Bibliothèque et Archives Canada
Symbole du gouvernement du Canada

Liens de la barre de menu commune

Liens institutionnels

Le public


Documents du gouvernement du Canada

Employés/Chercheurs des ministères

Les procédures suivantes ne s'appliquent pas aux documents archivistiques sous le contrôle de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) qui sont disponibles aux public général (aucune restriction d'accès en ce qui a trait aux lois de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels).

La consultation des documents archivistiques restreints entreposés dans la Région de la capitale nationale qui sont sous le contrôle de BAC :

Les employés/chercheurs ministériels qui désirent consulter les documents archivistiques restreints entreposés dans la Région de la capitale nationale qui sont sous le contrôle de BAC doivent suivre le processus de consultation.

La consultation des documents archivistiques restreints entreposés dans la Région de la capitale nationale qui sont sous le contrôle de BAC :

Les employés/chercheurs des ministères qui désirent consulter les documents archivistiques restreints entreposés dans un centre de services régional situé à l'extérieur de la Région de la capitale nationale doivent présenter une lettre d'autorisation au gestionnaire du centre de services régional en suivant les procédures pour demander des documents qui se trouvent dans les lignes directrices pour le transfert de documents aux Centres de services régionaux.

Processus de consultation

  1. L'employé/chercheur envoie sa lettre d'accès aux documents archivistiques restreints, par la poste ou par le télécopieur à la Division de l'accès à l'information, la protection des renseignements personnels et des documents du personnel (DAIPRP&DP), 395, rue Wellington, Ottawa (Ontario), K1A 0N4, télécopieur : 613-992-9350, accompagnée des références archivistiques (par fonds ou groupe d'archives, numéro d'acquisition ou de contenant (volume ou boîte) ou numéro de microfilm et numéro de dossier ou d'item); et d'une lettre d'autorisation de son employeur. L'employé/chercheur doit indiquer clairement sur sa lettre la date à laquelle il aimerait consulter les documents archivistiques restreints de BAC à Ottawa. La DAIPRP&DP exige un préavis minimum de cinq jours ouvrables.
  2. La DAIPRP&DP examine la lettre et détermine les conditions d'accès aux documents archivistiques restreints, puis informe l'employé/chercheur de la date à laquelle les documents archivistiques restreints sous le contrôle de BAC seront disponibles pour consultation à Ottawa.
  3. Si la lettre d'autorisation contient des renseignements insuffisants, la DAIPRP&DP communiquera avec l'employé/chercheur.
  4. BAC à Ottawa conservera les documents archivistiques restreints au nom de l'employé/chercheur pour une période maximale de 30 jours, après quoi ils seront retournés aux locaux d'entreposage.
  5. Pour commander des photocopies, voir Photocopies et reproductions.

Lettre d'autorisation

Quiconque désire être reconnu comme employé/chercheur d'un ministère doit présenter à la Division de l'accès à l'information, de la protection des renseignements personnels et des documents du personnel une lettre écrite sur le papier à en-tête officiel du ministère et signée par un gestionnaire occupant un poste au niveau de directeur ou plus haut. La lettre doit inclure les détails suivants :

  • le nom de l'employé/chercheur proposé;
  • le statut de l'employé/chercheur (indéterminé, déterminé ou contractuel);
  • la cote de sécurité de l'employé/chercheur (vérification approfondie de la fiabilité, secret ou très secret);
  • les dossiers archivistiques restreints que l'employé/chercheur a la permission de consulter (tous les dossiers ministériels auxquels sa cote de sécurité lui donne accès ou les dossiers spécifiquement indiqués par fonds ou groupe d'archives, numéro d'acquisition ou de contenant (volume ou boîte) ou numéro de microfilm et numéro de dossier ou d'item);
  • la permission ou l'interdiction de commander des photocopies;
  • la date d'échéance de l'autorisation (maximum d'un an ou jusqu'à la fin de la période d'emploi déterminé ou du contrat de l'employé/chercheur). Si l'autorisation d'accès aux mêmes documents est prolongée, la lettre doit l'indiquer clairement.
  • les coordonnées complètes de l'employé/chercheur;
  • le numéro de carte d'usager de Bibliothèque et Archives Canada (si connu). Voir le Formulaire d'inscription pour la carte d'usager.
  • le numéro de téléphone et l'adresse professionnelle du gestionnaire occupant un poste au niveau de directeur ou plus haut qui signe la lettre d'autorisation.

Voir le modèle de la lettre d'autorisation des employés/chercheurs des ministères qui désirent consulter les documents archivistiques restreints entreposés dans la Région de la capitale nationale qui sont sous le contrôle de BAC [RTF 12 Ko].

Note : Les employés/chercheurs des ministères ne peuvent demander l'accès qu'aux documents archivistiques restreints de leur propre ministère. Pour consulter des dossiers archivistiques restreints d'un autre ministère qui sont sous le contrôle de BAC, ils doivent obtenir la permission écrite de ce ministère (par exemple, si un employé du ministère des Affaires indiennes et du Nord Canada a besoin de consulter des dossiers archivistiques restreints de Parcs Canada qui sont sous le contrôle de BAC, la permission écrite doit être obtenue d'un gestionnaire au niveau de directeur ou plus haut de Parcs Canada).