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Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale

Section 2, Partie 2
(arrangement selon les sujets

Section 3 - Exceptions aux Lignes directrices générales concernant la conservation

Catégorie Sujet et description Lignes directrices et/ou remarques
Sauf indication contraire, toujours appliquez les Lignes directrices générales concernant la conservation
3.1 Installations Planification et exigences actuelles et à venir, plans d'expansion, distribution de la superficie, offres de superficie, etc.  
  • Rapports et statistiques (mensuels, hebdomadaires, d'étape, etc.)
3 ans
3.2 Biens immobiliers (Dénombrer et répertorier) Biens immobiliers, inventaires, registres des biens, etc.  
3.3 Bâtiments Acquisition par bail, achat, location ou transfert. NOTA : Cette activité ne comprend pas la gestion financière des activités de contrôleur liées aux acquisitions. Ces documents sont couverts par l'APDD 1999/004 (fonction « contrôleur »). En plus, tous les documents qui soutiennent les activités liées à tout bien immobilier ou qui traitent d'un bien et qui ont une reconnaissance ou une désignation patrimoniale du ministère du Patrimoine canadien, sont de nature opérationnelle; par conséquent, ils sont exclus de la portée de l'APDD 2001/002.  
  • Affaires courantes sur les politiques, les règlements, les offres de bail, d'achat ou de location d'immeubles, les enquêtes sur les bâtiments, les rapports, etc., excluant les documents juridiques.
 
Adresses et emplacements Jusqu'au remplacement ou à la désuétude
Altérations et réparations 3 ans après l'achèvement ou l'annulation2
Conservation d'énergie  
Cession  
  • Vente, transfert, expiration de bail, etc., excluant les documents juridiques
3 ans après la vente, le transfert ou l'expiration du bail
  • Affaires courantes
 
Construction  
  • Arrangements et services d'expert-conseil
 
  • Exigences générales, discussions et enquêtes préliminaires
5 ans après l'achèvement des travaux
  • Projets annulés
2 ans après leur annulation
  • Soumissions, discussions avec les architectes, les entrepreneurs et les fournisseurs sur les coûts, les matériaux de construction, les sous-traitants, les dates d'achèvement des travaux, les rapports d'étape, etc., les inspections et la prise de contrôle
3 ans après la prise de contrôle
Documents juridiques  
  • Achat, transfert, vente, etc.
Les documents originaux sont transférés au nouveau propriétaire. Les institutions doivent conserver des exemplaires jusqu'à l'expiration de toutes les exigences opérationnelles et juridiques
  • Bail, location, concessions
3 ans après la fin ou l'expiration du bail, de la concession, du droit de passage, etc. en question
Dommages  
  • Affaires courantes et rapports d'enquête sur les dommages
3 ans après la fin de l'enquête3
Entretien  
  • Services de nettoyage et de conciergerie, décoration, collecte des ordures ménagères, récupération, etc.
1 an
Incendies, prévention et protection contre l'incendie  
  • Rapports d'incendie - majeurs
2 ans après la présentation du rapport au Commissaire fédéral des incendies
  • Rapports d'incendie - petits
 
  • Règlements, exercices d'évacuation en cas d'incendie, précautions, réseau d'irrigation par aspersion et systèmes d'alarme incendie, etc.
5 ans
Plans, dessins et devis  
  • Affaires courantes (pour les opérations financières, voir la partie 4, fonction « contrôleur »)
 
  • Plans, dessins et devis réels de construction (pour les services de bâtiment et les services publics - plomberie, électricité, éclairage, etc.)
Jusqu'au remplacement ou à la désuétude
  • Immeubles qui appartiennent au gouvernement
2 ans après la fin ou l'expiration/l'annulation du bail4
  • Immeubles loués
3 ans après l'achèvement des travaux ou l'annulation5
Protection  
  • Dépôt radioactif, soufflé thermique nucléaire, dispositifs d'avertissement (sirènes), etc. Comprend les mesures préventives.
3 ans
Services d'ascenseur  
  • Affaires courantes
1 an
Signalisation (comprend les documents associés à l'identification des biens immobiliers du gouvernement - panneau de signalisation avancée, panneaux d'identification principaux, tableaux répertoires, panneaux d'usage courant, etc.).  
3.4 Terrains Acquisition par bail, location, achat ou transfert  
  • Offres, reconnaissance du sol, arpentage, etc., excluant les documents juridiques.
 
