Gouvernement du Canada

Gestion de la correspondance de la haute direction

Profil d’application de métadonnées

(Version finale 1.0 – Le 24 mars 2006)

Bibliothèque et Archives Canada

Table des matières

Introduction
Détermination et sélection des éléments de métadonnées
Éléments de métadonnées
Harmonisation des métadonnées de correspondance de la haute direction avec les métadonnées de la gestion des documents
Format du profil des éléments des métadonnées
Profils d’éléments de métadonnées
Droits d’accès
Identificateur de l’agent
Entité institutionnelle de l’agent
Rôle de l’agent
Habilitation de sécurité de l’agent
Profil des pièces jointes
Langue de correspondance
Adresse du correspondant
Correspondant associé
Coordonnées du correspondant
Nom du correspondant
Organisme du correspondant
Personne‑ressource principale du correspondant
Salutation du correspondant
Titre du correspondant
Type de correspondant
Renvoi
Format des données (Format MIME)
Date et heure de l’événement
Type d’événement
Identificateur externe
Indicatif de dossier
Identificateur
État de l’objet
Type d’objet
Mesure à prendre
Résolution
Réponse
Langue de réponse
Sensibilité
Instructions particulières
Créateur d’objets dans le système
Zone de texte simple
Nom de l’administrateur
Déroulement d’un cas d’utilisation de la correspondance de la haute direction
Modèle logique
Historique de la version

Introduction

Le présent document a pour objet de déterminer les métadonnées normalisées de gestion de la correspondance de la haute direction de l’administration fédérale et le profil connexe d’application des métadonnées. Il est fondé sur les exigences déterminées dans les exigences fonctionnelles de la correspondance de la haute direction (EFCHD) Version 5.0, l’analyse des continuités des exigences fonctionnelles de gestion de la correspondance de la haute direction (version provisoire 5.0), et les spécifications du cas d’utilisation de gestion de la correspondance de la haute direction (SCUGCHD) – Gérer la correspondance de la réception à la résolution (version provisoire 1.0) produits 
par le Bureau du Système de gestion des dossiers, des documents et de l’information (SGDDI) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

Le document contient une liste de 34 éléments de métadonnées normalisées, un profil d’application pour chaque élément, une analyse du moment où les éléments sont utilisés dans le cadre du déroulement du travail de correspondance de la haute direction ainsi qu’un modèle logique afin de démontrer les relations entre les éléments de métadonnées.

En termes généraux, les métadonnées sont des renseignements structurés sur les caractéristiques d’une ressource analogique ou numérique qui permettent de déterminer et de gérer cette ressource. Il s’agit de renseignements au sujet d’une ressource [p. ex. un dossier, une tâche, une pièce jointe, un agent (utilisateur) ou un correspondant] produite dans le but de réaliser une activité donnée.

L’utilisation des métadonnées aide les institutions fédérales à reconnaître, à authentifier, à décrire, à localiser et à gérer leurs ressources de manière systématique et constante, afin de satisfaire aux exigences opérationnelles, de responsabilisation et des archives. Le schéma des métadonnées joue à cet égard le même rôle qu’une information descriptive saisie dans les outils de registre utilisés dans l’univers des documents papier pour appliquer des contrôles intellectuel et matériel aux ressources.

Un profil d’application délimite l’utilisation d’éléments de métadonnées compris dans un ensemble d’éléments. Alors qu’un ensemble d’éléments établit les concepts, tels qu’exprimés par des éléments de métadonnées, et repose sur la sémantique ou la signification de ces éléments, un profil d’application va plus loin et ajoute des règles et des directives opérationnelles en ce qui concerne l’utilisation de ces éléments. Il détermine les obligations et les contraintes relatives aux éléments et fournit des commentaires et des exemples qui facilitent la compréhension des éléments.

Détermination et sélection des éléments de métadonnées

Au moment de rédiger ce profil d’application, on ne disposait d’aucune norme connue visant les métadonnées de gestion de la correspondance de la haute direction. Pour faire face à cette réalité, le processus suivant a servi à recenser et à sélectionner les éléments de métadonnées contenus dans ce profil d’application :

•	Examiner les documents produits par le Bureau du SGDDI de TPSGC en collaboration avec le groupe de travail sur la gestion de la correspondance de la haute direction (composé de 25 institutions) : 
o	Exigences fonctionnelles de la correspondance de la haute direction (EFCHD) Version 5.0
o	Analyse des continuités des exigences fonctionnelles de gestion de la correspondance de la haute direction (version provisoire 5.0)
o	Spécifications du cas d’utilisation de gestion de la correspondance de la haute direction (SCUGCHD) – Gérer la correspondance de la réception à la résolution (version provisoire 1.0)
•	Déterminer les métadonnées dont il est question dans ces documents
•	Examiner d’autres normes de métadonnées (plus particulièrement la Norme de métadonnées de la gestion des documents du gouvernement du Canada et la Norme de métadonnées de la gestion du contenu du gouvernement du Canada)
•	Déterminer les concepts que les éléments de métadonnées représentent selon les connaissances en la matière et les principes d’analyse des systèmes
•	Nommer les éléments de métadonnées selon des noms liés au domaine du sujet (dans la mesure du possible)
•	Élaborer le profil des éléments de métadonnées en déterminant leurs attributs
•	Recueillir des commentaires d’experts en matière de métadonnées de gestion des documents au Secrétariat du Conseil du Trésor
•	Recueillir des commentaires d’experts en ce qui concerne la gestion de la correspondance de la haute direction, qui travaillent dans un environnement opérationnel (c.‑à‑d. le groupe de travail sur la gestion de la correspondance de la haute direction)

Éléments de métadonnées

Trente‑quatre (34) éléments de métadonnées figurent dans le présent document. Les voici :

1.	accessRights	
2.	agentIdentifier	
3.	agentInstitutionalEntity	
4.	agentRole	
5.	agentSecurityClearance	
6.	attachmentProfile	
7.	correspondenceLanguage	
8.	correspondentAddress	
9.	correspondentAssociated	
10.	correspondentContactInformation	
11.	correspondentName	
12.	correspondentOrganization	
13.	corresondentPrimaryContact	
14.	correspondentSalutation	
15.	correspondentTitle	
16.	correspondentType	
17.	crossReference	
18.	dataFormat	
19.	eventDateTime	
20.	eventType	
21.	externalIdentifier	
22.	fileCode	
23.	identifier	
24.	objectStatus	
25.	objectType	
26.	requiredAction	
27.	resolution	
28.	response	
29.	responseLanguage	
30.	sensitivity	
31.	specialInstructions	
32.	systemObjectCreator	
33.	textField	
34.	trusteeIndividualName	

Harmonisation des métadonnées de correspondance de la haute direction avec les métadonnées de la gestion des documents

La récente publication de la Norme de métadonnées de la gestion des documents du gouvernement du Canada et du profil d’application associé a eu une incidence sur ce document. Certains concepts de métadonnées sont très semblables entre les deux domaines (après tout, la correspondance de la haute direction constitue un type de document gouvernemental). Voici un résumé des principaux domaines d’harmonisation :

•	sécurité (droits d’accès, habilitation de sécurité, sensibilité);
•	agent (y compris le rôle);
•	événement (type et date/heure);
•	format des données (format MIME);
•	identificateur (plusieurs);
•	langue (Dublin Core);
•	indicatif de dossier
•	administrateur

Pour bien comprendre ces relations, veuillez consulter les documents suivants offerts par Bibliothèque et Archives Canada :

•	Norme de métadonnées de la gestion des documents du gouvernement du Canada, préparé par le Sous‑groupe sur la gestion des documents du Groupe de travail du Gouvernement en direct sur les métadonnées, le 7 février 2006 Version : 1.00 (Approuvé par le Groupe de travail du GED sur les métadonnées)

•	Profil d’application de la gestion des documents du gouvernement du Canada, préparé par le Sous‑groupe sur la gestion des documents du Groupe de travail du Gouvernement en direct sur les métadonnées, le 7 février 2006 Version : 1.00 (Approuvé par le Groupe de travail du GED sur les métadonnées)

Format du profil des éléments des métadonnées

Le tableau suivant explique la manière dont chacun des éléments de métadonnées a été décrit.

