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Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale
Section 2, Partie 4
Fonction « contrôleur »
(arrangement selon les sujets)
Section 3 - Exceptions aux Lignes directrices générales concernant la conservation
| Catégorie | Sujet et description | Lignes directrices et/ou
remarques Sauf indication contraire, toujours appliquez les Lignes directrices générales concernant la conservation |
|---|---|---|
| 3.1 Comptes et comptabilité | Comptes d'attente, y compris les grands livres et les registres | 1 exercice financier après le transfert au compte approprié |
| Crédits, débours, etc. | ||
| 3.2 Comptes créditeurs (dépenses) | Factures | |
|
1 exercice financier | |
|
6 exercices financiers | |
| Grands livres et registres | ||
|
6 exercices financiers | |
| Pièces justificatives et pièces de journal | ||
|
1 exercice financier | |
|
3 exercices financiers | |
|
6 exercices financiers | |
| Services publics | ||
|
6 exercices financiers | |
| Services rendus à d'autres institutions | 6 exercices financiers | |
| Services rendus à l'institution | ||
|
6 exercices financiers | |
| 3.3 Comptes débiteurs (recettes) | Grands livres et registres | |
|
6 exercices financiers | |
| Notes de crédit et remboursements | ||
|
6 exercices financiers | |
| Pièces justificatives et pièces de journal | ||
|
1 exercice financier | |
|
6 exercices financiers | |
|
3 exercices financiers | |
| 3.4 Ententes et arrangements | Ententes avec d'autres ordres de gouvernement (fédéral, provincial, municipal) | |
|
6 exercices financiers | |
| 3.5 Affectations de fonds | Grands livres et registres | 6 exercices financiers |
| Pièces justificatives | ||
|
6 exercices financiers | |
| 3.6 Indemnités | Divertissement | 1 exercice financier |
| Éducation. Service à l'étranger, mariage, poste du Nord et isolé, risques, frais de subsistance, cessation d'emploi, etc. | 6 exercices financiers | |
| Grands livres et registres | ||
|
6 exercices financiers | |
|
6 exercices financiers | |
| 3.7 Diversification des modes de prestation des services | Comprend les documents qui soutiennent les types spécialisés suivants d'activités de planification de programme à l'appui des fonctions administratives communes : examen des programmes à titre de candidats pour d'autres options de prestation de services, obtention préalable d'une orientation du Conseil de Trésor sur la façon de procéder, réalisation d'une étude initiale de faisabilité pour un programme ou une activité spécifique, analyse des options et sélection d'une option préférée, présentation d'une proposition au Conseil du Trésor sur la mise en œuvre de l'option retenue, mise en œuvre de la décision conformément à l'orientation du Conseil du Trésor et réalisations de vérifications et d'examens des résultats. | |
| Contrats, acceptation des soumissions, etc. | ||
|
6 exercices financiers après l'achèvement et le non-renouvellement | |
|
6 exercices financiers | |
| Frais/droits d'utilisateur externe | ||
|
||
| 3.8 Mises à jour annuelles des niveaux de référence (MJANR)3 | Plan détaillé de supervision et de contrôle de la répartition des ressources dans les limites du cadre de planification. | |
| MJANR individuelle | ||
|
2 exercices financiers | |
|
6 exercices financiers | |
| 3.9 Contrôles et vérifications | Documents de vérifications et/ou d'évaluation interne des programmes, fichiers de travail et autres fichiers de vérification qui soutiennent la méthodologie, la procédure, la liaison interdépendante et l'interaction avec les organismes centraux. NOTA : Cette sous-fonction comprend les documents de vérification et d'évaluation interne des programmes et les fichiers de travail qui soutiennent la méthodologie, la procédure, la liaison interdépendante et l'interaction avec les organismes centraux, mais elle exclut les rapports finaux de vérification et d'évaluation interne de programme et les fichiers qui soutiennent la réponse de la direction, les mesures correctives et le suivi. Voir les sections C.7.1 et C.7.2 de l'annexe I de l'APDD 99/004) | 3 exercices financiers |
| Vérifications et/ou évaluations externes des programmes (excluent les vérifications effectuées par les experts-conseils du secteur privé; voir la section C.3.2 de l'annexe I de l'APDD 1999/004). | ||
|
6 exercices financiers | |
| 3.10 Banques et opérations bancaires | États (et rapprochements) | |
|
6 exercices financiers | |
|
1 exercice financier | |
| Pièces justificatives | ||
|
1 exercice financier | |
| Taux de change | ||
|
1 exercice financier | |
| 3.11 Cautionnement (des employés) | Cautionnement (des employés) | 2 exercices financiers |
| 3.12 Budgets | Budgets individuels | |
|
2 exercices financiers | |
|
6 exercices financiers | |
| 3.13 Comptabilité de caisse | Grands livres et registres | |
|
1 exercice financier | |
|
