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Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale

Section 2, Partie 4

Fonction « contrôleur »
(arrangement selon les sujets)

Section 3 - Exceptions aux Lignes directrices générales concernant la conservation

Catégorie Sujet et description Lignes directrices et/ou remarques
Sauf indication contraire, toujours appliquez les Lignes directrices générales concernant la conservation
3.1 Comptes et comptabilité Comptes d'attente, y compris les grands livres et les registres 1 exercice financier après le transfert au compte approprié
Crédits, débours, etc.  
3.2 Comptes créditeurs (dépenses) Factures  
  • Factures pour comptes d'avance fixe
1 exercice financier
  • Sociétés commerciales, hôpitaux, fournisseurs, assurance, etc.2
6 exercices financiers
Grands livres et registres  
  • Dépense, y compris les comptes d'avance fixe
6 exercices financiers
Pièces justificatives et pièces de journal  
  • Documents de versements juridiques
1 exercice financier
  • Prêts et avances aux employés
3 exercices financiers
  • Résumé, connaissement, réquisition de chèques, contrats, crédits sur avances, couvertures, crédits sur comptes d'avance fixe, bons et réquisitions de commandes, y compris les réclamations de dépenses locales, de remboursement, de frais de déménagement et de dépenses de voyage, bons de transport, sociétés commerciales, hôpitaux, fournisseurs, prêts et placements, sécurité de la vieillesse, comptes ouverts, prestations de décès, etc.
6 exercices financiers
Services publics  
  • Énergie, téléphone, câblodistribution
6 exercices financiers
Services rendus à d'autres institutions 6 exercices financiers
Services rendus à l'institution  
  • Conseils, professionnels, techniques (experts-conseils. médecins, avocats, infirmières autorisées, etc.)
6 exercices financiers
3.3 Comptes débiteurs (recettes) Grands livres et registres  
  • Comprend les grands livres de remboursement et des remises pour le dépôt de valeurs, le règlement aux soldats (1ère Guerre mondiale), etc.
6 exercices financiers
Notes de crédit et remboursements  
  • Sur retour de marchandises et de conteneurs, etc.
6 exercices financiers
Pièces justificatives et pièces de journal  
  • Documents de versements juridiques
1 exercice financier
  • Notes, crédits, reçus officiels, formulaires de reçus, fiches de vente, etc., de toute source, y compris les créances recouvrables des concessions, les réclamations, les droits, les locations, les prêts et les placements, etc.
6 exercices financiers
  • Prêts et avances aux employés
3 exercices financiers
3.4 Ententes et arrangements Ententes avec d'autres ordres de gouvernement (fédéral, provincial, municipal)  
  • Fichiers d'entente qui contiennent les documents purs de gestion financière liés à la comptabilité et au contrôle des dépenses/recettes, à la vérification des paiements, à la préparation des budgets et à la préparation des budgets et au contrôle budgétaire des programmes, y compris les grands livres et les registres reliés à ces ententes, notamment la Caisse d'indemnité aux pêcheurs, les droits de port et les retenues.
6 exercices financiers
3.5 Affectations de fonds Grands livres et registres 6 exercices financiers
Pièces justificatives  
  • Transferts entre chefs de dépenses
6 exercices financiers
3.6 Indemnités Divertissement 1 exercice financier
Éducation. Service à l'étranger, mariage, poste du Nord et isolé, risques, frais de subsistance, cessation d'emploi, etc. 6 exercices financiers
Grands livres et registres  
  • Allocation familiale et allocation d'anciens combattants
6 exercices financiers
  • Commissions canadienne des pensions
6 exercices financiers
3.7 Diversification des modes de prestation des services Comprend les documents qui soutiennent les types spécialisés suivants d'activités de planification de programme à l'appui des fonctions administratives communes : examen des programmes à titre de candidats pour d'autres options de prestation de services, obtention préalable d'une orientation du Conseil de Trésor sur la façon de procéder, réalisation d'une étude initiale de faisabilité pour un programme ou une activité spécifique, analyse des options et sélection d'une option préférée, présentation d'une proposition au Conseil du Trésor sur la mise en œuvre de l'option retenue, mise en œuvre de la décision conformément à l'orientation du Conseil du Trésor et réalisations de vérifications et d'examens des résultats.  
Contrats, acceptation des soumissions, etc.  
  • Dossiers d'achat. de location, de services, etc.
6 exercices financiers après l'achèvement et le non-renouvellement
  • Grands livres registres
6 exercices financiers
Frais/droits d'utilisateur externe  
  • Documents relatifs au recouvrement, en tout ou en partie, des coûts de prestation des biens et des services.
 
