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Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale

Section 2, Partie 3

Fonction « gestion du matériel »
(arrangement selon les sujets)

Section 3 - Exceptions aux Lignes directrices générales concernant la conservation

Catégorie Sujet et description Lignes directrices et/ou remarques
Sauf indication contraire, toujours appliquez les Lignes directrices générales concernant la conservation
3.1 Matériel audiovisuel Acquisition, achat et sortie  
3.2 Embarcations2 Petites embarcations 1 an après la disposition de l'embarcation
3.3 Matériaux de construction Acquisition, achat et sortie de bois d'œuvre, de quincaillerie de construction, etc.  
3.4 Catalogues, manuels et listes de prix   Jusqu'au remplacement ou à la désuétude
3.5 Vêtements Acquisition et achat de vêtements, d'uniformes, de blouses, etc., y compris leur nettoyage et blanchissage  
  • Approvisionnements et registres de sortie
3 ans
3.6 Matériel de communication3 Acquisition, achat et sortie de matériel de communication - téléphones, télégraphes, radios, télécopieurs, appareils télescripteurs, etc.  
3.7 Matériel informatique Acquisition, achat et sortie d'ordinateurs de bureau et de gros ordinateurs, réseaux locaux, imprimantes, les scanners, etc.  
3.8 Élimination et excédents Comprend le matériel de bureau et le matériel informatique, les fournitures, les petites embarcations, les véhicules, etc.  
  • Confiscation et destruction
1 an après la disposition
  • Radiations, ventes, excédents et dons
1 an après la disposition, la vente ou le don
  • Renseignements généraux
1 an après la déclaration d'excédents à la Direction générale de distribution des biens de la Couronne (Travaux publics et Services gouvernementaux Canada)
3.9 Matériel éducatif Acquisition, achat et sortie de matériel et de fournitures éducatifs et de formation  
3.10 Drapeaux (canadiens), Armoiries du Canada, etc.4 Acquisition, achat et sortie de drapeaux, d'armoiries, de fanions canadiens, etc.  
3.11 Aliments Acquisition, achat et sortie d'articles alimentaires  
3.12 Formulaires Acquisition, achat et sortie de formulaires 1 an
3.13 Carburants Acquisition, rendement, approvisionnement, etc., de carburants de chauffage et de moteurs de véhicules, de gaz naturel, d'huiles et de lubrifiants, etc.  
3.14 Meubles et aménagement Acquisition, achat et sortie de meubles et d'aménagement de ménage et de bureau  
3.15 Inventaires des biens Aux fins d'inventaire, sortie, transfert et disposition du matériel 1 an après le remplacement ou la désuétude
3.16 Normes de sortie Renseignements généraux et normes de sortie relativement à la délivrance de matériel, conformément à une demande dûment autorisée ou à des instructions précise5  
3.17 Étiquetage Catalogage et identification Jusqu'au remplacement ou à la désuétude
3.18 Prêts Prêts de matériel et de fournitures 1 an après le retour ou la disposition du matériel
3.19 Entretien et réparations Entretien et réparations des biens matériels 2 ans ou 1 an après la disposition du matériel
3.20 Fabrication et production6    
3.21 Fournitures médicales et médicaments Acquisition, achat et sortie  
3.22 Matériel micrographique Acquisition, achat et sortie de films, de microfilms, de microfiches, de lecteurs, de caméras, de processeurs, de matériel audiovisuel, etc.  
3.23 Matériel de bureau Acquisition et achat de matériel de bureau7 5 ans
3.24 Matériel de photocopie et de reproduction Acquisition, achat et location  
3.25 Acquisitions Achat, passation de marché, location, fabrication ou remplacement de biens matériels et/ou de pièces de rechange; voir en plus le bien matériel en question.8  
  • Autorisations, factures, notes de crédit, etc.
 
  • Acquisition de biens matériels de remplacement et/ou de pièces de rechange.
3 ans
  • Affaires courantes
1 exercice financier
  • Réquisitions (pour les réquisitions approuvées, voir la fonction « contrôleur »)
1 fiscal year
  • Affaires courantes
1 an après que la demande a été remplie
  • Contrats, demandes de contrats, bons de commande, soumissions, rapports d'étape, etc.
 
  • Affaires courantes
3 ans après que toutes les mesures ont été complétées
3.26 Conventions d'offres à commandes Marchandises ou services disponibles pour les institutions gouvernementales, y compris les noms et les adresses des entrepreneurs et les dates d'expiration des conventions d'offres à commandes  
  • Convention individuelle
Jusqu'à l'expiration de l'offre
3.27 Articles de papeterie/ fournitures de bureau Acquisition, achat et sortie d'article de papeterie (papier, poinçons à main, cartes d'adresse et autres menus articles de bureau). 1 an
3.28 Matériel technique (autre que le matériel susmentionné)9 Installations de chauffage, de télécommunications  
  • Mineures
2 ans
  • Majeures
5 ans
3.29 Véhicules Affaires courantes 3 ans
Véhicules individuels  
  • Consignes d'utilisation10
Jusqu'à la disposition du véhicule ou son transfert au nouveau propriétaire suite à la vente ou le don
  • Immatriculation et plaques
Jusqu'au remplacement ou à la désuétude
  • Registres
1 an après la disposition

