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Préservation

Des activités de préservation

Politique de préservation

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7. Exigences de la politique

7.1 Planification et stratégie reliées à la préservation

7.1.1 Une stratégie globale de préservation guidera les plans et les mesures qui reflètent la portée de la mission de préservation, cernera tous les domaines de résultats clés en favorisant le développement et la mise en oeuvre, et planifiera des ressources en conséquence. Toutes les autres fonctions des AN doivent également prendre acte de l'impact d'une composante inhérente de préservation dans leurs plans et leurs ressources.

7.1.2 Toute la planification relative à la préservation sera déterminée par la Direction de la préservation en consultation avec d'autres fonctions des AN. Par ailleurs, la Direction de la préservation participera à la planification relative à d'autres fonctions des AN, le cas échéant.

7.2 Acquisition, sélection et élimination

7.2.1 La mise en équilibre de la nature physique des documents et l'état dans lequel ils se trouvent avec l'aptitude des AN à les préserver et à en garantir l'accessibilité dans le présent et à long terme seront considérés comme critères dans la décision d'acquérir ou de garder des documents, surtout dans le cas des documents dépendant d'une technologie.

7.2.2 Lorsque les ressources internes sont considérées comme insuffisantes pour préserver les documents et en garantir l'accessibilité à long terme, les AN peuvent explorer des possibilités auprès des donateurs et des sources de documents, que ce soit pendant le processus d'acquisition ou plus tard, tel qu'un soutien financier, l'achèvement des travaux préliminaires par les producteurs des documents ou l'octroi par la source d'une reprographie à des fins d'accès.

7.2.3 Comme autre solution, les AN peuvent tenter d'influencer les producteurs de documents pour qu'ils intègrent des mesures de préservation dans leur milieu de travail, surtout pour les documents dépendant d'une technologie. Dans certains cas (par exemple, dans certains ministères), la préservation à long terme peut être déléguée aux producteurs de documents, tandis que les AN assurent des services de consultation et de contrôle.

7.2.4 Des méthodes permettant d'évaluer et de prévoir les exigences en matière de préservation seront mises au point pour les fonds actuels et les acquisitions prévues.

7.2.5 La nature matérielle de certains documents d'archives pourrait exiger leur élimination après une reproduction à des fins de conservation, sous réserve d'une approbation. Le processus visant à déterminer l'approbation doit d'abord établir la condition d'inaccessibilité permanente du document archivistique et démontrer les attributs, la longévité et la valeur archivistique de la reproduction.

7.2.6 Les documents dont l'élimination a été approuvée, ou d'autres documents, peuvent être choisis par la Direction de la préservation pour être utilisés dans des recherches appliquées ou dans la formation liée à l'approbation touchant le domaine archivistique approprié.

7.3 Gestion de la préservation des collections

7.3.1 La gestion de la préservation des collections, notamment la garde, se déroule suivant un ordre progressif, en procédant du général au particulier et de la préservation préventive (comme les évaluations de collections, des locaux et une manipulation convenables) jusqu'à des mesures de plus en plus rigoureuses (comme la reproduction, le traitement, la restauration et la migration des pièces). Les conseils et la formation sont considérés comme une utilisation des ressources à l'échelle globale.

7.3.2 Une stratégie de préservation est reconnue comme une gestion des risques relatifs à l'ensemble des fonds. Elle permet de définir des plans et des priorités qui établissent un équilibre entre les besoins de documents (déterminés lors de sondages) et les priorités ministérielles (relevées à la suite de consultations auprès de toutes les divisions qui utilisent ou ont accès aux documents d'archives). Cet équilibre est atteint en ayant recours à des critères de décision, comme le mode de propriété des documents et la disponibilité des ressources. Les priorités sont indiquées dans les plans touchant l'entretien, la reproduction, la migration et le traitement des fonds tout en tenant compte du temps qu'il faudrait pour mener une recherche appliquée.

