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Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale

Section 2, Partie 5

Fonction « gestion des ressources humaines »
(arrangement selon les sujets)

Section 3 - Exceptions aux Lignes directrices générales concernant la conservation

Catégorie Sujet et description Lignes directrices et/ou remarques Sauf indication contraire, toujours appliquez les Lignes directrices générales concernant la conservation
3.1 Nominations Nominations portées en appel 5 ans à partir de la dernière mesure administrative3
De durée indéterminée, déterminée et intérimaire 5 ans à partir de la dernière mesure administrative4
3.2 Récompenses et honneurs Décorations individuelles, médailles, investiture et primes pour services insignes. Comprend les documents relatifs à tous les aspects du Régime des primes d'encouragement, notamment la documentation sur les longs états de service, le mérite, les récompenses spéciales et les primes à l'initiative; tous les prix d'excellence ministériels, les services insignes, les certificats de retraite d'agent supérieur; toutes les récompenses aux inventeurs et aux innovateurs, y compris les plans ministériels de primes d'encouragement, la structure de versement de ces plans; et toutes les bourses d'études, bourses de recherche et bourses.  
  • Décorations individuelles, médailles, investiture et primes pour services insignes
3 ans
  • Régime des primes d'encouragement, suggestion, mérite et longs états de service
 
  • Récompenses individuelles fiancées par l'institution
Fichiers de reconnaissance, 2 ans après la dernière utilisation administrative; 6 ans pour les dossiers financiers; 15 ans pour les fichiers qui traitent de précédents. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POE 920 - Politique de reconnaissance.
  • Réponses des institutions qui ne sont pas directement responsables du financement
2 ans à partir de la dernière mesure administrative
  • Suggestions et nominations rejetées
2 ans à partir de la dernière mesure administrative
3.3 Classification L'analyse des fonctions découlant de la formulation de la structure et des positions d'une organisation. Comprend les documents relatifs à tous les aspects des groupes professionnels distincts, des catégories d'occupations, du traitement relatif, des taux de rémunération, des normes et des politiques sur la classification, de l'examen de la classification, de la délégation et de l'application des normes, de la conversion des postes, de l'élaboration, de l'examen et de la diffusion des normes de classification et de la délégation de la classification.  
  • Fichiers de poste (descriptions de travail)
1 an après le remplacement ou la désuétude
3.4 Programme d'aide aux employés (PAE) Comprend les documents relatifs à tous les aspects du PAE, y compris les politiques et les directives, le code d'éthique, les évaluations du programme, les marchés pour services externes, les conseils, le diagnostic médical, les renvois, la formation, la surveillance (y compris les statistiques et les résumés, les vérifications).  
  • Dossiers individuels
2 ans après la date de la plus récente communication entre le client et le personnel du programme PAE. Ce délai de conservation est régi par la Loi sur la protection des renseignements personnels et il doit être observé. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POE 916 - Aide aux employés.
3.5 Équité en matière d'emploi Comprend les documents relatifs à tous les aspects des programmes et des activités qui veillent à la représentation et la distribution équitable, au sein de la fonction publique, des peuples autochtones, des membres des minorités visibles et des personnes handicapées et des femmes. Peut inclure des renseignements comme : la surveillance du rendement d'équité en matière d'emploi, les rapports d'étape, un dossier des employés qui ont obtenu les services d'un préposé ou d'autres services spécialisés; la nature et le coût des services spécialisés; les données statistiques afin de permettre l'élaboration des politiques, des programmes et des pratiques sensibles et réactives à la réalité multiculturelle du Canada. En plus, comprend les documents relatifs à tous les aspects d'équité en matière d'emploi par rapport à la dotation, notamment les documents sur les programmes généraux de formation et de perfectionnement, les services de l'employé, les activités de soutien d'un organisme central et les programmes de recrutement et la documentation sur des programmes et des services particuliers, y compris le Programme de stagiaires en gestion, le Programme Cours et affectations de perfectionnement, le Programme Échanges Canada, le Centre de technologie de la gestion de la diversité , le Programme Diversité assistée par la technologie, l'adaptation du lieu de travail, l'avancement professionnel vers les niveaux de direction et tous les programmes d'équité en matière d'emploi liés à la dotation.  
  • Documents liés à l'appartenance d'un employé au groupe désigné, classification des groupes professionnels, traitement, augmentations de salaire, promotions
Placer dans le dossier personnel de l'employé.
  • Employés licenciés
3 ans après la date de licenciement5. Ce délai de conservation est régi par le Code canadien du travail et le Règlement du Canada sur les normes du travail et il doit être observé
  • Enquêtes sur la population active, questionnaires, analyses et examens des systèmes d'emploi, plans d'équité en matière d'emploi, activités et renseignements sur l'équité en matière d'emploi remis aux employés
2 ans6 après le délai couvert par le plan d'équité en matière d'emploi à laquelle les documents ont rapport. Ce délai de conservation est régi par la Loi sur l'équité en matière d'emploi et il doit être observé. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POE 918 - Programme d'équité en matière d'emploi.
  • Rapports annuels sur l'équité en matière d'emploi
2 ans après le dépôt du rapport. Si un employeur du secteur privé a généré son rapport annuel sur l'équité en matière d'emploi à l'aide d'un logiciel spécialisé, l'employeur devra conserver un exemplaire de la base de données ou d'un autre document électronique utilisé pour générer le rapport pendant deux (2) ans après le dépôt de son rapport7. Ce délai de conservation est régi par la Loi sur l'équité en matière d'emploi et il doit être observé.
3.6 Échanges, déploiements, affectations, prêts et détachements Comprend les documents relatifs à tous les aspects des déploiements, des affectations et des détachements, notamment les lettres de dotation de nouveaux postes, les politiques et les procédures ministérielles sur les déploiements, le Rapport d'opération de dotation, les plaintes relatives aux déploiements et les examens des plaintes et la documentation qui informe l'employé de ses droits de renvoyer sa plainte à la Commission de la fonction publique (CFP). 3 ans après la fin de l'arrangement
3.7 Heures de travail et heures supplémentaires Horaire de travail normal, comprimé et souple, autorisation d'heures supplémentaires, rapports d'heures de travail supplémentaires, compensation, etc.  
3.8 Planification et utilisation des ressources humaines Répartition, contrôle, exigences en matière de planification et utilisation. Comprend, le rendement, les présences, les congés et l'utilisation des ETP et les documents relatifs à la détermination des objectifs ministériels et globaux de services, tous les niveaux des plans qui abordent des considérations de ressources humaines, de la gestion individuelle de carrière aux plans pluriannuels des ressources humaines du ministère, ainsi que la documentation connexe, comme les analyses, les études, les examens et les vérifications.  
Études, enquêtes et systèmes (peut inclure les enquêtes, les études et les systèmes de gestion du personnel) 3 ans après la fin de l'étude/l'enquête ou après la mise en œuvre du système
Examens et évaluations du rendement  
  • Comprend les politiques et les procédures ministérielles et la documentation connexe, notamment les objectifs de l'employé et les résultats escomptés, ainsi que les évaluations formelles du rendement.
 
