Bibliothèque et Archives Canada
Symbole du gouvernement du Canada

Liens de la barre de menu commune

Liens institutionnels

Quoi de neuf?

Contenu archivé

Cette page Web archivée demeure en ligne à des fins de consultation, de recherche ou de tenue de documents. Elle ne sera pas modifiée ni mise à jour. Les pages Web qui sont archivées sur Internet ne sont pas assujetties aux normes applicables au Web du gouvernement du Canada. Conformément à la Politique de communication du gouvernement du Canada, vous pouvez demander de recevoir cette page sous d'autres formats à la page Contactez-nous.

Quoi de neuf?

Édifier ensemble notre mémoire continue : Constituer un patrimoine documentaire représentatif

[PDF 1 169 Ko]

Avant-propos

De la littéracie à la démocratie, les institutions de mémoire ont joué - et continuent de jouer - un rôle essentiel dans le fonctionnement des sociétés.

Les différents événements et les pratiques sociales émergentes qui marquent le début du XXIe siècle confirment que la société a atteint un point de non-retour quant à l'influence des technologies de l'information sur la formation de son tissu et de ses pratiques sociales. Les changements profonds que nous avons connus depuis au moins deux décennies sont de plus en plus ancrés dans nos pratiques et nous commençons à en percevoir les implications. Si notre pertinence en tant qu'institution de la mémoire n'est pas immédiatement remise en question, ces transformations appellent toutefois des ajustements majeurs dans la façon dont nous travaillons si nous voulons jouer le rôle qui nous incombe et préserver cette pertinence pour l'avenir.

L'essence de notre mandat consiste à s'assurer que l'acquisition, la préservation et l'accessibilité du patrimoine documentaire essentiel permettent d'édifier l'image la plus représentative qui soit de la vie canadienne. Le patrimoine documentaire inclut les documents publiés et non publiés, les documents privés et publics, ainsi que les portraits, tant sous forme numérique qu'analogique. En acquérant et en préservant ces ressources, les institutions de mémoire structurent la causa materialis qui sert de fondement aux diverses interprétations (celles des experts - tels que les historiens, les généalogistes et les personnes de loi - et celles des citoyens) de l'expérience canadienne dans différentes sphères de la société.

Pour moderniser notre institution et afin de bien servir la société canadienne, il faut développer un véhicule de pointe, grâce auquel le travail accompli et le savoir cumulé, au cours du siècle dernier, seront constamment mis à jour et demeureront pertinents. Pour parler simplement, disons que ce document pose les assises d'une réflexion approfondie sur la façon dont Bibliothèque et Archives Canada mène les activités qui lui permettent d'accomplir son mandat de manière efficace, efficiente et pertinente.

Ce qui suit décrit la façon dont cet objectif sera mené à bien.

Contexte historique

La Bibliothèque nationale du Canada, qui fut fondée en 1953, a largement contribué à la création du dépôt légal et à la mise en place de pratiques descriptives; on lui est également redevable de l'imposante tâche liée au développement de la collection de publications Canadiana. Depuis leur création, en 1872, les Archives nationales du Canada ont quant à elles poursuivi leur mandat, en constituant un fonds documentaire impressionnant; ces ressources, exhaustives et rigoureuses, appuient les activités du gouvernement et facilitent la recherche - historique, généalogique, générale - sur le Canada et la société canadienne.

En 2004, la fusion des Archives nationales du Canada et de la Bibliothèque nationale du Canada, donnait naissance à une nouvelle institution : Bibliothèque et Archives Canada (BAC). Le Canada fut alors le premier pays à réussir l'amalgame de ses institutions nationales dans le domaine du patrimoine documentaire. Cette fusion a pavé la voie pour que BAC contribue de manière inédite au succès de la société canadienne ; en moins de cinq ans, BAC a considérablement développé ses capacités, en plus de poser les fondements qui pourront soutenir la croissance de l'organisation à long terme.

