Le Conseil sur l'accès à l'information pour les Canadiennes et les Canadiens incapables de lire les imprimés

C. Comment démarrer

Il y a un certain nombre d'étapes préparatoires à considérer lors de la production de documents en formats alternatifs et/ou substituts.

Élaboration de la publication

Chaque publication devrait être produite de façon à être facilement et rapidement adaptable à un autre format. Les étapes suivantes décrivent comment y parvenir.

Utiliser un langage simple

Une enquête récente effectuée par la société de sondage Décima a démontré que 75 p. 100 des Canadiens trouvent que les renseignements concernant les programmes gouvernementaux sont trop difficiles à comprendre.

Le fait de rédiger des textes aussi clairs et faciles à lire que possible est avantageux non seulement pour les clients ayant des difficultés d'apprentissage et des capacités de lecture et d'écriture faibles, mais cela améliore également la compréhension de tous les clients et facilitera l'adaptation à d'autres formats.

Tous les termes techniques et les acronymes devraient être expliqués de façon détaillée.

Produire en même temps un modèle de présentation du texte intégral

Lors de l'élaboration du produit destiné à être publié, tous les éléments graphiques et multimédias devraient être très bien expliqués dans le texte par les auteurs originaux. On appelle cela un «Modèle de présentation du texte intégral». Il s'agit simplement d'un fichier-texte qui contient l'intégralité du texte original en plus du texte qui décrit tout le contenu sans texte, tel que les images, les graphiques et même le multimédia, s'il y a lieu.

Le modèle de présentation du texte intégral est utilisé en tant que document type à partir duquel on peut produire tous les autres formats.

Ce système offre les avantages suivants :

Conversion précise et homogène vers d'autres formats de présentation.

Pas de dépenses supplémentaires afin d'insérer des explications du texte intégral après l'élaboration du produit.

Compatibilité avec les technologies qui dépendent du texte pour la transmission des renseignements.

Plus de détails sur la façon de produire une version du texte intégral sont donnés à la section intitulée « Modèles de présentation du texte intégral ».

Pour trouver des fournisseurs

Consulter le bureau de l'approvisionnement de votre établissement afin d'obtenir des noms de fournisseurs de formats alternatifs et/ou substituts.

Vous pouvez également vous reporter à l'annexe pour obtenir des références concernant les fournisseurs. Lorsque vous vous engagez par contrat avec des fournisseurs, assurez-vous de suivre la politique de prestation de services extérieurs du gouvernement du Canada.

Budget et inventaire

Le budget consacré aux publications devrait être flexible

Utiliser une approche rentable qui prévoit la publication de documents en formats alternatifs et/ou substituts selon la demande. Noter le nombre de demandes que vous recevez pour des documents en formats alternatifs et/ou substituts afin d'être en mesure de déterminer les budgets pour les besoins futurs.

Dans certains cas, il peut convenir de regrouper deux formats en un seul. Par exemple, on pourrait utiliser de gros caractères sur un produit imprimé.

Il faut toujours prévoir les coûts pour les copies supplémentaires qu'on doit remettre au Programme des services de dépôts.

Produire en fonction de la demande

Les documents en formats alternatifs et/ou substituts sont produits sur demande. Envisager la production de documents en formats alternatifs et/ou substituts avant même qu'il y ait des demandes, si vous prévoyez en avoir d'après le contenu, l'auditoire et la promotion.

Toutes les demandes de renseignements dans un format accessible au client doivent être satisfaites. La clé d'une transaction réussie est de s'enquérir auprès du client du format qui lui est accessible.

Fichier de catalogue et quantités

Copies pour le Programme des services de dépôt (PSD)

Une grande quantité de publications du gouvernement du Canada doivent être envoyées au Programme des services de dépôts (PSD) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Des exemplaires sont ensuite distribués à un réseau de bibliothèques, aux députés Parlement et aux sénateurs.

En ce qui concerne les documents en formats alternatifs et/ou substituts, certaines bibliothèques ont manifesté leur intérêt à obtenir des formats particuliers afin de mieux servir leur clientèle.

Un ISBN distinct pour chaque format

Il faut également communiquer avec le PSD afin d'obtenir un no de catalogue du gouvernement du Canada et un ISBN (numéro normalisé international du livre) ou encore un ISSN (Numéro international normalisé des publications en série). Il faut obtenir un numéro distinct pour chaque format.

Établissement des prix et promotion

Le même prix pour tous les formats

Tous les formats d'un même produit destiné à véhiculer des renseignements doivent être offerts au même prix. Et si le produit conventionnel est offert gratuitement, tous ses équivalents en formats alternatifs et/ou substituts doivent également l'être.

Promouvoir la disponibilité

Vous pouvez promouvoir la disponibilité des documents en formats alternatifs et/ou substituts de plusieurs façons.

Insérer un message dans tous les produits : «Cette publication est disponible sur demande dans des formats accessibles.» Ce message peut être produit en braille ou en gros caractères.

Utiliser différents médias dans vos campagnes publicitaires : Joignez les personnes souffrant d'un handicap en diffusant vos publicités par l'entremise de différents médias, comme la radio, la télévision, les sites Web, les forums dans Internet et les services de lecture radiophonique.

S'inscrire à 1 800 O-Canada (1 800 622-6232) : La ligne téléphonique sans frais du gouvernement du Canada (ATS 1 800 465-7735) est utilisée par de nombreuses personnes souffrant d'un handicap afin d'obtenir des renseignements concernant le gouvernement.

Préparer des bureaux des commandes

Intégration des demandes de documents en formats alternatifs et/ou substituts

Les demandes de documents en formats alternatifs et/ou substituts devraient être acceptées à tous les mêmes points de commande que les produits conventionnels, y compris les catalogues de produits, les lignes téléphoniques sans frais et les sites Web.

Obligation de fournir un format accessible

Le personnel du bureau des commandes devrait demander aux clients dans quel format ils désirent avoir accès aux renseignements. Dans certains cas, une version électronique du texte intégral peut être envoyée par courriel si le client a accès au courrier électronique.

Éviter de diriger tous les clients vers les sites Web et d'en faire une solution unique parce que, bien qu=Internet soit devenu très populaire, les clients n'y ont pas tous accès ou n'ont pas tous les habiletés nécessaires afin de naviguer correctement sur le Web.

Accepter les demandes envoyées dans des formats alternatifs et/ou substituts

Certains clients pourraient utiliser un format alternatif et/ou substitut afin de commander une publication. Il faut être prêt à accepter les commandes effectuées de cette façon.

Renseigner tous les intervenants concernant le processus de publication

Échanger les renseignements fournis dans ce guide avec tous les intervenants qui participent à l'élaboration et la distribution des publications, y compris le personnel de la réception, les auteurs et les éditeurs, les concepteurs graphiques, les webmestres, les gestionnaires de projet, le personnel des communications et celui des bureaux des commandes.

Il faut renseigner le personnel ainsi que les entrepreneurs de l'extérieur.

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