  • Dossiers individuels
5 ans pour tous les employés8. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires - POE 912, Évaluation du rendement.
  • Mesure du rendement (mesures de l'organisation)
3 ans
Présences et ponctualité  
  • Registres, rapports, etc.
2 ans après la fin de l'exercice
Rapports et statistiques 3 ans
3.9 Impôt sur le revenu États des exemptions et des déductions personnelles 2 ans après le remplacement
3.10 Assurance Assurance-invalidité à long terme  
  • Comprend les documents relatifs à tous les aspects de l'assurance-invalidité à long terme.
 
Assurance-santé  
  • Comprend les documents relatifs à tous les aspects d'assurance-santé, notamment toute la documentation sur les programmes suivants : soins de santé en général, protection supplémentaire pour les employés au Canada, protection complète pour employés en service à l'étranger, tous les programmes provinciaux de santé pour le groupe Direction, ainsi que les soins oculaires et dentaires.
 
Assurance-vie  
  • Comprend les documents relatifs à tous les aspects des plans et des politiques d'assurance-vie des employés, y compris ceux qui sont exclus des conventions collectives, notamment la documentation sur l'assureur, le conseil d'administration, les autorités législatives, la rémunération et l'admissibilité.
 
Indemnisation pour accident de travail ou décès au travail  
  • Comprend les documents relatifs à tous les aspects d'un accident/d'une blessure ou d'un décès au travail, y compris les prestations de blessure au travail (indemnisation des accidentés du travail), prestations provinciales, congé pour blessure au travail et programmes connexes
13 ans9
3.11 Congés et congés statutaires Annuel, occasionnel, ancienneté, maternité, compensation pour les heures supplémentaires, maladie, spécial et autres types de congés  
  • Formulaires de congé
2 ans après la fin de l'exercice (les formulaires de congé ne sont pas placés dans le dossier personnel de l'employé; cependant, le dossier annuel de présences et de congés doit être annexé au dossier personnel de l'employé). Ce délai de conservation est régi par la Loi sur la protection des renseignements personnels et il doit être observé. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POE 903 - Présences et congés
  • Congé et prestations de maternité
 
  • Comprend les documents relatifs à tous les aspects des prestations de maternité, y compris la documentation sur le régime de prestations supplémentaires de chômage, les prestations parentales, le congé de maternité sans solde, le congé de maladie, les vacances et le congé compensatoire.
 
Célébrations et congés statutaires  
  • Observation gouvernementale des …
1 an
3.12 Serments ou affirmations solennelles Documents relatifs à l'administration des serments ou des affirmations solennelles dans les situations de nomination  
3.13 Santé et sécurité au travail Comprend les documents relatifs à tous les aspects de la santé et la sécurité au travail, y compris la documentation sur le Code canadien du travail, Travail Canada, ainsi que les directives de Santé Canada (y compris la documentation sur les conditions de travail comme : les directives sur les vêtements et les programmes de conditionnement physique au travail), les programmes de santé et de sécurité au travail, les politiques et les normes du Conseil du Trésor, la formation, les services d'aide aux employés, la surveillance (y compris les rapports d'inspection, les rapports d'enquête, les rapports de mise à l'essai, les rapports statistiques, les rapports annuels de gestion et les plans pluriannuels de ressources humaines), les études de coûts, de conseils, de recherche et les études spéciales.  
  • Conditions de travail
 
  • Comprend les documents relatifs à tous les aspects des conditions de travail, y compris les directives sur les vêtements, les programmes de condition physique au travail; le tabagisme au travail; le VIH et le SIDA; les directives et les normes générales; les procédures, les guides et les mises en garde.
 
