Passer au contenu | Passer aux liens institutionnels

Liens de la barre de menu commune

Liens institutionnels

Institutional links

Divulgation proactive

Le gouvernement

Table des matières principale
Précédent | Table des matières

Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale

Section 2, Partie 2
(arrangement selon les sujets

Section 3 - Exceptions aux Lignes directrices générales concernant la conservation

Catégorie	Sujet et description	Lignes directrices et/ou remarques Sauf indication contraire, toujours appliquez les Lignes directrices générales concernant la conservation
3.1 Installations	Planification et exigences actuelles et à venir, plans d'expansion, distribution de la superficie, offres de superficie, etc.
3.1 Installations	Rapports et statistiques (mensuels, hebdomadaires, d'étape, etc.)	3 ans
3.2 Biens immobiliers (Dénombrer et répertorier)	Biens immobiliers, inventaires, registres des biens, etc.
3.3 Bâtiments	Acquisition par bail, achat, location ou transfert. NOTA : Cette activité ne comprend pas la gestion financière des activités de contrôleur liées aux acquisitions. Ces documents sont couverts par l'APDD 1999/004 (fonction « contrôleur »). En plus, tous les documents qui soutiennent les activités liées à tout bien immobilier ou qui traitent d'un bien et qui ont une reconnaissance ou une désignation patrimoniale du ministère du Patrimoine canadien, sont de nature opérationnelle; par conséquent, ils sont exclus de la portée de l'APDD 2001/002.
	Affaires courantes sur les politiques, les règlements, les offres de bail, d'achat ou de location d'immeubles, les enquêtes sur les bâtiments, les rapports, etc., excluant les documents juridiques.
	Adresses et emplacements	Jusqu'au remplacement ou à la désuétude
	Altérations et réparations	3 ans après l'achèvement ou l'annulation²
	Conservation d'énergie
	Cession
	Vente, transfert, expiration de bail, etc., excluant les documents juridiques	3 ans après la vente, le transfert ou l'expiration du bail
	Affaires courantes
	Construction
	Arrangements et services d'expert-conseil
	Exigences générales, discussions et enquêtes préliminaires	5 ans après l'achèvement des travaux
	Projets annulés	2 ans après leur annulation
	Soumissions, discussions avec les architectes, les entrepreneurs et les fournisseurs sur les coûts, les matériaux de construction, les sous-traitants, les dates d'achèvement des travaux, les rapports d'étape, etc., les inspections et la prise de contrôle	3 ans après la prise de contrôle
	Documents juridiques
	Achat, transfert, vente, etc.	Les documents originaux sont transférés au nouveau propriétaire. Les institutions doivent conserver des exemplaires jusqu'à l'expiration de toutes les exigences opérationnelles et juridiques
	Bail, location, concessions	3 ans après la fin ou l'expiration du bail, de la concession, du droit de passage, etc. en question
	Dommages
	Affaires courantes et rapports d'enquête sur les dommages	3 ans après la fin de l'enquête³
	Entretien
	Services de nettoyage et de conciergerie, décoration, collecte des ordures ménagères, récupération, etc.	1 an
	Incendies, prévention et protection contre l'incendie
	Rapports d'incendie - majeurs	2 ans après la présentation du rapport au Commissaire fédéral des incendies
	Rapports d'incendie - petits
	Règlements, exercices d'évacuation en cas d'incendie, précautions, réseau d'irrigation par aspersion et systèmes d'alarme incendie, etc.	5 ans
	Plans, dessins et devis
	Affaires courantes (pour les opérations financières, voir la partie 4, fonction « contrôleur »)
	Plans, dessins et devis réels de construction (pour les services de bâtiment et les services publics - plomberie, électricité, éclairage, etc.)	Jusqu'au remplacement ou à la désuétude
	Immeubles qui appartiennent au gouvernement	2 ans après la fin ou l'expiration/l'annulation du bail⁴
	Immeubles loués	3 ans après l'achèvement des travaux ou l'annulation⁵
	Protection
	Dépôt radioactif, soufflé thermique nucléaire, dispositifs d'avertissement (sirènes), etc. Comprend les mesures préventives.	3 ans
	Services d'ascenseur
	Affaires courantes	1 an
	Signalisation (comprend les documents associés à l'identification des biens immobiliers du gouvernement - panneau de signalisation avancée, panneaux d'identification principaux, tableaux répertoires, panneaux d'usage courant, etc.).
3.4 Terrains	Acquisition par bail, location, achat ou transfert
	Offres, reconnaissance du sol, arpentage, etc., excluant les documents juridiques.
	Aires de loisir	2 ans
	Aires et services de stationnement	2 ans
	Cession
	Vente, transfert, expiration de bail, etc., excluant les documents juridiques	3 ans après la vente, le transfert ou l'expiration du bail.
	Affaires courantes	2 ans
	Clôtures
	Contrôle des inondations
	Mesures préventives et contrôle des inondations mineures	3 ans
	Développement de projet
	Aménagement paysager et jardinage	2 ans
	Creusement de fossés et drainage	2 ans
	Excavation	2 ans
	Documents juridiques
	Achat, vente et transfert	Les documents originaux sont transférés au nouveau propriétaire. Les institutions doivent conserver des exemplaires jusqu'à l'expiration de toutes les exigences opérationnelles et juridiques.
	Bail, location, droit de passage, servitude et concessions	3 ans après la fin ou l'expiration du bail, de la concession, du droit de passage, etc., dont il est question.
	Entrée non autorisée	2 ans
	Locations et concessions
	Affaires courantes
	Droit de passage, servitude, concessions, etc., pour les terrains de l'État par les sociétés privées ou les particuliers ou pour les terrains qui appartiennent au privé par l'État, excluant les documents juridiques	3 ans après la fin ou l'expiration du bail, de la concession, du droit de passage, etc., dont il est question.
	Routes, rues et trottoirs (y compris le déneigement)	2 ans
3.5 Services publics	Services publics - air conditionné et ventilation, réfrigération, gaz naturel, hydroélectricité, éclairage, plomberie et chauffage, télécommunications, eaux potables et eaux usées, élimination des déchets dangereux⁶
3.5 Services publics	Installation	2 ans après l'installation