7.3.3 Les AN appliqueront des normes internationales ou largement reconnues, là où elles existent, pour assurer la préservation et l'accessibilité des fonds dont elles ont la garde. Elles suivront des normes adéquates en matière de locaux et utiliseront des matériaux et de l'équipement testés pour l'entreposage des documents. Elles veilleront à ce que des normes et des lignes directrices adéquates soient établies pour toutes les mesures prises relativement aux documents (p. ex., la manipulation, la préparation, le transport, la sécurité, les prêts, les expositions, etc.).

7.3.4 La gestion de la préservation des copies (à savoir, l'entreposage, la manipulation et l'utilisation) sera orientée en fonction de l'utilisation à laquelle est destinée la copie. Les originaux, notamment pour les documents dépendant d'une technologie, peuvent avoir la même priorité que celle attribuée aux documents d'archives, puis un ordre décroissant de priorité peut être attribué aux autres types de copies, comme les copies de consultation prévues pour une utilisation libre et que l'on remplace au besoin.

7.3.5 L'information concernant les activités de préservation, comme les données sur la préservation préventive, la maintenance des fonds, la reproduction, les traitements, les inventaires, les prêts, les expositions, les mises en circulation et les demandes de service, sera conservée s'il y lieu et gérée comme un investissement et un bien de valeur.

7.4 Locaux, sécurité et conditions ambiantes

7.4.1 De toutes les mesures de préservation, la fourniture de locaux appropriés est sans doute la plus efficace et la moins coûteuse pour l'ensemble des fonds des AN. Les AN veilleront à assurer des locaux appropriés pour tous les fonds dont elles ont la garde, qu'ils soient entreposés, traités ou utilisés.

7.4.2 Comme toutes les mesures de préservation, la fourniture des locaux est une mesure active, et non passive, qui requiert une gestion quotidienne pour en maximiser l'efficacité. La fourniture de locaux appropriés consiste en des espaces dont les conditions ambiantes sont contrôlées et surveillées, une conteneurisation conforme aux normes archivistiques, des normes de sécurité, des méthodes de lutte contre les ravageurs, des mesures d'intervention en cas d'urgence et de désastre et des protocoles de vérification de la propreté.

7.4.3 Les AN reconnaissent que la répartition de leurs fonds dans différents locaux, soit le Centre de préservation de Gatineau et les emplacements d'Ottawa et de Renfrew, donne lieu à de longs et fréquents transports qui constituent un risque pour les documents d'archives que l'on doit évaluer. Cette répartition a également une incidence sur l'organisation du travail ministériel, la disponibilité des ressources et l'accès aux documents. Les plans et les procédures de travail de tous les secteurs opérationnels doivent tenir compte des risques que ce transport représente et mettre en oeuvre des mesures pour les réduire et en atténuer les effets chaque fois qu'il est possible de le faire.

7.5 Mesures en cas d'urgence et de désastre

7.5.1 Les AN, en collaboration avec la Bibliothèque nationale du Canada (BN), actualiseront et maintiendront un Plan d'urgence et un Organisme d'intervention en cas de désastre, comprenant des procédures et du personnel formé à cette fin, pour protéger les fonds dont elles ont la garde en intervenant dans des situations d'urgence (p. ex., en cas d'incendie, d'inondation, de panne d'électricité, d'infestation de ravageurs, de formation de moisissures, de vandalisme et d'accident) et en mettant immédiatement en branle des procédures de récupération.

7.5.2 En cas de désastre ou d'urgence, la priorité sera accordée à la sécurité du personnel, suivie par des mesures immédiates visant à sauver les documents ou prévenir d'autres dommages aux documents. Selon la gravité de la situation, les interventions d'urgence et les procédures de récupération auront préséance sur toutes les autres activités du personnel des AN.

7.5.3 On demandera l'aide de la Direction de la préservation dès qu'on découvrira un danger réel ou en puissance auquel sont exposés les documents des AN.

