Le Conseil sur l'accès à l'information pour les Canadiennes et les Canadiens incapables de lire les imprimés

Aide-mémoire concernant les documents en formats alternatifs et/ou substituts

Cet aide-mémoire est une forme abrégée du document plus complet « Guide à l'intention des gestionnaires pour la production des documents en formats alternatifs et/ou substituts » et de l'annexe des ressources qui l'accompagne.

Ce document a été produit par le Bureau de l'industrie des appareils et accessoires fonctionnels d'Industrie Canada à l'intention du gouvernement du Canada, avec le soutien financier du Fonds d'intervention du Programme des mesures positives d'équité en emploi, un programme du Conseil du Trésor.

Tous les Canadiens ont le droit à l'information publique dans un format auquel ils peuvent avoir accès. Ce droit est protégé par la Charte canadienne des droits et libertés ainsi que par d'autres législations fédérales.

La Politique du gouvernement du Canada en matière de communications stipule que l'information publique doit être accessible dans des formats de présentation alternatifs et/ou substituts à l'intention des personnes souffrant d'un handicap.

Rendre les publications disponibles afin qu'elles puissent être consultées par le plus de personnes possible n'est pas uniquement une question de conformité aux lois et aux politiques, c'est également un bon service à la clientèle.

La population vieillissante d'aujourd'hui, la multiplication des nouvelles technologies de l'information et la diversification au sein de la société font en sorte que maintenant, la traditionnelle feuille imprimée est devenue une façon parmi tant d'autres de transmettre l'information.

Diverses formes d'édition

Cet aide-mémoire est un survol de certains des formats et des moyens de communication les plus communément utilisés par la société d'aujourd'hui.

Sites Web accessibles : Certaines personnes aveugles ou qui ont une vision faible utilisent des logiciels de « lecture écran » qui permettent de convertir le texte écrit dans les sites Web en d'autres formats accessibles pour eux, comme des documents audio ou en braille. Cependant, la technologie de lecture écran ne peut interpréter les éléments graphiques ni les textes qui sont saisis sous forme graphique comme les fichiers PDF. C'est pour cette raison que les sites Web doivent être rendus accessibles en s'assurant que tous les éléments visuels et multimédias sont disponibles sous forme de texte.

Un grand nombre de mesures prises afin de rendre les sites Web du gouvernement fédéral accessibles sont maintenant obligatoires selon la politique Normalisation des sites Internet du gouvernement du Canada.

Audio : Les publications produites sur des cassettes audio sont appropriées lorsque la personne n'est pas en mesure d'avoir accès à la version imprimée. Un narrateur professionnel fait la lecture du texte que les utilisateurs parcourent à l'aide d'un marqueur index électronique qui identifie les différentes sections.

Braille: Le braille est un système de lecture de points en relief. La grille d'écriture braille à la base du système qui porte le nom de son inventeur, Louis Braille, consiste en six points regroupés en deux colonnes verticales de trois points chacune. Il y a le braille en anglais et le braille en français. Le braille intégral est la représentation de lettres, de chiffres et de signes de ponctuation la plus simple, alors que le braille degré deux regroupe environ 300 contractions et est la forme la plus communément utilisée.

Disquettes : Les disquettes peuvent être une bonne solution pour les personnes qui ne peuvent recevoir les publications en format électronique par courriel ou dans le Web. Il y a différentes sortes de disquettes, comme les CD, les disques Zip et autres.

Vidéodescription : La vidéodescription, ou description sonore, transmet toutes les scènes d'action et le texte à l'écran, comme par exemple le générique, qu'on peut retrouver dans un document vidéo, une émission de télévision, un document multimédia dans Internet ou un film, par l'entremise d'un narrateur qui décrit ce qui se passe et lit le texte. La vidéodescription peut être « ouverte » ou « fermée ». Lorsqu'elle est « ouverte », la description sonore peut être entendue par tous les téléspectateurs. Lorsqu'elle est « fermée », les téléspectateurs doivent allumer la seconde piste audio (SPA, également connue sous le nom de source audio supplémentaire pour la communication audiovisuelle en stéréo) du téléviseur pour y avoir accès.