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom		Nom de l’élément de métadonnées. En format « lowerCamelCase ».	
Étiquette	Valeurs qui apparaissent généralement à l’écran d’un ordinateur et qu’un utilisateur voit. Les étiquettes sont destinées à des fins d’affichage et ne sont pas normalisées à la grandeur des institutions.	

Attributs définitionnels
	
Définition 		La signification de l’élément.	
But	L’intention ou le but de l’utilisation de l’élément. Voici quelques exemples : la découverte et la détermination de ressources, le contrôle de l’état de la correspondance et la communication des tendances concernant la correspondance de la haute direction.	
Contrainte	Détermine où l’élément s’applique dans le domaine de la gestion de la correspondance (c.‑à‑d. à un dossier, à une pièce jointe, à une tâche ou à un correspondant).	
Nom du type de données	Indique le type de données que peut représenter la valeur du terme au niveau du document et/ou du dossier.	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs		L’élément décrit est qualifié par les ensembles de valeurs cités. Un ensemble de valeurs peut soit contrôler le format ou la convention utilisé(e) pour enregistrer la valeur, soit contrôler la liste de termes autorisés (c.‑à‑d. un vocabulaire contrôlé) concernant la valeur. Énumère les ensembles de valeurs autorisés. Dans bien des cas, et de plus en plus, les « listes de sélection » institutionnelles servent à fournir la valeur de l’élément de métadonnées et cette pratique contribue à créer une application des valeurs plus constante de la part des utilisateurs et peut même servir de fondement pour élaborer plus de valeurs généralement reconnues aux fins d’utilisation à la grandeur du gouvernement.	

Conditions d’application
	
Obligation	Indique si l’élément est obligatoire ou optionnel.	
Quand l’élément est-il chargé? 	Explique à quelle étape de la précision du cas d’utilisation l’élément est ajouté/mis à jour dans le système de gestion de la correspondance.	
Comment l’élément est-il chargé? 	Distingue les éléments : si l’élément est généré par le système ou chargé par l’utilisateur et s’il est fondé ou non sur une valeur par défaut.	
Référence	Indique le document source et le numéro de référence qui détermine où se trouve l’élément (c.‑à‑d. les exigences fonctionnelles, la particularité du cas d’utilisation).	

Profils d’éléments de métadonnées

Droits d’accès

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	accessRights	
Étiquette	Droits d’accès, Contrôle de l’accès	

Attributs définitionnels
	
Définition	Une valeur utilisée pour restreindre l’accès aux dossiers et/ou aux pièces jointes (et les zones de texte simple connexes) aux utilisateurs ou aux groupes d’utilisateurs particuliers.	
But	Empêcher l’accès non autorisé aux objets du système.	
Contrainte	S’applique aux dossiers et aux pièces jointes.	
Nom du type de données	Alphanumérique	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs		Les droits d’accès sont obtenus à partir d’une liste de sélection d’utilisateurs et de groupes gérée par l’institution.	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément obligatoire (le cas échéant)	
Quand l’élément est-il chargé? 	Lors de la création d’une tâche.	
Comment l’élément est-il chargé? 	L’élément chargé par l’utilisateur.	
Référence	SCUGCHD, 3 Déroulement des événements, Référence no 3.1.8	

Identificateur de l’agent

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	agentIdentifier	
Étiquette	Identificateur de l’utilisateur, Auteur (Identificateur de l’utilisateur), Au nom de (Identificateur de l’utilisateur), Créé par, Cessionnaire	

Attributs définitionnels
	
Définition	L’identité de la personne qui utilise le système de gestion de la correspondance de la haute direction.	
But	Contrôler les utilisateurs et les groupes travaillant dans le dossier de correspondance.	
Contrainte	S’applique au moment de l’entrée dans le système. S’applique aux dossiers, aux pièces jointes, aux tâches et aux commentaires.	
Nom du type de données	Le format de l’identité de l’utilisateur/du groupe dépendra des conventions pour le choix des titres des documents d’une institution.	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	L’identificateur de l’agent est choisi à partir d’une liste d’utilisateurs/de groupes autorisés à utiliser le système de gestion de la correspondance de la haute direction.	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément obligatoire	
Quand l’élément est-il chargé? 	Lorsque le compte d’un utilisateur est établi dans le système et subséquemment lorsqu’une tâche est attribuée à un utilisateur/groupe.	
Comment l’élément est-il chargé? 	Initialement, l’élément est chargé par l’administrateur du système. Subséquemment, il est généré par le système après l’entrée dans le système aux fins de contrôle.	
Référence	EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence no 2.7, no 2.20; SCUGCHD, 3 Déroulement des événements, Référence no 3.1.8, no 3.1.10, no 3.1.18, no 3.1.25, no 3.1.29	

Entité institutionnelle de l’agent

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom		agentInstitutionalEntity	
Étiquette	Groupe désigné, Groupe/Classification	

Attributs définitionnels
	
Définition	Le nom officiel du groupe de travail, de l’unité de travail, de l’unité administrative, etc., de la personne qui a exécuté une action sur un document ou un dossier au moment où cette action a été exécutée.	
But	Fournir un raffinement supplémentaire sur les renseignements de l’institution à propos de l’agent concernant les exigences de désignation.	
Contrainte	S’applique aux dossiers, aux pièces jointes, aux tâches et aux commentaires.	
Nom du type de données	Le format de l’identité du groupe dépendra des conventions pour le choix des titres des documents d’une institution.	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	L’entité institutionnelle de l’agent est choisie à partir d’une liste de groupes autorisés à utiliser le système de gestion de la correspondance de la haute direction.	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément optionnel	
Quand l’élément est-il chargé? 	Lorsque le compte d’un utilisateur est établi dans le système et subséquemment lorsqu’une tâche est attribuée à un groupe.	
Comment l’élément est-il chargé? 	Initialement, l’élément est chargé par l’administrateur du système. Subséquemment, il est généré par le système après l’entrée dans le système aux fins de contrôle.	
Référence	EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence no 2.7, no 2.20; SCUGCHD, 3 Déroulement des événements, Référence no 3.1.8, no 3.1.10, no 3.1.18, no 3.1.25, no 3.1.29	

Rôle de l’agent

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	agentRole	
Étiquette	Rôle	

Attributs définitionnels
	
Définition	La tâche que l’utilisateur effectue en utilisant le système de gestion de la correspondance. En règle générale, il est utilisé lorsque des déroulements de travail ont été établis préalablement afin de traiter la correspondance.	
But	Contrôler la tâche effectuée par l’utilisateur dans le dossier de correspondance.	
Contrainte	S’applique aux dossiers, aux tâches et aux pièces jointes.	
Nom du type de données	Alphanumérique	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	Le rôle de l’agent est choisi à partir d’une liste de rôles valides gérée par l’institution.  Exemples : auteur, éditeur, traducteur, approbateur.	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément optionnel	
Quand l’élément est-il chargé? 	Lorsque le compte d’un utilisateur est établi dans le système.	
Comment l’élément est-il chargé? 	Initialement, l’élément est chargé par l’administrateur du système. Subséquemment, il est généré par le système après l’entrée dans le système.	
Référence	SCUGCHD, 3 Déroulement des événements, Référence no 3.1.4, EFCHD 3.7 Exigences de recherche, Référence no 8.11	

Habilitation de sécurité de l’agent

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	agentSecurityClearance	
Étiquette	Classification de sécurité, Sécurité	

Attributs définitionnels
	
Définition	Le niveau de sécurité dont l’utilisateur du système a besoin pour accéder aux renseignements à diffusion restreinte du système.	
But	Fournir une sécurité en ce qui concerne le contenu du système.	
Contrainte	S’applique aux dossiers, aux tâches et aux pièces jointes.	
Nom du type de données	Alphanumérique	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	La cote de sécurité de l’agent est choisie à partir d’une liste de sélection. Exemples : Non classifié; Protégé « A »; Protégé « B »	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément obligatoire (le cas échéant)	
Quand l’élément est-il chargé? 	Lors de la création du dossier.	
Comment l’élément est-il chargé? 	L’élément est chargé par l’utilisateur.	
Référence	EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence no 2.7, no 2.11, no 2.14; EFCHD, 3.6 Exigences en matière de sécurité et de contrôle d’accès, Référence no 7.3; SCUGCHD, 3 Déroulement des événements, no 3.1.8, no 3.1.9, no 3.1.10, no 3.1.17, no 3.1.18, no 3.1.25, no 3.1.29, no 3.1.31, no 3.2.1.1, no 3.2.4.2, no 3.2.5.2	