7.6 Reproduction

7.6.1 Toutes les copies gardées par les AN (soit toutes les copies à l'exception de celles des clients) ont une valeur de préservation puisqu'elles contribuent à réduire la circulation et l'exposition des documents d'archives. Une copie peut devenir un document d'archives si le document archivistique principal est perdu ou endommagé. Elle peut constituer une preuve quant à la condition ou au droit de propriété et servir à des fins d'assurance.

7.6.2 La reproduction est utilisée à de nombreuses autres fins relativement à l'acquisition, à la conservation (y compris le traitement) et à l'accès d'un document au sein des AN, telles que celles définies à l'Annexe B; ces fins peuvent être concurrentes. Toutefois, le besoin de disposer d'une copie d'accès ne justifie pas en même temps la création d'une copie de conservation. La production d'une copie de conservation ne se fera que pour répondre à des fins de conservation bien précises.

7.6.3 La reproduction peut prendre différentes formes, que ce soit la traditionnelle forme analogique ou la forme numérique (consulter l'Annexe D); en outre, elle reproduira et traduira une qualité et un nombre différents d'attributs des documents d'archives et de leurs interrelations. La reproduction peut également être considérée comme un traitement en soi quand la version reproduite a pour fonction fondamentale de remplacer le document d'archives (p. ex., la migration de formats physiques et logiques de documents électroniques).

7.6.4 La reproduction de conservation doit se faire sur un support reconnu pour sa longévité et sa rentabilité. Par exemple, pour un avenir prévisible, la reproduction doit se faire sur un support analogique traditionnel comme un support de type photographique ou, pour les documents dépendant d'une technologie, sur un support de reproduction adapté à la technologie employée. Cependant, les supports analogiques traditionnels sont restrictifs et réducteurs pour le vaste éventail de formes que peuvent prendre les documents lisible sans aide (consulter l'Annexe D). En contrepartie, les documents dépendant d'une technologie sont reproduits avec plus de précision que les documents lisible sans aide parce que le support utilisé pour les reproduire exige également une technologie et reproduit plus fidèlement les attributs des documents d'archives (bien que certaines copies aient leur propre provenance et métadonnées).

7.6.5 Ainsi, pour les documents lisibles sans aide, il importe d'abord d'assurer la préservation des documents d'archives eux-mêmes plutôt que de produire des copies de conservation. Toutefois, dans le cas de documents dépendant d'une technologie, la priorité ira à la reproduction de conservation afin de mieux répondre aux changements technologiques et à la désuétude. Dans ce cas, la décision de produire une copie de conservation représente, dans les faits, une suite logique à la décision d'acquérir et de sélectionner un document, puisque les documents qui ne sont pas copiés peuvent devenir graduellement inaccessibles et exiger finalement qu'on les élimine. Toutefois, comme ces copies de conservation sont également particulières à une technologie, elles devront être régénérées. (Une des principales raisons qui motivent la conservation des documents d'archives dans leur état d'origine reste la longévité, le coût et l'utilité variables de toutes les copies.)

7.6.6 La reproduction d'accès ne doit pas mettre en danger les documents d'archives, bien qu'elle devrait offrir autant que possible aux clients le format de reproduction qu'ils souhaitent avoir, notamment les copies sur support numérique si populaires en raison de la grande facilité et capacité de transmettre rapidement des copies sous cette forme. Cependant, sauf pour les documents électroniques, cette méthode de reproduction sur support numérique se traduit par une baisse importante du nombre et de la qualité des attributs des documents d'archives et de leurs interrelations. Il faudra informer les utilisateurs des conséquences des reproductions d'accès sur support numérique.

7.6.7 La reproduction d'accès sur support numérique nécessitera également — comme pour les documents électroniques – un entretien à des fins de préservation au moyen de cycles répétés de migration de l'ensemble des documents numérisés avec leurs métadonnées (en attendant l'apparition de nouvelles techniques pour préserver les documents numériques).

7.6.8 Pour l'ensemble des copies dont les AN ont la garde, les citations propres à un document d'archives doivent être conservées à des fins de recherche, d'accessibilité, de préservation et de contrôle.

