Catalogage et métadonnées

Directives concernant le traitement des niveaux de catalogage (révisées août 2003)

Sommaire

À partir du 1^er avril 1996, la Bibliothèque nationale du Canada appliquera des niveaux de catalogage révisés dans le traitement bibliographique des publications cataloguées pour Canadiana et les collections de la BNC. Cette modification est le résultat de coupures budgétaires sévères allié au besoin de créer une production plus grande de notices de catalogage à jour pour mieux répondre aux demandes des usagers.

Le système antérieur des niveaux de catalogage, mis en vigueur en 1991, comportait cinq niveaux de traitement (complet, partiel, minimal rehaussé, minimal et abrégé). Ces niveaux étaient assignés d'après la nature ou la valeur attribuée à des catégories de documents. Quant au système révisé, il comprend quatre niveaux de traitement (complet, de base, minimal et abrégé) et ajoute l'actualité d'un ouvrage comme critère servant à déterminer son niveau de traitement bibliographique.

Le système révisé accorde un traitement bibliographique complet aux ouvrages du CIP, à la plupart des publications gouvernementales du Programme des services de dépôt (PSD), aux ouvrages faisant partie des collections spécialisées de la Bibliothèque nationale, aux journaux ethniques et autochtones canadiens, et aux publications courantes des domaines privilégiés de la Bibliothèque nationale. Tous les documents (à l'exclusion du CIP, du PSD, des journaux ethniques et autochtones canadiens et des ouvrages des collections spécialisées) verront leur niveau de traitement passer à des catégories inférieures au fur et à mesure du vieillissement de leur date de publication. En réduisant ainsi le traitement bibliographique, ce nouveau système vise à éliminer les arriérés de catalogage plutôt que d'accumuler des ouvrages non traités qui demeureraient inaccessibles à la recherche.

Les niveaux de catalogage s'appliquent à tous les supports de documents (imprimé, audiovisuel, électronique, etc.). Des notices de catalogage dérivées seront utilisées autant que possible.

L'annexe A représente un tableau des niveaux de traitement assignés aux différentes catégories de documents.

L'annexe B élabore les éléments bibliographiques compris dans chacun des niveaux.

On peut adresser toutes questions ou commentaires concernant ce document à : normes@lac-bac.gc.ca.

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Antécédents

Au printemps de 1991, la Bibliothèque nationale a mis sur pied un système de niveaux de catalogage selon lequel chaque publication figurait sous un des cinq niveaux suivants, conformément à sa nature ou à sa valeur : complet, partiel, minimal rehaussé, minimal ou abrégé.

En 1994, le Projet de restructuration de l'accès bibliographique de la Bibliothèque nationale recommande la révision et la simplification des niveaux de catalogage. À la même époque, un sondage d'abonnés recueille auprès des bibliothèques canadiennes des renseignements au sujet des produits et services bibliographiques. On demandait aux bibliothèques canadiennes un certain nombre de questions sur leur utilisation des notices établies par la BNC et on leur soumettait une notice de niveau intermédiaire pour fins d'examen. Le sondage a révélé qu'il y avait très peu d'enthousiasme envers une notice catalographique ne contenant pas un degré complet de renseignements. Les bibliothèques ont manifesté leur besoin de points d'accès reliés à la fois à la description et au sujet et cela pour tous les types de documents. Il est également apparu évident que le facteur temps est très important pour les usagers qui veulent dériver des notices bibliographiques. Les bibliothèques refusent d'attendre plus d'un an pour établir des notices à partir de la Bibliothèque nationale. Le CIP (catalogage avant publication) est également une importante source de catalogage. Le sondage a donc rappelé l'importance d'éviter les retards en catalogage.

Peu de temps après le sondage, le gouvernement fédéral annonça une série de coupures aux ministères fédéraux et à leurs programmes. En réaction à ces coupures, la Bibliothèque nationale a été contrainte de réexaminer les niveaux de catalogage en tenant compte des réductions de ses ressources.

Les réductions budgétaires fédérales ont eu pour effet de lancer un défi à la Bibliothèque : comment, en effet, gérer la charge de travail malgré la réduction des effectifs au catalogage alors que, durant ce temps, le nombre de documents à traiter augmente sans cesse et que de nouveaux genres de documents comme les publications électroniques sont intégrées à la chaîne de travail. Compte tenu des responsabilités accrues et de la réduction d'au moins 15% des ressources en catalogage dans les trois prochaines années, le besoin d'améliorer la productivité est pressant.