6 exercices financiers | |
| 3.14 Chèques | Chèques réels payés (encaissés), y compris les instruments semblables | 6 exercices financiers |
| Listes et transcriptions (toutes) | ||
|
1 exercice financier | |
|
1 exercice financier | |
|
1 exercice financier | |
|
1 exercice financier | |
|
6 exercices financiers | |
|
6 exercices financiers | |
| Mandats pour honoraires d'élection | 6 exercices financiers | |
| Perdus | ||
|
2 exercices financiers | |
| Pièces justificatives | ||
|
6 exercices financiers | |
|
1 exercice financier | |
|
6 exercices financiers | |
|
1 exercice financier | |
|
2 exercices financiers | |
| Reçus pour | 1 exercice financier | |
| Registres | 6 exercices financiers | |
| Relevés bancaires et rapprochements | 6 exercices financiers | |
|
6 exercices financiers | |
| Résumés | ||
|
6 exercices financiers | |
|
1 exercice financier | |
| Retournés | Annuler après 6 mois, puis conserver pendant 6 exercices financiers | |
|
6 exercices financiers | |
| Transcriptions | 6 exercices financiers | |
| 3.15 Réclamations | Par et contre l'État | |
| Réclamations individuelles | ||
| Accident à bord d'un véhicule, d'un navire, d'une embarcation et d'un aéronef et autres fichiers de réclamation par et contre l'État, finalisés ou autorisés ou supprimés ou transférés à un compte débiteur inactif. | 6 exercices financiers après le règlement de la réclamation en question. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels POE 908 - Accidents à bord d'un véhicule, d'un navire, d'une embarcation et d'un aéronef. | |
| 3.16 Codage financier | Procédures et conventions de codage technique pour la classification des comptes | |
| 3.17 Contrats | Contrats individuels | |
|
6 exercices financiers | |
|
6 exercices financiers après l'achèvement et le non-renouvellement | |
| Ententes, acceptation de soumissions, etc. | ||
| Grands livres et registres | ||
| 3.18 Droits et tarifs | Douanes, accises, exportation, importation et formulaires | 2 exercices financiers |
| 3.19 Charges | Charges individuelles | 1 exercice financier |
| Grands livres et registres (autres que pour la Caisse de prêts aux Esquimaux ou son établissement) | 1 exercice financier | |
| Redressements | ||
| Transferts | ||
|
1 exercice financier | |
| 3.20 Budgets des dépenses | Budgets individuels | |
|
2 exercices financiers | |
|
6 exercices financiers | |
| 3.21 Fonds | Écoles | |
| Non publics | ||
| 3.22 Subventions, contributions et paiements de transfert | Dossiers de transactions purement financières liées à la comptabilité et au contrôle des dépenses/recettes, à la vérification des paiements, à la préparation budgétaire et au contrôle budgétaire des programmes relatifs aux paiements de transfert, aux subventions et aux contributions. | 6 exercices financiers |
| 3.23 Grands livres et registres | Charges | |
|
6 exercices financiers | |
|
6 exercices financiers | |
| Grands livres généraux | 6 exercices financiers | |
| 3.24 Rémunération | Les documents relatifs à la paye sont éliminés, conformément à l'APDD 98/0045 - fonction « gestion des ressources humaines »; en général, ils adoptent le délai de conservation pour les dossiers personnels des employés, c.-à-d., conservés par l'institution de l'employé pendant la durée de l'emploi, plus 5 ans 4, puis ils sont transférés à Bibliothèque et Archives Canada, qui conserve le fichier pendant quatre-vingts (80) ans ou jusqu'après le décès du particulier, si aucune mesure supplémentaire n'est en attente. | |
| Cartes | ||
|
||
|
Jusqu'à l'atteinte de l'âge de 80 ans, pourvu que 2 années se soient écoulées depuis la dernière mesure administrative consignée au dossier. | |
|
2 ans après la cessation du versement au rentier ou à ses héritiers, pourvu qu'aucune mesure ne soit en instance ou prévue. | |
| Certificats de paye, documents relatifs aux indemnités et aux retenues à la source | 2 ans après l'expiration de l'exercice financier pour la documentation générale de rémunération et de retenue à la source et pour les affaires courantes, sauf dans les situations de besoin de régler un versement excédentaire, de recouvrer des dettes envers l'État ou de faire observer une ordonnance de saisie-arrêt, de saisie arrêt en mains tierces; dans ces situations, les documents sont conservés jusqu'au règlement du versement excédentaire, du recouvrement de la dette ou de l'expiration de l'ordonnance de saisie-arrêt ou de saisie arrêt en mains tierces. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels POE 904 - Rémunération et avantages sociaux. | |
| Comptes | ||
|
2 ans après le décès, pourvu que toutes les questions successorales aient été réglées. | |
|
Jusqu'à l'atteinte de l'âge de 80 ans, pourvu que 2 années se soient écoulées depuis la dernière mesure administrative consignée au dossier. | |
| Délégation de solde | ||
|
6 exercices financiers | |
| Documents d'entrée de paye | ||