7.7 Traitement de conservation

7.7.1 La priorité du traitement de conservation pour la plupart des documents lisible sans aide confiés aux AN est d'offrir une protection dans le présent et à long terme aux documents dont on autorise l'accès pour une consultation, une reproduction, un prêt ou une exposition, ou pendant les procédures de récupération suivant un désastre. Autrement, la maintenance de l'ensemble de ces documents reposera sur une préservation préventive (p. ex., des locaux, une conteneurisation et une manipulation convenables) et sur des techniques de stabilisation pour de plus grandes quantités de documents.

7.7.2 La priorité du traitement de conservation pour certains documents photographiques et tous les documents audiovisuels en détérioration est d'assurer leur accessibilité à long terme grâce à un programme planifié et exhaustif de traitement de conservation et de reproduction pour les documents jugés prioritaires, et grâce à des techniques particulières d'entreposage. Ce programme planifié permettra d'établir des priorités annuelles tenant compte des prédictions concernant les besoins en matière d'accès, et d'obtenir, entre autres produits, des copies de consultation.

7.7.3 Les documents électroniques peuvent faire l'objet de traitements de conservation courants (p. ex., le rebobinage et le nettoyage) et de migration. La migration comme traitement de conservation vise à assurer le maintien en bon état des documents électroniques en procédant au remplacement du document d'archives désuet par une nouvelle version numérique. La migration nécessite également de maîtriser le risque d'erreur lorsqu'il s'agit d'évaluer les changements technologiques et de préserver l'information contextuelle ou les métadonnées qui pourraient être perdues pendant le transfert des données. La migration doit également prévoir la sauvegarde continue de l'historique des migrations comme partie intégrante des métadonnées associées au document qui sera mis à la disposition de l'utilisateur.

7.7.4 Les traitements de conservation ne seront approuvés qu'une fois que les membres du personnel, notamment les archivistes, se seront consultés pour s'assurer que l'on a considéré toutes les données historiques, scientifiques et technologiques disponibles sur les effets que pourraient avoir les différents traitements sur la nature du document d'archives.

7.7.5 Tous les examens et les traitements de conservation, y compris les traitements visant à préparer les documents à la reproduction, seront relevés (notamment par photodocumentation), et un système officiel sera établi pour la conservation et la communication des données ainsi accumulées.

7.7.6 Pour tous les documents, les traitements de conservation se déroulent suivant un ordre progressif, d'abord les traitements de stabilisation de l'état des documents ou de leur consolidation structurale, ensuite les traitements de nettoyage et de réparation, puis le recours à des méthodes correctives plus rigoureuses. Dans bien des cas, les traitements ou les changements seront visibles et apparents pour l'utilisateur; mais dans d'autres cas, les utilisateurs devront être informés des effets des traitements de conservation sur les documents.

7.7.7 Pour les documents lisible sans aide, on procédera rarement à des traitements de restauration où les changements deviennent imperceptibles et doivent être expliqués aux utilisateurs. Les restaurations de documents audiovisuels, en grande partie effectuées en ayant recours à des traitements qui créent des copies modifiées ou des exemplaires originaux, peuvent être difficilement perceptibles et doivent être expliquées. Les efforts visant à en faire davantage et à reconstituer un document, comme un film, sont douteux sur le plan archivistique. C'est pourquoi les AN ne modifieront pas un document d'archives existant dans le but de le reconstituer et n'accorderont pas la priorité à la fabrication de toute nouvelle version proposée.

7.7.8 Le traitement de conservation ou la reproduction de documents de fonds autres que ceux des AN (exception faite de ceux de la BN, tel qu'indiqué au paragraphe 6.12.1) ne sera entrepris qu'avec l'approbation du directeur général de la Direction de la préservation ou de l'Archiviste national.