Le rôle de BAC, en ce qui a trait à l'intendance, consiste à : soutenir le gouvernement fédéral dans les activités relatives à la tenue de documents; documenter l'évolution historique de la société canadienne; refléter la vigueur du Canada dans les domaines de la littérature, de la musique et des médias; protéger les documents essentiels venant appuyer la citoyenneté, les droits humains, les droits légaux et les revendications territoriales. En outre, BAC facilite le réseautage et la coopération entre les bibliothèques canadiennes, en plus d'offrir des services de référence dans le domaine de la bibliothéconomie et des sciences de l'information. BAC assure également l'harmonisation de ses normes, pratiques et politiques en matière de catalogage et de métadonnées avec les normes internationales de la bibliothéconomie, ainsi que la conformité de sa description des ressources aux exigences de l'environnement numérique. Suivant son mandat, BAC s'implique aussi dans la coordination et l'orientation du réseau de bibliothèques fédérales, afin de s'assurer que le gouvernement ait accès à l'expertise et aux ressources documentaires nécessaires à son bon fonctionnement.

Depuis sa création, en 2004, BAC a réalisé plusieurs projets qui ont grandement contribué à définir son identité en tant qu'institution. D'abord, BAC a dû rallier les cultures distinctes de deux organisations et procéder à la mise en place d'une nouvelle structure organisationnelle pour que naisse cette institution qui allait répondre, en ce 21e siècle, aux besoins des Canadiens. BAC a aussi préparé le document Orientations pour le changement, qui a pavé la voie au changement et qui a permis de créer un environnement favorable à la mise en œuvre des principales stratégies, au cours des dernières années. Mais surtout, BAC a entrepris une réflexion stratégique sur son mandat; l'institution a pris le temps d'évaluer et de planifier l'intégration des disciplines et des processus de travail et de réfléchir sur la façon de rendre son fonctionnement plus horizontal et plus stratégique.

Au cours de la même période, BAC a effectué des travaux de recherche majeurs qui ont mené à la création du nouveau Catalogue national canadien intégré (AMICAN) et du Dépôt numérique fiable (DNF), qui permettront tous deux de gérer l'accès aux ressources numériques à long terme. BAC a développé une nouvelle approche pour la diffusion de la collection de portraits auprès de la population canadienne. Elle a contribué à l'élaboration de la Directive sur la tenue de documents, destinée à l'ensemble du gouvernement fédéral, qui est entrée en vigueur en juillet 2009. BAC a initié un dialogue, à l'échelle nationale, sur l'élaboration d'une stratégie canadienne sur l'information numérique (SCIN). L'institution a fait preuve de leadership, en prônant un accès équitable aux services de bibliothèques pour les personnes qui sont incapables de lire les imprimés; en effet, BAC a travaillé sans relâche pour que les Canadiens puissent accéder en ligne à des millions de pages. BAC a également veillé à accroître sa capacité en matière de préservation : un centre de préservation pour la pellicule en nitrate a été construit et de nouvelles installations ont été aménagées pour l'entreposage de la collection. Enfin, BAC a procédé à l'acquisition de documents importants dont elle assurera la sauvegarde pour les prochaines générations.

Notre institution peut également se réjouir, ce dont elle est très fière, que les citoyens aient accès à une panoplie de ressources - livres, enregistrements sonores, photographies, portraits et films; la créativité, le jugement et le dévouement des professionnels de BAC, qui ont su prendre les bonnes décisions, au fil du temps, ont rendu tout cela possible. L'organisation doit également son succès, en grande partie, au passé illustre et à l'expertise professionnelle des deux institutions fondatrices. BAC est un chef de file dans plusieurs des secteurs essentiels de la mémoire continue; à ce titre, elle a grandement contribué à l'établissement de pratiques exemplaires, à l'échelle nationale et internationale, dans le domaine de la bibliothéconomie et s'est également démarquée en tant qu'intendante du patrimoine documentaire.

En dépit de ces progrès, BAC devra cependant poursuivre son adaptation, car le visage de l'information s'est littéralement transformé, au cours de la dernière décennie : surabondance; création rapide, partage et réorganisation de l'information par les individus; diversité des formats; accessibilité sans précédent; influence, opinions, compétences et participation grandissantes et omniprésentes des utilisateurs. Ce nouvel univers de l'information est diamétralement opposé au précédent : création et quantité limitées; accès et décisions médiatisés; autorité des sources; interventions de spécialistes; nombre limité de formats fixes; partage restreint; nombre réduit d'acteurs.

À chaque instant, de nouveaux éléments d'information, qui peuvent s'avérer pertinents pour l'édification de notre mémoire continue, sont découverts ou créés quelque part dans le monde. Les images numériques d'aujourd'hui composeront la mémoire de demain; et la dernière version du livre numérique à succès d'aujourd'hui sera le livre rare de demain. Le cadre informationnel que nous élaborons actuellement pour nourrir la mémoire continue de notre pays doit donc, entre autres choses, refléter l'évolution rapide du paysage numérique.

