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Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale

Section 2, Partie 5

Fonction « gestion des ressources humaines »
(arrangement selon les sujets)

1.1 Portée

La fonction « gestion des ressources humaines » vise les documents administratifs communs qui traitent des sous-fonctions, processus, activités et transactions relativement à la gestion des ressources humaines exécutés dans l'ensemble des institutions gouvernementales pour faciliter l'application des politiques opérationnelles et l'exécution des programmes et des services, y compris les sous-fonctions et les activités associées à la dotation, à la formation et au perfectionnement professionnel, à l'évaluation du rendement, à la santé et la sécurité au travail, aux relations de travail, à la rémunération et aux avantages sociaux, à la planification et l'utilisation des ressources humaines, à la classification, aux langues officielles, à l'équité en matière d'emploi et aux programmes spéciaux.

1.2 Exclusions

Voir la Fonction « gestion des ressources humaines » (section 1 - Introduction/Portée). Lorsque des activités et des sujets particuliers ne figurent pas au tableau de conservation, les institutions sont invitées, aux fins d'orientation, à consulter l'index alphabétique présenté à la fin des Lignes directrices.

1.3 Renseignements personnels

L'article 6 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les articles 4 et 7 du Règlement sur la protection des renseignements personnels régissent la conservation des renseignements personnels présents dans les documents utilisés par une institution fédérale dans l'exercice de ses fonctions.

Le paragraphe 4(1) du Règlement sur la protection des renseignements personnels prévoit que les renseignements personnels utilisés par une institution fédérale à des fins administratives (l'utilisation des données dans un processus de prise de décision qui touche l'individu) doivent être conservés par cette institution pendant au moins deux ans, à moins que l'individu qu'ils concernent ne consente à leur retrait du fichier.

4. (1) Les renseignements personnels utilisés par une institution fédérale à des fins administratives doivent être conservés par cette institution :
a) pendant au moins deux ans après la dernière fois où ces renseignements ont été utilisés à des fins administratives, à moins que l'individu qu'ils concernent ne consente à leur retrait du fichier;
b) dans les cas où une demande d'accès à ces renseignements a été reçue, jusqu'à ce que son auteur ait eu la possibilité d'exercer tous ses droits en vertu de la Loi.

L'orientation relative à la conservation des documents qui renferment des renseignements personnels et qui ont été assujettis à une demande « d'accès à des renseignements personnels » est présentée à l'article 7 du Règlement sur la protection des renseignements personnels qui prévoit que :

7. Le responsable d'une institution fédérale doit conserver pendant au moins deux ans après la réception d'une demande d'accès à des renseignements personnels (faite par un organisme d'enquête précisé dans le Règlement) à une institution en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi,

a) une copie de la demande;

b) un relevé des renseignements communiqués en réponse à la demande.

Lors de la détermination des délais de conservation des documents qui renferment des renseignements personnels, les institutions fédérales doivent veiller à l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de son Règlement. Les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de son Règlement sont obligatoires et elles doivent être observées.

1.4 Bureaux de premier intérêt (BPI) et Bureaux d'intérêt secondaire (BIS)

Voir la Fonction « gestion des ressources humaines » (Section 1 - Introduction/Bureaux de premier intérêt et Bureaux d'intérêt secondaire), laquelle présente des exemples d'institutions pour lesquelles les Lignes directrices concernant la conservation ne s'appliquent qu'à leurs documents administratifs communs.

1.5 Utilisation

Il est important de préciser qu'aucun élément des présentes Lignes directrices ne doit être interprété comme une autorisation ou une exigence pour disposer des documents. Ces Lignes directrices concernant la conservation doivent être utilisées conformément aux propositions présentées dans la section Introduction. Pour obtenir une orientation relative à la disposition des documents administratifs communs liés à la fonction « gestion des ressources humaines », les institutions doivent consulter l'Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer de documents (APDD) no 98/005 de Bibliothèque et Archives Canada.

1.6 Lignes directrices concernant le délai de conservation

Lorsque des documents sont régis par une autorisation pluriinstitutionnelle de disposer des documents en vigueur, les renseignements de conservation sont présentés sous forme de Lignes directrices concernant la conservation qui sont exprimées en mois, en années civiles et en exercices financiers. En l'absence d'orientation particulière relative à la conservation et sauf indication contraire, le délai de conservation de cinq (5) ans pour les politiques et les procédures et le délai de conservation de deux (2) ans pour les affaires courantes doivent être appliqués aux documents semblables relatifs à chaque sous-activité énumérée dans la présente fonction. Pour obtenir de plus amples renseignements, prière de consulter les « Lignes directrices générales concernant la conservation » présentées au début du tableau de la Fonction « gestion des ressources humaines ».

1.6 Orientation

Pour obtenir des avis et des conseils sur l'application des présentes Lignes directrices, veuillez communiquer avec le Centre de liaison en tenue de documents.

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