3.8 Mises à jour annuelles des niveaux de référence (MJANR)3 Plan détaillé de supervision et de contrôle de la répartition des ressources dans les limites du cadre de planification.  
MJANR individuelle  
  • Direction, direction générale ou division
2 exercices financiers
  • Institutions
6 exercices financiers
3.9 Contrôles et vérifications Documents de vérifications et/ou d'évaluation interne des programmes, fichiers de travail et autres fichiers de vérification qui soutiennent la méthodologie, la procédure, la liaison interdépendante et l'interaction avec les organismes centraux. NOTA : Cette sous-fonction comprend les documents de vérification et d'évaluation interne des programmes et les fichiers de travail qui soutiennent la méthodologie, la procédure, la liaison interdépendante et l'interaction avec les organismes centraux, mais elle exclut les rapports finaux de vérification et d'évaluation interne de programme et les fichiers qui soutiennent la réponse de la direction, les mesures correctives et le suivi. Voir les sections C.7.1 et C.7.2 de l'annexe I de l'APDD 99/004) 3 exercices financiers
Vérifications et/ou évaluations externes des programmes (excluent les vérifications effectuées par les experts-conseils du secteur privé; voir la section C.3.2 de l'annexe I de l'APDD 1999/004).  
  • Effectuées par un organisme central, un organisme de services communs ou par la Vérificatrice générale
6 exercices financiers
3.10 Banques et opérations bancaires États (et rapprochements)  
  • Comptes d'avance fixe
6 exercices financiers
  • Division du contrôle du remboursement des chèques
1 exercice financier
Pièces justificatives  
  • Reçus, exemplaires des transferts de fonds, etc.
1 exercice financier
Taux de change  
  • Banque du Canada
1 exercice financier
3.11 Cautionnement (des employés) Cautionnement (des employés) 2 exercices financiers
3.12 Budgets Budgets individuels  
  • Direction ou division
2 exercices financiers
  • Institutions
6 exercices financiers
3.13 Comptabilité de caisse Grands livres et registres  
  • Documents de contrôle de caisse
1 exercice financier
  • Journaux de caisse, livres de caisse, sommaires de caisse, reçus, registres, grands livres et registres de droits de quai
6 exercices financiers
3.14 Chèques Chèques réels payés (encaissés), y compris les instruments semblables 6 exercices financiers
Listes et transcriptions (toutes)  
  • Chèques annulés
1 exercice financier
  • Chèques déposés dans des comptes bancaires
1 exercice financier
  • Chèques retournés
1 exercice financier
  • Chèques subséquemment annulés
1 exercice financier
  • Chèques subséquemment payés
6 exercices financiers
  • Listes générales
6 exercices financiers
Mandats pour honoraires d'élection 6 exercices financiers
Perdus  
  • Déclarations sous serment
2 exercices financiers
Pièces justificatives  
  • Avis de règlement interministériel
6 exercices financiers
  • Formule d'autorisation de dépôt de garantie
1 exercice financier
  • Journal général et registres de journaux généraux
6 exercices financiers
  • Retournées
1 exercice financier
  • Sortie de magasins
2 exercices financiers
Reçus pour 1 exercice financier
Registres 6 exercices financiers
Relevés bancaires et rapprochements 6 exercices financiers
  • Comptes bancaires d'avance fixe
6 exercices financiers
Résumés  
  • Annexés aux pièces justificatives
6 exercices financiers
  • Exemplaires et documents autres que ceux qui sont annexes aux pièces justificatives
1 exercice financier
Retournés Annuler après 6 mois, puis conserver pendant 6 exercices financiers
  • Non délivrés
6 exercices financiers
Transcriptions 6 exercices financiers
3.15 Réclamations Par et contre l'État  
Réclamations individuelles  
Accident à bord d'un véhicule, d'un navire, d'une embarcation et d'un aéronef et autres fichiers de réclamation par et contre l'État, finalisés ou autorisés ou supprimés ou transférés à un compte débiteur inactif. 6 exercices financiers après le règlement de la réclamation en question. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels POE 908 - Accidents à bord d'un véhicule, d'un navire, d'une embarcation et d'un aéronef.
3.16 Codage financier Procédures et conventions de codage technique pour la classification des comptes  
3.17 Contrats Contrats individuels  
  • Dossiers d'achat, de location, de services, etc
6 exercices financiers
  • Plans et projets d'immobilisations (documents inclus relatifs aux contrats et aux activités de passation de marchés associés aux plans et aux projets d'immobilisations. Exclut les plans et les projets d'immobilisations majeurs dont le budget est égal ou supérieur à 10 M$)
6 exercices financiers après l'achèvement et le non-renouvellement
Ententes, acceptation de soumissions, etc.  
Grands livres et registres  
3.18 Droits et tarifs Douanes, accises, exportation, importation et formulaires 2 exercices financiers
3.19 Charges Charges individuelles 1 exercice financier
Grands livres et registres (autres que pour la Caisse de prêts aux Esquimaux ou son établissement) 1 exercice financier
Redressements  
Transferts  
  • Sous affectation
1 exercice financier
3.20 Budgets des dépenses Budgets individuels  
  • Direction, ou division
2 exercices financiers
  • Institutions
6 exercices financiers
3.21 Fonds Écoles  
Non publics  
3.22 Subventions, contributions et paiements de transfert Dossiers de transactions purement financières liées à la comptabilité et au contrôle des dépenses/recettes, à la vérification des paiements, à la préparation budgétaire et au contrôle budgétaire des programmes relatifs aux paiements de transfert, aux subventions et aux contributions. 6 exercices financiers
3.23 Grands livres et registres Charges  
  • Caisse de prêts aux Esquimaux
6 exercices financiers
  • Établissement
6 exercices financiers
Grands livres généraux 6 exercices financiers
3.24 Rémunération Les documents relatifs à la paye sont éliminés, conformément à l'APDD 98/0045 - fonction « gestion des ressources humaines »; en général, ils adoptent le délai de conservation pour les dossiers personnels des employés, c.-à-d., conservés par l'institution de l'employé pendant la durée de l'emploi, plus 5 ans 4, puis ils sont transférés à Bibliothèque et Archives Canada, qui conserve le fichier pendant quatre-vingts (80) ans ou jusqu'après le décès du particulier, si aucune mesure supplémentaire n'est en attente.  
Cartes  
  • Dossier complet de paye de l'employé classifié, occasionnel, recruté sur place, à temps partiel, à taux courant, saisonnier, de session
 