  • Incidents : liés à l'exposition d'une substance dangereuse
 
  • Rapports d'enquête sur les accidents, les blessures ou les maladies en milieu de travail, y compris la correspondance connexe et le Rapport du surveillant.
30 ans10. Les documents sont conservés par les institutions dans le centre de responsabilité concerné. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POE 907 - Sécurité et santé au travail.
  • Incidents : Non exposition à une substance dangereuse
 
  • Rapports d'enquête sur les accidents, les blessures ou les maladies en milieu de travail, y compris la correspondance connexe et le Rapport du surveillant
10 ans. Les documents sont conservés par les institutions dans le centre de responsabilité concerné. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POE 907 - Sécurité et santé au travail.
  • Rapports d'inspection, d'enquête et de mise à l'essai11 sur les accidents, les blessures et les maladies en milieu de travail qui touchent le personnel dans les situations suivantes:
 
  • Agents chimiques dans l'air, substances dangereuses
3 ans après la mise à l'essai
  • Chaudières, appareils à pression, systèmes de canalisations
10 ans après l'inspection
  • Documents qui traitent d'appareils élévateurs, de substances dangereuses, d'espace clos, d'équipement de protection, d'événements dangereux et d'exercices de plans d'évacuation
2 ans après la date de signature de la proposition ou de la mise à l'essai
  • Équipement de manipulation du matériel
1 an après la date de signature du rapport
  • Événements dangereux qui comprennent des dommages aux chaudières, appareils à pression, systèmes de canalisations et appareils élévateurs et qui les rendent inutilisables
10 ans après l'événement
  • Rapport quotidien du conducteur d'un véhicule (s'il y a lieu)
1 an après la date de signature du rapport
  • Traitement de premiers soins
10 ans. Les documents sont conservés par les institutions dans le centre de responsabilité concerné. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POE 907 - Sécurité et santé au travail12.
3.14 Langues officielles Comprend les activités et les processus opérationnels qui produisent des documents créés par les institutions fédérales dans le cadre de la détermination des besoins en ressources humaines d'une institution fédérale. Plus particulièrement, les politiques et les lignes directrices sur les langues officielles découlent des obligations juridiques imposes par le Conseil du Trésor et les institutions fédérales en vertu de la Loi sur les langues officielles13 et de son Règlement. Les politiques couvrent des domaines comme le service au public, la langue de travail et la participation équitable, ainsi que les mesures de gestion de programme management pour veiller au respect des politiques et à la réussite de leur mise en œuvre.  
  • Communications avec le public
 
  • Comprend les documents relatifs à tous les aspects des services offerts au public dans les deux langues officielles, y compris les directives relatives à l'application des dispositions de la législation, et la communication réelle avec le public sous diverses formes, notamment les affiches, les publicités, les livrets d'information envoyés à tous les citoyens, les publications, les rapports, les documents sur la santé, la sécurité et la sûreté, les séances d'information et les consultations, la participation ou l'organisation d'un événement national ou international, etc.
 