Profil des pièces jointes

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	attachmentProfile	
Étiquette	Profil des pièces jointes	

Attributs définitionnels
	
Définition	Métadonnées établies par les administrateurs du système qui permettent aux pièces jointes d’être cataloguées dans le système.	
But	Contribuer à la découverte de ressources.	
Contrainte	S’applique aux pièces jointes.	
Nom du type de données	Alphanumérique	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	Le profil des pièces jointes dépend du système de correspondance de la haute direction utilisé par l’institution. En règle générale, il est fondé sur les propriétés de la pièce jointe tels que la date de création, la date de modification, le numéro de version (le cas échéant), etc.	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément optionnel	
Quand l’élément est-il chargé? 	Lorsqu’une pièce jointe est ajoutée au système.  	
Comment l’élément est-il chargé? 	L’élément est généré par le système.	
Référence	SCUGCHD, 3 Déroulement des événements, Référence no 3.1.9, no 3.1.17, no 3.1.31, no 3.2.1.1, no 3.2.4.2, no 3.2.5.2; EFCHD 3.4 Exigences d’intégration de l’application, Référence no 5.7	

Langue de correspondance

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	correspondenceLanguage	
Étiquette	Langue de correspondance	

Attributs définitionnels
	
Définition	Désignation de la langue utilisée par le correspondant dans la correspondance.	
But	Permettre aux utilisateurs de déterminer quelle langue est utilisée par le correspondant dans les communications.	
Contrainte	S’applique aux dossiers.	
Nom du type de données	Alphanumérique	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	La langue de correspondance est choisie à partir d’une liste de sélection gérée par l’institution. Exemples : English, Français	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément optionnel	
Quand l’élément est-il chargé? 	Lorsque la correspondance est ajoutée au dossier.	
Comment l’élément est-il chargé? 	L’élément est chargé par l’utilisateur. Il peut être une valeur par défaut.	
Référence	EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence no 2.7; SCUGCHD, 3 Déroulement des événements, Référence no 3.1.8	

Adresse du correspondant

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	correspondentAddress	
Étiquette	Adresse du correspondant, Adresse, Adresse de retour	

Attributs définitionnels
	
Définition	Désignation de l’adresse de retour de l’expéditeur de la correspondance.	
But	Indiquer l’adresse à laquelle répondre.	
Contrainte	S’applique aux correspondants.	
Nom du type de données	Le champ des adresses est une zone non structurée ou est chargé à partir d’une liste de sélection générée par des valeurs saisies antérieurement.	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	L’adresse du correspondant provient d’une liste institutionnelle d’anciens correspondants ou est saisie en tant que valeur nouvelle. Exemples : numéro du local, numéro civique, nom de la rue, ville, province, code postal	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément obligatoire	
Quand l’élément est-il chargé? 	Lorsque le dossier de correspondance est créé.	
Comment l’élément est-il chargé? 	L’élément est chargé par l’utilisateur (souvent un utilisateur du service de la correspondance).	
Référence	EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence no 2.7, no 2.14; SCUGCHD, 3 Déroulement des événements, Référence no 3.1.8, no 3.1.10, no 3.1.18, no 3.1.25, no 3.1.28, no 3.1.29, no 3.3.2	

Correspondant associé

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	correspondentAssociated	
Étiquette	Correspondant associé	

Attributs définitionnels
	
Définition	Désignation d’un correspondant lié à une pièce de correspondance donnée.	
But	Indiquer la relation entre aux moins deux pièces de correspondance par une association entre les correspondants.	
Contrainte	S’applique aux correspondants.	
Nom du type de données	Le champ du correspondant associé est une zone non structurée ou est chargé à partir d’une liste de sélection générée par des valeurs saisies antérieurement.	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	Le nom du correspondant associé provient d’une liste institutionnelle d’anciens correspondants ou est saisi en tant que valeur nouvelle. Exemples : prénom, second prénom ou initiales, nom de famille	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément optionnel	
Quand l’élément est-il chargé? 	Lorsque le dossier de correspondance est créé.	
Comment l’élément est-il chargé? 	L’élément est chargé par l’utilisateur (souvent un utilisateur du service de la correspondance).	
Référence	EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence no 2.7, no 2.14; SCUGCHD, 3 Déroulement des événements, Référence no 3.1.8, no 3.1.10, no 3.1.18, no 3.1.25, no 3.1.28, no 3.1.29, no 3.3.2	

Coordonnées du correspondant

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	correspondentContactInformation	
Étiquette	Coordonnées du correspondant, Coordonnées, Coordonnées supplémentaires	

Attributs définitionnels
	
Définition	Désignation de coordonnées supplémentaires concernant l’expéditeur de la correspondance.	
But	Indiquer d’autres moyens par lesquels communiquer avec le correspondant (autres que l’adresse).	
Contrainte	S’applique aux correspondants.	
Nom du type de données	Le champ des coordonnées supplémentaires est une zone non structurée ou est chargé à partir d’une liste de sélection générée par des valeurs saisies antérieurement.	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	Les coordonnées du correspondant proviennent d’une liste institutionnelle d’anciens correspondants ou sont saisies en tant que valeurs nouvelles.  Exemples : adresse électronique, numéro de téléphone, numéro de télécopieur	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément optionnel	
Quand l’élément est-il chargé? 	Lorsque le dossier de correspondance est créé.	
Comment l’élément est-il chargé? 	L’élément est chargé par l’utilisateur (souvent un utilisateur du service de la correspondance).	
Référence	EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence no 2.7, no 2.14; SCUGCHD, 3 Déroulement des événements, Référence no 3.1.8, no 3.1.10, no 3.1.18, no 3.1.25, no 3.1.28, no 3.1.29, no 3.3.2	

Nom du correspondant

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	correspondentName	
Étiquette	Nom du correspondant, Correspondant/Expéditeur	

Attributs définitionnels
	
Définition	Désignation de l’expéditeur de la correspondance.	
But	Indiquer qui a envoyé la correspondance.	
Contrainte	S’applique aux correspondants.	
Nom du type de données	Le champ du nom des correspondants est une zone non structurée ou est chargé à partir d’une liste de sélection générée par des valeurs saisies antérieurement.	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	Le nom du correspondant provient d’une liste institutionnelle d’anciens correspondants ou est saisi en tant que valeur nouvelle. Exemples : prénom, second prénom ou initiales, nom de famille	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément obligatoire	
Quand l’élément est-il chargé? 	Lorsque le dossier de correspondance est créé.	
Comment l’élément est-il chargé? 	L’élément est chargé par l’utilisateur (souvent un utilisateur du service de la correspondance).	
Référence	EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence no 2.7, no 2.14; SCUGCHD, 3 Déroulement des événements, Référence no 3.1.8, no 3.1.10, no 3.1.18, no 3.1.25, no 3.1.28, no 3.1.29, no 3.3.2	

Organisme du correspondant

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	CorrespondentOrganization	
Étiquette	Organisme du correspondant, Organisme	

Attributs définitionnels
	
Définition	Désignation de l’organisme où est situé l’expéditeur de la correspondance.	
But	Indiquer l’organisme qui a envoyé la correspondance.	
Contrainte	S’applique aux correspondants.	
Nom du type de données	Le champ du nom des organismes est une zone non structurée ou est chargé à partir d’une liste de sélection générée par des valeurs saisies antérieurement.	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	Le nom des organismes provient d’une liste institutionnelle d’anciens correspondants ou est saisi en tant que valeur nouvelle. Exemples : Congrès du travail du Canada, Fédération canadienne de l’entreprise indépendante, Alliance de la Fonction publique du Canada, Association canadienne des radiodiffuseurs	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément optionnel	
Quand l’élément est-il chargé? 	Lorsque le dossier de correspondance est créé.	
Comment l’élément est-il chargé? 	L’élément est chargé par l’utilisateur (souvent un utilisateur du service de la correspondance).	
Référence	EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence no 2.7, no 2.14; SCUGCHD, 3 Déroulement des événements, Référence no 3.1.8, no 3.1.10, no 3.1.18, no 3.1.25, no 3.1.28, no 3.1.29, no 3.3.2	