2. Originalement décomposé en « projets majeurs (plus de 1 000 $) - 3 ans après l'achèvement ou l'annulation des travaux » et en « projets mineurs (moins de 1 000 $) - 1 an après l'achèvement ou l'annulation des travaux ». Étant donné que ces montants sont périmés, l'équipe de BAC a décidé de les regrouper et d'adopter le plus long délai de conservation pour tous les projets. Ceci étant dit, la fonction « contrôleur » suggère un délai de base de conservation de 6 exercices financiers pour les documents de transactions financières comme les pièces justificatives, les factures, les demandes de réclamation, etc. Ce délai de conservation s'applique après que toutes les mesures administratives ont été complétées. En outre, le BAC s'interroge à savoir s'il existe des politiques législatives ou institutionnelles qui justifient le besoin d'appliquer le même délai de conservation que celle des documents originaux des transactions financières (6 exercices financiers) à tout document administratif commun qui soutient ou documente une mesure financière. Références : la politique du Conseil du Trésor (1996) intitulée « Politique sur l'autorisation et l'authentification électronique », appendice A, Lignes directrices, iii Vérification, qui prévoit que « Le système et les processus d'autorisation et d'authentification électronique devraient pouvoir faire l'objet d'une vérifiabilité complète. La piste de vérification devrait comprendre les matrices de délégation, les profils d'utilisateur et l'ensemble des données et des fichiers d'autorisation et d'authentification électroniques nécessaires pour reconstituer dans l'ordre les événements et les opérations traitées », ainsi que la Politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne qui précise, au point 5.5 de la section 5, sous section 5.5.3 Exigences de la politique, que les « administrateurs généraux des ministères doivent veiller à ce que le comité de vérification reçoive toute l'information et la documentation requise ou demandée pour lui permettre de remplir ses responsabilités, aux termes de la législation applicable ».

3. Auparavant divisé en « projets majeurs (plus de 1 000 $) - 3 ans après la fin de l'enquête » et en « projets mineurs (moins de 1 000 $) - 1 an après la fin de l'enquête ». Ces montants ne sont pas réalistes pour le marché d'aujourd'hui. Les membres de l'équipe suggèrent de retirer les catégories « projets majeurs » et « projets mineurs » et d'adopter le plus long délai de conservation pour toute affaire courante et tout rapport sur les dommages.

4. L'orientation originale relative à la conservation précisait « jusqu'à désuétude ». La fusion de tous les « plans, dessins et devis » de bâtiment et de services publics a produit la modification à « 2 ans après la désuétude ou l'expiration/l'annulation du bail » pour l'harmoniser avec l'orientation originale relative à la conservation présentée dans la fonction « gestion immobilière » pour les Plans et devis réels de construction/services publics/locations - « 2 ans après la désuétude ou l'expiration/l'annulation du bail ».

5. L'expression « affaires courantes » pour les plans et les devis était auparavant décomposée en « […] structures mineures d'une valeur inférieure à 5 000 $ - 1 an » et en « […] autres structures d'une valeur supérieure à 5 000 $ - 3 ans ». L'équipe de BAC a décidé de les fusionner et d'adopter le plus long délai de conservation pour tenir compte de la valeur actuelle en dollars.

6. Nouvelle catégorie élaborée pour simplifier et facilement déterminer la variété de services publics (auparavant séparés). « Élimination des déchets » a été supprimé de « Bâtiments/entretien »; voir aussi la note en fin de texte no 3.