  • Fichiers de poste (détermination du profil linguistique des postes)
1 an après le remplacement ou la désuétude. NOTA : les documents d'exemption d'examen linguistique et de formation linguistique sont placés dans le dossier personnel de l'employé.
3.15 Passeports et visas Affaires courantes, demandes présentées aux fins de dotation, etc. 2 ans
3.16 Dossier personnel de l'employé Comprend des renseignements relatifs à l'emploi d'un particulier au sein des institutions gouvernementales énumérées à l'annexe de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le dossier officiel de l'institution contient la documentation sur l'état de service d'un employé de la Couronne, préparée ou reçue par l'institution qui emploie la personne et qui peut renfermer, en tout ou en partie, l'information suivante : les données démographiques personnelles, y compris l'âge et le sexe, le numéro d'assurance-sociale (NAS), le code d'identification de dossier personnel (CIDP), l'adresse domiciliaire, la citoyenneté, le niveau d'études, y compris les transcriptions, les certificats et les diplômes, les antécédents de travail dans le secteur privé, les résumés de carrière et les références. Le dossier personnel de l'employé peut en plus contenir des renseignements relatifs à la dotation, un dossier annuel de présences et de congés, de la rémunération, des avantages sociaux, des saisies-arrêts, de la formation et du perfectionnement professionnel, des décisions concernant la rémunération et la condition physique pour travailler, des langues officielles, des avis de mesures disciplinaires, du niveau de cote de sécurité, du lieu d'emploi, des nominations, des transferts, des déploiements, des promotions et des rétrogradations; des périodes d'emploi y compris les périodes de probation, des licenciements et du mode de tenure, de la classification, y compris les numéros de poste, les groupes, les niveaux, les titres et le traitement, de la pension de retraite et de l'assurance, y compris les noms des bénéficiaires. Les dossiers du personnel ou de l'employé seront conservés par l'institution qui l'emploie présentement pendant la durée d'emploi au sein des organisations énumérées dans l'annexe de la Loi sur la protection des renseignements personnels, plus cinq (5)14 ans après la dernière mesure administrative, puis ils seront transférés au Centre fédéral des documents (CFD) du Manitoba (Bibliothèque et Archives Canada). Bibliothèque et Archives Canada (BAC) détruira les dossiers du personnel lorsque le particulier atteindra l'âge de quatre-vingts (80) ans, pourvu que deux années se soient écoulées depuis la dernière mesure administrative. Cette norme de conservation et de disposition, régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, est prescrite par le Conseil du Trésor et doit être observée. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POE 901 - Demandes concernant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels. Il est important de préciser que ces lignes directrices concernant la conservation ne s'appliquent pas aux dossiers du personnel militaire. Le consentement légal pour la disposition et la conservation des dossiers du personnel militaire est couvert par « l'autorisation spécifique de disposer des documents » (ASDD) de l'institution 85/012. Après l'expiration du délai de conservation des dossiers en question, ces derniers doivent être transférés au Centre fédéral des documents (CFD) à Ottawa . Pour obtenir de l'assistance relative au transfert des dossiers personnels, voir les Lignes directrices pour le transfert des dossiers du personnel civil présentées sur le site Web de BAC.
3.17 Retraites et cessations d'emploi Comprend les congédiements, les mises à pied, les départs volontaires, les retraites, les programmes de réaménagement des effectifs comme le Programme d'encouragement à la retraite anticipée, le Programme de la prime de départ anticipé, la cessation d'emploi en raison des situations découlant de la diversification des modes de prestation des services.  
  • Documentation sur un employé particulier
Placer dans le dossier personnel de l'employé.
  • Formulaires de congé
2 ans après la fin de l'exercice (les formulaires de congé ne sont pas placés dans le dossier personnel de l'employé; cependant, le dossier annuel de présences et de congés doit être annexé au dossier personnel de l'employé). Ce délai de conservation est régi par la Loi sur la protection des renseignements personnels et il doit être observé. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POU 903 - Présences et congés.
3.18 Salaires et traitements Employés occasionnels et saisonniers  
  • Taux de rémunération, rapports d'heures de travail, etc.
 
Politique d'administration de la paye  
  • Comprend les documents relatifs à tous les aspects de toutes les politiques axées sur des groupes particuliers d'employés, y compris les examens et les vérifications de l'application de ces politiques
 
Rémunération
  • Comprend les documents relatifs à tous les aspects de l'administration de la paye, notamment la documentation sur les conventions collectives; les modalités et les conditions d'emploi; la sélection des taux de rémunération; les modifications aux taux de rémunération; les ajouts au traitement de base; les retenues à la source, y compris les retenues obligatoires comme les retenues de pension de retraite et les retenues volontaires; le recouvrement des montants dus à la Couronne, les employés occasionnels et saisonniers; et la cessation d'emploi
 
  • Documentation sur un employé particulier
2 ans après la fin de l'exercice financier
  • Taux de rémunération
 
  • Employés exclus et non représentés
 
Programme de rémunération d'affectation spéciale (PRAS)  
Comprend les documents relatifs à tous les aspects du PRAS, notamment la documentation relative au recrutement spécial, aux projets spéciaux, à la formation et au perfectionnement et aux projets de planification à la retraite; les quotas; les employés qui acceptent des affectations spéciales, la justification de l'affectation, les dates et la prolongation possible de l'affectation.  
3.19 Programmes spéciaux Groupe Direction - Comprend les documents relatifs à tous les aspects de la catégorie d'employés qui appartient au groupe EX, notamment la documentation sur la délégation de l'autorité organisationnelle; utilisation de SMA et d'autres titres de SMA; classification des postes du groupe Direction; examen du rendement et évaluation de l'employé; déploiement des hauts fonctionnaires; modalités et conditions d'emploi; administration de la paye; services du Centre médical de la Défense nationale; pensions de retraite.  
  • Évaluations individuelles
5 ans15
3.20 Relations de travail Gestion des relations syndicales-patronales qui comprennent la négociation et l'interprétation des conventions collectives et d'autres protocoles d'entente avec les représentants syndicaux reconnus, y compris les activités de désignation, les processus de grief et de recours, ainsi que les processus liés à la discipline et à la rétrogradation disciplinaire et le licenciement. En plus, les grèves font partie de la sous-fonction relations de travail.  
Appels et griefs  
  • Politiques, méthodes et procédu res relatives aux appels, aux plaintes et aux griefs des em-ployés, y compris la documentation des griefs de classification, les griefs relatifs aux conventions collectives, à la cessation d'emploi ou à la rétrogradation et les conseils connexes du Conseil du Trésor ou en consultation avec ce dernier, etc.
 