Personne‑ressource principale du correspondant

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	correspondentPrimaryContact	
Étiquette	Personne‑ressource principale du correspondant, Personne‑ressource principale	

Attributs définitionnels
	
Définition	Désignation de la personne‑ressource principale sur une pièce de correspondance si de multiples correspondants sont mentionnés.	
But	Indiquer à quel correspondant répondre.	
Contrainte	S’applique aux correspondants.	
Nom du type de données	Le champ du nom des personnes‑ressources est une zone non structurée ou est chargé à partir d’une liste de sélection générée par des valeurs saisies antérieurement.	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	Le nom de la personne‑ressource principale provient d’une liste institutionnelle d’anciens correspondants ou est saisi en tant que valeur nouvelle. Exemples : prénom, second prénom ou initiales, nom de famille	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément obligatoire (le cas échéant)	
Quand l’élément est-il chargé? 	Lorsque le dossier de correspondance est créé.	
Comment l’élément est-il chargé? 	L’élément est chargé par l’utilisateur (souvent un utilisateur du service de la correspondance).	
Référence	EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence no 2.7, no 2.14; SCUGCHD, 3 Déroulement des événements, Référence no 3.1.8, no 3.1.10, no 3.1.18, no 3.1.25, no 3.1.28, no 3.1.29, no 3.3.2	

Salutation du correspondant

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	correspondentSalutation	
Étiquette	Salutation	

Attributs définitionnels
	
Définition	Désignation de la salutation à utiliser auprès du correspondant.	
But	Fournir un degré de formalité dans les communications officielles.	
Contrainte	S’applique aux correspondants.	
Nom du type de données	Le champ de la salutation des correspondants est une zone non structurée ou est chargé à partir d’une liste de sélection générée par des valeurs saisies antérieurement.	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	La salutation du correspondant provient d’une liste institutionnelle d’anciens correspondants ou est saisie en tant que valeur nouvelle. Exemples : M., Mme, Monsieur, Madame	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément optionnel	
Quand l’élément est-il chargé? 	Lorsque le dossier de correspondance est créé.	
Comment l’élément est-il chargé? 	L’élément est chargé par l’utilisateur (souvent un utilisateur du service de la correspondance).	
Référence	EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence no 2.7, no 2.14; SCUGCHD, 3 Déroulement des événements, Référence no 3.1.8, no 3.1.10, no 3.1.18, no 3.1.25, no 3.1.28, no 3.1.29, no 3.3.2	

Titre du correspondant

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	correspondentTitle	
Étiquette	Titre du correspondant, Titre	

Attributs définitionnels
	
Définition	Désignation du titre de l’expéditeur de la correspondance.	
But	Indiquer la position du correspondant.	
Contrainte	S’applique aux correspondants.	
Nom du type de données	Le champ du titre des correspondants est une zone non structurée ou est chargé à partir d’une liste de sélection générée par des valeurs saisies antérieurement.	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	Le titre du correspondant provient d’une liste institutionnelle d’anciens correspondants ou est saisi en tant que valeur nouvelle. Exemples : Président, Directeur exécutif, Président, Président‑directeur général, Directeur général, Directeur	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément optionnel	
Quand l’élément est-il chargé ?	Lorsque le dossier de correspondance est créé.	
Comment l’élément est-il chargé? 	L’élément est chargé par l’utilisateur (souvent un utilisateur du service de la correspondance).	
Référence	EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence no 2.7, no 2.14; SCUGCHD, 3 Déroulement des événements, Référence no 3.1.8, no 3.1.10, no 3.1.18, no 3.1.25, no 3.1.28, no 3.1.29, no 3.3.2	

 Type de correspondant

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	correspondentType	
Étiquette	Type de correspondant	

Attributs définitionnels
	
Définition	Classification de correspondants selon un mécanisme utilisé par l’institution.	
But	Permettre aux utilisateurs de classifier les attributs du correspondant aux fins d’analyse et de rapport. Permettre aux utilisateurs de faire rapport sur la variété de correspondants qui communiquent avec l’institution.	
Contrainte	S’applique au correspondant (l’expéditeur de la correspondance).	
Nom du type de données	Alphanumérique	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	Le type de correspondant est choisi à partir d’une liste de sélection élaborée par l’institution.	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément optionnel	
Quand l’élément est-il chargé? 	Lorsque les renseignements du correspondant sont chargés dans le système.	
Comment l’élément est-il chargé? 	L’élément est chargé par l’utilisateur (souvent un utilisateur du service de la correspondance).	
Référence	EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence no 2.14; SCUGCHD, 3 Déroulement des événements, Référence no 3.1.8	

 Renvoi

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	crossReference	
Étiquette	Champs X du dossier	

Attributs définitionnels
	
Définition	Un renvoi permet aux utilisateurs de lier les renseignements contenus dans un dossier aux renseignements contenus dans un autre dossier.	
But	Alerter les utilisateurs que des renseignements supplémentaires non contenus dans un dossier existent et que ceux‑ci devraient être pris en considération lorsque des tâches relatives au dossier original sont effectuées.	
Contrainte	S’applique aux dossiers.	
Nom du type de données	Alphanumérique	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	En règle générale, le renvoi se rapporte aux renseignements qui concernent le correspondant, un autre dossier ou une pièce jointe contenue dans un autre dossier.	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément optionnel	
Quand l’élément est-il chargé? 	À tout moment durant le processus de correspondance, mais généralement lorsque le dossier est créé.	
Comment l’élément est-il chargé? 	L’élément est chargé par l’utilisateur.	
Référence	EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence no 2.7	

Format des données (Format MIME)

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	dataFormat (formatMIME)	
Étiquette	Application de la pièce jointe	

Attributs définitionnels
	
Définition	Désignation du type de logiciel nécessaire à la lecture et/ou à la modification d’une pièce jointe.	
But	Indiquer aux utilisateurs quel logiciel ils doivent utiliser pour visualiser ou modifier le dossier en pièce jointe.	
Contrainte	S’applique aux pièces jointes.	
Nom du type de données	Alphanumérique	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	En règle générale, les formats de données sont fondés sur des logiciels de bureau typiques (c.‑à‑d. MS Office, Adobe PDF).	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément optionnel	
Quand l’élément est-il chargé? 	Lorsqu’une pièce jointe est ajoutée à un dossier.	
Comment l’élément est-il chargé? 	L’élément est généré par le système selon l’extension de fichier de la pièce jointe.	
Référence	EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence no 2.19; SCUGCHD, 3 Déroulement des événements, Référence no 3.1.9, no 3.1.17, no 3.1.31, no 3.2.1.1, no 3.2.4.2, no 3.2.5.2	

Date et heure de l’événement

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	eventDateTime	
Étiquette	Un grand nombre d’étiquettes potentielles existe :

Date d’envoi, Date de réception, Date d’échéance, Date de fermeture, Date de création du dossier, Date de la dernière modification du dossier, Date de renvoi, Date de signature, Date d’attribution/de création, Date de création, Date de la dernière modification de la tâche, Date d’échéance du dossier, Date du document (ou Date du doc.), Date de la dernière modification, Date des commentaires, Création de la tâche, Modification de la tâche, Création de la pièce jointe, Modification de la pièce jointe	

Attributs définitionnels
	
Définition	La date et l’heure où un événement a eu lieu ou devrait avoir lieu. La date et l’heure d’un événement comprennent les dates/heures d’échéance et des dates/heures de rappel.	
But	Horodater les événements dans le système. Indiquer aux utilisateurs les échéances de leurs tâches. Veiller à ce que les objectifs de rendement fondés sur le temps soient visibles.	
Contrainte	S’applique aux dossiers, aux pièces jointes, aux tâches et aux commentaires.  	
Nom du type de données	Format de date	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	La date et l’heure proviennent de l’horloge/du calendrier du système.	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément obligatoire	
Quand l’élément est-il chargé? 	Lorsqu’un événement a lieu dans un système contrôlé.	
Comment l’élément est-il chargé? 	L’élément est généré par le système.	
Référence	EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence no 2.5, no 2.8, no 2.9, no 2.12, no 2.13, no 2.19, no 2.20; SCUGCHD, 3 Déroulement des événements, Référence no 3.1.8, no 3.1.9, no 3.1.10, no 3.1.17, no 3.1.18, no 3.1.25, no 3.1.29, no 3.1.31, no 3.2.1.1, no 3.2.4.1	

