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À propos des thèses électroniques

Programme de cueillette


Comment participer au programme de collecte des TMÉ de BAC

Les universités peuvent choisir ou non d'envoyer leurs thèses électroniques à ProQuest aussi bien que participer au programme de collecte de BAC. Pour des renseignements sur la façon d'envoyer des thèses électroniques à ProQuest, voir Soumettez les thèses électroniques à ProQuest

1. Exigences générales

1.1 Signature de la Licence non exclusive des thèses

Puisque BAC recueille les thèses ainsi que les métadonnées, la Loi sur les droits d'auteur (http://laws.justice.gc.ca/fra/C-42/index.html) exige que les étudiants de 2e et 3e cycles signent la Licence non exclusive des thèses.

Si vous envoyez les thèses électroniques de votre université au moyen de ProQuest et également par le biais du programme de collecte de BAC, veuillez leur faire parvenir la Licence non exclusive des thèses par courrier accompagnée du formulaire des Codes de sujet de ProQuest et toute lettre d'autorisation de droit d'auteur, s'il y a lieu. Lorsque ProQuest aura traité les thèses, il acheminera les licences à Thèses Canada.

Si votre université a choisi de ne pas envoyer ses thèses électroniques à ProQuest, faites parvenir vos licences à Thèses Canada. Les lettres d'autorisation de droit d'auteur devraient être conservées à l'université. Les licences devraient être envoyées à BAC tout près de la date à laquelle vos thèses électroniques seront prêtes à être recueillies de votre dépôt de données.

1.2. Contenu restreint

BAC ne recueille pas les thèses électroniques pour lesquelles la totalité ou une partie de celles-ci est restreinte. Veuillez vous assurer que les thèses restreintes sont conservées dans un ensemble à part sur votre serveur.

1.3. Suppression des notices

BAC anticipe que les notices des métadonnées pour les thèses électroniques seront seulement supprimées en de rares occasions et dans des circonstances exceptionnelles. S'il devient nécessaire de supprimer une notice de votre dépôt de données, contactez Thèses Canada pour que toutes les références qui y sont reliées puissent être enlevées des bases de données de BAC.

2. Exigences techniques

2.1 Directives OAI

Afin que BAC puisse recueillir les métadonnées des TMÉ de votre université, vous devez mettre en place un dépôt de données de l'Open Archives Initiative (OAI). BAC exige que vous utilisiez la version 2.0 du OAI Protocol for Metadata Harvesting pour l'espace de noms dans la réponse à l'instruction « Identify ».

Les directives sur la façon de mettre en place un dépôt de données OAI sont disponibles sur le site Web Open Archives Initiative :

2.2 Ensembles

Il est important que vous créiez un ensemble (set) qui inclut toutes et seulement les thèses électroniques qui ne sont pas restreintes. L'ensemble des TMÉ peut alors être divisé en sous-ensembles hiérarchiques pour organiser votre collection de TMÉ. Assurez-vous qu'il n'y a pas de format PDF provenant de ProQuest qui se retrouve déjà dans l'ensemble de la collection de BAC.

2.3 Métadonnées

BAC exige les métadonnées en deux formats : Dublin Core et ETD-ms. ETD-ms est la norme que la NDLTD a adoptée. Elle est fondée sur Dublin Core avec l'ajout de plusieurs zones spécifiques aux thèses. La norme est disponible sur le site Web de la NDLTD à l'adresse : (www.ndltd.org/standards/metadata/etd-ms-v1.00-rev2.html en anglais seulement).

Les métadonnées ETD-ms sont converties au MARC 21 et téléchargées sur le Portail de Thèses Canada et sur AMICUS. Pour la conversion au MARC 21, la perte de certains caractères spéciaux, de formules et de codage mathématique est inévitable. En conséquence, les titres et les résumés dans AMICUS peuvent être différents de l'original. Lorsque la métadonnée est disponible sur le Portail de Thèses Canada et sur AMICUS Web, les thèses électroniques sont accessibles par l'URL dans les métadonnées.

2.4 Numéro TC (Thèses Canada)

Chaque notice dans le format de métadonnées oai_etdms nécessite un élément identificateur « <identifier> » contenant un numéro TC qui inclut un sigle de bibliothèque et un numéro unique. Le numéro TC peut être ajouté à la suite des autres identificateurs. Le numéro TC n'est pas requis dans la métadonnée de Dublin Core.

Le numéro TC est créé avec l'utilisation du format suivant :

<identifier>TC-[sigle de bibliothèque] - [Numéro unique]</identifier>

2.4.1 Sigle de bibliothèque. Il s'agit d'un sigle attribué à chaque bibliothèque au Canada pour être utilisé dans les notices bibliographiques, le prêt entre bibliothèques, etc. (p. ex., le sigle de Bibliothèque et Archives Canada est OONL). Si vous ne connaissez pas le sigle de bibliothèque de votre université, contactez Thèses Canada.