  • Documentation sur un employé particulier
3 ans après la date de la résolution ou la date de la décision rendue par la Commission des relations de travail dans la fonction publique. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POE 910 - Griefs.
Codes de valeurs et d'éthique de la fonction publique16  
  • Comprend les documents relatifs à tous les aspects des codes de valeurs et d'éthique de la fonction publique, notamment les formulaires d'attestation de l'employé, les rapports confidentiels et la documentation relative au dessaisissement d'actifs ou des activités de réduction, les arrangements de départ, ainsi que tous les rapports ministériels et rapports de vérification et d'évaluation liés à l'application des codes.
Les dossiers sont conservés par l'institution qui emploie pour laquelle le document d'attestation et le rapport confidentiel ont été présentés pour la durée de l'emploi, plus 2 ans. Ce délai de conservation est régi par la Loi sur la protection des renseignements personnels et il doit être observé. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POE 915 - Codes de valeurs et d'éthique de la fonction publique
Documentation sur un employé particulier  
Conventions collectives  
  • Comprend les documents relatifs à tous les aspects de la négociation des conventions collectives, leur interprétation et leur administration, y compris la certification; les positions ou les exclusions de direction ou confidentielles; et les conventions collectives.
 
  • Ententes individuelles
1 an après l'expiration de l'entente
  • Décisions arbitrales
 
Administration des décisions arbitrales relatives aux griefs liés à la documentation acheminée au Conseil du Trésor, y compris les réponses, le grief, les lettres de mesures disciplinaires, la cessation d'emploi, la rétrogradation et toute autre documentation à l'appui comme les rapports d'enquête, les assignations à témoigner, les documents de versement et les décisions finales.  
  • Documentation sur un employé particulier
3 ans après la date de la résolution ou la date de la décision rendue par la Commission des relations de travail dans la fonction publique. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POE 910 - Griefs.
Exclusions de direction et confidentielles  
  • Exclusions (employés occasionnels, à temps partiel, de direction et confidentiels) des ententes des conventions collectives, etc.
3 ans après la décision ou le retrait de l'affaire
Grèves  
  • Comprend les documents relatifs à tous les aspects des grèves, notamment la documentation relative à la planification des grèves, les mesures prises en prévision d'une grève, les mesures prises en prévision d'une grève imminente, l'information sur l'incidence opérationnelle d'une grève, le nombre d'employés en grève et au travail, le matériel sur le piquetage aux installations gouvernementales, les registres de grève et d'autres renseignements détaillés, la documentation de nature juridique, y compris les poursuites judiciaires, les injonctions de retour au travail, les affidavits et le matériel documentaire pertinent à l'appui.
 
Harcèlement personnel  
  • Affaires qui traitent de plaintes de harcèlement personnel
 
  • Documentation sur un employé particulier
2 ans après la plus récente activité administrative liée à un dossier individuel. Cette information doit être conservée dans un document distinct et non placée dans le dossier personnel du plaignant. Ce délai de conservation est régi par la Loi sur la protection des renseignements personnels et il doit être observé. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POE 919 - Harcèlement.
Médiation - dossiers individuels  
Plaintes anti-discrimination 2 ans à partir de la dernière mesure administrative
  • Documentation sur un employé particulier
 
Précompte des cotisations  
  • Comprend les documents relatifs à tous les aspects de retenue et de remboursement des cotisations syndicales, y compris le début et l'arrêt des cotisations, les retenues, les modifications apportées aux cotisations, le remplissage et la distribution des formulaires requis, le recouvrement des arriérés et les remboursements de versements excédentaires, ainsi que la documentation afférente, notamment les demandes d'exemptions, les documents d'entrée de paye (ou les demandes de formulaires de remboursement) et la formule d'identification des feuilles de paye de l'AFPC.
 
Processus de désignation  
  • Comprend les documents relatifs à tous les aspects du processus de désignation, y compris les examens ministériels des postes, les négociations entre les ministères et les syndicats, les renvois relatifs aux postes contestés au Comité d'examen des désignations, et les décisions de la CRTFP; ainsi que toute la documentation à l'appui, notamment les avis de postes à désigner et les examens et les mises à jour des documents de désignation.
 
Règlement extrajudiciaire des différends 3 ans après la décision ou le retrait de l'affaire
  • Dossiers individuels
 
Rétrogradation disciplinaire et non disciplinaire ou licenciement  
  • Comprend les documents relatifs à tous les aspects de la discipline et de la rétrogradation non disciplinaire ou du licenciement, notamment discipline (élaboration, conservation et modifications des codes de discipline; mesures disciplinaires, y compris le contexte et la documentation à l'appui); la rétrogradation non disciplinaire ou le licenciement (p. ex. la documentation envoyée aux employés pour les informer des motifs de la rétrogradation ou du licenciement et des droits de grief, ainsi que la documentation à l'appui).
 
  • Documentation sur un employé particulier, y compris la documentation relative à la mesure disciplinaire
Le délai limite de conservation est précisé dans la convention collective applicable ou un minimum de deux (2) ans après la date de la mesure disciplinaire, pourvu qu'aucune autre mesure disciplinaire ne soit entre-temps consignée. Si une mesure disciplinaire a été annulée, il incombe à l'institution de veiller à ce que la documentation de la mesure en question soit immédiatement détruite. Il est important de préciser que les avis de mesure disciplinaire peuvent être annexés au dossier personnel de l'employé. Cette norme de conservation et de disposition est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels et prescrite par le Conseil du Trésor, et il doit être observé. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POE 911 - Mesures disciplinaires.
Transfert des employées enceintes  
  • Comprend les documents relatifs à tous les aspects du transfert d'une employée enceinte, notamment la mise en œuvre de la politique, les plaintes et les griefs.
 