La révision des niveaux de catalogage représente une tentative pour relever ces défis tout en voulant maintenir un équilibre entre les différents besoins de nos usagers, le volume de documents reçus et la diminution des ressources allouées au traitement bibliographique.

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Traitement des niveaux de catalogage révisés

Le système révisé comprend quatre niveaux de catalogage : complet, de basel, minimal et abrégé. Des tableaux représentant les éléments des données bibliographiques compris dans chacun des niveaux de même que les catégories de documents assignées à ces niveaux se trouvent dans les annexes. Les niveaux s'appliquent à tous les supports de documents (imprimé, audiovisuel, électronique, etc.) catalogués à la Bibliothèque nationale.

Avant de décrire sommairement ces quatre niveaux de catalogage, il convient d'apporter des précisions relatives à la révision du traitement bibliographique :

Opportunité et actualité du matériel :
La révision tient compte de l'actualité d'un ouvrage comme critère afin de déterminer son niveau de traitement. Les ouvrages verront leur niveau de traitement tomber à des catégories inférieures au fur et à mesure du vieillissement de leur date de publication. (N.B. Dans le cas des publications en série, la date utilisée sera celle du premier numéro publié)

Traitement d'autorité :
Des notices autorité complètes seront créées pour toute vedette canadienne figurant dans les documents traités aux niveaux complet, de base et minimal. Cependant, on ne créera pas de notices autorité complètes pour les vedettes non canadiennes si une notice autorité paraît au fichier LCNA (Library of Congress Name Authority). Aucune notice autorité ne sera établie dans le cas d'un document catalogué au niveau abrégé.

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Il faut aussi ajouter que les directives concernant les niveaux de traitement bibliographique seront appliquées avec jugement par les catalogueurs de la Bibliothèque nationale. Selon la nature d'une publication en particulier et selon la disponibilité et la facilité d'ajouter des éléments bibliographiques supplémentaires, le niveau de catalogage, dans certains cas, peut se retrouver à un niveau plus élevé que prévu selon les catégories définies en annexes. Des notices de catalogage dérivées seront aussi incluses à Canadiana toutes les fois que possible considérant qu'elles peuvent renfermer des données valables qui autrement ne seraient pas fournies dans une notice originale de niveau minimal ou abrégé.

Voici résumé chacun des quatre niveaux de catalogage :

Niveau complet :
Aucun changement à la définition antérieure. La notice comprend tous les points d'accès reliés à la description et au sujet ainsi que des notes complètes.

Le traitement de niveau complet est attribué à toute documentation faisant partie du programme CIP, à la plupart des documents gouvernementaux du Programme des services de dépôt, aux collections spécialisées de la BNC (les collections de référence, livres rares, Jeunesse, LOWY) aux journaux ethniques et autochtones canadiens (depuis août 2003), ainsi qu'à la documentation des domaines privilégiés (littérature canadienne, musique et approche historique au développement de la société canadienne) publiée durant l'année en cours et dans les deux années précédentes. On a établi une exception pour le domaine musical.

Niveau de base :
Les éléments descriptifs devant normalement figurer dans une notice de niveau minimal y compris des vedettes-matière (une limite de 1 à 2 vedettes-matière); des indices Dewey abrégés mais pas d'indices de classification de la LC à moins que ceux-ci ne soient requis pour fins de localisation.

Le niveau de base est réservé à deux types de publication. À cause de leur volume, le niveau de base peut convenir à certaines publications musicales. En outre, dans le but d'augmenter le nombre de publications sujettes au traitement de l'analyse documentaire et ce, depuis juin 2002, les publications du gouvernement fédéral canadien qui ne répondent pas aux critères descriptifs du niveau complet reçoivent un traitement de niveau de base (en vue de satisfaire aux exigences d'accès par sujet propres à ce type de document).

