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Quoi de neuf?

À l'intention des ministères du gouvernement du Canada

Changements au Centre de services régional de Montréal

Ottawa, le 1er avril 2010 - La Directive sur la tenue de documents émise par le Secrétariat du Conseil du Trésor est entrée en vigueur le 1er juin 2009. Cette directive a pour objectif d'aider les ministères à créer, acquérir, saisir et gérer les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle du point de vue des programmes et de la prestation des services du gouvernement du Canada.

Dans le cadre de la Directive, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) va présentement de l'avant avec un certain nombre d'initiatives, comme le nouveau modèle d'entreposage et de services (NMES). Le NMES est une solution d'entreprise pangouvernementale, qui consiste à limiter le nombre de documents conservés dans les Centres de services régionaux (CSR) de BAC, en y acceptant seulement des documents protégés ou classifiés, des documents ayant une valeur archivistique et des documents ayant une valeur opérationnelle à long terme.

Le Centre de services régional de Montréal est logé dans un vieil édifice, qui ne respecte pas les exigences et les normes en matière d'entreposage et de gestion des documents. Les conditions d'entreposage inadéquates du CSR de Montréal placent donc les documents qui y sont entreposés dans une situation précaire.

Par conséquent, à compter du 1 er septembre 2010, Bibliothèque et Archives Canada n'acceptera plus de transferts de documents à son Centre de services régional de Montréal. Néanmoins, les activités de référence et de disposition se poursuivront pour ce qui est des documents présentement entreposés au CSR de Montréal.

BAC élabore actuellement un nouveau modèle d'entreposage et de services destiné aux ministères, dans le cadre de ses travaux en matière de tenue de documents gouvernementaux. Des solutions destinées au CSR de Montréal figureront dans le plan quadriennal du NMES, qui sera dévoilé au cours de l'exercice financier de 2010-2011.

Bien que cet avis soit lié au nouveau modèle d'entreposage et de services de BAC, il ne représente pas un suivi de l'avis intitulé Amélioration du service au Centre de services régional des Prairies et du Nord-Ouest du 4 septembre 2009. Les clients peuvent être assurés que tout nouveau changement pouvant affecter les autres centres de services régionaux sera annoncé dans le cadre du plan quadriennal du NMES.

BAC communiquera avec l'ensemble des ministères fédéraux touchés par ce changement, afin de se pencher avec eux sur des solutions de rechange pour l'entreposage des documents (p.ex. faire appel aux Centres de services régionaux d'Ottawa et de Québec ou se prévaloir de l'Offre à commandes principale et nationale, qui offre une solution temporaire pour l'entreposage des documents gouvernementaux).

Pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet, veuillez communiquer avec le :
Centre de liaison en tenue de documents
Direction des documents gouvernementaux
Bibliothèque et Archives Canada
Téléphone (sans frais) : 1-866-578-7777
Téléphone (RCN) : 819-934-7519
Télécopieur : 819-934-7534
Courriel : centre.liaison.centre@bac-lac.gc.ca

Fiche d'information

Nouveaux critères d'acceptation
Le 1er avril 2009, BAC adoptait dix nouveaux critères d'acceptation pour l'entreposage des documents dans les Centres de services régionaux. Les ministères qui ne sont pas en mesure de se conformer à ces critères dans les délais accordés devront négocier un protocole d'entente avec BAC, sans quoi aucun autre transfert ne sera accepté de leur part. Pour de plus amples renseignements sur ces nouveaux critères, veuillez consulter le www.collectionscanada.gc.ca/government/products-services/index-f.html ou le www.collectionscanada.gc.ca et cliquer sur les rubriques suivantes : « Nos services pour le gouvernement », « Produits et services », « Lignes directrices » et « Lignes directrices pour le transfert de documents dans les Centres de services régionaux ».

Offre à commandes principale et nationale
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a émis une nouvelle offre à commandes principale et nationale pour l'entreposage des documents dans les trois régions - atlantique, centrale et de l'Ouest- de service du pays. Si vous désirez obtenir des prix ou des renseignements supplémentaires, veuillez vous rendre au http://soi.pwgsc.gc.ca/app/index.cfm?Fuseaction=sim.search&altlang=-f et lancer une recherche pour l'Offre à commandes 5Z011-090278.

Le nouveau modèle d'entreposage et de services Le NMES est une solution d'entreprise qui permettra d'établir un modèle de fonctionnement moderne et efficace pour l'entreposage et la conservation des documents gouvernementaux, de même que pour les services connexes. Ce modèle est également associé à la Directive sur la tenue de documents émise par le Secrétariat du Conseil du Trésor, qui est entrée en vigueur le 1er juin 2009 et dont l'objectif est d'aider les ministères à créer, acquérir, saisir et gérer les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle, de même qu'à en protéger l'intégrité pour qu'elles soient authentiques, fiables et utilisables.

Grâce à ce nouveau modèle, les centres de services régionaux pourront se consacrer à leur véritable mandat, soit la gestion des documents d'archives et des documents ayant une valeur opérationnelle à long terme. Cela signifie que les CSR cesseront, éventuellement, de gérer les documents actifs et les documents ayant une valeur opérationnelle à court terme pour d'autres ministères. L'intégration du nouveau modèle suivra un plan de mise en œuvre graduelle de quatre ans, d'après lequel les CSR ne doivent conserver, si l'on parvient au résultat escompté, que les documents protégés ou classifiés et les documents ayant une valeur archivistique ou opérationnelle à long terme. Avec le temps, tous les autres documents seront confiés au secteur privé ou feront l'objet de partenariats public-privé. Suivant ce modèle, BAC agira en tant que portail pour le transfert des documents ministériels à des firmes de gestion de documents privées.