Type d’événement

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	eventType	
Étiquette	Type d’événement	

Attributs définitionnels
	
Définition	Quelque chose qui a lieu, qui survient ou qui est le résultat d’une action dans le système de correspondance de la haute direction.	
But	Désigner les mesures prises à la suite de la correspondance; établir une liste de contrôle des événements.	
Contrainte	S’applique aux dossiers, aux pièces jointes, aux tâches et aux commentaires.	
Nom du type de données	Chaîne	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	Le type d’événement est fondé sur les valeurs disponibles dans le système de la gestion de la correspondance de la haute direction que l’institution utilise.  Exemples : Création du dossier, Modification du dossier, Signature du sous‑ministre, Création du document, Fermeture du dossier, Création de la tâche, Attribution/Création de la tâche, Création de la pièce jointe, Modification de la pièce jointe, Attribution, Modification de la tâche, Création de l’objet, Modification de l’objet, Ajout d’un commentaire	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément obligatoire	
Quand l’élément est-il chargé? 	Lorsqu’un événement a lieu dans le système.	
Comment l’élément est-il chargé? 	L’élément est généré par le système.	
Référence	EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence no 2.8, no 2.11, no 2.12, no 2.13, no 2.19; SCUGCHD, 3 Déroulement des événements, Référence no 3.1.8, no 3.1.9, no 3.1.10, no 3.1.17, no 3.1.18, no 3.1.25, no 3.1.29, no 3.1.31, no 3.2.1.1, no 3.2.4.1	

Identificateur externe

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	externalIdentifier	
Étiquette	Identificateur unique externe du dossier, Identificateur unique externe de la pièce jointe, Indicatif de contrôle	

Attributs définitionnels
	
Définition	« L’identificateur externe » se rapporte à deux exigences d’opérabilité : a) un renvoi est nécessaire à une base de données autre que la base de données de la gestion de la correspondance de la haute direction, ou b) lorsqu’un dossier est transmis, ou des parties du contenu sont transmises, d’une application hôte à l’application du destinataire (probablement dans une autre institution) pour qu’une réponse soit formulée et qu’ensuite le dossier soit retourné, ou que les parties du contenu soient retournées, à l’application hôte aux fins de fermeture (« l’identificateur externe » permet au contenu d’être lié au dossier du système du destinataire qui, dans le système du destinataire constituerait « l’identificateur »).	
But	Veiller à ce que chaque objet déplacé entre les systèmes soit contrôlé dans le système de correspondance de la haute direction pour une localisation et une extraction plus précises.	
Contrainte	S’applique aux dossiers, aux pièces jointes et aux tâches.	
Nom du type de données	Données alphanumériques; les originales sont séquentielles (permettent souvent l’ajout d’une année courante et d’un identificateur du Ministère).	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	L’identificateur dépend du système de correspondance de la haute direction que l’institution utilise. Exemples : L’unité organisationnelle du Ministère doit pouvoir configurer elle‑même le format du numéro de contrôle. Plusieurs formats différents doivent être soutenus/configurables. Le format suivant constitue un exemple d’un tel format :
- YYYY-GRP-######
- YDDD####L
Soit :
- YYYY	Constitue l’année de création de la correspondance
- GRP	Constitue le groupe qui a effectué la saisie de données
- ###### Constitue un numéro de séquence
- L constitue la langue de correspondance	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément optionnel	
Quand l’élément est-il chargé? 	Lorsqu’une nouvelle référence à un dossier est ajoutée au système.	
Comment l’élément est-il chargé? 	L’élément est chargé par l’utilisateur.	
Référence	EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence no 2.2	

Indicatif de dossier

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	fileCode	
Étiquette	Numéro de dossier, Indicatif de dossier, Classification du dossier	

Attributs définitionnels
	
Définition	Le code unique d’un dossier, établi à partir du système de classification ou du plan des dossiers.	
But	Associer le document ou le dossier au système de classification ou au plan des dossiers qui appuie les fonctions et les activités de l’entreprise/du domaine de programme.
Veiller à ce que les documents et les dossiers soient liés au système de classification ou au plan de dossiers de manière uniforme au fil du temps.
Contribuer à l’extraction de tous les documents et dossiers liés à une fonction ou à une activité en particulier.
Fournir un mécanisme qui permet d’appliquer des exigences de conservation et des mesures d’élimination aux documents et aux dossiers.	
Contrainte	S’applique aux dossiers et aux pièces jointes.	
Nom du type de données	Alphanumérique; séquentielle	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	L’indicatif de dossier dépend du système de classification des dossiers que l’institution utilise.	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément obligatoire	
Quand l’élément est-il chargé? 	Lorsqu’un nouveau dossier ou une nouvelle pièce jointe est ajouté(e) au système.	
Comment l’élément est-il chargé? 	L’élément est généré par le système ou l’utilisateur (bureau des documents).	
Référence	SCUGCHD, 3 Déroulement des événements, Référence no 3.1.8; EFCHD, 3.11 Exigences supplémentaires, Référence no 13.7	

Identificateur

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	Identifier	
Étiquette	Identificateur, Indicatif de dossier, Identificateur unique du dossier, Premier identificateur unique du dossier (Indicatif de contrôle), Identificateur unique de la pièce jointe, Identificateur unique de la tâche	

Attributs définitionnels
	
Définition	Référence attribuée à un dossier, à une pièce jointe ou à une tâche dans le système de correspondance de la haute direction pour veiller à ce que chacun(e) soit contrôlé(e) individuellement.	
But	Veiller à ce que chaque dossier, pièce jointe et tâche contrôlés dans le système de correspondance de la haute direction soit désigné(e) individuellement aux fins de localisation et d’extraction plus précises.	
Contrainte	S’applique aux dossiers, aux pièces jointes et aux tâches	
Nom du type de données	Alphanumérique; séquentielle	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	L’identificateur dépend du système de correspondance de la haute direction que l’institution utilise. Il peut être généré par le SGDDI. Exemples : L’unité organisationnelle du Ministère doit pouvoir configurer elle‑même le format du numéro de contrôle. Plusieurs formats différents doivent être soutenus/configurables. Le format suivant constitue un exemple d’un tel format :
- YYYY-GRP-######
- YDDD####L
Soit :
- YYYY	Constitue l’année de création de la correspondance
- GRP	Constitue le groupe qui a effectué la saisie de données
- ###### Constitue un numéro de séquence
- L constitue la langue de correspondance	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément obligatoire	
Quand l’élément est-il chargé? 	Lorsqu’un nouveau dossier, une nouvelle tâche ou une nouvelle pièce jointe est ajouté(e) au système. Les identificateurs de pièces jointes peuvent être générés par une application de gestion des documents et transmis à l’application de la gestion de la correspondance.	
Comment l’élément est-il chargé? 	L’élément est généré par le système.	
Référence	EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence no 2.2, no 2.3, no 2.4, no 2.8, no 2.12, no 2.19; SCUGCHD, 3 Déroulement des événements, Référence no 3.1.9, no 3.1.10, no 3.1.17, no 3.1.18, no 3.1.25, no 3.1.29, no 3.1.31, no 3.2.1.1, no 3.2.4.2, no 3.2.5.2	

État de l’objet

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs

Nom	objectStatus	
Étiquette	État du dossier, État de la tâche, État d’avancement, État d’avancement de la tâche	

Attributs définitionnels
	
Définition	Champ qui laisse les utilisateurs déterminer l’état d’un dossier de correspondance.	
But	Permettre à l’utilisateur de déterminer à quelle étape du processus de réponse se trouve actuellement le dossier de correspondance.	
Contrainte	S’applique aux dossiers et aux tâches	
Nom du type de données	Alphanumérique	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	L’état de l’objet est fondé sur le système de correspondance de la haute direction que l’institution utilise. Exemples d’état du dossier ou de la tâche : priorité, au calendrier, complété(e), à classer. Exemples d’état de la tâche : non lue, lue, acceptée, active, en attente, changements nécessaires, complète, approuvée, close, à classer.	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément optionnel	
Quand l’élément est-il chargé? 	Lorsqu’un événement d’état dans le système a lieu.	
Comment l’élément est-il chargé? 	L’élément est généré par le système.	
Référence	EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence no 2.8, no 2.11, no 2.12; SCUGCHD, 3 Déroulement des événements, Référence no 3.1.8, no 3.1.10, no 3.1.14, no 3.1.18, no 3.1.22, no 3.1.25, no 3.1.29, no 3.2.4.1, no 3.2.5.1, no 3.2.5.3, no 3.2.6.1, no 3.2.6.2, SCUGCHD, 6 Post-Conditions, Référence no 6.1; SCUGCHD, 6 Post-Conditions, Référence no 6.2; EFCHD, 3.3 Exigences en matière de déroulement des travaux, Référence no 4.10	