Niveau minimal :
Les points d'accès descriptifs sont limités; il n'y a aucune vedette-matière; on assigne des indices Dewey abrégés et les seules notes allouées sont celles nécessaires à l'identification du document.

e traitement minimal est attribué systématiquement à toute nouvelle documentation qui n'entre pas dans les catégories des niveaux complet, de base ou abrégé.

Niveau abrégé :
Seuls les éléments essentiels à l'identification du document sont utilisés. On n'assigne aucune vedette-matière et quelques notes seulement sont ajoutées. Les points d'accès descriptifs sont réduits habituellement à un seul en plus de la vedette principale. Aucun traitement autorité n'est effectué.

Le niveau abrégé est attribué dans un premier temps à tous les documents ne faisant pas partie de la bibliographie nationale, à la fiction à grande diffusion, aux documents éphémères et secondaires et aux documents éducatifs moins importants.

Les documents relevant des autres catégories viennent s'ajouter au niveau abrégé lorsqu'ils ne sont plus d'actualité. Cela comprend les documents des domaines privilégiés ayant une date de publication antérieure à l'année en cours moins cinq et tous les autres documents ayant une date de publication antérieure à l'année en cours moins une.

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Fondement

La difficulté d'une révision des niveaux de catalogage reflétant la réduction des ressources de catalogage repose sur l'équilibre à établir entre des notices de catalogage de niveau complet et un traitement bibliographique effectué dans les plus brefs délais. Plus les notices de catalogage sont complètes, le moins rapidement le processus de catalogage est réalisé et vice versa. Le sondage des abonnés avait clairement indiqué que l'actualité est un facteur essentiel régisant l'utilité des notices de la BNC à des fins de catalogage. Le but des présentes directives consiste à assurer une production à jour des notices pour tous les genres de documents et, tout en respectant les paramètres de temps, à accorder une priorité au traitement bibliographique complet des ouvrages faisant partie des domaines privilégiés de la Bibliothèque de même qu'au CIP et au Programme des services de dépôt, et, depuis août 2003, aux journaux ethniques et autochtones canadiens. Il existe dans certains cas des exceptions à cause du volume de documents à cataloguer ou en réponse à des critères d'accès à des documents qui autrement ne figureraient pas dans ces catégories.

Aux fins de référence et de recherche cependant, l'opportunité n'est pas nécessairement plus importante que des renseignements bibliographiques complets. Toutefois, la recherche sera mieux servie par des notices de niveaux minimal ou abrégé attestant l'existence d'un ouvrage et le rendant accessible à la BNC, sur AMICUS que par un système qui accumule les retards de catalogage de documents dont on s'occuperait seulement lorsque les ressources le permettraient. Les capacités de recherche par mot-clé et de recherche booléenne d'AMICUS faciliteront l'accès aux notices de niveaux minimal et abrégé par rapport aux produits bibliographiques précédents.

Un autre critère pris en considération au moment de la révision des niveaux de catalogage était la prévisibilité. Les usagers doivent être en mesure de savoir à quoi s'attendre des notices de la BNC à l'égard des divers types de documents, ce qui leur permet d'ajuster leur propre travail bibliographique en conséquence. Ces directives conservent donc la notion de l'attribution de la documentation aux niveaux de catalogage selon des critères logiques. Chacun des niveaux proposés porte une valeur MARC 21 spécifique (zone guide, 17 : niveau d'enregistrement).

Ces directives impliquent des réductions au niveau du traitement autorité et des points d'accès sujet pour des catégories de documents. Cela est dû à l'impossibilité d'effectuer d'importantes économies en terme de ressources sans impliquer ces deux aspects de l'entité traitement bibliographique. De la même façon, étant donné que les domaines privilégiés de la Bibliothèque (littérature canadienne, musique et approche historique du développement de la société canadienne) constituent une partie substantielle du matériel traité par Accès bibliographique, il n'était pas possible qu'ils ne soient pas affectés aussi par les réductions des niveaux de catalogage si l'on visait des économies significatives. Toutefois, en accordant une haute priorité dans le processus bibliographique aux ouvrages des domaines privilégiés on devrait traiter plus rapidement les acquisitions courantes de ces domaines et, par conséquent, ces ouvrages ne devraient pas être atteints par le passage au niveau inférieur abrégé dû au vieillissement de leur date de publication.

Annexe A : Types de documents

Annexe B : Éléments bibliographiques