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À propos des thèses électroniques

Programme électronique de soumission


Comment mettre sur pied un programme électronique de soumission de thèses et de mémoires (PESTM)

Introduction

L'élaboration d'un programme électronique de soumission de thèses et de mémoires (PESTM) ne peut être réalisée par un groupe universitaire isolé. Ce travail exige la collaboration des membres de l'administration de l'université, du personnel bibliothécaire, de l'équipe informatique, du personnel de l'École des études supérieures, ainsi que la participation des étudiants de deuxième et de troisième cycle.

Pour être en mesure d'établir un programme électronique de soumission de thèses et de mémoires, il est important d'obtenir un appui de haut niveau des cadres administratifs de votre université. Un bon moyen d'obtenir leur appui est d'écrire une proposition de projet pilote et de la présenter à des cadres supérieurs, c.-à-d. le prévôt, le doyen de la faculté des études supérieures, etc., choisis attentivement. Pour avoir une idée de ce que la proposition devrait comprendre, consultez les ressources suivantes :

Les projets pilotes permettent aux universités de mettre sur place les infrastructures et les procédures nécessaires, puis d'informer toute la communauté universitaire de l'importance de ces changements. Promouvoir les avantages du projet clairement et fréquemment représente une étape importante. On a déterminé que l'obstacle le plus important à l'établissement d'un PESTM dans les universités est la résistance au changement de la culture institutionnelle.

Les ressources en ligne qu'offrent maintenant diverses universités canadiennes qui ont déjà mis en œuvre des PESTM efficaces peuvent réduire le temps de mise en œuvre et faciliter le processus (voir Universités canadiennes dépôts institutionnels (DI) et sites Web de TMÉ).

De plus, la NDLTD offre des ressources en ligne [www.ndltd.org/resources] (disponible en anglais seulement) dans lesquelles on précise les stratégies des différentes universités dans le monde qui ont déjà réussi à mettre en œuvre des PESTM.

1. Préparation

Il est utile de commencer par un examen de l'information qui se trouve sur quelques sites Web et dans divers documents.

2. Formation de l'équipe

Constituez une équipe consacrée au projet composée de représentants de la bibliothèque, du service informatique, de la faculté des études supérieures et de l'association des étudiants et étudiantes de 2e et de 3e cycles. Il est important d'y retrouver une représentation interinstitutionnelle afin d'élaborer une initiative équilibrée.

3. Préparation d'une proposition

Élaborer un projet pilote aux fins d'examen des administrateurs d'université concernés afin d'obtenir l'approbation nécessaire. À cette étape-ci, vous devez appliquer les politiques propres à votre université. Vous voudrez peut-être inclure des renseignements sur la visibilé accrue, notamment à la recherche et l'érudition des étudiant(e)s de deuxième cycle. Vous devrez peut être y aborder les possibilités de diffusion, la propriété intellectuelle, le plagiat, l'orientation et l'information des étudiants, les normes, les frais, l'archivage et la conservation des documents ainsi que le contrôle de l'accessibilité.

La préservation constitue un aspect très important des thèses et des mémoires électroniques. Il ne devrait pas être négligé. L'utilisation de la méthodologie LOCKSS constitue un bon moyen d'assurer la préservation. Pour de plus amples renseignements [www.lockss.org/] (disponible en anglais seulement), veuillez consulter la MetaArchive Cooperative [www.metaarchive.org/] (disponible en anglais seulement).

4. Logiciels et metadonnées

À cette étape-ci, vous devez aussi décider quelle infrastructure technique vous comptez utiliser. Nous vous recommandons fortement de consulter les exigences de Thèses Canada « Exigences relatives à la collecte » en matière de cueillette des métadonnées avant d'installer le logiciel de votre choix.

De nos jours, de nombreuses universités mettent en place des dépôts institutionnels (DI) et y intègrent des thèses et des mémoires électroniques. L'Association des bibliothèques de recherche du Canada (ABRC) parraine un programme de dépôt institutionnel pour ses membres. [www.carl-abrc.ca/projects/institutional_repositories/institutional_repositories-f.html]

Plusieurs logiciels de DI, à la fois privés et en libre accès, sont offerts sur le marché.

Les DI en libre accès :

Les applications logicielles privées de DI :

Le produit en libre accès DSpace [www.dspace.org/] (disponible en anglais seulement) est, de loin, le logiciel de DI le plus implanté au Canada.

Les petits établissements où il n'y a pas de DI peuvent choisir une option hébergée, soit un Open Repository [www.openrepository.com/] (disponible en anglais seulement) par BioMed Central.

Digital Commons [www.bepress.com/ir] (disponible en anglais seulement) offre un ensemble de soumissions (du début à la fin), tout comme le logiciel libre ETD_db [http://scholar.lib.vt.edu/ETD-db] (disponible en anglais seulement) qui est offert au Virginia Tech. Le ETD Administrator [www.proquest.com/en-US/products/dissertations/etd_administrator.shtml] (disponible en anglais seulement) de ProQuest/UMI et VALET for ETDs [www.vtls.com/opensource/valet] (disponible en anglais seulement) de VTLS constituent des autres solutions qui offrent un ensemble de soumission. ETD_db, ETD Administrator et VALET for ETDs ne sont pas les logiciels de DI. Ils sont les logiciels spécifiquement pour les thèses et mémoires.