2. Dans le but de préciser les types de documents qui devraient apparaître dans cette fonction, l'équipe de BAC a décidé d'inclure/d'identifier les « Affaires courantes » dans les documents de transactions financières dont l'orientation relative à la conservation prévoit un délai standard de conservation inférieure à celle de 6 exercices financiers associée aux documents originaux de transaction financière (fonction « contrôleur »). Il est important de consulter la section « Demande de commentaires du client » présentée au début du tableau aux fins de considérations d'adoption d'un délai de 6 exercices financiers pour les documents qui soutiennent ou qui documentent un document de transaction financière. En plus, l'équipe de BAC s'informe pour savoir si les documents courants devraient être assujettis à un délai de conservation de deux (2) ans, car ses membres n'ont pas été en mesure de trouver une politique, une législation ou une pratique exemplaire à l'appui qui dicte autrement.

3. Anciennement « Insignes, emblèmes, écussons, drapeaux ». La catégorie a été modifiée et s'intitule maintenant « Drapeaux (canadiens), Armoiries du Canada », car ces articles sont considérés comme étant communs pour toutes les institutions. Les autres types d'insignes, de drapeaux, de fanions, etc., propres à chaque institution, ne sont pas de nature commune. Par conséquent, ils ne sont pas considérés comme des documents ou des biens administratifs communs.

4. Anciennement « Navires » (gros et petits). Cette catégorie a été supprimée, car les gros navires sont exclus de l'APDD 99/003. Seulement les petites embarcations (canoës et petites embarcations) sont incluses. À ce titre, la catégorie « Embarcations » est plus appropriée et elle remplace la catégorie « Navires ».

5. Les membres de l'équipe de BAC (BAC) recommandent de supprimer cette activité, car ils ignorent ce que constitue une activité de « fabrication et de production » partagée ou commune pour toutes les institutions.

6. Les membres de l'équipe de BAC (BAC) n'ont pas été en mesure de trouver une politique ou une législation particulière qui dicte un délai de conservation de cinq (5) ans pour les documents d'acquisition, d'achat ou de sortie pour le « matériel de bureau ». À cet égard, nous recommandons d'appliquer les « Lignes directrices générales concernant la conservation » pour les documents de politiques, de procédures et d'affaires courantes associés à cette activité. Ceci étant dit, la fonction « contrôleur » suggère un délai standard de conservation de 6 exercices financiers pour les documents de transactions financières comme les pièces justificatives, les factures, les demandes de réclamation, etc. Ce délai de conservation s'applique après que toutes les mesures administratives ont été complétées. En outre, le BAC s'interroge à savoir s'il existe des politiques législatives ou institutionnelles qui justifient le besoin d'appliquer le même délai de conservation que celle des documents originaux de transactions financières (6 exercices financiers) à tout document administratif commun qui soutient ou documente une mesure financière. Références : la politique du Conseil du Trésor (1996) intitulée « Politique sur l'autorisation et l'authentification électroniques », appendice A, Lignes directrices - iii Vérification, qui prévoit que « Le système et les processus d'autorisation et d'authentification électroniques devraient pouvoir faire l'objet d'une vérification complète. La piste de vérification devrait comprendre les matrices de délégation, les profils d'utilisateur et l'ensemble des données et des fichiers d'autorisation et d'authentification électroniques nécessaires pour reconstituer dans l'ordre les événements et les opérations traitées », et la Politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne » (qui est en vigueur depuis le 1er avril 2006 et remplacera la Politique de 2001 sur la vérification interne) qui précise, au point 5.5 de la section 5, Exigences de la politique, que les « administrateurs généraux des ministères doivent veiller à ce que le comité de vérification reçoive toute l'information et la documentation requise ou demandée pour lui permettre de remplir ses responsabilités, aux termes de la législation applicable » sous 5.5.3.

7. Nouvelle catégorie, car l'acquisition, l'achat et la sortie du matériel de communication (téléphones, télégraphes, radios, télécopieurs appareils téléscripteurs, etc.) n'était auparavant pas visés.

8. L'inclusion originale de l'expression « Acquisition de matériel technique (installations de chauffage, de télécommunication) » a été supprimée, car il s'agit d'immobilisations et ces activités ne sont pas considérées comme des activités administratives communes pour toutes les institutions

9. Le « glossaire » du SCT - Gestion du matériel - guide de vérification - définit ainsi le mot « Sortie » : Remise de matériel en vertu d'une demande ou instruction dûment autorisée. Dans le but de fournir plus de précisions au client à l'égard de cette activité, cette définition a été utilisée pour élargir la description du mot « Sortie » dans cette fonction.

10. Originalement regroupés sous une même catégorie « Affaires courantes, entretien et réparations, consignes d'utilisation, acquisition, etc. » avec un délai de conservation de trois (3) ans. En consultation avec les spécialistes en gestion du matériel de BAC, il a été recommandé de décomposer cette catégorie en composantes convenables et d'appliquer le même délai de base de conservation que celle des autres biens matériels, c.-à-d. disposition, entretien et réparations, acquisition, etc. En harmonie avec l'orientation relative à la conservation « Disposition et excédents », les « Consignes d'utilisation » ont été révisées pour tenir compte des besoins et des opérations de la gestion du matériel de la flotte.

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