Type d’objet

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	objectType	
Étiquette	Type de dossier, Type de correspondance, Type de courrier	

Attributs définitionnels
	
Définition	Classification des objets d’un système selon un schéma propre à l’institution.	
But	Permettre aux utilisateurs de classifier la nature des objets aux fins d’analyse et de communication. Permettre aux utilisateurs de faire rapport sur la variété de la correspondance et des tâches que l’institution effectue.	
Contrainte	S’applique aux dossiers, aux pièces jointes et aux tâches.	
Nom du type de données	Alphanumérique	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	Le type d’objet est choisi à partir d’une liste de sélection élaborée par l’institution.	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément optionnel	
Quand l’élément est-il chargé? 	Lorsque l’objet (dossiers, pièce jointe, tâche) est ajouté au système.	
Comment l’élément est-il chargé? 	L’élément est choisi par l’utilisateur à partir d’une liste de sélection.  	
Référence	EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence no 2.7	

Mesure à prendre

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	requiredAction	
Étiquette	Mesure à prendre, Code d’intervention	

Attributs définitionnels
	
Définition	Champ qui laisse les utilisateurs du système déterminer la mesure à prendre pour répondre à la correspondance.  	
But	Permettre à l’unité de correspondance ou au répartiteur de tâches d’indiquer quelle mesure doit être prise par d’autres utilisateurs du système. Laisser les utilisateurs du système savoir quelle action on attend d’eux lorsqu’ils visionnent le dossier, et quel calendrier et quelles étapes existent en ce qui le concerne.	
Contrainte	S’applique au dossier.	
Nom du type de données	Alphanumérique	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	La mesure à prendre est fondée sur le système de correspondance de la haute direction que l’institution utilise. Elle est fondée sur une liste de sélection.	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément obligatoire	
Quand l’élément est-il chargé? 	Lorsqu’une tâche est ajoutée au dossier.	
Comment l’élément est-il chargé? 	L’élément est chargé par l’utilisateur.	
Référence	EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence no 2.11, 3.11 Exigences supplémentaires, Référence no 13.9; SCUGCHD, 3 Déroulement des événements, Référence no 3.1.10, no 3.1.18, no 3.1.25, no 3.1.29	

Résolution

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	Resolution	
Étiquette	Résolution	

Attributs définitionnels
	
Définition	Champ qui indique comment une correspondance a été traitée.	
But	Faire comprendre aux utilisateurs quelle était la disposition de la correspondance (p. ex. signée par le sous‑ministre, signée par le ministre – réponse envoyée au sous‑ministre, à revoir – aucune mesure à prendre, etc.).	
Contrainte	En règle générale, la résolution est fondée sur une liste de sélection de valeurs définies par l’institution.	
Nom du type de données	Élément de la liste de sélection	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	Les valeurs sont tirées d’une liste de sélection institutionnelle de valeurs.	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément optionnel	
Quand l’élément est-il chargé? 	Lorsque le dossier est fermé.	
Comment l’élément est-il chargé? 	L’élément est chargé par l’utilisateur.	
Référence	EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence no 2.7	

Réponse

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	Response	
Étiquette	Réponse	

Attributs définitionnels
	
Définition	Champ qui indique le type de réponse nécessaire lorsque la correspondance est reçue (p. ex. créer un modèle de réponse, envoyer un courriel, etc.).	
But	Indiquer aux utilisateurs ce que la réponse attendue devrait traiter.	
Contrainte	En règle générale, la réponse provient d’une liste de sélection de valeurs établies par l’institution.	
Nom du type de données	Élément de la liste de sélection	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	Les valeurs sont tirées d’une liste de sélection institutionnelle de valeurs.	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément optionnel	
Quand l’élément est-il chargé? 	Lorsque le dossier est créé.	
Comment l’élément est-il chargé? 	L’élément est chargé par l’utilisateur.	
Référence	EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence no 2.7	

Langue de réponse

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	responseLanguage	
Étiquette	Langue de réponse	

Attributs définitionnels
	
Définition	Désigner la langue utilisée dans la réponse destinée au correspondant.	
But	Permettre aux utilisateurs de déterminer quelle langue est utilisée dans la réponse destinée au correspondant. En règle générale, on répond à une correspondance anglaise en anglais, à une correspondance française en français et plus rarement à la correspondance bilingue en anglais et en français. Dans certaines institutions, d’autres langues peuvent être employées en tant que langue de réponse et des traductions peuvent s’avérer nécessaires.	
Contrainte	S’applique aux pièces jointes	
Nom du type de données	Alphanumérique	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	Les valeurs sont tirées d’une liste de sélection de valeurs. Exemples : English, Français	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément optionnel	
Quand l’élément est-il chargé? 	Lorsque la réponse est rédigée et ajoutée au dossier.	
Comment l’élément est-il chargé? 	L’élément est chargé par l’utilisateur.	
Référence	EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence no 2.14	

Sensibilité

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	Sensitivity	
Étiquette	Sensibilité, Catégorie du dossier, Classification du dossier, Catégorie de la tâche, Classification de la tâche	

Attributs définitionnels
	
Définition	La classification ou la désignation de sécurité la plus élevée attribuée à un dossier.  	
But	Permettre aux documents ou aux dossiers de nature délicate d’être désignés, gérés et traités convenablement. Empêcher la publication non autorisée de renseignements de nature délicate. Empêcher l’accès non autorisé à des dossiers, à des pièces jointes, à des instructions particulières et à des tâches.	
Contrainte	S’applique aux dossiers, aux pièces jointes, aux tâches et aux commentaires.	
Nom du type de données	Alphanumérique	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	Schémas propres à la Politique fédérale en matière de sécurité et/ou à l’institution	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément obligatoire (le cas échéant)	
Quand l’élément est-il chargé? 	À tout moment durant le processus de correspondance, mais, en règle générale, lorsque le dossier est créé.	
Comment l’élément est-il chargé? 	L’élément est chargé par l’utilisateur.	
Référence	EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence no 2.7, no 2.11; SCUGCHD, 3 Déroulement des événements, Référence no 3.1.8, no 3.1.10, no 3.1.18, no 3.1.25, no 3.1.29	

 
Instructions particulières

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	specialInstructions	
Étiquette	Instructions particulières	

Attributs définitionnels
	
Définition	Directives écrites qui laissent les utilisateurs du système communiquer aux autres des renseignements très précis liés à une correspondance qui n’est communiquée d’aucune autre façon. Les instructions particulières peuvent se limiter à des utilisateurs ou à des classes d’utilisateurs en particulier selon les droits d’accès, la côte de sécurité de l’agent et la sensibilité.	
But	Fournir des renseignements supplémentaires aux utilisateurs sur la façon de gérer une action de correspondance qui ne fait pas partie de la pratique ordinaire ou du cours des événements.  	
Contrainte	Aucune	
Nom du type de données	Alphanumérique	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	Les valeurs sont rédigées librement ou proviennent d’une liste de sélection de l’institution.	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément optionnel	
Quand l’élément est-il chargé? 	Lorsque le dossier est créé.	
Comment l’élément est-il chargé? 	L’élément est chargé par l’utilisateur.	
Référence	EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence no 2.7	

Créateur d’objets dans le système

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	systemObjectCreator	
Étiquette	Créateur de dossiers, Dossier créé par, Tâche créée par	