Par exemple, avant l'ère numérique, les éditeurs agissaient comme autant de filtres, décidant ce qui devait être publié. À l'ère numérique, l'influence de ces intermédiaires décroit sans cesse et ce changement opère une transformation radicale des relations entre créateurs, éditeurs, diffuseurs et utilisateurs; il pose également des défis majeurs en ce qui concerne les frontières existant entre les documents publiés et les documents non publiés.

Tout ceci remet en cause le fondement même des théories et des pratiques traditionnelles qui ont guidé jusqu'ici la bibliothéconomie, la gestion de l'information, la gestion du patrimoine documentaire et la constitution d'une mémoire continue au Canada. BAC doit maintenant déterminer la façon d'atteindre des résultats optimaux et de répondre aux besoins des Canadiens afin de demeurer pertinente dans cet environnement en constante évolution.

Façonner notre avenir

La conservation des richesses d'une institution de mémoire documentaire, en tant que lieu de savoir matériel et virtuel, est devenue, hors de tout doute, une tâche de plus en plus complexe. En cette ère où nous sommes littéralement assaillis par une information dont nous sommes devenus dépendants, les individus et les organisations ont la capacité, plus que jamais, de créer, de partager, de modifier cette information et d'y accéder « n'importe où, n'importe quand ». Désormais, l'humanité et la technologie se fondent constamment et multiplient les possibles, ce qui pose à chaque fois de nouveaux défis aux institutions de mémoire, qui s'efforcent de saisir et de conserver une image de la vie canadienne. La technologie accroît nos capacités et engendre de nouveaux médias. Les transformations sociales font naître une impression, un désir d'instantanéité et incitent à l'usage indifférencié des médias. Tandis qu'elle augmente nos capacités et qu'elle influence nos méthodes de gestion interne des documents, la technologie façonne les interactions entre individus et organisations, ainsi que l'implication de ces acteurs, de manière générale, dans la société. Le contexte social évolue constamment et entraîne des répercussions sur les comportements et l'expression créatrice; il influence aussi la quantité d'information qui est produite de même que la valeur de chacun des documents. Du point de vue des organisations dont le mandat est axé sur l'information, ce phénomène fait pencher la balance en faveur d'un modèle de plus en plus numérique. Cela signifie que la plupart des cadres établis en matière d'acquisition, de description, de préservation et d'accès ont perdu de leur pertinence, sans que nous sachions trop comment les remplacer. Les repères qui ont guidé nos décisions pendant des années sont remis en question. Nous devons trouver le moyen de nous rapprocher des citoyens et de la société, et de nous ouvrir à ces technologies qui sont en constante évolution.

Tout ceci nous oblige à revoir nos pratiques, en nous posant certaines questions fondamentales. Comment déterminer ce qu'il est important de documenter de manière durable pour les générations actuelles et à venir? BAC devrait-elle agir comme filtre et évaluer toute forme d'information pour en déterminer la valeur? Comment demeurer vigilant à l'égard de l'instantané, sans négliger de saisir d'autres ressources documentaires, qui s'avèrent tout aussi importantes? Comment rassembler les citoyens et les professionnels de tous les horizons autour de notre travail? Comment intéresser la nouvelle génération de consommateurs née à l'ère numérique? Comment garantir que ces derniers pourront trouver les documents que nous avons acquis et décrits? Comment refléter la diversité des perspectives? Comment collaborer avec de multiples parties prenantes?

Les défis auxquels nous sommes confrontés sont importants et complexes. Il est donc essentiel que nous restions fidèles à l'essence de notre mandat - acquérir, préserver et rendre accessible le patrimoine documentaire du Canada pour les générations actuelles et futures - dans les gestes et les décisions qui forgeront notre avenir. Or, pour y parvenir, nous devrons revoir certains principes.