| États | ||
|
2 exercices financiers | |
|
6 exercices financiers | |
|
6 exercices financiers | |
| Fichiers de paye | ||
| 3 exercices financiers | |
| Indemnités et retenues à la source | ||
| 6 exercices financiers | |
| Impôt sur le revenu | ||
| 6 exercices financiers | |
| ||
|
2 exercices financiers | |
| ||
|
6 exercices financiers | |
|
6 exercices financiers | |
|
6 exercices financiers | |
|
64 ans à partir de la date de la période de paye | |
|
2 exercices financiers | |
| 2 exercices financiers | |
| Mandats d'appointements | 6 exercices financiers | |
| Obligations d'épargne du Canada | ||
| 2 exercices financiers | |
| Pension | ||
| Jusqu'à l'atteinte de l'âge de 80 ans, pourvu que 2 années se soient écoulées depuis la dernière mesure administrative consignée au dossier. | |
| Relevés des heures de travail, contrôles et autorisations de retenue à la source | 6 exercices financiers | |
| Remboursement | ||
| Jusqu'à l'atteinte de l'âge de 80 ans, pourvu que 2 années se soient écoulées depuis la dernière mesure administrative consignée au dossier | |
| 3.25 Petite caisse | 2 exercices financiers | |
| 3.26 Comptes de valeurs postales | Comprend un système de paiement en bloc | |
| Grands livres et registres | ||
|
6 exercices financiers | |
|
1 exercice financier | |
| 3.27 Reçus | Biens et services reçus, déclarations des intéressés, listes, reçus courants individuels, etc. | 1 exercice financier |
| 3.28 Règlements et ordres | Paiements individuels | 6 exercices financiers |
| 3.29 Fonds renouvelables | Les fonds renouvelables fonctionnent selon une autorisation continue ou permanente du Parlement de puiser dans le Trésor pour un fonds de roulement, une acquisition d'immobilisation et un financement temporaire de déficits d'exploitation accumulés d'une opération ou d'un programme financé par les utilisateurs. | |
| 3.30 Gestion des risques | La gestion des risques fait partie du processus de planification et elle analyse les menaces potentielles (et inversement les possibilités) d'une organisation, de son personnel et de son matériel. L'analyse de la gestion des risques décrits différents scénarios pour permettre de faire des comparaisons et des choix entre les options possibles. | |
| 3.31 Pouvoir de signature | Listes et cartes de signature | Jusqu'au remplacement |
| 3.32 États, résumés, rapports et statistiques | Comptabilité | |
|
||
|
||
|
6 exercices financiers | |
|
2 exercices financiers | |
| Quotidien, mensuel, trimestriel | 1 exercice financier | |
| Comptes créditeurs et débiteurs (dépenses et recettes) | ||
|
||
|
6 exercices financiers | |
|
3 exercices financiers | |
| 3.33 Taxes | Taxes fédérales, provinciales et municipales, autres que l'impôt sur le revenu. | |
|
||
| 3.34 Voyages | Grands livres et registres | |
|
6 exercices financiers | |
| Indemnités, dépenses, etc. | ||
| Réclamation individuelle de dépenses | ||
|
6 exercices financiers après l'exercice durant lequel la réclamation de voyage ou de réinstallation a été réglée. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels PPU 908 - Accueil, et PPU 909 - Voyages. | |
| 3.35 Comptes en fiducie | Comprend les états financiers provisoires et la documentation comptable (reçus originaux, pièces justificatives ou grands livres) pour tout compte en fiducie et les documents qui soutiennent les comptes en fiducie à court terme qui découlent de l'administration de contacts liés aux activités administratives d'une institution ou du versement d'aspects financiers de la fonction « gestion des ressources humaines » |
2. La catégorie « Assurance » a été supprimée à titre de catégorie principale pour éviter toute confusion à l'égard des activités associées à la fonction « gestion des ressources humaines ». Les factures/paiements d'assurance sont associés à la fonction « contrôleur » et, à ce titre, elles ont été incluses à des fins descriptives pour les factures sous la catégorie « Comptes créditeurs ».
3. Anciennement « Plans opérationnels pluriannuels (POP) ». Chantale Larocque de LAC a confirmé que le transfert de l'ancienne orientation de description et de conservation des POP aux MJANR soit applicable.
4. Conformément à la nouvelle Loi sur l'emploi dans la fonction publique, entrée en vigueur le 31 décembre 2005, le document Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination - Conditions liées à la délégation, précise que « Dans l'exercice des pouvoirs qui vous sont délégués, vous et les personnes subdélégataires devrez … veiller à ce que toutes les décisions de nomination et décisions connexes soient bien documentées et puissent être consultées durant une période de cinq ans à partir de la dernière mesure administrative. »
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Date de création : 2006-03-29
Date de modification : 2011-04-21
Date de modification : 2011-04-21