7.8 Accessibilité

7.8.1 La consultation, la manipulation, l'utilisation, le transport, l'entreposage temporaire, la reproduction, l'exposition et le prêt de fonds n'exposeront pas les pièces à des niveaux de risque et de détérioration inacceptables, que déterminent les AN et que régissent la législation pertinente (p. ex., la Loi sur l'accès à l'information), les normes établies et les lignes directrices internes. Des procédures particulières, dont l'établissement d'un calendrier pour la reproduction, seront mises en place pour les pièces présentant des risques élevés comme les pièces fragiles, hautement commercialisables ou les documents éphémères, les pièces de grande valeur intrinsèque et les documents dépendant d'une technologie.

7.8.2 En ce qui concerne l'accès aux documents audio-visuels, une distinction sera faite entre les documents traités et ceux qui ne le sont pas et cet accès sera régie par la loi appropriée (par ex..Loi sur l'accès à l'information, Loi sur les Archives nationales du Canada) Des copies des documents traités seront fournies à l'intérieur de certaines limites convenues au préalable. Pour les documents non traités, un calendrier sera établi grâce à un programme planifié et exhaustif de traitement de conservation et de reproduction, dans le cadre duquel seront produits notamment des copies de consultation. Cependant, on pourra répondre à certaines demandes d'accès en permettant une consultation spéciale de l'original au Centre de préservation de Gatineau, pourvu que cette consultation ne présente aucun risque pour le document d'archives.

7.8.3 Au lieu de la production actuelle de copies de consultation, l'accessibilité aux documents électroniques des fonds sera assurée dorénavant grâce au recours à des méthodes automatisées, contrôlées et sûres (p. ex., les filigranes et la dactyloscopie) qui utilisent des protocoles d'accès pour le transfert des données avec le client.

7.9 Recherche et formation en matière de préservation

7.9.1 Les AN auront recours à des méthodes et des moyens testés et reconnus. Les méthodes et matériaux expérimentaux se limiteront aux projets de recherches fondamentales ou appliquées de développement, jusqu'à ce que leurs effets et leur longévité soient déterminés.

7.9.2 Les AN entreprendront des projets de recherches fondamentales ou appliquées pour régler les problèmes de préservation rencontrés ou anticipés, lorsque ces recherches ne sont pas entreprises ailleurs.

7.9.3 Les AN collaboreront avec d'autres établissements, chaque fois que la chose est possible, et communiqueront les résultats provisoires ou définitifs de ces recherches, afin d'enrichir la somme de connaissances sur la préservation.

7.9.4 Les AN entreprendront, seules ou en collaboration, des recherches de développement, dans la mesure où les ressources le permettront et les résultats des recherches fondamentales ou appliquées le justifieront.

7.9.5 Les AN n'entreprendront pas de recherches pures.

7.9.6 Les AN offriront des possibilités de formation au personnel du domaine de la préservation afin de tenir ses connaissances à jour et de lui permettre de se perfectionner continuellement, surtout dans les nouveaux domaines d'intérêt comme ceux des documents électroniques. Parmi les possibilités de formation, mentionnons des allocations pour de la formation autonome, la participation à des conférences nationales et internationales, à des séminaires et à des cours pertinents, ainsi que des visites d'études, des stages à d'autres établissements et des échanges de travail avec d'autres établissements et professionnels.

7.9.7 Les AN continueront d'offrir des stages et des programmes de formation sur place à l'intention des étudiants de l'extérieur afin de parfaire la qualité de l'expertise de la préservation des archives dans les milieux archivistiques du Canada et du monde entier.

7.9.8 Les AN donneront sur place une formation sur les techniques et les enjeux de la préservation aux employés des AN dont les fonctions ne sont pas liées à la préservation afin de leur permettre de mieux comprendre et d'appliquer les principes de préservation adoptés aux AN.

7.9.9 Les AN donneront des conseils et de l'information, notamment aux ministères et organismes gouvernementaux, au sujet de ce qu'ils doivent faire pour préserver les documents dont ils assurent la gestion.

7.9.10 Les AN s'efforceront d'entretenir l'équipement désuet et de maintenir l'expertise du personnel de façon à pouvoir l'utiliser et le réparer, ou de façon à reconstituer un équipement capable de remplir des fonctions de moins en moins usitées, tant que les formats désuets sont acquis ou demeurent dans les fonds. Cette politique englobe l'équipement et l'expertise ayant trait aux documents lisibles sans aide ainsi qu'aux documents dépendant d'une technologie.