  • Feuilles de paye
Jusqu'à l'atteinte de l'âge de 80 ans, pourvu que 2 années se soient écoulées depuis la dernière mesure administrative consignée au dossier.
  • Grand livre des rentiers
2 ans après la cessation du versement au rentier ou à ses héritiers, pourvu qu'aucune mesure ne soit en instance ou prévue.
Certificats de paye, documents relatifs aux indemnités et aux retenues à la source 2 ans après l'expiration de l'exercice financier pour la documentation générale de rémunération et de retenue à la source et pour les affaires courantes, sauf dans les situations de besoin de régler un versement excédentaire, de recouvrer des dettes envers l'État ou de faire observer une ordonnance de saisie-arrêt, de saisie arrêt en mains tierces; dans ces situations, les documents sont conservés jusqu'au règlement du versement excédentaire, du recouvrement de la dette ou de l'expiration de l'ordonnance de saisie-arrêt ou de saisie arrêt en mains tierces. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels POE 904 - Rémunération et avantages sociaux.
Comptes  
  • Fonds de retraite (individuel)
2 ans après le décès, pourvu que toutes les questions successorales aient été réglées.
  • Soldes d'ouverture d'une pension de retraite en date du 1er janvier 1954
Jusqu'à l'atteinte de l'âge de 80 ans, pourvu que 2 années se soient écoulées depuis la dernière mesure administrative consignée au dossier.
Délégation de solde  
  • Documentation
6 exercices financiers
Documents d'entrée de paye  
États  
  • Documents de gains des rentiers
2 exercices financiers
  • Gratification en espèces
6 exercices financiers
  • Salaires
6 exercices financiers
Fichiers de paye  
  • Rentiers : états de service, autorisation de prestations, certificats d'assurance-vie et avis de retenues à la source (fichiers de cessation d'emploi)
3 exercices financiers
Indemnités et retenues à la source  
  • Formulaires d'autorisation de la GRC
6 exercices financiers
Impôt sur le revenu  
  • Feuillets T4 et TP4
6 exercices financiers
  • Fichiers de paye
 
  • Retenues à la source des rentiers
2 exercices financiers
  • Listes de chèques qui décrivent les chèques de rémunération pour :
 