Quand l'information se faisait plus rare, les critères « d'importance » et « d'ampleur », à l'égard de la collection du patrimoine documentaire, pouvaient être valables pour juger de notre pertinence. Cependant, devant la surabondance actuelle de l'information, nous pourrions devoir faire appel au critère de « suffisance » - par rapport au sujet, au type de ressource et à la période - et exercer une gestion plus pragmatique de notre collection. Le contexte est tel, à l'heure actuelle, qu'il est de plus en plus difficile de constituer une image satisfaisante de la société canadienne. C'est pourquoi nos principes en matière d'acquisition doivent s'inspirer de critères tels que l'importance, la viabilité, la suffisance et la société. Afin de répondre aux immenses défis que pose l'ère numérique, notre approche de « l'acquisition » devra forcément s'avérer plus ciblée qu'auparavant.

Les défis que pose la conservation des documents numériques et analogiques sont étroitement liés aux questions de valeur et d'importance, dans la mesure où la capacité de créer et de produire de l'information a largement dépassé celle de stocker et de préserver cette information. Parallèlement, l'un des objectifs fondamentaux de la préservation est de pouvoir répondre aux besoins des futurs utilisateurs. Les méthodes traditionnelles de préservation des documents (documents papier, films et autres documents analogiques) appliquées dans les domaines de l'archivistique et de la bibliothéconomie doivent donc continuer à être utilisées, en étant influencées, toutefois, par des stratégies d'acquisition actualisées et en s'harmonisant avec l'environnement numérique. Outre l'intégration des pratiques et des approches en matière de préservation qui doit être réalisée, il faut s'interroger constamment sur la pertinence des documents déjà acquis. Autrement dit, peut-on se permettre de préserver tout ce que l'on acquiert? Qui plus est, pour aller au même rythme que la technologie, en cette ère numérique, nous devrons énoncer des principes, à l'égard de la préservation, qui devront refléter l'évolution de cette technologie, les processus qu'ils requièrent et les valeurs professionnelles qui les guident.

Nous sommes conscients que tout ne peut pas être acquis et conservé par une seule institution ou en un seul lieu. Nous devons prendre des décisions éclairées, par rapport à la préservation, si nous voulons conserver adéquatement le nombre important et croissant de documents qui se présentent sur une multitude de supports (documents sur papier acide, photos et films en nitrate de cellulose, documents audiovisuels et sites internet).

La préservation, tant matérielle que virtuelle, doit aller de pair avec l'accessibilité. Pour élargir cette accessibilité, nous devrons faire appel à de nouvelles méthodes, telles que les chambres fortes virtuelles, la baladodiffusion, les démonstrations d'experts et la webémission. Nous devrons également conclure des ententes de collaboration, afin que les expositions présentées par les autres institutions culturelles répondent, à titre complémentaire, à nos besoins. En outre, l'accessibilité pour l'ensemble du public doit figurer en tête de nos priorités, sans que nous négligions les spécialistes, qui consultent les ressources de notre institution de manière plus ciblée. Le nouvel environnement dans lequel nous évoluons appelle des principes nouveaux, qui doivent tenir compte du point de vue des utilisateurs. Nous devons revoir notre approche de la description des documents, de manière à faciliter l'exploration des ressources et à augmenter notre présence sur Internet.

Notre institution se penchera sur la façon de développer et d'acquérir ces capacités. Il n'y a pas de réponse simple aux défis que nous devons affronter, ni de solution viable qui puisse exclusivement reposer sur l'augmentation des budgets. Plusieurs avenues s'offrent à nous. La collaboration demeure l'une des plus fondamentales. Il est temps de reconnaître que la tâche est trop complexe pour une seule institution et que l'acquisition et l'exploration des ressources devront faire l'objet d'une approche commune et coordonnée entre les bibliothèques et les archives de tout le Canada. Il faut également renforcer la collaboration entre les spécialistes qui œuvrent, traditionnellement, dans des domaines distincts, comme les publications et les documents non publiés, et ce, afin de trouver les solutions appropriées. Ce genre de collaboration s'avère très important dans le domaine de la description. Le même raisonnement s'applique à l'expertise et aux habiletés qui sont associées aux ressources numériques et prénumériques. Notre principale tâche, dans ce domaine, consiste à conjuguer les pratiques et les stratégies de gestion issues de ces domaines, afin de pouvoir traiter l'ensemble des documents, qu'ils soient analogiques, numériques, publiés ou non publiés. Nous pouvons également tenter de mettre à profit nos ressources actuelles pour attirer des partenaires et obtenir, ce faisant, de meilleurs résultats pour les Canadiens. Quoi qu'il en soit, nous devons rester concentrés, cibler un certain nombre d'enjeux et nous assurer de les avoir résolus avant de passer aux priorités suivantes, pour réussir.