Texte électronique : Les textes électroniques sont des publications dont tous les éléments graphiques, y compris les photographies, les tableaux et les illustrations, sont expliqués en détail sous forme de texte et stockés de façon électronique afin d'être distribués sous forme de courriel, de page Web ou de disquette.

Gros caractères : Les publications en gros caractères se conforment à des lignes directrices qui améliorent la lisibilité bien au-delà de la conception et du formatage habituels. Ainsi, ils utilisent une plus grande force du corps des caractères (une grosseur de 16 points typographiques est recommandée), des polices sans empattement, un plus grand espacement et un meilleur contraste. La tendance au vieillissement de la population signifie que plus de gens que jamais ont une vision faible et ont besoin de documents en gros caractères. C'est pour cette raison qu'il ce serait peut-être pratique de faire imprimer la publication originale en gros caractères.

Affichage du texte à l'écran : L'affichage du texte à l'écran convertit en texte les paroles et les autres sons qu'on peut entendre dans les vidéos, les émissions de télévision, les documents multimédias dans le Web et les films. Le texte peut être sous forme de sous-titres, qui sont utilisés lorsqu'on veut traduire les paroles dans une autre langue, ou encore sous forme de sous-titrage codé pour malentendants ou visible à l'intention des personnes qui ne peuvent avoir accès aux documents audio. Le sous-titrage codé pour malentendants n'est visible que si l'appareil est équipé d'un décodeur, alors que le sous-titrage visible ne requiert pas l'usage d'un décodeur.

Écriture par caractères iconographiques : L'écriture par caractères iconographiques est un système d'écriture qui utilise des symboles visuels afin de représenter les formes des mains, les mouvements et les expressions faciales du « American Sign Language », du langage des dignes québécois ainsi que d'autres langages gestuels. L'écriture par caractères iconographiques est actuellement utilisée surtout pour enseigner le langage gestuel et sa grammaire aux débutants. Elle est également utilisée de plus en plus fréquemment comme alternative au texte conventionnel dans l'enseignement aux élèves de niveau primaire qui maîtrisent mieux le langage gestuel que l'anglais ou le français écrit.

Comment se préparer à la production de documents en formats alternatifs et/ou substituts

Utiliser un langage simple : Le fait de rédiger des textes aussi clairs et faciles à lire que possible est avantageux non seulement pour les clients ayant des difficultés d'apprentissage et des capacités de lecture et d'écriture faibles, mais cela améliore également la compréhension de tous les clients et facilitera l'adaptation à d'autres formats.

Produire en même temps un modèle de présentation du texte intégral : Lors de l'élaboration du produit destiné à être publié, tous les éléments graphiques et multimédias devraient être très bien expliqués dans le texte par les auteurs originaux. Cela permet une conversion précise et homogène vers d'autres formats de présentation.

Trouver des fournisseurs : Consulter le bureau de l'approvisionnement de votre établissement afin d'obtenir des noms de fournisseurs de formats alternatifs et/ou substituts. Vous trouverez une liste de fournisseurs dans la base de données en ligne du Réseau des entreprises canadiennes diffusée par Industrie Canada à l'adresse suivante :
http://strategis.ic.gc.ca/sc_coinf/ccc/frndoc/homepage.html

Ajuster les budgets : Utiliser une approche rentable qui prévoit la publication de documents en formats alternatifs et/ou substituts selon la demande. Dans certains cas, il peut convenir de regrouper deux formats en un seul. Par exemple, on pourrait utiliser de gros caractères sur un produit imprimé. Il faut toujours prévoir les coûts pour les copies supplémentaires qu'on doit remettre au Programme des services de dépôts.

Produire en fonction de la demande : À l'aide du modèle de présentation du texte intégral, produire des documents en formats alternatifs et/ou substituts sur demande. Vous avez l'obligation de fournir aux clients des publications dans un format auquel ils auront accès.