3.21 Dotation Comprend la dotation déléguée, les normes de sélection, les énoncés de qualités, le recrutement et les programmes spéciaux, les concours et les examens, les listes de priorité et la documentation relative à la dotation des postes bilingues et aux listes de priorité.  
Concours/avis de concours, examens et résultats de test La plus rapprochée des dates suivantes : 2 ans après l'expiration de la liste d'admissibilité pour une mesure de dotation ou deux ans après la dernière mesure administrative. Ce délai de conservation, prévu par la Loi sur la protection des renseignements personnels, doit être observé. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POE 902 - Dotation.
Demandes  
  • Demandes qui n'ont pas été considérées dans un processus de dotation
6 mois17
  • Demandes sollicitées et non sollicitées qui ont été considérées dans un processus de dotation
La date la plus rapprochée suivante : 2 ans après l'expiration de la liste d'admissibilité pour une mesure de dotation ou deux ans après la dernière mesure administrative. Ce délai de conservation, prévue par la Loi sur la protection des renseignements personnels, doit être observé. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POE 902 - Dotation.
Probation  
Comprend les documents relatifs à toutes les nominations externes à la fonction publique liés à la période de probation d'un employé, notamment les normes et les attentes explicites, l'avis de rejet et la documentation relative au niveau de rendement de l'employé Placer dans le dossier personnel de l'employé
Recrutement et programmes de recrutement  
Programmes  
  • Programmes coopératifs (avec les universités, les collèges, etc., expérience de travail, travaux d'hiver, etc.
 
Comprend les documents relatifs à tous les aspects de la dotation des postes bilingues, notamment la documentation liée à la dotation impérative et non impérative (y compris les déploiements non impératifs), les évaluations des compétences linguistiques (y compris les tests d'évaluation de langue seconde par rapport à la dotation), le recours, les propositions spéciales pour exclure certains employés de la formation linguistique (exclut la formation et le perfectionnement) et les politiques et procédures connexes  
  • Dossiers individuels lorsque la dotation est considérée
2 ans après l'expiration de la liste d'admissibilité ou deux ans après la dernière mesure administrative.
Publication des offres d'emploi 1 an
Répertoires (systèmes de répertoire du personnel, notamment le Système d'information des ressources de gestion (SIRG), le Système d'information sur les ressources humaines (SIRH), etc.)  
  • Postes individuels
Jusqu'au remplacement ou à la désuétude
3.22 Pension de retraite Documentation sur un employé particulier Placer dans le dossier personnel de l'employé
3.23 Formation et perfectionnement professionnel Comprend les documents relatifs à tous les aspects de formation et de perfectionnement, notamment les plans fondés sur les exigences en matière de ressources humaines et toute la documentation liée à l'équité en matière d'emploi, aux cours de formation, aux calendriers de formation, aux coûts afférents et au congé accordé, aux politiques et aux normes du Conseil du Trésor et aux objectifs de formation à l'échelle ministérielle, à la formation en gestion, à la formation en communications, à la formation linguistique, à la formation en santé et en sécurité, à l'orientation de l'employé, au perfectionnement professionnel des formateurs et à la formation opérationnelle ou interne et à toute la documentation comme les vérifications, les rapports annuels de gestion et les rapports ministériels sur la formation qui sont produits conformément aux exigences du Système d'information sur la formation (SIF). NOTA : les documents de formation (participation et réussite) des particuliers doivent être placés dans le dossier personnel de l'employé.  
  • Comprend les documents relatifs à tous les aspects de la formation des spécialistes en classification, y compris les exigences minimales et les critères ministériels, l'information sur les cours (p. ex. le cours d'introduction à la classification) et les examens écrits pour évaluer le rendement des participants.
 
  • Dossiers individuels
2 ans après la fin de la formation ou du perfectionnement professionnel en question entrepris par l'employé. Les dossiers de participation et de réussite sont placés dans le dossier personnel de l'employé. Ce délai de conservation, prévue par la Loi sur la protection des renseignements personnels, doit être observé. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POE 905 - Formation et perfectionnement
  • Documents d'examen linguistique, d'exemption linguistique et de formation linguistique
Placer dans le dossier personnel de l'employé. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POE 906 - Langues officielles.
  • Renseignements relatifs à l'inscription, la participation, les demandes, les qualifications des cours, etc.
2 ans après la dernière date de documentation. Ce délai de conservation, prévu par la Loi sur la protection des renseignements personnels, doit être observé. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POE 906, Langues officielles.
  • Formation en santé et en sécurité au travail
 