Enfin, il est primordial, pour que BAC demeure pertinente et efficace, que les principaux aspects de son mandat s'inscrivent dans un continuum. BAC doit resserrer les liens qui unissent l'acquisition à la préservation et à l'exploration des ressources, garantissant ainsi l'accessibilité des documents qui reflètent, au fil du temps, la vie canadienne. En fait, il faut pouvoir assurer la préservation, tout en s'assurant qu'elle reste, techniquement, en aval de l'acquisition et qu'elle permette l'exploration des ressources. Quant à l'accès, il est, et il restera possible, si la préservation est faite de manière adéquate, et si nous avons acquis, au fil du temps, les documents les plus susceptibles de refléter la vie canadienne. L'interrelation de ces fonctions - acquisition, préservation et accès - est essentielle à la réalisation de nos objectifs. Cette gestion intégrale assurera la cohérence de toutes nos décisions.

Prochaines étapes : s'engager dans l'action

Accepter le fait que nous entrons dans une période de perfectionnement et d'ajustements constants demeure la règle fondamentale de notre projet de modernisation. Nous jetons actuellement des fondements qui permettront à notre institution de s'adapter à des contextes évolutifs. Ces fondements sont au nombre de quatre. Le premier tient au potentiel de notre personnel, qu'il faut développer et optimiser, car tout environnement qui change exige le renouvellement constant des compétences professionnelles et des compétences en gestion. Le second tient au fait que nous procéderons à la mise en œuvre de nouvelles approches sans attendre une solution parfaite, parce que l'environnement évolue constamment. La troisième assise de la modernisation est la suivante : aucune nouvelle approche ne sera « coulée dans le béton »; notre démarche sera expérimentale et nos façons de faire pourront changer en fonction de l'interprétation de notre mandat et de l'évolution de notre environnement. Enfin, le succès de la modernisation passe par la capacité des diverses unités de travail à se donner des objectifs et des buts précis et à les atteindre, en s'engageant dans la transformation des processus opérationnels de BAC. C'est pourquoi nous comptons reconnaître et souligner les réussites dans ce domaine.

Cycle de modernisation

La période la plus intense du cycle de modernisation doit durer entre 18 et 36 mois; elle s'est amorcée à l'automne 2009 et devrait prendre fin à l'automne 2012. Cette phase vise cinq objectifs essentiels : élaborer les concepts et énoncer les principes devant orienter nos actions; définir les processus de travail; mettre de nouvelles approches à l'essai; implanter graduellement les approches retenues; et évaluer les résultats obtenus.

Comme nous l'avons déjà mentionné, nous devons revoir notre approche des trois principales fonctions opérationnelles de notre institution, de manière à refléter notre nouvel environnement, sans délaisser pour autant les valeurs et les principes professionnels qui nous animent. Nous devons également clarifier nos attentes, celles des divers acteurs intéressés, et cibler les occasions de collaborer, à titre complémentaire, avec des parties prenantes clés. Pour réaliser l'ensemble de ce projet, nous formerons des groupes de travail, dont le mandat sera de déterminer les principes directeurs, les concepts, les valeurs, les risques et les possibilités associés aux nouvelles approches qui encadreront la réalisation de notre mandat. Le personnel de BAC et les parties prenantes externes seront consultés, lorsque viendra le temps d'aller de l'avant avec les résultats de ces travaux, dont l'application sera appuyée par une veille stratégique et harmonisée avec les fonctions opérationnelles de notre institution.

Nos fonctions, vues sous ce nouvel angle, orienteront la définition de nos processus de travail, qui nous permettront de garder le cap sur nos priorités, en plus soutenir une approche de gestion intégrale (horizontalité interne) et de promouvoir, voire de consolider, la collaboration (horizontalité externe). Si nous structurons nos processus de travail de la bonne façon, nous pourrons adopter de nouvelles approches et mettre de l'avant de nouvelles orientations institutionnelles, de manière efficace et efficiente. Le succès de notre institution, à court et à long terme, dépend de ces processus, car notre capacité à mener à bien la modernisation en dépend également.

