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Préservation

Des activités de préservation

Stratégie de migration des enregistrements audiovisuels de Bibliothèque et Archives Canada

Septembre, 2009

8. Gestion des risques

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La présente stratégie vise à assurer la préservation du contenu audiovisuel dont les formats audio et vidéo sont présentement obsolètes. Le statu quo et la non-application de la stratégie de migration des enregistrements audiovisuels augmenteront les risques pour cette partie de la collection, jusqu'à en rendre le contenu inaccessible. En définitive, BAC risquera de ne plus être en mesure de s'acquitter de son obligation imposée par son mandat, laquelle consiste à protéger le patrimoine documentaire du Canada10.

8.1 Principaux risques (PR)

Dans son profil initial du risque (juillet 2007), BAC a déterminé huit (8) principaux risques qui pourraient avoir une incidence importante sur l'atteinte de ces objectifs stratégiques. Les questions qui sont abordées par la présente stratégie touchent quatre (4) de ces risques.

Risque principal (RP) 3 : Préservation du patrimoine documentaire en formats numérique et analogique. Le risque, pour BAC, de ne pas être à même d'assumer toutes ses responsabilités en regard de l'accès au patrimoine documentaire en formats électronique et analogique et de sa préservation par manque de ressources financières, humaines et technologiques adéquates ou en l'absence des partenariats dignes de confiance.

  • Il y a le risque que BAC ne soit pas en mesure de préserver les enregistrements audiovisuels en temps opportun en raison de l'obsolescence de nombreux formats audio et vidéo de la collection. Le risque augmentera au fil du temps, alors qu'il sera de plus en plus difficile de disposer des ressources techniques et humaines nécessaires pour assurer l'accès à ces enregistrements et qu'il en coûtera de plus en plus cher de les acquérir et d'en assurer leur maintenance.

Risque principal 4 : Infrastructures à long terme des aménagements et de la technologie. Le risque, pour BAC, de ne pas être à même d'assumer, à long terme, toutes ses responsabilités en regard de l'accès au patrimoine documentaire sous sa garde et de sa préservation par manque d'infrastructures matérielles et technologiques adéquates.

  • Il y a le risque qu'un manque d'infrastructures technologiques adéquates rende inaccessible les enregistrements audiovisuels de la collection de BAC. Pour veiller à ce que l'on puisse utiliser la collection, il faudra entretenir, dans un avenir prévisible, un large éventail d'appareils de plus en plus obsolètes.

Risque principal 6 : Viabilité financière. Le risque, pour BAC, d'un manque de ressources ou de budget pour assurer ses activités de base ou l'instauration des conditions nécessaires pour rencontrer ses obligations croissantes.

  • Il y a le risque qu'un manque de ressources financières empêche BAC de mettre en œuvre un programme de migration à l'échelle et de la durée nécessaires pour préserver l'accès à la collection audio et vidéo.

Risque principal 7 : Disponibilités et compétences des ressources humaines. Le risque, pour BAC, de ne pas être à même d'assurer la transmission de son savoir institutionnel à ses nouvelles générations d'employés ou de ne pouvoir recruter ou renouveler son capital humain avec du personnel possédant les connaissances et les compétences adéquates.

  • Il y a le risque qu'une pénurie de l'expertise spécialisée mette en danger la capacité de BAC de préserver l'accès aux enregistrements audio et vidéo. Les connaissances approfondies, déjà rares, devront être continuellement transférées entre les employés, car il est peu probable que BAC soit en mesure de recruter du personnel ayant la capacité de faire fonctionner et de réparer le matériel obsolète nécessaire pour avoir accès aux enregistrements audiovisuels.

8.2 Évaluation des risques

Les huit principaux risques ministériels ont été évalués et portés sur une matrice, illustrée ci-dessous, pour indiquer leur probabilité et leur incidence sur les activités. Tous les principaux risques associés à la migration des enregistrements audiovisuels se trouvent dans la zone rouge, ce qui indique la nécessité de déployer des efforts en matière de gestion et de prendre des mesures pour ramener les risques à un niveau tolérable.

INCIDENCE

3 Importante

Jaune

Rouge

Rouge

RP 3 : Préservation du patrimoine documentaire en format numérique (perte de l'accès à la collection audiovisuelle)

RP 4 : Infrastructures à long terme des aménagements et de la technologie (manque d'infrastructures technologiques)

RP 6 : Viabilité financière (manque de ressources pour la mise en oeuvre)

2 Modérée

Vert

Jaune

Rouge

RP 7 : Disponibilités et compétences des ressources humaines (lacune en matière d'expertise)

1 Faible

Vert

Vert

Jaune

 

1 Faible

2 Moyenne

3 Fort

PROBABILITÉ

8.3 Atténuation des risques

Tel qu'il est indiqué dans la présente stratégie et le plan d'action, l'atténuation des risques associée à la migration du patrimoine documentaire audio et vidéo d'une collection reposera sur ce qui suit :

  • Une approche stratégique pour tenir compte des exigences liées à la préservation de l'ensemble de la collection et à son accès, à l'intérieur des politiques et approches institutionnelles établies;
  • La mise en œuvre d'une approche pour la migration dont la priorité est accordée en fonction des formats;
  • La détermination de formats de préservation normalisés ciblés;
  • L'application de la technologie pour automatiser, dans la mesure du possible, la migration et la saisie des métadonnées;
  • La facilitation de l'intégration et de la gestion du contenu de la collection numérique par les services du dépôt numérique fiable;
  • L'obtention des ressources humaines et financières nécessaires pour réaliser, au fil du temps, la migration de tout le contenu de la collection;
  • L'établissement de programmes d'acquisition et d'entretien d'appareils et d'infrastructures;
  • La gestion et la gouvernance de projets pour assurer l'efficacité, des économies d'échelle, d'autres modes de prestation des services et des projets de collaboration.

10 Le mandat de BAC est articulé dans la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada. (http://lois.justice.gc.ca/fr/L-7.7/index.html).

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