7.10 Intervenants, partenaires et relations

7.10.1 La Direction de la préservation des AN offre une gamme de services de préservation à la BN conformément à des plans mis à jour annuellement. En outre, les AN et la BN participent conjointement à l'Organisme d'intervention en cas de désastre, comme il est indiqué au paragraphe 7.5.

7.10.2 Les AN maintiennent un lien de consultation étroit avec l'Institut canadien de conservation. De la formation et des projets de recherche concertés ont été entrepris dans le cadre de cette relation. Les AN maintiennent également des relations professionnelles avec les milieux internationaux de la préservation.

7.10.3 Les AN maintiennent une participation active dans les milieux archivistiques du Canada et du monde entier et entretiennent des liens de communication avec eux, y compris les organismes et les associations de préservation, comme le Comité de préservation du Conseil canadien des archives et le Trust pour la préservation de l'AV.ca.

7.10.4 Les AN sont membres d'un groupe d'organismes culturels d'Ottawa, dont font également partie la BN, des musées, des galeries, des sociétés d'État et le Service canadien des parcs, qui offre des possibilités de nouer des partenariats visant la préservation de collections et leur accès, par le biais de projets mixtes de recherche, de formation, d'aide en cas de désastre ou d'urgence et de partage de l'information et de l'expertise.

7.10.5 Les AN accueillent favorablement les commentaires et l'appréciation des pairs de l'extérieur sur leurs activités de préservation, et sollicitent un tel apport.

7.10.6 Les AN observent le Code de déontologie et guide du praticien, publié par l'Association canadienne pour la conservation et la restauration des biens culturels et l'Association canadienne des restaurateurs professionnels, bien que les définitions utilisées dans ce code diffèrent des leurs.

7.11 Préservation dans les Centres fédéraux de documents

7.11.1 Les documents d'archives que les AN conservent en permanence dans des centres fédéraux de documents (comme c'est le cas dans les régions du Pacifique, des Prairies et du Nord-Ouest, du Manitoba et de l'Atlantique) seront conservés, préservés et traités, dans la mesure du possible, comme tous les autres documents d'archives des AN. On adoptera des procédures visant à séparer, de façon ponctuelle, ces documents des documents n'ayant pas de valeur archivistique conservés dans ces centres.

7.11.2 Les AN tenteront d'obtenir des locaux qui répondent aux normes d'entreposage et de manipulation des documents sans valeur archivistique pour tous les documents n'ayant pas de valeur archivistique conservés dans les centres fédéraux de documents. Le traitement de conservation de ces documents aura une portée limitée et s'appliquera, sans frais, uniquement aux documents que les AN prévoient acquérir. Le coût du traitement de conservation des documents sans valeur archivistique qui s'impose pour des motifs de santé et de sécurité sera récupéré auprès du ministère client.

7.12 Sensibilisation du public à la préservation

7.12.1 Les AN travailleront activement à faire connaître aux producteurs et détenteurs de documents, à tous les utilisateurs d'archives ainsi qu'aux sympathisants et au grand public la nature et la valeur des documents dont elles ont la garde et l'importance de leur préservation. Ce message sera repris dans les communications des AN et les programmes qui s'adressent au public, lors des visites du Centre de préservation de Gatineau et des autres établissements des AN, dans l'application des mesures de sécurité et les pratiques de manipulation courantes, ainsi que dans les aires de consultation.

7.12.2 Les AN expliqueront aussi la nature des archives en général, en appui aux milieux archivistiques et à la préservation du patrimoine archivistique du Canada.

7.12.3 Les AN feront également connaître leur propre rôle d'intermédiaire contribuant à faire évoluer la signification des documents d'archives et la valeur qu'on leur attribue grâce aux mesures qu'elles mettent de l'avant pour préserver les documents et les rendre accessibles.

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