Renseigner tous les intervenants qui participent au processus de publication : Échanger les renseignements fournis dans ce guide avec tous les intervenants qui participent à l'élaboration et à la distribution des publications, y compris le personnel de la réception, les auteurs et les éditeurs, les concepteurs graphiques, les webmestres, les gestionnaires de projet, le personnel des communications et celui des bureaux des commandes. Il faut renseigner le personnel ainsi que les entrepreneurs de l'extérieur.

Comment établir les prix, faire la promotion et accepter des demandes de documents en formats alternatifs et/ou substituts

Le même prix pour tous les formats : Tous les formats d'un même produit destiné à véhiculer des renseignements doivent être offerts au même prix. Et si le produit conventionnel est offert gratuitement, tous ses équivalents en formats alternatifs et/ou substituts doivent également l'être.

Promouvoir la disponibilité : Vous pouvez promouvoir la disponibilité des documents en formats alternatifs et/ou substituts de plusieurs façons. Utilisez différents médias comme la radio et le Web; inscrivez-vous à 1 800 O-Canada (1 800 622-6232); faites de la publicité par l'intermédiaire des services de lecture radiophonique; et insérez un message dans tous les produits, par exemple : « Cette publication est disponible sur demande dans des formats accessibles. » Le message peut être produit en braille ou en gros caractères.

Accepter les demandes : Les demandes de documents en formats alternatifs et/ou substituts devraient être acceptées à tous les mêmes points de commande que les produits conventionnels, y compris les catalogues de produits, les lignes téléphoniques sans frais et les sites Web. Demandez aux clients dans quel format ils désirent avoir accès aux renseignements. Dans certains cas, une version électronique du texte intégral peut être envoyée par courriel si le client a accès au courrier électronique. Évitez de diriger tous les clients vers les sites Web et d'en faire une solution unique parce que, bien qu'Internet soit devenu très populaire, les clients n'y ont pas tous accès ou n'ont pas tous les habiletés nécessaires afin de naviguer correctement sur le Web. De plus, soyez prêts à accepter les commandes effectuées par l'entremise d'un format alternatif et/ou substitut.

Résumé de l'aide-mémoire

S'assurer que les webmestres se conforment à la politique de Normalisation des sites Internet (NSI). Consulter le site Web de NSI à l'adresse suivante :
www.cio-dpi.gc.ca/clf-upe/

Promouvoir la disponibilité de toutes les publications dans des formats alternatifs et/ou substituts.

Familiariser tout le personnel travaillant aux bureaux de commandes avec les formats alternatifs et/ou substituts et les préparer à prendre les commandes pour ces documents. Les mettre au courant qu'ils ont l'obligation de transmettre les documents d'information dans un format auquel les clients peuvent avoir accès.

Créer un modèle de présentation du texte intégral pour toutes les publications dès leur première élaboration.

Produire un modèle de présentation du texte intégral pour toutes les publications déjà existantes qui sont publicisées et qui sont considérées comme populaires.

Remettre aux fournisseurs de documents en formats alternatifs et/ou substituts des fichiers électroniques de chaque texte intégral afin qu'ils soient en mesure de produire les formats requis sur demande. Les modèles eux-mêmes sont aussi une sorte de format alternatif et/ou substitut et peuvent être envoyés à des clients par courriel ou sur une disquette, selon ce qui convient le mieux.

S'assurer de suivre les procédures de votre établissement afin de trouver les fournisseurs qui conviennent. Pour ce faire, utiliser la base de données du Réseau des entreprises canadiennes diffusée par Industrie Canada.
http://strategis.ic.gc.ca/sc_coinf/ccc/frndoc/homepage.html

Obtenir les numéros ISBN pour chaque format alternatif et/ou substitut et chaque fichier différent afin de faire le dépôt légal des documents.
http://dsp-psd.communication.gc.ca/ISBN/services-f.html

Pour de plus amples renseignements :

Pour plus de détails, consultez le document « Guide à l'intention des gestionnaires pour la production des documents en formats alternatifs et/ou substituts » ainsi que l'annexe de références qui l'accompagne.

Fin de l'aide-mémoire

Annexe

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