  • Les employés classifiés (y compris les allocations de subsistance)
6 exercices financiers
  • Les employés occasionnels, les employés à taux courant, etc. (pour lesquels les fiches complètes de traitement sont conservées)
6 exercices financiers
  • Listes de chèques de paiement de pension de retraite et de pension
6 exercices financiers
  • Lorsque les fiches de paye N'EXISTENT PAS ou NE CONTIENNENT PAS tous les renseignements requis.
64 ans à partir de la date de la période de paye
  • Retenues à la source
2 exercices financiers
  • Remise de retenues à la source
2 exercices financiers
Mandats d'appointements 6 exercices financiers
Obligations d'épargne du Canada  
  • Promesses de dons
2 exercices financiers
Pension  
  • Employés recrutés sur place
Jusqu'à l'atteinte de l'âge de 80 ans, pourvu que 2 années se soient écoulées depuis la dernière mesure administrative consignée au dossier.
Relevés des heures de travail, contrôles et autorisations de retenue à la source 6 exercices financiers
Remboursement  
  • Individuel
Jusqu'à l'atteinte de l'âge de 80 ans, pourvu que 2 années se soient écoulées depuis la dernière mesure administrative consignée au dossier
3.25 Petite caisse   2 exercices financiers
3.26 Comptes de valeurs postales Comprend un système de paiement en bloc  
Grands livres et registres  
  • Cartes de compte de trésor de l'ARC
6 exercices financiers
  • Documents quotidiens et comptes d'avance
1 exercice financier
3.27 Reçus Biens et services reçus, déclarations des intéressés, listes, reçus courants individuels, etc. 1 exercice financier
3.28 Règlements et ordres Paiements individuels 6 exercices financiers
3.29 Fonds renouvelables Les fonds renouvelables fonctionnent selon une autorisation continue ou permanente du Parlement de puiser dans le Trésor pour un fonds de roulement, une acquisition d'immobilisation et un financement temporaire de déficits d'exploitation accumulés d'une opération ou d'un programme financé par les utilisateurs.  
3.30 Gestion des risques La gestion des risques fait partie du processus de planification et elle analyse les menaces potentielles (et inversement les possibilités) d'une organisation, de son personnel et de son matériel. L'analyse de la gestion des risques décrits différents scénarios pour permettre de faire des comparaisons et des choix entre les options possibles.  
3.31 Pouvoir de signature Listes et cartes de signature Jusqu'au remplacement
3.32 États, résumés, rapports et statistiques Comptabilité  
  • Divers
 
  • Non mentionné ailleurs
 
  • Annuel
6 exercices financiers
  • Publié dans les comptes publics
2 exercices financiers
Quotidien, mensuel, trimestriel 1 exercice financier
Comptes créditeurs et débiteurs (dépenses et recettes)  
  • Listes par crédit, chef de dépense, sous affectation, charge financière ou établissement
 
  • annuelles
6 exercices financiers
  • mensuelles
3 exercices financiers
3.33 Taxes Taxes fédérales, provinciales et municipales, autres que l'impôt sur le revenu.  
  • taxe d'amusement, taxe foncière, taxes de vente, etc.
 
3.34 Voyages Grands livres et registres  
  • Avance de voyage (bons du Trésor, fiducie, prestations d'ancien combattant, etc.)
6 exercices financiers
Indemnités, dépenses, etc.  
Réclamation individuelle de dépenses  
  • Avances, réquisitions, mandats, etc. concernant le kilométrage, la réinstallation, les voyages, etc.
6 exercices financiers après l'exercice durant lequel la réclamation de voyage ou de réinstallation a été réglée. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels PPU 908 - Accueil, et PPU 909 - Voyages.
3.35 Comptes en fiducie Comprend les états financiers provisoires et la documentation comptable (reçus originaux, pièces justificatives ou grands livres) pour tout compte en fiducie et les documents qui soutiennent les comptes en fiducie à court terme qui découlent de l'administration de contacts liés aux activités administratives d'une institution ou du versement d'aspects financiers de la fonction « gestion des ressources humaines »  

2. La catégorie « Assurance » a été supprimée à titre de catégorie principale pour éviter toute confusion à l'égard des activités associées à la fonction « gestion des ressources humaines ». Les factures/paiements d'assurance sont associés à la fonction « contrôleur » et, à ce titre, elles ont été incluses à des fins descriptives pour les factures sous la catégorie « Comptes créditeurs ».

3. Anciennement « Plans opérationnels pluriannuels (POP) ». Chantale Larocque de LAC a confirmé que le transfert de l'ancienne orientation de description et de conservation des POP aux MJANR soit applicable.

4. Conformément à la nouvelle Loi sur l'emploi dans la fonction publique, entrée en vigueur le 31 décembre 2005, le document Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination - Conditions liées à la délégation, précise que « Dans l'exercice des pouvoirs qui vous sont délégués, vous et les personnes subdélégataires devrez … veiller à ce que toutes les décisions de nomination et décisions connexes soient bien documentées et puissent être consultées durant une période de cinq ans à partir de la dernière mesure administrative. »

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