2.4.2 Numéro unique. Tout numéro unique interne qui ne dépasse pas 15 caractères.

2.5 Élément identificateur OAI

BAC exige un élément de description spécifique qui contient l'élément <oai-identifier>. Ces éléments doivent être inclus dans la métadonnée envoyée au cours d'une réponse à l'instruction « Identify » d'une université. L'élément <oai-identifier> et sa métadonnée sont nécessaires pour effectuer la collecte adéquatement et identifier les notices des thèses électroniques de l'université. En voici un exemple :

<description>
    <oai-identifier
    xmlns="http://www.openarchives.org/OAI/2.0/oai-identifier"
    xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"
    xsi:schemaLocation="http://www.openarchives.org/OAI/2.0/oai-identifier
    http://www.openarchives.org/OAI/2.0/oai-identifier.xsd
    http://www.openarchives.org/OAI/2.0/oai-identifier.xsd">
       <scheme> oai </scheme>
       <repositoryIdentifier> REPOSITORY URL </repositoryIdentifier>
       <delimiter> : </delimiter>
     <sampleIdentifier>oai:REPOSITORY URL:1993/94</sampleIdentifier>
  </oai-identifier>
</description> 

2.6 URL du dépôt

L'URL du dépôt devrait être remplacé par l'URL valide. Dans les réponses à l'instruction « Identify », l'URL du dépôt de BAC est http://oai.collectionscanada.gc.ca/oai/oai.php.

2.7 Élément identificateur de l'URL

Pour l'élément identificateur d'URL, c.-à-d. <identifier>URL</identifier>, BAC exige un lien direct aux fichiers PDF qui se terminent par l'extension « .pdf ».

2.8 Granularité de la date

Vous devez utiliser la granularité de la date UTC qui est : AAAA-MM-JJThh:mm:ssZ (YYYY-MM-DDThh:mm:ssZ) pour les éléments OAI suivants :

<responseDate> (date de la réponse)
<earliestDatestamp> (horodateur le plus récent)
<datestamp> (horodateur)

2.9 Validation OAI ETD

Defaçon à facilité le processus de cueillette, il est important que vous validiez vos notices oai_ETD-ms avant d'organiser la collecte, à l'adresse suivante : www.ndltd.org/standards/metadata/etdms/1.0/etdms.xsd

2.10 Mises à niveau des logiciels de dépôt institutionnel

Veuillez noter que l'application du programme de collecte de BAC est basée sur la stabilité de :

  • identificateurs de notices
  • séries de dates

Si une université planifie de changer ou de mettre à jour cette information, il est important de communiquer avec Thèses Canada à l'avance pour assurer que le processus de collecte n'échoue pas. Si des changements doivent être effectués, Bibliothèque et Archives Canada coordonnera ses efforts avec l'université pour assurer la continuité des services.

2.11 Format PDF

Pour le moment, BAC ne recueille que les thèses électroniques en format texte PDF puisque BAC n'est en mesure que de recueillir des fichiers uniques en format PDF.

Les thèses en format PDF doivent être compatibles avec la version 5.0 ou supérieure d'Adobe Acrobat. BAC est en mesure de recueillir des documents en format PDF/A.

2.12 Validation des metadonnées et essai sur la collecte

Lorsque vous aurez complété les exigences techniques, validez vos metadonnées XML utilisant l'outil Valideur de thèses électroniques. Après avoir corriger toutes les erreurs contactez Thèses Canada pour prendre des dispositions quant à un essai sur la collecte des métadonnées et des TMÉ de votre université.

2.13 Liste de contrôle des exigences

Afin de vous assurer que votre dépôt est prêt pour la collecte, veuillez réviser chacune des exigences.

Exigences générales

Terminé

Les Licences non exclusives des thèses signées par les auteurs ont été soumises (consultez le paragr. 1.1)

 

Toutes les thèses électroniques pour la collecte ont été incluses dans un ensemble unique (consultez le paragr. 2.2)

 

Un PDF unique pour chaque thèse a été créé et il est compatible avec la version 5.0 ou supérieure d'Adobe Acrobat (consultez le paragr. 2.11)

 

Exigences relatives aux métadonnées

Terminé

Les métadonnées OAI-DC (Dublin Core) sont fournies (consultez le paragr. 2.3)

 

Les métadonnées OAI-ETD-ms sont fournies (consultez le paragr. 2.3)

 

Un numéro TC valide est fourni. Ce numéro contient votre sigle de bibliothèque et un numéro interne unique ne dépassant pas 15 caractères (consultez le paragr. 2.4)

 

L'élément identificateur-oai dans les métadonnées ETD-ms est fourni (consultez le paragr. 2.5)

 

Un URL valide est fourni offrant l'accès direct au fichier PDF (consultez le paragr. 2.7)

 

La granularité de la date est fournie (consultez le paragr. 2.8)

 

Les notices oai-etdms ont été validées selon le xsd (consultez le paragr. 2.9)