Aires de loisir 2 ans
Aires et services de stationnement 2 ans
Cession  
  • Vente, transfert, expiration de bail, etc., excluant les documents juridiques
3 ans après la vente, le transfert ou l'expiration du bail.
  • Affaires courantes
2 ans
Clôtures  
Contrôle des inondations  
  • Mesures préventives et contrôle des inondations mineures
3 ans
Développement de projet  
  • Aménagement paysager et jardinage
2 ans
  • Creusement de fossés et drainage
2 ans
  • Excavation
2 ans
Documents juridiques  
  • Achat, vente et transfert
Les documents originaux sont transférés au nouveau propriétaire. Les institutions doivent conserver des exemplaires jusqu'à l'expiration de toutes les exigences opérationnelles et juridiques.
  • Bail, location, droit de passage, servitude et concessions
3 ans après la fin ou l'expiration du bail, de la concession, du droit de passage, etc., dont il est question.
Entrée non autorisée 2 ans
Locations et concessions  
  • Affaires courantes
 
  • Droit de passage, servitude, concessions, etc., pour les terrains de l'État par les sociétés privées ou les particuliers ou pour les terrains qui appartiennent au privé par l'État, excluant les documents juridiques
3 ans après la fin ou l'expiration du bail, de la concession, du droit de passage, etc., dont il est question.
Routes, rues et trottoirs (y compris le déneigement) 2 ans
3.5 Services publics Services publics - air conditionné et ventilation, réfrigération, gaz naturel, hydroélectricité, éclairage, plomberie et chauffage, télécommunications, eaux potables et eaux usées, élimination des déchets dangereux6  
  • Installation
2 ans après l'installation

2. Originalement décomposé en « projets majeurs (plus de 1 000 $)  -  3 ans après l'achèvement ou l'annulation des travaux » et en « projets mineurs (moins de 1 000 $) - 1 an après l'achèvement ou l'annulation des travaux ». Étant donné que ces montants sont périmés, l'équipe de BAC a décidé de les regrouper et d'adopter le plus long délai de conservation pour tous les projets. Ceci étant dit, la fonction « contrôleur » suggère un délai de base de conservation de 6 exercices financiers pour les documents de transactions financières comme les pièces justificatives, les factures, les demandes de réclamation, etc. Ce délai de conservation s'applique après que toutes les mesures administratives ont été complétées. En outre, le BAC s'interroge à savoir s'il existe des politiques législatives ou institutionnelles qui justifient le besoin d'appliquer le même délai de conservation que celle des documents originaux des transactions financières (6 exercices financiers) à tout document administratif commun qui soutient ou documente une mesure financière. Références : la politique du Conseil du Trésor (1996) intitulée « Politique sur l'autorisation et l'authentification électronique », appendice A, Lignes directrices, iii Vérification, qui prévoit que « Le système et les processus d'autorisation et d'authentification électronique devraient pouvoir faire l'objet d'une vérifiabilité complète. La piste de vérification devrait comprendre les matrices de délégation, les profils d'utilisateur et l'ensemble des données et des fichiers d'autorisation et d'authentification électroniques nécessaires pour reconstituer dans l'ordre les événements et les opérations traitées », ainsi que la Politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne qui précise, au point 5.5 de la section 5, sous section 5.5.3 Exigences de la politique, que les « administrateurs généraux des ministères doivent veiller à ce que le comité de vérification reçoive toute l'information et la documentation requise ou demandée pour lui permettre de remplir ses responsabilités, aux termes de la législation applicable ».

3. Auparavant divisé en « projets majeurs (plus de 1 000 $) - 3 ans après la fin de l'enquête » et en « projets mineurs (moins de 1 000 $)  -  1 an après la fin de l'enquête ». Ces montants ne sont pas réalistes pour le marché d'aujourd'hui. Les membres de l'équipe suggèrent de retirer les catégories « projets majeurs » et « projets mineurs » et d'adopter le plus long délai de conservation pour toute affaire courante et tout rapport sur les dommages.

4. L'orientation originale relative à la conservation précisait « jusqu'à désuétude ». La fusion de tous les « plans, dessins et devis » de bâtiment et de services publics a produit la modification à « 2 ans après la désuétude ou l'expiration/l'annulation du bail » pour l'harmoniser avec l'orientation originale relative à la conservation présentée dans la fonction « gestion immobilière » pour les Plans et devis réels de construction/services publics/locations  -  « 2 ans après la désuétude ou l'expiration/l'annulation du bail ».

5. L'expression « affaires courantes » pour les plans et les devis était auparavant décomposée en « […] structures mineures d'une valeur inférieure à 5 000 $  -  1 an » et en « […] autres structures d'une valeur supérieure à 5 000 $  -  3 ans ». L'équipe de BAC a décidé de les fusionner et d'adopter le plus long délai de conservation pour tenir compte de la valeur actuelle en dollars.

6. Nouvelle catégorie élaborée pour simplifier et facilement déterminer la variété de services publics (auparavant séparés). « Élimination des déchets » a été supprimé de « Bâtiments/entretien »; voir aussi la note en fin de texte no 3.

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