Rapport institutionnel des documents de dossiers cas d’exploitation visés par l’ADD 2005/006

Directives générales :

1.	L’APDD 2005/006 s’applique seulement aux documents qui ne sont pas visés par une autre autorisation de disposer des documents (APDD Modalités – Section B).  Si une autorisation spécifique de disposer des documents (ASDD) actuelle est inacceptable, communiquer avec l’archiviste de votre portefeuille afin de discuter des possibilités.  

2.	Les institutions doivent identifier les séries des documents conformes à la définition en trois parties des documents de dossier cas d’exploitation (APDD Modalités – Section A). 

3.	Les institutions doivent identifiés, si possible, les documents de dossier cas, créés à l’administration centrale ou dans les régions, ayant une valeur archivistique selon la Section C des modalités de l’ADD 2005/006.   Ce moyen déterminera l’emplacement de la plus grande quantité de documents d’exploitation (opérationnels) et évitera les documents en double.

Directives pour remplir le rapport :

Nom du dossier : Ces renseignements devraient être complets et descriptifs le plus possible afin d’assurer l’identification précise des dits documents.

Numéro du dossier : Ces renseignements devraient comprendre tous les numéros des primaires et des dossiers utilisés notamment pour ces séries de documents y compris les variantes régionales et à l’administration centrale.

Support : Les institutions fédérales doivent définir le support documentaire utilisé. Le support est un document textuel (en papier), électronique, microforme, cartographique, plans, devis, dessins techniques, photographies, art documentaire, audio-visuel et film de projection animée. Les documents sont un mélange de l’un et de l’autre.

Critère d’application archivistique : Aucun critère ne s’applique si les documents sont sans valeur archivistique.  Les institutions fédérales préciseraient S/O. Si les documents doivent être classés dans une ou plusieurs catégories de valeur archivistique ceux-ci doivent être énumérés dans ce rapport.

Administration centrale et bureaux régionaux : Les institutions fédérales doivent identifiées si les document s sont conservés à l’administration centrale, aux bureaux régionaux ou les deux afin de s’assurer que les documents ayant une valeur archivistique, BAC obtient les documents uniquement d’une source.  De plus, tout en documentant l’emplacement de ces documents, l’application assurera un cadre commun et cohérent de l’APDD des dossiers cas au sein de l’administration fédérale.

Taux actuel de création de dossier/document : Si possible, les institutions fédérales doivent documenter le taux actuel de création des documents en vue de permettre à BAC de prévoir la quantité de documents à être transférés ou disposés selon les modalités de l’APDD 2005/0006.  Veuillez émettre la quantité en pied/ mètre ou multiplet.

Quantité de documents en entreposage inactif : Si possible, les institutions fédérales doivent documenter l’étendue des documents dans les aires inactives d’entreposage en vue de permettre à BAC de prévoir la quantité de documents à être transférés ou disposés selon les modalités de l’APDD 2005/0006.  Veuillez émettre la quantité en pied/mètre ou multiplet.

Nom de l’institution :
	
Nom de la série de dossiers cas	Numéro de dossier/Primaire	Support
	Critère archivistique
pertinent	Documents archivistiques à l’administration centrale 	Documents ayant une valeur archivistique en région (inscrire lieu géographique)	Taux actuel de création de dossier/ fichier 
(p. ex.
250 000/an ou multiplets/an)
	Quantité de documents en entreposage inactif 
Dossiers/ 
Fichiers
mètres ou pieds linéaires /multiplets	

								

Complété par : ___________________________________________
Date :	  __________________________________________________
Coordonnées (courriel, etc.) : 	________________________________