Pour garantir la faisabilité et l'applicabilité de nos nouvelles méthodes, nous devrons les mettre à l'essai et les implanter graduellement, en tenant compte de ce que nous apprendrons, en cours de route. Divers projets exploratoires permettront de valider les concepts, les approches et les processus de travail proposés. Les leçons que nous en tirerons nous permettront de réajuster le tir, le cas échéant, et nous rappellerons l'importance de se perfectionner et d'expérimenter constamment. De plus, les projets exploratoires faciliteront la transition entre les pratiques actuelles et les nouvelles pratiques, puisqu'ils préconisent une transition graduelle au sein d'un environnement où les risques sont minimes. Enfin, ils nous permettront d'obtenir des résultats et de la rétroaction, de mesurer l'impact des nouvelles approches et d'en réévaluer continuellement la pertinence.

Établir nos priorités : La voie à suivre

Tous les processus de travail de BAC seront réévalués, en vue d'être actualisés - ou restructurés - en fonction d'un seul et même ensemble d'attributs et de lignes directrices liés à la gouvernance. Pour ce faire, BAC fera appel aux fonctions décrites dans sa loi constitutive : acquisition, préservation et exploration des ressources. La fonction de préservation comprend les activités de préservation, en tant que telles, et la gestion continue de la collection, qui consiste à réévaluer constamment la pertinence des documents de la collection. Tout comme la préservation, l'exploration des ressources comporte deux dimensions : les services (réponses aux demandes des citoyens canadiens) et les programmes (partenariats avec d'autres institutions dans le but de faire connaître des éléments de notre collection). Dans le cadre de ce réexamen, chaque fonction (acquisition, préservation et exploration des ressources) et sous-fonctions de BAC sera subdivisée en plusieurs processus de travail.

Pour que les nouveaux processus soient imprégnés de l'esprit de la modernisation, que nous avons décrit tout au long des sections précédentes, chaque changement devra tenir compte de quatre attributs et de deux critères de gouvernance.

Les attributs dont il est question traduisent la complexité de l'univers informationnel dans lequel nous vivons. Premièrement, tous les processus de travail rattachés aux principales fonctions de l'institution devront refléter les divers regroupements qui composent la société canadienne d'hier et d'aujourd'hui. En second lieu, ils devront se fonder sur des champs reconnus de la collection du patrimoine documentaire. Troisièmement, ils devront être revus et répartis, pour ce qui est des responsabilités, entre les parties prenantes du domaine. Enfin, ils seront guidés par des principes applicables et clairement énoncés, qui découlent de valeurs professionnelles.

Compte tenu de la complexité de notre environnement, la contribution de communautés externes est essentielle à la réalisation de notre mandat. Il est impératif de comprendre que nous gagnerons à définir notre tâche à la lumière du plus grand nombre de points de vue possible. La rétroaction la plus immédiate viendra, ce qui est naturel, des associations professionnelles, des utilisateurs, des groupes d'intervention et des citoyens qui s'intéressent de près à notre travail, parce que ce dernier les touche dans leur vie ou leurs activités quotidiennes. Cette rétroaction est essentielle, car elle joue un rôle qu'elle seule peut remplir dans notre processus décisionnel en tant qu'institution de mémoire à long terme. Il faudra lui ajouter, cependant, des avis externes aussi impartiaux que possible.

Le premier critère de gouvernance - qui relève de l'horizontalité externe - consiste à se demander, pour chacun de nos processus de travail, comment obtenir soutien et conseils de la part des parties prenantes. Dans un second temps, il apparaît primordial de déterminer les intervenants à impliquer, la manière de le faire, ainsi que les mécanismes dont nous devrons tous nous servir pour rendre des comptes.

Le second critère de gouvernance est quant à lui associé à l'horizontalité interne. Il demande d'ériger une structure organisationnelle qui garantit l'atteinte des résultats souhaités, en optimisant nos talents et en créant une synergie, une complémentarité et une efficience maximales.

Nos nouvelles approches devront toutes réussir le test de l'horizontalité interne et externe et réunir l'ensemble des attributs décrits précédemment.

Ces éléments doivent se transcrire dans chacune des fonctions au cœur du mandat de l'institution qui doivent avoir des résultats attendus sur ce que nous anticipons d'un tel apport.