Le NDLTD recommande fortement l'utilisation de l'ETD-MS [www.ndltd.org/standards/metadata/etd-ms-v1.00-rev2.html] (disponible en anglais seulement) (normes de métadonnées) , la norme de métadonnée particulière aux thèses et des mémoires électroniques. Cette norme comprend les renseignements descriptifs de base liés aux TMÉ. Parmi les autres schémas de métadonnées populaires, notons le Dublin Core et le MARC.

5. Création d'un site Web de thèses et de mémoires électroniques

Une fois le projet approuvé, créez un site Web pour votre PESTM. Il est possible de confier cette tâche au personnel du service informatique de votre université ou sinon au personnel de la bibliothèque de l'université ou de l'École des études supérieures. Votre site Web doit afficher un aperçu de votre PESTM, les lignes directrices de soumission de travaux, les politiques internes, des renseignements sur les tutoriels, etc.

Voici certaines universités qui disposent d'un site Web de thèses et de mémoires électroniques. Ne réinventez pas la roue.

6. Formation d'étudiants des cycles supérieurs

Mettez en œuvre un programme d'orientation et de formation destiné aux étudiants des cycles supérieurs. Ils pourraient avoir besoin de formation sur tous les aspects des TMÉ : de la création du document Word à la mise en page, en passant par l'utilisation de gabarits, sa conversion en format PDF et sa soumission en ligne au DI. Certaines universités, notamment l'University of Waterloo et Virginia Tech, offrent des séances de formation en personne.

Ce qui suit sont des exemples des tutoriels en ligne.

7. Établissement de l'acheminement de thèses et de mémoires électroniques

Établir le déroulement du travail pour les TMÉ, c.-à-d. la personne responsable des différentes étapes du processus, de la présentation à l'approbation. Dans la plupart des cas, les étudiants téléchargent leurs documents de thèse dans le serveur du bureau de l'École des études supérieures où les documents sont évalués, approuvés et envoyés à la bibliothèque pour la préservation et la diffusion. Les métadonnées pour ces thèses et mémoires sont alors mises à la disposition d'autres organisations, p. ex. Thèses Canada et la NDLTD pour être exploitées. Bibliothèque et Archives Canada (BAC) recueille aussi les thèses elles-mêmes (en format PDF).

8. Projet pilote

Lancez un projet pilote avec l'aide d'un nombre limité d'étudiants ou d'un nombre limité de départements pour un temps limité. Cela vous permettra de perfectionner vos procédures et le déroulement des activités. Il ne faut que de 20 à 30 thèses et mémoires électroniques pour réaliser un projet pilote.

À la fin de leur projet pilote, quelques d'universités adoptent un modèle facultatif de soumission électronique de thèses et de mémoires pour un délai donné avant de rendre obligatoire la soumission électronique de thèses et de mémoires. Dans la mesure du possible, la meilleure pratique à adopter est de recommander à votre institution de mandater les TMÉ dès le début de votre PESTM, c.-à-d. tel que décrété par le prévôt ou le doyen de la faculté des études en ce qui concerne la gouvernance de la faculté.

9. Préparation de la cueillette de BAC

Une fois votre PESTM établi, demandez à votre personnel des TI de préparer votre collection de thèses et de mémoires électroniques aux fins de cueillette. Le personnel des TI doit lire les exigences techniques dans Comment Participer au Programme de collecte des TMÉ de BAC afin d'être moissonné par BAC. Il ne doit y avoir qu'un ensemble de cueillette de thèses et de mémoires électroniques. BAC accepte les métadonnées en deux formats : DC et ETD-ms. Après avoir suivi toutes les exigences techniques, le personnel des TI devra valider les documents oai_etdms. C'est important de le faire avant la mise à l'essai auprès de BAC.

Une fois vos documents validés, contactez Thèses Canada pour l'informer que vous êtes prêt pour la cueillette. Pour assurer un processus de moissonage sans problèmes il incombe aux universités de suivre les exigences et de bien vérifier leur conformité XML et à l'égard de l'OAI.

10. Évaluation et renforcement

Comme dans le cas de tout programme, le PESTM de votre établissement devrait faire l'objet d'une évaluation et d'un renforcement périodiques.

  • Le logiciel doit être mis à niveau.
  • Le personnel de l'École des études supérieures doit continuellement se tenir au courant des changements de politiques et de l'incidence des droits d'auteur sur le programme.
  • Le personnel des TI doit surveiller les bons serveurs de listes afin de se tenir au courant des mises à niveau, des améliorations et des problèmes de sécurité.
  • Le personnel de bibliothèque peut apporter des améliorations au programme, soit entre autres créer des notices bibliographiques automatiquement à partir des métadonnées de la norme ETD-MS. Pour obtenir d'autres renseignements à cet égard, communiquez avec UVic [mailto:theses@uvic.ca].
  • Maintenir une connaissance des normes changeantes, p. ex. PDF/A et la législation, p. ex. les questions en matière de droit d'auteur et du respect de la vie privée, etc.

Pour vous tenir au courant à propos des thèses et des mémoires électroniques :