Attributs définitionnels
	
Définition	Désignation de l’utilisateur qui a créé un dossier ou une tâche dans le système.	
But	Indiquer qui a effectué la tâche administrative consistant à établir le dossier ou qui a entamé la tâche. Distinguer cette personne de l’agent qui effectue une tâche ou qui crée une pièce jointe.	
Contrainte	S’applique aux dossiers et aux tâches	
Nom du type de données	Les identificateurs des utilisateurs sont déterminés par le système.	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	Les utilisateurs qui traitent la réponse sont désignés par un identificateur des utilisateurs du système. Exemples : Créateur du dossier (Dossier créé par), (Tâche) créée par	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément optionnel	
Quand l’élément est-il chargé? 	Lorsqu’un objet est créé (c.‑à‑d. un dossier, une tâche, une pièce jointe, un commentaire).	
Comment l’élément est-il chargé? 	L’élément est généré par le système à partir de l’ouverture de session de l’utilisateur.	
Référence	EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence no 2.8	

Zone de texte simple

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	textField	
Étiquette	Commentaires, Notes, Description, Zone de texte simple, Résumé, Zone de texte simple des tâches	

Attributs définitionnels
	
Définition	Note écrite fournissant des annotations ou des explications concernant n’importe quel aspect de la gestion de la correspondance.	
But	Permettre aux utilisateurs d’ajouter des remarques sur une action en matière de correspondance de la haute direction. Permettre aux utilisateurs du système de se transmettre des renseignements en matière de correspondance qui peuvent ne pas sembler évidents à partir des renseignements de profil normalisés (par exemple, le travail qu’ils ont effectué ou des renseignements liés à l’état de la correspondance).	
Contrainte	S’applique aux dossiers, aux pièces jointes et aux tâches.	
Nom du type de données	Alphanumérique	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	S/O – Texte simple.	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément optionnel	
Quand l’élément est-il chargé? 	À divers points durant le traitement de la correspondance.	
Comment l’élément est-il chargé? 	L’élément est chargé par l’utilisateur.	
Référence	EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence no 2.6, no 2.10, no 2.14; SCUGCHD, 3 Déroulement des événements, Référence no 3.1.8; SCUGCHD, 3 Déroulement des événements, Référence no 3.1.9, no 3.1.17, no 3.1.18, no 3.1.25, no 3.1.29, no 3.1.31, no 3.2.1.1, no 3.2.4.2, no 3.2.5.2	

Nom de l’administrateur

Attribut
	
Description des attributs	

Attributs identificateurs
	
Nom	trusteeIndividualName	
Étiquette	Administrateur, BPI, Propriétaire	

Attributs définitionnels
	
Définition	Nom de la personne responsable de l’administration du dossier ou de la pièce jointe.	
But	Déterminer qui est responsable du dossier ou de la pièce jointe. L’administrateur peut agir en tant que personne‑ressource en ce qui concerne le dossier. Faciliter la recherche et l’extraction d’un dossier.	
Contrainte	S’applique aux dossiers.	
Nom du type de données	Alphanumérique	

Attributs relationnels
	
Ensemble de valeurs	Schéma propre à l’institution	

Conditions d’application
	
Obligation	Élément obligatoire (le cas échéant)	
Quand l’élément est-il chargé? 	Lorsqu’un dossier est attribué à un utilisateur.	
Comment l’élément est-il chargé? 	L’élément est chargé par l’utilisateur.	
Référence	EFCHD, 3.1 Exigences en matière de métadonnées, Référence no 2.14, no 2.18; SCUGCHD, 3 Déroulement des événements, Référence no 3.1.9, no 3.1.17, no 3.1.31, no 3.2.1.1, no 3.2.4.2, no 3.2.5.2	

Déroulement d’un cas d’utilisation de la correspondance de la haute direction

Le tableau suivant établit les étapes du déroulement de travail de correspondance de la haute direction (tel que déterminé dans les spécifications du cas d’utilisation de gestion de la correspondance de la haute direction (SCHUGCHD) – Gérer la correspondance de la réception à la résolution (Version provisoire 1.0) produit par le bureau du SGDDI de TPSGC) et leurs éléments de métadonnées associés.

GÉRER LA CORRESPONDANCE
DE LA RÉCEPTION À LA RÉSOLUTION	MÉTADONNÉES
REQUISES À CHAQUE ÉTAPE	

3.1 DÉROULEMENT DE BASE – GÉRER LA CORRESPONDANCE PAPIER
	
3.1.1 Début du cas d’utilisation 		
3.1.2 L’utilisateur cherche la solution liée à la correspondance actuelle 		
3.1.3 La solution affiche le formulaire de recherche		
3.1.4 L’utilisateur entre les critères de recherche	agentRole	
3.1.5 La solution affiche la fenêtre de résultats de recherche et les résultats de recherche 		
3.1.6 L’utilisateur accède au formulaire d’inscription		
3.1.7 La solution charge le formulaire d’entrée de valeurs par défaut 		
3.1.8 L’utilisateur enregistre la correspondance	accessRights
agentIdentifier
correspondenceLanguage
correspondenceType
correspondentAddress
correspondentAssociated
correspondentContactInformation
correspondentName
correspondentOrganization
correspondentPrimaryContact
correspondentSalutation
correspondentTitle
correspondentType
eventDateTime
eventType
fileCode
folderType
(externalIdentifier)
identifier
objectStatus
sensitivity	
3.1.9 L’utilisateur balaie et sauvegarde la correspondance	agentIdentifier
attachmentProfile
dataFormat
eventDateTime
eventType
identifier
sensitivity
textField
trusteeIndividualName	
3.1.10 L’utilisateur attribue des tâches à des groupes multiples [ou à un seul groupe]	agentIdentifier correspondentAddress
correspondentAssociated
correspondentContactInformation
correspondentName
correspondentOrganization
correspondentPrimaryContact
correspondentSalutation
correspondentTitle
correspondentType
eventDateTime
eventType
identifier
objectCategory
objectStatus
requiredAction
sensitivity	
3.1.11 La solution achemine le dossier		
3.1.12 L’utilisateur examine la demande de correspondance 	agentIdentifier correspondentAddress
correspondentAssociated
correspondentContactInformation
correspondentName
correspondentOrganization
correspondentPrimaryContact
correspondentSalutation
correspondentTitle
correspondentType
eventDateTime
eventType
identifier
objectCategory
objectStatus
requiredAction
sensitivity	
3.1.13 L’utilisateur prépare et joint les données	agentIdentifier	
3.1.14 L’utilisateur termine la tâche	agentIdentifier
attachmentProfile
eventDateTime
eventType
objectStatus	
3.1.15 La solution achemine le dossier		
3.1.16 L’utilisateur examine les données	agentIdentifier 
attachmentProfile
correspondentAddress
correspondentAssociated
correspondentContactInformation
correspondentName
correspondentOrganization
correspondentPrimaryContact
correspondentSalutation
correspondentTitle
correspondentType
eventDateTime
eventType
identifier
objectCategory
objectStatus
requiredAction
sensitivity	
3.1.17 L’utilisateur prépare la réponse préliminaire 	agentIdentifier	
3.1.18 L’utilisateur soumet la réponse préliminaire aux fins d’examen et d’approbation 	agentIdentifier
attachmentProfile
eventDateTime
eventType
objectStatus	
3.1.19 La solution achemine le dossier		
3.1.20 L’utilisateur du groupe no 1 approuve la réponse	agentIdentifier 
attachmentProfile
correspondentAddress
correspondentAssociated
correspondentContactInformation
correspondentName
correspondentOrganization
correspondentPrimaryContact
correspondentSalutation
correspondentTitle
correspondentType
eventDateTime
eventType
identifier
objectCategory
objectStatus
requiredAction
sensitivity	
3.1.21 La solution achemine le dossier		
3.1.22 L’utilisateur du groupe no 2 approuve la réponse	agentIdentifier 
attachmentProfile
correspondentAddress
correspondentAssociated
correspondentContactInformation
correspondentName
correspondentOrganization
correspondentPrimaryContact
correspondentSalutation
correspondentTitle
correspondentType
eventDateTime
eventType
identifier
objectCategory
objectStatus
requiredAction
sensitivity	
3.1.23 La solution achemine le dossier		
3.1.24 L’utilisateur prépare la réponse finale	agentIdentifier	
3.1.25 L’utilisateur soumet la réponse aux fins de signature	agentIdentifier
attachmentProfile
eventDateTime
eventType
objectStatus	
3.1.26 La solution achemine le dossier		
3.1.27 L’utilisateur examine et signe la réponse finale	agentIdentifier 
attachmentProfile
correspondentAddress
correspondentAssociated
correspondentContactInformation
correspondentName
correspondentOrganization
correspondentPrimaryContact
correspondentSalutation
correspondentTitle
correspondentType
eventDateTime
eventType
identifier
objectCategory
objectStatus
requiredAction
sensitivity	
3.1.28 Réponse finale envoyée au correspondant	agentIdentifier 
attachmentProfile
correspondentAddress
correspondentAssociated
correspondentContactInformation
correspondentName
correspondentOrganization
correspondentPrimaryContact
correspondentSalutation
correspondentTitle
correspondentType
eventDateTime
eventType
identifier
objectCategory
objectStatus
requiredAction
sensitivity	
3.1.29 L’utilisateur attribue au groupe la tâche de compléter le dossier	agentIdentifier 
attachmentProfile
correspondentAddress
correspondentAssociated
correspondentContactInformation
correspondentName
correspondentOrganization
correspondentPrimaryContact
correspondentSalutation
correspondentTitle
correspondentType
eventDateTime
eventType
identifier
objectCategory
objectStatus
requiredAction
sensitivity
securityClassification
textField	
3.1.30 La solution achemine le dossier		
3.1.31 L’utilisateur balaie et sauvegarde la réponse signée	agentIdentifier 
attachmentProfile
correspondentAddress
correspondentAssociated
correspondentContactInformation
correspondentName
correspondentOrganization
correspondentPrimaryContact
correspondentSalutation
correspondentTitle
correspondentType
eventDateTime
eventType
identifier
objectCategory
objectStatus
requiredAction
sensitivity	
3.1.32 La solution ferme le dossier	agentIdentifier
attachmentProfile
eventDateTime
eventType
fileCode
objectStatus	