Documenter la société canadienne : Acquérir dans un monde moderne

L'acquisition est cruciale pour toute institution de mémoire. Elle permet de documenter la société. Elle permet de garantir que nous avons quelque part les documents qui constituent le reflet le plus fidèle possible du fonctionnement de la société à tout moment. Pour ce faire, nous nous assurons que les décisions politiques, juridiques et administratives fondamentales sont documentés de façon continue et suffisante. Ceci signifie que les processus décisionnels sont ici pleinement retraçables dans tous les secteurs de la société qu'il s'agisse du domaine culturel, militaire, scientifique ou d'affaires.

Cette partie du travail de documentation est essentielle pour le fonctionnement de la démocratie et de la société en général. Grosso modo, ces documents se retrouvent principalement dans les documents produits par les institutions canadiennes qu'ils soient publiés ou non-publiés et quel que soit leur support : papier, numérique, audio-visuel ou audio.

Ensuite, nous complémentons ce premier champ de production documentaire, de nature plus contenue et saisissable, en incluant les documents d'importance produits par l'ensemble de la société canadienne. Ici, nous parlons généralement des documents de nature privée comme ceux des corporations, des acteurs politiques et des créateurs, qu'il s'agisse de livres, de fonds d'artistes, de fonds d'entreprises, de portraits, de vidéos, de cartes, etc.

Enfin, étant donné la croissance rapide et phénoménale de la production documentaire dans un monde de plus en plus caractérisé par sa double appartenance analogique et numérique, documenter la société canadienne n'est possible qu'en le faisant à partir de critères et de paramètres transparents et à travers un modèle collaboratif, itératif, distribué et parfois réglementé (directive sur la tenue de documents, dépôt légal, etc.).

Ce travail de collaboration permet d'avoir un patrimoine documentaire distribué nationalement à travers les institutions de mémoire les mieux placées pour en permettre la préservation et l'accès. Pour ce faire, le cadre d'acquisition déjà développé est actualisé au besoin avec les principaux intervenants et sert de base à l'identification des documents à acquérir afin de bien documenter la société canadienne. À cela s'ajoutent divers comités aviseurs constitués de professionnels avec une représentation nationale et qui appuient la prise de décisions afin que les bons documents soient acquis, qu'ils soient convenablement préservés et assurément accessibles.

Ce travail est continuellement en chantier afin de garantir la gestion continue des collections sur une base intellectuelle. Les choix d'acquisition effectués à une époque sont ainsi constamment remis en question dans les années qui suivent, car il est important de constamment revoir ces choix au fil du temps pour qu'ils soient toujours pertinents.

Les priorités qui sont associées à la fonction d'acquisition sont les suivantes :

  • Conception et mise en œuvre d'un cadre de documentation et d'acquisition;
  • Poursuite de la mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents;

La gestion de la collection dans un environnement analogique et numérique

Préserver le patrimoine documentaire est au cœur des questions délicates des institutions de mémoire. À la préservation physique des documents s'ajoutent la capacité de lire les documents suivant les différentes langues dans lesquelles ils ont été écrits jusqu'à la capacité de les lire à travers les divers langages des machines d'aujourd'hui.

Les défis auxquels les conservateurs sont confrontés sont généralement, d'abord et avant tout, de nature technique comme la capacité d'affronter la détérioration des papiers acidifiés ou la décoloration des films. Cette capacité de restaurer ou non a des incidences directes sur la pérennité de ces collections et sur leur accessibilité.

Dans le domaine analogique, les techniques de conservation sont pour la plupart connues et accessibles. Nous travaillerons de pair avec les autres institutions pour assurer la mise en commun la plus réaliste possible du matériel requis pour la préservation et des expertises développées et disponibles à travers le pays. Un réseau de spécialisations liées aux domaines d'expertise et distribuées à travers les différentes institutions devraient émerger. Dans le domaine numérique, nous travaillons en collaboration avec les communautés et les institutions aux prises avec le défi de la création d'un dépôt numérique fiable. La solution viendra en partie de l'assurance qu'apporte la création d'interdépendance à travers un modèle collaboratif.

Des collaborations de plus en plus nombreuses sont possibles tant pour l'entreposage physique que virtuel et la gestion de la collection est rendue plus facile, plus simple et le matériel plus accessible grâce à la création d'un catalogue collectif.

Les priorités qui sont associées à la gestion de la collection sont les suivantes :

  • Conception d'une approche à l'égard de la gestion de la collection;
  • Conception et mise en place d'un dépôt numérique fiable (DNF).

L'exploration des ressources dans un monde moderne

Il n'y a pas lieu de documenter la société canadienne si ce n'est que pour rendre cette documentation accessible aux Canadiens. Dans l'immédiat, quatre éléments sont traités de façon prioritaire.

