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Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale

Section 2, Partie 3

Fonction « gestion du matériel »
(arrangement selon les sujets)

Section 2 - Lignes directrices générales concernant la conservation - Fonction « gestion du matériel »

Lignes directrices générales concernant la conservation

2.1 Politiques et procédures 5 ans après leur remplacement

2.2 Affaires courantes 2 ans

NOTA : En absence d'orientation particulière relative à la conservation et sauf indication contraire, le délai de conservation de cinq (5) ans pour les politiques et les procédures et le délai de conservation de deux (2) ans pour les affaires courantes doivent être appliqués aux documents semblables relatifs à chaque sous catégorie énumérée dans le tableau suivant.

Les délais de conservation doivent toujours être interprétés et appliqués une fois toutes les mesures administratives appliquées (c.-à-d. 2 ans après que toutes les mesures administratives ont été complétées.

Toute activité, sous fonction ou sous catégorie qui ne s'inscrit pas dans les Lignes directrices générales concernant la conservation pour les politiques et les procédures, ainsi que pour les affaires courantes, sera identifiée dans le tableau suivant.

Attention : Aux fins de conservation d'une piste de vérification des transactions conformément à la Politique sur l'autorisation et l'authentification électronique et la Politique sur la vérification interne, il serait prudent de conserver ces documents pendant une période normale de temps, soit 6 exercices financiers pour tous les documents de transactions financières. Chaque institution doit examiner attentivement leurs pratiques et décider quels documents doivent être conservés pendant la période de 6 ans.

SCT-1996 « Politique sur l'autorisation et l'authentification électronique » www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12206

Politique du Conseil du Trésor (1996) intitulée « Politique sur l'autorisation et l'authentification électronique », annexe A, Lignes directrices, iii Vérification, qui précise que « Le système et les processus d'autorisation et d'authentification électronique devraient pouvoir faire l'objet d'une vérification complète. La piste de vérification devrait les profils d'utilisateur et l'ensemble des données et des fichiers nécessaires pour reconstituer dans l'ordre les événements et les opérations traitées »,

et

SCT « Politique sur la vérification interne » 1er juillet 2009 http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=16484&section=text

Ainsi que la Politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne qui précise, Exigences de la politique, que les « administrateurs généraux des ministères doivent veiller à ce que le comité de vérification reçoive toute l'information et la documentation requise ou demandée pour lui permettre de remplir ses responsabilités, aux termes de la législation applicable ».

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