3.2 AUTRES DÉROULEMENTS 
	
3.2.1 Gérer la correspondance électronique de la réception à la résolution	accessRights
agentIdentifier
correspondenceLanguage
correspondenceType
correspondentAddress
correspondentAssociated
correspondentContactInformation
correspondentName
correspondentOrganization
correspondentPrimaryContact
correspondentSalutation
correspondentTitle
correspondentType
eventDateTime
eventType
fileCode
folderType
(externalIdentifier)
identifier
objectStatus
sensitivity	
3.2.2 Réattribuer les tâches	accessRights
agentIdentifier
correspondenceLanguage
correspondenceType
correspondentAddress
correspondentAssociated
correspondentContactInformation
correspondentName
correspondentOrganization
correspondentPrimaryContact
correspondentSalutation
correspondentTitle
correspondentType
eventDateTime
eventType
fileCode
folderType
(externalIdentifier)
identifier
objectStatus
sensitivity	
3.2.3 Créer des sous‑tâches pour d’autres groupes	accessRights
agentIdentifier
correspondenceLanguage
correspondenceType
correspondentAddress
correspondentAssociated
correspondentContactInformation
correspondentName
correspondentOrganization
correspondentPrimaryContact
correspondentSalutation
correspondentTitle
correspondentType
eventDateTime
eventType
fileCode
folderType
(externalIdentifier)
identifier
objectStatus
sensitivity	
3.2.4 La réponse préliminaire doit faire l’objet de révisions avant que l’approbation soit donnée	agentIdentifier
attachmentProfile
eventDateTime
eventType
fileCode
objectStatus	
3.2.5 La réponse finale doit faire l’objet d’une révision avant la signature	agentIdentifier
attachmentProfile
eventDateTime
eventType
fileCode
objectStatus	
3.2.6 La réponse finale ne sera pas envoyée 	agentIdentifier
attachmentProfile
eventDateTime
eventType
fileCode
objectStatus	

3.3 DÉROULEMENTS EXCEPTIONNELS 
	
3.3.1 Champs obligatoires non entrés		
3.3.2 Correspondant entré en double	correspondentAddress
correspondentAssociated
correspondentContactInformation
correspondentName
correspondentOrganization
correspondentPrimaryContact
correspondentSalutation
correspondentTitle
correspondentType	

Modèle logique

Voici les cinq principales composantes du domaine de la correspondance de la haute direction :

•	Dossier : contenant dans lequel l’information à propos d’une action de correspondance est saisie (souvent désigné sous le nom de registre)
•	Agent : employé de l’institution qui gère la correspondance – de la création du dossier dans l’unité de correspondance à la réponse, en passant par toutes les tâches connexes
•	Correspondant : créateur de la correspondance originale envoyée à l’institution et ajoutée au système de gestion de la correspondance de la haute direction en prévision d’une réponse
•	Tâche : l’unité ou les unités de travail affectées à une action de correspondance (par exemple, rédiger une réponse, modifier une réponse, corriger une réponse, traduire une réponse, signer une réponse)
•	Pièce jointe : le(s) documents(s) créé(s) en réponse à la correspondance reçue (également souvent désignée sous le nom de réponse)

Ensemble, ces éléments clés constituent la base d’un système de correspondance de la haute direction. Tous les autres objets d’information se rapportent à au moins une de ces composantes de la façon décrite ci‑dessous (les métadonnées associées aux dossiers peuvent être acquises par tâche ou pièce jointe, tel que la valeur « contrainte » le mentionne dans les tableaux d’attributs des éléments) :

Fichier
accessRights
correspondenceLanguage
crossReference
externalIdentifier
eventDateTime
eventType
fileCode
	
identifier
objectType
objectStatus
resolution
response
sensitivity
textField
	Agent
agentidentifier
agentinstitutionalEntity
agentSecurityClearance
systemObjectCreator
trusteeIndividualName	
Correspondant
correspondentAddress
correspondentAssociated
correspondentContactinformation
correspondentName
correspondentOrganization
correspondentPrimaryContact
correspondentSalutation
correspondentTitle
correspondentType	Tâche
agentRole
requiredAction
specialInstructions

	Attachement
attachmentProfile
dataFormat
responseLanguage	

Historique de la version

Date	No de la version	Auteur	Révisions	
Le 15 janvier 2006	Ébauche 1.0	Michael Patenaude	-création de la première ébauche du document	
Le 19 janvier 2006	Ébauche 2.0	Michael Patenaude	-mise à jour du facteur des éléments suggérés par précision du cas d’utilisation	
Le 23 janvier 2006	Ébauche 3.0	Michael Patenaude	-ajout de deux autres attributs du profil (obligation et référence)	
Le 6 février 2006	Ébauche 4.0	Michael Patenaude	-ajout de trois autres attributs du profil (« Quand l’élément est-il chargé?  », « Comment l’élément est-il chargé?  », « Règles d’intégration »)
-contenu chargé pour les attributs chargés antérieurement
-modification de l’élément d’attribution d’un titre pour « lowerCamelCase »
-ajout d’autres éléments pour refléter plus précisément les exigences fonctionnelles et la documentation relative aux cas d’utilisation
-création d’un modèle logique préliminaire relatif aux métadonnées
-ajout d’un déroulement de travail concernant la planification des éléments de métadonnées
-explication de la méthode employée pour élaborer le profil d’application	
Le 22 février 2006	Ébauche 4.1	Michael Patenaude	-correction de la définition manquante et des valeurs visées concernant trois éléments retirés par inadvertance
-ajout d’une liste d’améliorations qui fera partie du document dans la prochaine version	
Le 17 mars 2006	Ébauche 5.0	Michael Patenaude	-intégration de commentaires des membres du groupe de travail sur la gestion de la correspondance de la haute direction
- intégration de commentaires des membres du groupe de travail sur la Norme de métadonnées de la gestion des documents (NMGD), du Secrétariat du Conseil du Trésor
-retrait de la liste d’améliorations à venir
-mise à jour du déroulement des cas d’utilisation
-mise à jour du modèle logique	
Le 24 mars 2006	Finale 1.0		-intégration des commentaires des membres du groupe de travail sur la gestion de la correspondance de la haute direction liés en particulier à la « zone de texte simple », aux « instructions particulières », à la « réponse », à la « résolution », à la « langue de réponse », à la « langue de correspondance », à l’« administrateur », au « propriétaire » ou au « BPI », à l’« intérêt » et au « rôle de l’agent »
-retrait de l’élément « code d’action » étant donné qu’il était redondant – « mesure à prendre » a la même signification.