation et d'authentification électroniques nécessaires pour reconstituer dans l'ordre les événements et les opérations traitées »; et la Politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne qui précise, au point 5.5.3 de la section 5, Exigences de la politique, 5.5 que les « administrateurs généraux des ministères doivent veiller à ce que le comité de vérification reçoive toute l'information et la documentation requise ou demandée pour lui permettre de remplir ses responsabilités, aux termes de la législation applicable ».

5. L'ancienne orientation concernant la conservation précisait l'expression « Jusqu'au remplacement ou jusqu'à la modification ». Modification suggérée à un délai de conservation de deux (2) ans, compte tenu de la modification apportée à la catégorie des ADD à « dossiers d'ADD » (le premier ne considérait pas les documents administratifs communs).

6. L'ancienne orientation concernant la conservation précisait l'expression « jusqu'au remplacement ou jusqu'à la révocation ». La nouvelle orientation de délai de conservation de cinq (5) ans après le remplacement ou la révocation s'applique, car les règlements et les ordres peuvent être liés aux politiques et aux procédures et ils devraient donc faire l'objet d'un même délai de conservation.

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