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Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale

Section 2, Partie 5

Fonction « gestion des ressources humaines »
(arrangement selon les sujets)

Section 2 - Lignes directrices générales concernant la conservation - Fonction « gestion des ressources humaines »

Lignes directrices générales concernant la conservation

2.1 Politiques et procédures 5 ans après leur remplacement

2.2 Affaires courantes 2 ans

Dossier personnel (dossier de l'employé) : le consentement légal pour la disposition et la conservation des dossiers du personnel et des employés civils est autorisée aux termes de l'APDD 98/005 - Fonction « gestion des ressources humaines », annexe 1 - Modalités, section C. - Autorisation de détruire. Les dossiers du personnel ou de l'employé seront conservés par l'institution qui l'emploie présentement pendant la durée d'emploi au sein des organisations énumérées dans l'annexe de la Loi sur la protection des renseignements personnels, plus cinq (5)² ans. L'institution transférera ensuite les dossiers en question au Centre fédéral des documents (CFD) du Manitoba (Bibliothèque et Archives Canada). Bibliothèque et Archives Canada (BAC) détruira les dossiers du personnel lorsque le particulier atteindra l'âge de quatre-vingts (80) ans, pourvu que deux années se soient écoulées depuis la dernière mesure administrative. Cette norme de conservation et de disposition, régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, est prescrite par le Conseil du Trésor et doit être observée. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POE 901 - Demandes concernant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels. Pour obtenir de l'assistance relativement au transfert des dossiers personnels, voir les Lignes directrices pour le transfert des dossiers du personnel civil présentées sur le site Web de BAC. Il est important de préciser que ces lignes directrices concernant la conservation ne s'appliquent pas aux dossiers du personnel militaire. Le consentement légal pour la disposition et la conservation des dossiers du personnel militaire est visé par « l'autorisation spécifique de disposer des documents » (ASDD) de l'institution 85/012. Après l'expiration du délai de conservation des dossiers en question, ces derniers doivent être transférés au Centre fédéral des documents (CFD) à Ottawa.

NOTA  : En absence d'orientation particulière relative à la conservation et sauf indication contraire, le délai de conservation de six (6) ans pour les politiques et les procédures et le délai de conservation de deux (2) ans pour les affaires courantes doivent être appliqués aux documents semblables relatifs à chaque sous catégorie énumérée dans le tableau suivant.

Les délais de conservation doivent toujours être interprétés et appliqués après que toutes les mesures administratives ont été complétées (c.-à-d., 2 ans après que toutes les mesures administratives ont été complétées).

Toute activité, sous-fonction ou sous-catégorie qui ne s'inscrit pas dans les Lignes directrices générales concernant la conservation pour les politiques et les procédures, ainsi que pour les affaires courantes, sera identifiée dans le tableau suivant.

Attention : Aux fins de conservation d'une piste de vérification des transactions conformément à la Politique sur l'autorisation et l'authentification électronique et la Politique sur la vérification interne, il serait prudent de conserver ces documents pendant une période normale de temps, soit 6 exercices financiers pour tous les documents de transactions financières. Chaque institution doit examiner attentivement leurs pratiques et décider quels documents doivent être conservés pendant la période de 6 ans.

SCT-1996 « Politique sur l'autorisation et l'authentification électronique » www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=12206

Politique du Conseil du Trésor (1996) intitulée « Politique sur l'autorisation et l'authentification électronique », annexe A, Lignes directrices, iii Vérification, qui précise que « Le système et les processus d'autorisation et d'authentification électronique devraient pouvoir faire l'objet d'une vérification complète. La piste de vérification devrait les profils d'utilisateur et l'ensemble des données et des fichiers nécessaires pour reconstituer dans l'ordre les événements et les opérations traitées »,

et

Ainsi que la Politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne qui précise, Exigences de la politique, que les « administrateurs généraux des ministères doivent veiller à ce que le comité de vérification reçoive toute l'information et la documentation requise ou demandée pour lui permettre de remplir ses responsabilités, aux termes de la législation applicable ».

2. Ancien délai de conservation : 1 an. En vertu de la nouvelle Loi sur l'emploi dans la fonction publique qui est entrée en vigueur le 31 décembre 2005, le document Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination - Conditions liées à la délégation, précise que « Dans l'exercice du pouvoir qui vous sont délégués, vous et les personnes subdélégataires devrez … veiller à ce que toutes les décisions de nomination et décisions connexes soient bien documentées et puissent être consultées pendant une période de cinq ans à partir de la dernière mesure administrative ».

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