Le premier est lié à notre capacité de rendre le patrimoine documentaire physiquement et virtuellement accessible au plus grand nombre d'utilisateurs à travers le pays. Dans cette veine, nos efforts sont dirigés vers la création de partenariats construits autour des avantages comparatifs de chacun des partenaires potentiels, tant dans la communauté des bibliothèques, que dans celle des archives ou des musées. Nos complémentarités sont pleinement exploitées par l'utilisation des murs et des écrans des autres à travers le pays. Nous pouvons ainsi mettre à leur disposition le patrimoine documentaire dont nous disposons afin de le mettre en valeur auprès des citoyens. Dans ce cadre, ces institutions deviennent des intermédiaires et des ambassadeurs du patrimoine documentaire canadien.

Le deuxième élément a trait à la préparation de l'information de manière à ce qu'elle soit facile à utiliser et rencontre les besoins des usagers potentiels qu'il s'agisse de bibliothèques publiques, d'enseignants, de chercheurs, ou de tout autres citoyens dont les intérêts convergent vers la richesse de nos collections. Par exemple, nous nous engageons à développer de plus en plus de trousses numériques d'utilisation simple pour de multiples parties de nos collections afin que tous, d'un océan à l'autre, puissent accéder au plus grand nombre d'éléments de nos collections directement à partir de notre site Internet ou par le biais de nos partenaires.

Le troisième élément touche la description. Nous faisons en sorte que les acquisitions sont décrites le plus rapidement possible et que cette description est articulée autour des métadonnées immédiatement disponibles et facilement repérables dans un ou des langages conviviaux propres aux différentes catégories d'utilisateurs.

Le quatrième élément vise la création des instruments de synergie nécessaire entre les fonctions de l'institution. Ceux-ci devront nous permettre de bâtir un patrimoine documentaire accessible par les utilisateurs au moment le plus près possible de l'acquisition. L'exploration des ressources fondée sur une forte intégration horizontale nécessitera un dialogue constant entre les secteurs, et ce, dans la perspective des utilisateurs.

Les priorités qui sont associées à l'exploration des ressources sont les suivantes :

  • Finalisation de l'initiative concernant les bibliothèques du gouvernement fédéral; et,
  • Conception et mise en œuvre d'une approche relative à l'exploration des ressources.

Les secteurs de services internes établiront quant à eux des stratégies de concertation, pour optimiser les ressources et ainsi appuyer les changements à venir en même temps que les opérations courantes de BAC. Par exemple, ils entreprendront des démarches pour rassembler divers regroupements et associations et pour convenir avec eux de la meilleure façon de travailler ensemble. Par ailleurs, BAC compte élaborer un cadre de gestion des talents, dont la mise en place permettra de développer et de faire valoir les compétences. BAC entend également : préparer un plan budgétaire à long terme; concevoir un espace de travail ergonomique et fonctionnel qui s'adaptera aux nouvelles structures de travail à mesure qu'elles émergeront; préparer un rapport de veille stratégique; et repenser son site Internet pour refléter la modernisation de l'institution.

Conclusion

Nous devons nous rappeler tout ce que nous avons accompli, au cours des cinq dernières années, en fusionnant nos deux institutions. Nous sommes maintenant plus expérimentés et mieux outillés pour pouvoir réagir et faire face à un environnement qui évolue constamment. Nous sommes capables d'innover et de concevoir des modèles de travail originaux et mieux adaptés à un contexte évolutif. Le talent de notre personnel et de la génération de professionnels à venir - toutes disciplines confondues - puis la compétence et le dévouement des collègues d'autres institutions, représentent un capital d'expérience et de richesses dans lequel nous pouvons puiser pour bâtir une institution de mémoire à la mesure du 21e siècle. Ainsi, nous avons la chance de pouvoir modeler l'avenir d'une institution de pointe, qui se consacre à la gestion du patrimoine documentaire de notre pays. Et nous avons la chance, en cette ère numérique, de jouir du contexte parfait pour montrer que nous avons ce qu'il faut pour mettre de l'avant les approches les plus pertinentes et, ainsi, jeter un pont entre le passé et l'avenir.

Daniel J. Caron Ph. D.
Bibliothécaire et archiviste du Canada

[PDF 1 169 Ko]