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Préservation

Des activités de préservation

Politique de préservation

Décembre, 2001

Table des matières
1. Objet
2. Contexte
3. Textes officiels
4. Définitions
5. Rôles et responsabilités
6. Déclarations de principes
7. Exigences de la politique
7.1 Planification et stratégie reliées à la préservation
7.2 Acquisition, sélection et élimination
7.3 Gestion de la préservation des collections
7.4 Locaux, sécurité et conditions ambiantes
7.5 Mesures en cas d'urgence et de désastre
7.6 Reproduction
7.7 Traitement de conservation
7.8 Accessibilité
7.9 Recherche et formation en matière de préservation
7.10 Intervenants, partenaires et relations professionnelles
7.11 Préservation dans les Centres fédéraux de documents
7.12 Sensibilisation du public à la préservation
8. Contrôle
9. Autres politiques ministérielles
10. Date d'entrée en vigeur
11. Diffusion de la politique

Annexes
Annexe A
Annexe B
Annexe C
Annexe D

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1. Objet
La présente politique a pour objet d'énoncer les principes qui guident les activités de préservation des Archives nationales du Canada (AN) en répondant à toutes les exigences de son mandat. Elle donne des directives au personnel sur la façon de s'acquitter de ses responsabilités dans le domaine de la préservation et fait connaître aux particuliers et organismes extérieurs à l'établissement les principes qui guident la préservation au sein des AN.

2. Contexte
L'objectif fondamental de l'activité de préservation, sa nature et sa portée, de même que sa relation avec les autres activités archivistiques ont considérablement évolué depuis la précédente Politique de préservation entrée en vigueur en 1987. Les documents dotés d'une valeur archivistique comprennent désormais un nombre accru de documents de nature technologique qui posent des difficultés particulières de préservation. Le principe de l'accessibilité dans le présent et à long terme comme objectifs de préservation, et la nécessité de tenir les utilisateurs informés des effets que les mesures de préservation peuvent avoir sur la signification que revêtent les documents d'archives, sont des idées qui doivent être prises en considération. Par ailleurs, certaines modifications législatives ont modifié les pouvoirs de cette politique. Conséquemment, la présente Politique de préservation révisée a été élaborée en consultation avec le personnel des AN et le milieu des archives et de la préservation.

3. Textes officiels
Les textes sur lesquels est fondée la présente politique sont la Loi sur les Archives nationales du Canada, adoptée le 19 décembre 1986 et entrée en vigueur le 11 juin 1987, la Loi sur le droit d'auteur et la Loi sur l'accès à l'information.

D'après l'article 4.(1) de la Loi sur les Archives nationales du Canada, « Les Archives nationales du Canada conservent les documents privés et publics d'importance nationale et en favorisent l'accès. Elles sont le dépositaire permanent des documents des institutions fédérales et des documents ministériels. Elles facilitent la gestion des documents des institutions fédérales et des documents ministériels et appuient les milieux des archives. » D'autres citations pertinentes d'articles particuliers de ces lois sont données à l'Annexe A.

4. Définitions
Les termes utilisés dans le présent document s'appliquent précisément à cette politique et sont définis à l'Annexe B.

5. Rôles et responsabilités

5.1 L'Archiviste national du Canada approuve la présente politique de préservation sur les conseils du Comité de la haute direction.

5.2 Le directeur général de la Direction de la préservation assure la direction de l'élaboration et de la mise en œuvre de la politique de préservation et en fait rapport, le cas échéant, à l'Archiviste national et au Comité de la haute direction.

5.3 L'Archiviste national adjoint, les directeurs généraux des autres directions des AN, le directeur du Musée du portrait du Canada et le directeur du Bureau de la gestion stratégique appliquent cette politique conformément à leurs sphères de responsabilité et donnent des avis au directeur général de la Direction de la préservation et, par le biais du Comité de la haute direction, à l'Archiviste national à propos de l'impact de la politique de préservation dans leurs sphères particulières de responsabilité.

5.4 Les membres du personnel de toutes les directions des AN favorisent l'application de la politique en fonction de leurs rôles et responsabilités.

6. Déclarations de principes

6.1 La préservation constitue une responsabilité fondamentale à la faveur de laquelle les Archives nationales du Canada assurent le maintien et l'authenticité des documents d'archives dont elles ont la garde au bénéfice des générations présentes et futures. Les AN reconnaissent que la préservation est un élément qui fait partie intégrante de toute activité archivistique, de l'acquisition jusqu'à l'accessibilité. Chaque membre du personnel a un rôle à jouer à cet égard. La fonction de préservation est également inhérente aux responsabilités des AN visant à faciliter la gestion des documents des institutions gouvernementales et des documents ministériels et à soutenir le milieu des archives.

6.2 Les AN veulent devenir un centre d'excellence pour la préservation archivistique à l'échelle nationale et internationale, notamment dans le développement de l'expertise, l'application et la diffusion de normes et de techniques, et la promotion de la valeur de la préservation des archives au Canada et de l'expertise canadienne dans le monde.

6.3 Tous les types de documents, qu'il s'agisse de documents lisible sans aide ou dépendant d'une technologie, doivent être évalués en fonction de leurs qualités et de leur valeur comme documents d'archives, plutôt qu'en fonction de la nature de leurs supports ou des défis qu'ils posent.

6.4 Par ailleurs, toutes les mesures de préservation (exception faite des reproductions de donateurs et de clients) doivent chercher à préserver le plus grand nombre et la plus grande qualité des attributs et des interrelations pour lesquels ces documents d'archives ont été acquis. Les répercussions matérielles des mesures de préservation ou des transformations, notamment la reproduction, doivent paraître évidentes aux utilisateurs, et toute incidence sur la signification doit être communiquée à l'utilisateur.

6.5 Un document, qu'il s'agisse d'un document d'archives ou d'une reproduction, est toujours constitué d'information et d'un support. Ces éléments sont mutuellement complémentaires pour donner la signification historique et influer sur elle par le truchement de la perception de l'utilisateur. L'interdépendance entre le support et l'information doit être également reconnue, tant pour les documents d'archives que pour les reproductions, afin d'aider la prise de décisions concernant la préservation et la reproduction (p. ex., pour déterminer les attributs essentiels du document archivé ou reproduit ou pour choisir le support de reproduction à long terme).

6.6 Les documents lisible sans aide sont suffisamment différents des documents dépendant d'une technologie pour que des principes distincts ou paradigmes s'appliquent dans la gestion de leur préservation et la détermination de leurs objectifs prioritaires (voir l'Annexe D).

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