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Quoi de neuf?

À l'intention des ministères du gouvernement du Canada

Amélioration du service au Centre de services régional des Prairies et du Nord-Ouest

OTTAWA, le 4 septembre 2009 - La Directive sur la tenue de documents émise par le Secrétariat du Conseil du Trésor est entrée en vigueur le 1er juin 2009. Cette directive a pour objectif d'aider les ministères à créer, acquérir, saisir et gérer des ressources documentaires à valeur opérationnelle pour qu'elles soient authentiques, fiables et utilisables, et pour en protéger l'intégrité.

Les Centres de services régionaux gérés par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) ont élaboré plusieurs nouveaux projets au cours des derniers mois afin de réorienter leurs activités. Un des nombreux projets associés à la Directive sur la tenue de documents vise la mise en place d'un nouveau modèle d'entreposage selon lequel les Centres de services régionaux de BAC ne conserveraient, idéalement, que les documents ayant une valeur archivistique, les documents protégés ou classifiés, ceux qui ont une valeur opérationnelle à long terme et les documents légaux.

Par conséquent, à partir du 30 octobre 2009, le Centre de services régional des Prairies et du Nord-Ouest, situé à Edmonton, en Alberta, n'acceptera plus de nouveaux versements de documents à des fins d'entreposage inactif; cette mesure constitue la première étape de la mise en œuvre du nouveau modèle d'entreposage. Les activités de référence et de disposition se poursuivront pour les documents déjà entreposés au Centre de services régional des Prairies et du Nord-Ouest à Edmonton.

Cette amélioration du service en tenue de documents permettra aux ministères d'accéder plus facilement à leurs archives et à leurs documents de valeur administrative; ceux-ci seront transférés dans le Centre de services régional du Pacifique, situé à Burnaby, en Colombie-Britannique, ou dans le Centre de services régional du Manitoba, à Winnipeg, au Manitoba, où une équipe d'archivistes, de techniciens et un analyste de l'AIPRP offriront un service de soutien.

BAC communique présentement avec chacun des ministères fédéraux affectés par ces changements, afin d'examiner d'autres modes d'entreposage des documents. Une évaluation de différentes options d'entreposage sera effectuée, notamment l'utilisation d'un autre Centre de services régional, et une Offre à commandes principale et nationale pour les services d'entreposage dans le secteur privé devrait être disponible le 1er octobre 2009.

Pour plus de renseignements, veuillez communiquer :
Anne Allard
Directrice, Division des Centres de services régionaux
Bibliothèque et Archives Canada
819-934-4404

Fiche d'information

Nouveaux critères d'acceptation
Le 1er avril 2009, BAC a mis en vigueur 10 nouveaux critères d'acceptation des documents aux fins d'entreposage dans les Centres de services régionaux. Les ministères qui ne sont pas en mesure de respecter ces critères dans les temps requis devront négocier un protocole d'entente avec BAC, sans quoi aucun document additionnel ne pourra être transféré. Pour plus d'informations sur ces nouveaux critères, veuillez consulter : www.collectionscanada.gc.ca/government/products-services/index-f.html ou le site www.collectionscanada.gc.ca et cliquer sur les rubriques suivantes : Nos services pour le gouvernement, Produits et services et Lignes directrices.

Nouveau modèle d'entreposage
Ce modèle est une stratégie par étapes visant à améliorer le ratio coût-efficacité de l'entreposage des documents gouvernementaux. Il repose sur le principe que, là où c'est possible, les documents du gouvernement devraient être conservés dans des entrepôts du secteur privé. La première étape de mise en œuvre de ce modèle exige que les ministères se conforment aux nouveaux critères d'acceptation. La deuxième étape consiste en une évaluation des legs documentaire conservés dans les Centres de services régionaux. Les ministères seront contactés dans le but de déterminer la meilleure façon de gérer ces documents, afin de conserver uniquement les documents ayant une valeur opérationnelle, et ce, durant un délai de conservation approprié. La troisième étape sera de préparer une Demande de renseignements vers la fin de 2009, afin d'obtenir des réactions du secteur privé à propos des options d'entreposage examinées à ce jour et des conseils sur la nature et le contenu d'une future Demande de proposition pour des services relatifs aux documents gouvernementaux.