  • Certificats de RCR
1 an après la formation
  • Certificats de premiers soins
3 ans après la formation
  • Pour agents de secours d'urgence
2 ans après la formation
  • Pour ce qui est des substances dangereuses (p. ex. la manipulation des substances dangereuses ou l'exposition à ces substances; l'installation, l'exploitation, l'entretien ou la réparation des tuyaux, des soupapes, des dispositifs de sécurité, etc., utilisés pour transférer les substances dangereuses)
2 ans après que l'employé cesse de manipuler les substances dangereuses ou d'y être exposé, ou d'installer, d'exploiter, d'entretenir ou de réparer les tuyaux, etc. pour le transfert des substances dangereuses. Les dossiers de participation et de réussite sont placés dans le dossier personnel de l'employé.
  • Autre formation et perfectionnement entrepris par l'employé (excluant la formation sur les langues officielles, la classification, la santé et la sécurité au travail et la formation de superviseur/gestionnaire/haut fonctionnaire)
2 ans après l'achèvement de la formation et du perfectionnement en question entrepris par l'employé. Les documents de participation et de réussite sont placés dans le dossier personnel de l'employé. Ce délai de conservation, prévu par la Loi sur la protection des renseignements personnels, doit être observé. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POE 905 - Formation et perfectionnement.
  • Perfectionnement des superviseurs/gestionnaires/hauts fonctionnaires. Comprend les documents relatifs à tous les aspects de l'apprentissage planifié et continu des gestionnaires actuels et prochains, y compris la documentation sur les politiques ministérielles; les plans de carrière; la participation aux programmes et aux activités majeures de développement de l'investissement, comme le programme Échanges Canada, le congé autofinancé et le Programme de stagiaires en gestion.
2 ans après la fin de la formation ou du perfectionnement professionnel en question entrepris par l'employé. Les dossiers de participation et de réussite sont placés dans le dossier personnel de l'employé. Ce délai de conservation, prévu par la Loi sur la protection des renseignements personnels, doit être observé. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POE 905 - Formation et perfectionnement.
3.24 Transferts et mutations Documentation sur un employé particulier Placer dans le dossier personnel de l'employé
3.25 Garderies en milieu de travail Comprend les documents relatifs à tous les aspects de l'établissement des garderies en milieu de travail, y compris les enquêtes, les statistiques, les données d'évaluation de la politique et les données annuelles du ministère directeur et du ministère administrateur  
  • Enquêtes auprès des employés et toute autre documentation relative à l'établissement initial des garderies en milieu de travail.
5 ans après l'achèvement de l'étude de viabilité, pourvu que 2 années se soient écoulées depuis la dernière utilisation administrative de l'information. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POE 930 - Garderie en milieu de travail.
  • Enquêtes auprès des employés, documents des garderies en milieu de travail et tout autre documentation relative aux garderies opérationnelles en milieu de travail, y compris la documentation à l'appui de la surveillance, de l'évaluation et de la production des rapports.
5 ans après l'achèvement de l'étude de viabilité, pourvu que 2 années se soient écoulées depuis la dernière utilisation administrative de l'information. Pour de plus amples renseignements sur ce fichier central, voir la publication du Conseil du Trésor intitulée Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, Fichier de renseignements personnels ordinaires POE 930 - Garderie en milieu de travail.

3. Conformément à la nouvelle Loi sur l'emploi dans la fonction publique qui est entrée en vigueur le 31 décembre 2005, le document Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination - Conditions liées à la délégation, précise que " Dans l'exercice du pouvoirs qui vous sont délégués, vous et les personnes subdélégataires devrez … veiller à ce que toutes les décisions de nomination et décisions connexes soient bien documentées et puissent être consultées pendant une période de cinq ans à partir de la dernière mesure administrative ".

4. Conformément à la nouvelle Loi sur l'emploi dans la fonction publique qui est entrée en vigueur le 31 décembre 2005, le document Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination - Conditions liées à la délégation, précise que " Dans l'exercice du pouvoir qui vous sont délégués, vous et les personnes subdélégataires devrez … veiller à ce que toutes les décisions de nomination et décisions connexes soient bien documentées et puissent être consultées pendant une période de cinq ans à partir de la dernière mesure administrative ".

5. L'employeur du secteur privé qui établit le rapport annuel sur l'équité en matière d'emploi visé au paragraphe 18(1) de la Loi au moyen d'un logiciel spécialisé, tel le Système informatisé de présentation des rapports d'équité en matière d'emploi (SIPREME), conserve une copie de la base de données ou tout autre enregistrement informatique utilisé à cette fin pendant les deux années suivant l'année visée par le rapport.

6. Deux (2) ans, conformément au Règlement sur l'équité en matière d'emploi, paragraphe 12(2), qui prévoit ce qui suit : " Les dossiers visés aux alinéas 11e) à j) sont conservés pendant les deux ans suivant la fin de la période visée par le plan d'équité en matière d'emploi auquel ils se rapportent ".

7. Conformément au Code canadien du travail (1985) et aux termes du Règlement du Canada sur les normes de travail, article 24 - Tenue des registres, point (1). Chaque employeur doit tenir un registre des dates d'entrée en fonction et de départ de chacun de ses employés; ces renseignements doivent, pour chaque employé, être conservés pendant au moins trois ans. Il est important de préciser que même si le Règlement sur l'équité en matière d'emploi, paragraphe 12(1), prévoit que " Dans le cas de la cessation de fonctions d'un salarié, les dossiers visés aux alinéas 11a) à d) établis à son égard sont conservés pendant les deux ans suivant la date de cessation des fonctions ", BAC recommande aux institutions d'adopter le plus long délai de conservation cité dans le Règlement du Canada sur les normes de travail.

