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Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale

Section 2, Partie 3

Fonction « gestion du matériel »
(arrangement selon les sujets)

Section 1 - Introduction

1.1 Portée

La fonction « gestion du matériel » vise les documents administratifs communs des sous-fonctions et activités liées à la gestion des biens meubles utilisés ou acquis par les institutions gouvernementales pour faciliter la réalisation des programmes et la prestation des services, y compris les sous-fonctions et les activités associées aux exigences en matière d'évaluation et de planification, à l'acquisition de biens matériels et de services connexes, à l'exploitation, l'utilisation et l'entretien du matériel et au remplacement, au transfert et à l'élimination des biens matériels.

1.2 Exclusions

Voir la Fonction « gestion du matériel » (section 1) Introduction/Portée. Lorsque des activités et des sujets particuliers ne figurent pas au tableau de conservation, les institutions sont invitées, aux fins d'orientation, à consulter l'index alphabétique présenté à la fin des Lignes directrices.

1.3 Bureaux de premier intérêt (BPI) et Bureaux d'intérêt secondaire (BIS)

Voir la Fonction « gestion immobilière » (section 1) Introduction/Bureaux de premier intérêt et Bureaux d'intérêt secondaire, laquelle présente des exemples d'institutions pour lesquelles les Lignes directrices concernant la conservation ne s'appliquent qu'à leurs documents administratifs communs.

1.4 Utilisation

Il est important de préciser qu'aucun élément des présentes Lignes directrices ne doit être interprété comme une autorisation ou une exigence pour disposer des documents. L'utilisation des Lignes directrices devrait se faire conformément selon les énoncés présentés dans la section Introduction. Pour de plus amples renseignements concernant la disposition des documents administratifs communs visant la Fonction « administration générale », les institutions doivent consulter l'Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents (APDD) no 99/003 de Bibliothèque et Archives Canada (BAC).

1.5 Lignes directrices concernant le délai de conservation

Lorsque des documents sont compris par une autorisation pluriinstitutionnelle des documents en vigueur, l'information offerte concernant la conservation prend la forme de Lignes directrices concernant la conservation exprimée en mois, en années civiles et en exercices financiers. En l'absence d'orientation particulière relative à la conservation et sauf indication contraire, le délai de conservation de cinq (5) ans pour les politiques et les procédures et le délai de conservation de deux (2) ans pour les documents courants doivent être appliqués aux documents semblables relatifs à chaque sous-catégorie énumérée dans la présente fonction. Pour de plus amples renseignements, prière de consulter les « Lignes directrices générales concernant la conservation » présentées avant le tableau de la Fonction « gestion du matériel ».

1.6 Orientation

Pour obtenir des avis et des conseils sur l'application des présentes Lignes directrices, veuillez communiquer avec le Centre de liaison en tenue de documents.

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