8. Orientation sur la conservation citée conformément à la directive de 1998 de l'ancien archiviste national, Jean-Pierre Wallot, comme suite à une proposition de la Direction de la politique du personnel du Secrétariat du Conseil du Trésor.

9. Conformément au Code canadien du travail (1985) et aux termes du Règlement du Canada sur les normes de travail, article 24 - Tenue des registres, point (4). Chaque employeur doit conserver, pendant au moins trois ans après l'extinction de l'obligation que lui impose le paragraphe 239.1 (3) de la Loi, les renseignements suivants :

(a) le détail des motifs de l'absence d'un employé en raison d'un accident ou d'une maladie professionnels;
(b) n exemplaire de tout certificat d'un médecin qualifié attestant que l'employé est apte à retourner au travail.

Etc., conformément au chapitre 2-5 de la Directive du Conseil du Trésor sur la sécurité et la santé - Premiers soins, section " Administration et premiers soins ", les ministères et organismes doivent tenir, à chaque lieu de travail, un registre de toutes les blessures et de tous les malaises nécessitant de premiers soins. Ces registres doivent être conservés pendant dix ans. Aussi citée dans cette même direction, dans la section " Application ", la présente norme englobe les exigences minimales de la partie II du Code canadien du travail, ainsi que le règlement d'application y afférent. Elle s'applique à tous les ministères et aux autres éléments de la fonction publique énumérés à la partie I de l'annexe I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique

10. Conformément à la Directive du Conseil du Trésor sur les substances dangereuses, section 2.2 " Enquête sur les risques ", 2.2.5 Les ministères doivent conserver le rapport visé au paragraphe 2.2.4 pendant les trente ans qui suivent la date de sa signature par la personne qualifiée.

11. Avant de détruire tout document qui traite de rapport d'inspection, d'enquête et de mise à l'essai relatif à la santé et la sécurité au travail, les institutions doivent consulter la partie II du Code canadien du travail (1985) et aux termes du Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail, ainsi que les directives, les normes et les procédures en place du CT et les normes et les procédures qui régissent la santé et la sécurité au travail.

12. Une orientation de conservation de cinq (5) était anciennement précisée. Motif de la modification à dix (10) ans : Conformément au chapitre 2-5 de la Directive du Conseil du Trésor sur la sécurité et la santé - Premiers soins, section " Administration et premiers soins ", les ministères et organismes doivent tenir, à chaque lieu de travail, un registre de toutes les blessures et de tous les malaises nécessitant des premiers soins. Ces registres doivent être conservés pendant dix ans. Aussi citée dans cette même direction, dans la section " Application ", la présente norme englobe les exigences minimales de la partie II du Code canadien du travail, ainsi que le règlement d'application y afférent. Elle s'applique à tous les ministères et aux autres éléments de la fonction publique énumérés à la partie I de l'annexe I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique.

13. Justice Canada a confirmé que même si une version 1988 de la Loi sur les langues officielles existait, la plus récente version remonte à 1985, 4e supplément, chapitre 31.

14. Conformément à la nouvelle Loi sur l'emploi dans la fonction publique qui est entrée en vigueur le 31 décembre 2005, le document Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination - Conditions liées à la délégation, précise que " Dans l'exercice du pouvoir qui vous sont délégués, vous et les personnes subdélégataires devrez … veiller à ce que toutes les décisions de nomination et décisions connexes soient bien documentées et puissent être consultées pendant une période de cinq ans à partir de la dernière mesure administrative ".

15. En mai 1988, le SCT a proposé de modifier le délai de conservation qui comprend les rapports annuels d'évaluation pour le personnel de direction (c.-à-d. les documents du groupe Direction conservés dans le RTF PCE 734 - Système d'information des ressources de gestion (SIRG) et pour tous les autres employés qui n'appartiennent pas au groupe Direction de dix (10) ans et trois (3) ans respectivement à un délai standard de cinq (5) ans. BAC est d'accord avec cette modification et le ministère a publié à cet égard une modification aux plans généraux d'élimination des documents du gouvernement du Canada le 9 septembre 1988. Cette modification est toujours en vigueur.

16. Le Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat a été remplacé par le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique le 1er septembre 2003.

17. Le 13 janvier 1989, BAC a reçu une lettre du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) qui indiquait que le SCT - en consultation avec la Commission de la fonction publique (CFP) - avait reçu un avis juridique du ministère de la Justice à l'effet que les demandes non sollicitées ne sont pas utilisées aux fins administratives précisées à l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, sauf si elles sont effectivement considérées au moment de la dotation d'un poste. Par conséquent, le délai de conservation de deux (2) ans précisé au paragraphe 4 (1) du Règlement sur la protection des renseignements personnels ne s'applique pas aux demandes non sollicitées. Le SCT, la CFP et BAC ont convenu d'un délai de conservation de six (6) mois et BAC a publié à cet égard une modification aux plans généraux d'élimination des documents du gouvernement du Canada le 7 juillet 1989. En plus, la modification précise que toute demande non sollicitée qui est effectivement considérée au moment de la dotation d'un poste vacant continuera d'être visée par la Loi sur la protection des renseignements personnels et que cette demande devra être conservée pendant deux (2) ans.

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